Op zoek naar de juiste helpdesksoftware voor uw kleine bedrijf? Helpdesksoftware voor kleine bedrijven is ontworpen om te voldoen aan de servicebehoeften van kleine teams. Met de juiste oplossing kan uw team uw ondersteuningskanalen centraliseren, tickets organiseren, problemen prioriteren en uw klanten in het algemeen verrassen. Dit artikel behandelt enkele overwegingen die u moet maken bij het kiezen van een helpdeskoplossing en waarom OneDesk past bij de behoeften van uw kleine bedrijf.
Uitdagingen van kleine bedrijven
Kleine bedrijven zijn vaak een liefdeswerk, met een klein team dat elk complex aspect van het bedrijf beheert. Als je een klein team hebt, is het stroomlijnen van je workflow cruciaal om kostbare tijd te besparen. Met beperkte capaciteit kunnen kleine teams gemakkelijk overweldigd raken door het volgen, beheren en beantwoorden van verzoeken. Helpdesks zijn ontworpen om deze verzoeken te centraliseren en tools te bieden om tickets gemakkelijk te beheren en te reageren op klanten. Om de beste functies te krijgen, kosten veel helpdeskoplossingen gewoon te veel voor een klein bedrijf.
De juiste helpdesksoftware kiezen voor het MKB
Met deze uitdagingen in gedachten, volgen hier enkele belangrijke punten waarmee u rekening moet houden bij het kiezen van een helpdesk voor uw kleine bedrijf.
- Essentiële functies – Overweeg de functies die u nodig hebt voor uw helpdeskoplossing. Heeft u bijvoorbeeld e-mail-naar-ticket creatie nodig om uw inbox te beheren? Misschien wilt u dat uw helpdesk voor kleine bedrijven een livechat voor uw klanten bevat? Houd de functies die u nodig hebt in gedachten bij het zoeken naar uw helpdesksoftware.
- Geavanceerde functies en schaalbaarheid – Denk aan de toekomst met deze essentiële functies in gedachten. Als uw bedrijf groeit, zullen de functies van uw helpdesk dan nog wel aan uw behoeften voldoen? Welke geavanceerde en zakelijke functies bevat de oplossing? Houd schaalbaarheid in gedachten bij het kiezen van een helpdeskoplossing voor kleine bedrijven.
- Selfservice voor klanten – Omdat tijd zo cruciaal is voor kleine teams, moet de beste helpdesk voor kleine bedrijven selfservice bieden aan klanten. Met selfservicetools kunnen klanten op hun eigen voorwaarden op de hoogte blijven met minimaal werk van uw ondersteuningsmedewerkers. Zoek naar tools zoals een kennisbank of klantenportaal. ‘
- Automatiseringen – Automatiseringen zijn een manier om repetitieve taken te verminderen die anders de tijd van uw team in beslag nemen. Enkele belangrijke automatiseringen voor een helpdesk zijn onder meer auto-routing en auto-toewijzing van tickets.
- Betaalbaarheid – Misschien wel de belangrijkste overweging voor een klein bedrijf is betaalbaarheid. Veel kleine bedrijven hebben krappe budgetten. Zorg ervoor dat de software binnen uw budget past en dat de kosten transparant zijn en de functies bevatten die u nodig hebt.
Waarom OneDesk voor kleine bedrijven helpdesk?
OneDesk is een van de beste helpdeskoplossingen voor kleine bedrijven omdat het de uitdagingen van kleine teams aangaat. Hier zijn enkele van de voordelen die OneDesk heeft ten opzichte van andere oplossingen:
- Transparante, betaalbare prijzen – Bij OneDesk betaalt u alleen voor het aantal gebruikers (agenten) in uw team, waardoor het perfect is voor kleine teams. ELKE functie is inbegrepen in de prijs. Er zijn geen verborgen kosten of add-ons.
- Schaalbare, altijd groeiende helpdeskfuncties -Omdat elke functie in OneDesk is opgenomen, is deze zeer schaalbaar. U kunt alle functies meteen uitproberen of meer gebruiken naarmate uw team groeit en verandert, zonder extra te betalen. OneDesk is ook continu in ontwikkeling, dus er worden regelmatig nieuwe functies toegevoegd.
- Functies op ondernemingsniveau – OneDesk bevat veel functies op ondernemingsniveau waarvoor u bij andere oplossingen ondernemingskosten moet betalen. Enkele van deze functies zijn: SLA’s, gebruikersmachtigingsniveaus, automatiseringen en aanpasbare dashboards.
- Flexibel en configureerbaar – Met OneDesk kunt u veel aspecten van uw helpdesk aanpassen aan de specifieke behoeften van uw bedrijf. Configureer bijvoorbeeld unieke ticketstatussen en tickettypes of voeg aangepaste ticketvelden toe .
- Gratis ondersteuning en eenvoudig aan de slag te gaan – OneDesk bevat veel handige werkweergaven en kant-en-klare automatiseringen. Het leidt u ook door de essentiële instellingen met de wizard Aan de slag. Daarnaast bieden we veel video’s en artikelen over het gebruik van OneDesk, evenals gratis ondersteuning via livechat, e-mail of sessies voor het delen van schermen.
- Webgebaseerd; geen installatie of hardware – Verspil geen tijd of geld aan installatie of hardware. OneDesk is toegankelijk via uw web- of mobiele browser. Dit aspect is ook geweldig voor teams op afstand.
- Mobielvriendelijk – OneDesk bevat een mobiele app die is verbonden met uw hoofdwebapp. Met de mobiele helpdesk kan uw team klanten overal ondersteunen of samenwerken met hun team. Met de mobiele app hebben agenten toegang tot tickets, kunnen ze de voortgang bijwerken, de tijd registreren en klanten antwoorden.
Wat biedt OneDesk voor de helpdesk van kleine bedrijven?
Communicatiekanalen verbinden
Alle verzoeken en vragen van klanten naar één locatie geleiden. Klanten kunnen e -mail, livechat, webformulieren of geïntegreerde apps van derden gebruiken om tickets in te dienen. Ongeacht hoe de klant contact opneemt, uw team kan reageren in OneDesk. Beter dan een gedeelde inbox, maakt OneDesk het gemakkelijk om inkomende verzoeken te routeren, toe te wijzen en prioriteit te geven, aangezien een groot deel van dit proces automatisch kan worden uitgevoerd. Het is ook gemakkelijk om tickets te volgen in OneDesk. Vanuit uw dashboard-werkweergave kunt u in één oogopslag de voortgang van een ticket zien of wie er aan is toegewezen om eraan te werken. U kunt uw aangepaste werkweergaven ook filteren, groeperen, zoeken en vervolgens opslaan op een manier die aan uw behoeften voldoet. Filter bijvoorbeeld tickets op alleen de tickets die aan jou zijn toegewezen en sorteer ze vervolgens op prioriteit om een takenlijst te maken.
Hulpmiddelen voor uw klanten
Voeg de webwidget toe aan uw website om meer ondersteuningsopties voor uw klanten in te schakelen. De webwidget bevat een livechat-messenger, klantenportaal, webformulieren en kennisbank. Deze klantapplicaties kunnen u helpen uw klanten tevreden te stellen en uw teamtijd te besparen. Voor veel klanten zijn ze op zoek naar de persoonlijke touch die een klein bedrijf kan bieden. Live chat biedt niet alleen extra ondersteuningsopties voor uw klanten, maar het geeft hen ook direct antwoord en een persoonlijker gevoel dan e-mail. Klanten-apps bieden klanten ook manieren om zelf naar antwoorden te zoeken. Via de portal kunnen klanten inloggen en de voortgang of status van tickets bekijken. Terwijl de kennisbank de one-stop-locatie voor informatie is.
Geavanceerde functies van de helpdesk van OneDesk voor kleine bedrijven
Beantwoord veelgestelde vragen met opgeslagen antwoorden (standaardantwoorden)
Opgeslagen antwoorden, ook wel standaardantwoorden genoemd, zijn een methode om veelvoorkomende vragen te beantwoorden. Met slechts één klik op de knop kan uw team een vooraf geschreven bericht invoegen in een gesprek. Uw agenten kunnen het bericht indien nodig bewerken voordat het wordt verzonden. Opgeslagen antwoorden kunnen ook dynamische eigenschappen bevatten, die automatisch worden gegenereerd op basis van context. Een dynamische eigenschap kan bijvoorbeeld automatisch de ticket-ID in het bericht of de naam van de klant invullen. Naast het besparen van tijd, kunnen opgeslagen antwoorden een uniforme stem of bron van waarheid creëren in uw team.
Bespaar tijd met automatiseringen
Automatiseringen zijn een krachtig hulpmiddel voor kleine bedrijven. In plaats van tijd te besteden aan het delegeren, organiseren, taggen of beantwoorden van vragen, kunt u enkele automatiseringen instellen! Automatiseringen worden geactiveerd op basis van de voorwaarden die u instelt en voeren vervolgens een actie uit. Automatiseringen in OneDesk zijn behoorlijk veelzijdig en flexibel. Hier zijn een paar veelvoorkomende voorbeelden:
- Wanneer een klant een ticket indient, reageert u automatisch met een e-mail ter bevestiging van de ontvangst.
- Als de status van een ticket verandert, meld dit dan aan de agent.
- Routeer automatisch een klantticket naar het project van de klant.
- Geef automatisch prioriteit aan tickets van een bepaalde klant.
- Wijs alle tickets met hoge prioriteit toe aan een manager.
- En veel meer!
Krijg inzicht in de helpdesk van uw kleine bedrijf
Laat uw kleine bedrijf groeien door inzicht te krijgen in uw ondersteuningsbeheer. In de analysetoepassing van OneDesk vindt u een grote verscheidenheid aan grafieken en grafieken voor uw key performance indicators (KPI’s). Controleer bijvoorbeeld de werkdruk en responstijden van uw team, of bekijk een overzicht van uw klanttevredenheidsonderzoeken . Naast de realtime KPI-grafieken kunt u uw gegevens ook exporteren om uw eigen gegevensanalyse uit te voeren. Met rapporten kunt u op geplande basis informatie over uw tickets of werklast exporteren. Voer bijvoorbeeld een wekelijks rapport uit over urenstaten die door uw team zijn ingediend.
Houd tijd en budgetten bij
Volg de voortgang en prestaties van uw teams met timers en urenstaten. Behalve dat u kunt controleren hoe lang uw ondersteuningsmedewerkers tickets in beslag nemen, kunnen timesheets ook factureerbaar zijn. Factureerbare urenstaten kunnen worden gekoppeld aan kosten op basis van de tarieven die u instelt in uw OneDesk Financials -toepassing. Factureerbare urenstaten genereren automatisch de werkelijke kosten en factureerbare bedragen voor tickets. Met deze functie kunt u eenvoudig uw budgetten volgen en bepalen hoeveel u uw klanten moet factureren.
Integraties
Stroomlijn uw werk nog meer met integratiemogelijkheden. Met integraties kunt u uw OneDesk-account verbinden met andere tools of applicaties. OneDesk biedt kant-en-klare integraties, Zapier-ondersteuning en voor ontwikkelaars een openbare API. Er zijn veel opties beschikbaar met deze integraties. Met onze FreshBooks- of QuickBooks-integratie kunt u uw klanten bijvoorbeeld factureren vanuit factureerbare OneDesk-urenstaten. Of probeer de Slack-integratie, waarmee je team tickets kan indienen vanaf hun Slack-kanaal.
Doe nog meer met één applicatie
Naast een robuuste helpdeskoplossing omvat OneDesk geïntegreerd projectbeheer. De projectbeheerfuncties van OneDesk kunnen afzonderlijk worden gebruikt als interne planningsoplossing. Als alternatief kunnen de projectbeheerfuncties naadloos samen met de helpdesk worden gebruikt. Bekijk de gerelateerde berichten hieronder voor meer informatie over hoe dit eruit ziet.
Probeer OneDesk zonder risico met een proefperiode van 14 dagen. Geen kredietkaart nodig. Ontdek zelf hoe OneDesk de klantenondersteuning kan stroomlijnen en teamsamenwerking kan vergemakkelijken.