Bij het opzetten van vergaderingen, pitches, trainingen en evenementen, doet de ideale manager een speciale inspanning om een meeslepende ervaring te bieden door de betrokkenheid van het publiek te evalueren, te volgen en te evalueren om het best mogelijke resultaat van het evenement te bereiken. Een hoge mate van gebruikersbetrokkenheid is immers misschien wel de meest subjectieve maatstaf voor een succesvol evenement. Bepaalde bedrijven zijn gespecialiseerd in het ontwikkelen van evenementtechnologie die gericht is op het verfijnen van de conventies van publieksbetrokkenheid. De nieuwe klant van OneDesk is zo’n bedrijf.
Onze nieuwe klant gedijt op zijn vermogen om de betrokkenheid van het publiek voor een breed scala aan klanten drastisch te verbeteren, of het nu gaat om seminars voor interne teams, verkooppraatjes of zelfs multinationale evenementen. Het bedrijf doet dit via zijn cloudgebaseerde softwareplatform, dat het voor zijn gebruikers mogelijk maakt om op maat gemaakte en schaalbare softwareoplossingen voor evenementen te creëren, zoals QA en enquête-apps voor elk klantenpubliek. Om klanten en de vereisten van het snelgroeiende platform effectief te beheren, zocht onze nieuwe klant OneDesk voor hun behoeften op het gebied van ticketing en projectbeheer.
Via het ingebouwde ticketingsysteem van OneDesk kan het engagementsoftwarebedrijf nu tickets ontvangen voor onder meer verschillende soorten evenementen. De beheerder specificeert alleen de verschillende soorten tickets die de klant kan maken, en OneDesk biedt klanten meerdere manieren om de tickets te maken en in te dienen. Klanten kunnen altijd profiteren van de widget voor de klantapp, het klantenportaal of het door het bedrijf aangewezen OneDesk-e-mailadres gebruiken om hun evenementtickets te verzenden. Als alternatief kunnen de agenten van het bedrijf deze evenementtickets op verzoek intern voor klanten maken.
Om tegemoet te komen aan de veranderende klantvereisten van Engagement Software Company, het groeiende klantenbestand en de evoluerende doelgroep, stelt OneDesk de beheerder in staat om aangepaste velden te creëren en te faciliteren voor alle aangemaakte evenementen. Met deze functie kan het bedrijf de webformulieren voor evenementen aanpassen aan elk evenement of verzoek van een klant. Het aangepaste veld van OneDesk maakt ook een breed scala aan gegevenstypen mogelijk. De beheerder kan ervoor kiezen om aangepaste velden in te schakelen zodat de projectmanagers deze kunnen gebruiken. In feite maakt de beheerder de aangepaste velden en de projectmanager kan de velden eenvoudig invullen bij het maken van projecten. Hoewel alle aangepaste velden beschikbaar zullen zijn voor de projectmanager, kan de manager, op voorwaarde dat ze zijn ingeschakeld, kiezen welke aangepaste velden hij wel of niet wil gebruiken.
Om toegangsniveaus en autorisaties te behouden, zorgt OneDesk ervoor dat klanten alleen tickets of evenementen kunnen maken en indienen, de projecten kunnen specificeren waartoe deze evenementen behoren en lopende tickets kunnen beheren. Het voorkomt dat ze toegang krijgen tot items die door andere gebruikers zijn ingediend en zelf projecten kunnen maken. Dit toegangsniveau is beperkt tot agenten en interne gebruikers met hogere toegangsniveaus.
Zodra een klant een evenement of een ander item indient, zorgt OneDesk ervoor dat onze klant toegang heeft tot een verzameling projectbeheertools om de verzoeken te beheren, waaronder de ticketing-app. Projectmanagers en agenten kunnen nieuwe taken aanmaken binnen het taakpaneel of bestaande items omzetten in taken. Dit wordt gedaan via een configureerbaar formulier voor het maken van taken. Managers kunnen bij het maken van de taak ook taken toewijzen aan agenten of teams van agenten. Andere configuraties zoals planning, definitie van vereisten, urenstaten en beperkingen kunnen ook via het paneel worden beheerd.
De OneDesk-taaktoepassing past automatisch de voltooiingsdatum van het project aan als reactie op wijzigingen in de startdatum en andere planningsgerelateerde beperkingen. Het systeem stelt het bedrijf ook in staat om herinneringen in te stellen en bepaalde activiteiten te automatiseren door middel van workflowautomatisering. Workflow-automatisering stelt het engagement-softwarebedrijf in staat om bepaalde repetitieve bewerkingen in hun activiteiten te automatiseren, zoals het vragen van gebruikers over updates over hun evenementen, het verzenden van herinneringen en het verzenden van geplande rapporten per post. De gebruiker krijgt deze meldingen per e-mail, op basis van de tijdsbeperkingen die zijn gedefinieerd in het workflowautomatiseringssysteem. OneDesk-taken ondersteunen bestandsbijlagen en kunnen tegelijkertijd interne en openbare gespreksthreads ondersteunen. Dit maakt het voor de agenten mogelijk om reacties op klantverzoeken en bijbehorende interne berichten binnen hetzelfde paneel te beheren.
Een engagementsoftwarebedrijf heeft vaak repetitieve projecten of taken die moeten worden aangepakt. OneDesk lost deze dubbele inspanning op door het mogelijk te maken om bestaande taken of projecten te klonen. De gebruiker heeft het voorrecht om te specificeren welk aspect van het bestaande project in het kloonproject moet worden opgenomen. Dit kan bestaan uit volgers, bijlagen, aangepaste velden, levenscyclusstatussen, rechtverkrijgenden, kosten en meer.
De manager kan de activiteiten van agenten en de algehele projectvoortgang in het hele systeem volgen met behulp van OneDesk-weergaven. De kalenderweergave toont bijvoorbeeld de manager of beheerder de details van lopende taken, die kunnen worden gefilterd op toegewezen personen, datum van opdrachten, voltooiingsstatus en meer. Dit biedt een uitgebreide grafische weergave van de huidige taak voor elke agent of gebruiker. Er zijn ook andere weergaven beschikbaar, die elk een ander beeld geven van lopende activiteiten. De boomstructuur presenteert de ingediende items in een hiërarchie.
Andere weergaven die door OneDesk beschikbaar zijn gesteld, zijn de platte weergave, die lopende taken zonder hiërarchie weergeeft, de kaartweergave die borden weergeeft, het dashboard en de Gantt-weergave, die een gepland takenschema toont versus het werkelijke schema in actie. De Gantt-weergave is met name handig bij het volgen van planningen en het oplossen van planningsfouten. Voor gepersonaliseerde ervaringen en vereisten kan de beheerder ook aangepaste weergaven maken om activiteiten te analyseren en te beheren. Aangepaste weergaven kunnen ook worden opgeslagen en gedeeld met andere gebruikers op hetzelfde OneDesk-abonnement.
OneDesk heeft flexibele prijspakketten die geschikt zijn voor vrijwel elk aantal gebruikers in de organisatie. Gebruikers worden gemaakt met goed gedefinieerde rollen en toegangsniveaus. Bij het aanmaken van de gebruikers heeft de beheerder het recht om te bepalen tot welke projecten en taken specifieke gebruikersgroepen toegang hebben. OneDesk is ook geschikt voor niet-technische leden van de organisatie, zoals beheerders, die op de hoogte moeten blijven van projectupdates. Dit wordt gedaan door deze leden alleen maar toe te voegen als volgers van het project.
OneDesk heeft precies de juiste verzameling functies en hulpmiddelen om een engagementsoftwarebedrijf te ondersteunen. Daarnaast analyseert het platform continu de gebruikersvereisten en breidt het zijn tools en middelen uit om ervoor te zorgen dat onze klanten voorop lopen op het gebied van softwaretechnologie.