Over het bedrijf
Voor projectbeheer zijn er talloze software-opties beschikbaar, waarvan sommige te zwaar zijn voor teams die kleinere, goed gedefinieerde projecten aanpakken. Bij het kiezen van de juiste software voor uw team, is een van de grootste uitdagingen het vinden van de juiste balans tussen de voordelen en de tijd die wordt besteed aan het opzetten en beheren van de tool. Hoewel projectbeheersoftware over het algemeen bedoeld is om het beheer van projectwerk gemakkelijk te maken, is de software vaak te ingewikkeld en vereist het beheer zelf. Dit wetende, kwam een klant naar ons toe in de hoop dat OneDesk een oplossing had voor hun beheerbehoeften die niet veel tijd kost.
Onze klant is een makelaardij die een klein reclame- en ontwerpbureau runt binnen hun bedrijf. De reden dat ze bij ons kwamen is dat ze op zoek waren naar een oplossing voor het managen van de ontwerpaanvragen die binnenkomen bij hun bureau. Deze verzoeken zijn vaak eenmalige projecten die klein, snel en gemakkelijk te voltooien zijn. Gezien hun vereisten, heeft onze klant vastgesteld dat projectbeheersoftware hen waarschijnlijk zou bieden wat ze nodig hebben om dit soort werk te volgen. De meeste software op de markt lijkt echter veel installatie en invoer te vereisen om vanuit een tijdsperspectief logisch voor hen te zijn; de tijd die nodig is om het werk in de software in te stellen, zou het eigenlijke ontwerpwerk in de weg staan. Een andere mogelijke oplossing die onze klant overwoog, was een ticketingsysteem waarbij werk kon worden toegewezen en de status in een eenvoudige pijplijn kon worden gevolgd.
Voordat we OneDesk gebruikten, gebruikte onze klant e-mail om werk vast te leggen en op te nemen. Ze hadden een speciaal e-mailadres dat werd gecontroleerd door iemand in hun team, en wanneer er een nieuw verzoek werd ingediend, werd er een aantekening gemaakt en werd het werk toegewezen aan een ontwerper. Hoewel de klus geklaard is, is dit proces handmatig, foutgevoelig en biedt het geen transparantie over de status van het werk. Door deze workflow naar OneDesk te verplaatsen, kunnen ze hun eerste contact met hun klanten via e-mail behouden, maar vertrouwen ze op OneDesk voor de rest van het zware werk. OneDesk stelt automatisch een e-mailadres in dat alle verzonden e-mails omzet in tickets in het OneDesk-systeem. Van daaruit kunnen tickets worden beoordeeld, beoordeeld, bewerkt en toegewezen. OneDesk maakt het ook mogelijk om aangepaste statussen te creëren, zodat onze klant vervolgens workflows kan bouwen om nauwkeurig de levenscyclus vast te leggen van elk ontwerpverzoek waaraan ze werken.
Projectconfiguratie
Voor het beheren en organiseren van het werk dat door klanten wordt gevraagd, raden we onze klant aan onze hiërarchische structuur voor werkitems te verkennen. Hoewel onze klant opmerkte dat hun ontwerpwerk vaak uit kleine, eenmalige projecten bestaat, hebben we benadrukt hoe ze de OneDesk-concepten van portfolio’s en projecten kunnen gebruiken om deze verzoeken te beheren. De concepten van projecten en portfolio’s in OneDesk zijn slechts containers om tickets te bewaren en – als onze klant grotere projecten zou volgen – projecttaken. Door portfolio’s te gebruiken om hun klanten te vertegenwoordigen, kunnen ze alle verzoeken van een bepaalde klant groeperen en gemakkelijk het eerdere werk dat is gedaan bekijken. We adviseerden onze klant ook om projecten te gebruiken om tickets voor hetzelfde product te groeperen, wat het werk verder zou organiseren. Onze klant vroeg om de mogelijkheid om voltooide tickets te verbergen, en projecten zijn een manier om dit te doen. Door projecten op te zetten voor voltooide tickets, kan onze klant deze projecten vervolgens archiveren. Dit houdt hun huidige weergave netjes zonder hen te dwingen records van het werk dat is gedaan te verwijderen.
Automatiseringen en aangepaste velden
Onze klant merkte op dat wat ze niet leuk vonden aan zoveel andere projectbeheersoftware, was hoeveel input van hen nodig was en de tijd die in het product moest worden gestoken. Hoewel OneDesk niet alle input van onze klant elimineert, zijn er een aantal automatiseringen die kunnen worden ingesteld om de efficiëntie te maximaliseren. Zodra onze klant zijn workflow heeft ingesteld, kunnen ze profiteren van onze workflowautomatiseringen. Een van de krachtigste functies van OneDesk, workflowautomatiseringen, zijn acties die plaatsvinden op basis van bepaalde criteria waaraan wordt voldaan. Gecombineerd met de aangepaste velden die onze klant kan definiëren voor hun tickettypes, kunnen workflowautomatiseringen het werk bijna volledig zelfsturend maken. Voor inkomende ontwerpverzoeken kan een automatisering bijvoorbeeld detecteren of de persoon die het werk registreert van een bepaald bedrijf is. Op basis van deze informatie kan het werk vervolgens automatisch worden verplaatst naar een geschikt project en zelfs worden toegewezen aan een bepaalde ontwerper. Dit verlicht een groot deel van de last van het beheer van werk dat wordt aangetroffen in de meeste andere projectbeheersoftware.
Klantenportaal
Een ander product in de OneDesk-suite met tools waarin onze klant geïnteresseerd is, is het klantenportaal. Het klantenportaal is een manier voor onze klant om hun klanten rechtstreeks in staat te stellen om ontwerpverzoeken rechtstreeks in het OneDesk-systeem te loggen via een webportaal. Door een klantenportaal te hebben, is het werk dat daar is ingelogd zichtbaar voor degene die het voor het eerst heeft aangemeld en kan het voor iedereen in hun organisatie worden geopend. Dit geeft alle betrokkenen een hoge en passende zichtbaarheid van de status van het werk. Als alternatief kan het klantenportaal ook worden gebruikt als kennisbank waarop artikelen kunnen worden geplaatst en gedeeld met klanten. Door gebruik te maken van het bestaande ticketingsysteem van OneDesk, kunnen tickets eenvoudig worden omgezet in artikelen in de kennisbank en kunnen ze zelfs profiteren van de aanpasbaarheidsopties van standaard OneDesk-tickets. Tickets in OneDesk kunnen bijvoorbeeld multimedia bevatten, zoals afbeeldingen en video’s. Deze functie geldt ook voor Knowledge Base-artikelen, waaruit multimedia kan worden gedownload of bekeken in de browser.
Op het gebied van projectbeheersoftware steekt OneDesk boven de rest uit door zijn flexibiliteit en aanpasbaarheid. Van de mogelijkheid om van hun klantenportaal een kennisbank te maken tot meerdere manieren waarop verzoeken in ons systeem kunnen worden geregistreerd, OneDesk heeft een breed scala aan gebruiksscenario’s die in de kernfunctionaliteit worden behandeld. Naast het brede scala aan functies om werk te organiseren en te beheren, is OneDesk ook eenvoudig in te stellen en te gebruiken. Naast de mogelijkheid om aanpassingen te maken om het werk automatisch te beheren, was het voor onze klant duidelijk hoe OneDesk niet alleen aan hun behoeften voldeed, maar deze zelfs overtrof.