Hoe een HR-adviesbureau OneDesk gebruikt om interne activiteiten te coördineren en klanten te ondersteunen
Het menselijk potentieel is ongetwijfeld het meest cruciale element in het ondernemingsproces, zozeer zelfs dat een maatstaf voor hoe goed een bedrijf zijn HR beheert, een glazen bol kan zijn van zijn levensvatbaarheid op lange termijn. Dit is duidelijk te zien aan de abrupte groei van de HR- en recruitmentdienstensector in de afgelopen tijd. Uitbesteed personeelsbeheer is een wereldwijd groeiende trend en wordt snel de norm voor alle bedrijfstakken, vooral bij middelgrote tot grote bedrijven met een enorme behoefte aan personeel.
HR-adviesbureaus ontwikkelen en implementeren bruikbare systemen om het personeelsproces van hun klantbedrijven te optimaliseren. Dit helpt bedrijven om drastisch te bezuinigen op middelen die anders zouden worden besteed aan Human Resources Management (HRM). Ze stellen bedrijven in staat zich uitsluitend te concentreren op HR-prestaties in plaats van op details van het HR-proces.
Om de complexiteit van de industrie in een digitaal tijdperk te manoeuvreren, moet een groeigericht HR-adviesbureau een op software gebaseerd proces implementeren bij het beheer van zijn interne activiteiten en de zaken van zijn klantbedrijven. Daarom benaderde een HR-adviesbureau het OneDesk-team op zoek naar een softwareplatform dat hun interne activiteiten productief kan beheren en de human resources-elementen van de bedrijven die ze bedienen kan bijhouden.
Onze nieuwe klant opereert op twee gronden die zich onderscheiden door de omvang van de human resource management-functie die ze voor een bedrijf vervullen – ze nemen ofwel de volledige HRM-verantwoordelijkheid voor het bedrijf op zich, ofwel verlenen ze on-demand human resource managementdiensten aan het bedrijf in specifieke aspecten. In het algemeen identificeren en elimineren ze activiteiten die geen waarde toevoegen in het HR-proces van de klant en beheren ze de personeelsbehoeften van de klant. Maar de uitdaging is om alles op één plek georganiseerd te houden, op één platform dat alle bedrijfsactiviteiten beheert.
OneDesk als een veelzijdig projectbeheer- en helpdesksysteem stroomlijnt de workflow van het HR-bedrijf, waardoor ze hun interne activiteiten nauwlettend in de gaten kunnen houden en tegelijkertijd de HR-behoeften van hun klanten kunnen ondersteunen, allemaal binnen de OneDesk-interface. Het OneDesk-systeem bestaat uit drie (3) apps – de hoofdapp, de klantapp en een mobiele app, allemaal in realtime met elkaar verbonden. Met behulp van de hoofdapp van OneDesk kan ons HR-adviesbureau voor klanten eenvoudig communiceren en gesprekken beheren met bedrijven die zij bedienen en hun werknemers met behulp van het OneDesk-ticketingsysteem. Met deze functie kunnen ze tickets maken met betrekking tot klantenondersteuning of werknemersactiviteiten met de mogelijkheid om bestanden bij te voegen. Het HR-bureau kan nu ingediende tickets beheren binnen een inclusieve hoofdapp-interface, reageren op gebruikerstickets, werknemersactiviteiten volgen en taken toewijzen aan hun interne team op basis van deze tickets. De manager kan zelfs discussiethreads maken binnen elk ticket voor een vlotte discussie over het ticket.
Privégesprekken voeren tussen de HR-teamleden is ook mogelijk binnen de ticketwidget. De opzet speelt een rol bij het verbeteren van de productiviteit, aangezien HR-managers klanten kunnen betrekken en met het team kunnen discussiëren over het huidige ticket, binnen dezelfde ticketinterface. De HR-manager haalt informatie op in een persoonlijk gesprek en geeft de resultaten door aan klanten of hun personeel aan de andere kant zonder het gedoe van het navigeren door interfaces. De hoofdinterface van de app bevat een reeks tools die zijn afgestemd op efficiënt projectbeheer. Managers kunnen nu bijvoorbeeld bijhouden hoeveel tijd toegewezen personen nodig hebben om bepaalde taken uit te voeren in tegenstelling tot het tijdsbestek dat voor de taak is toegewezen met behulp van de urenstaatfunctie.
Voor een beter perspectief op resourcebeheer is een verzameling weergaven beschikbaar gemaakt in de hoofdapp, met name om managers verschillende perspectieven te bieden bij het analyseren van resources. Elk van deze weergaven geeft een unieke analyse van de menselijke hulpbronnen in de organisatie en hoe ze worden gebruikt. De kalenderweergave toont bijvoorbeeld de geplande versus werkelijke tijdlijn van activiteiten voor weken en maanden, terwijl het statusbord de levenscyclusstatus voor tickets en taken toont. De statuslevenscyclus is een cruciaal hulpmiddel voor ticketing. Het helpt managers, teams en klanten bij het volgen van de ticket- en taakstatus in de app. Dit is essentieel om dubbele taken te voorkomen en kan helpen bij het optimaliseren van HR-organisatieprocessen.
Een andere OneDesk-functie die zeer geschikt is om de HR-workflow te verbeteren, is het ingebouwde rapportagesysteem. Managers kunnen nu direct rapporten genereren over vrijwel elk aspect van de activiteiten van de organisatie. Het maken van rapporten, zoals een rapport van de werkuren van het interne team, wordt een fluitje van een cent voor de manager, aangezien facturering afhankelijk is van werkrapporten. Managers kunnen eenvoudig een tijdrapport genereren dat is vastgelegd door teamleden en personeel, en het rapport vervolgens exporteren in het juiste formaat voor facturering en betalingsverwerking.
De mobiele OneDesk-app is een andere app op het OneDesk-platform. Met de app kunnen managers, teams en personeel activiteiten in de organisatie volgen, beheren en opvolgen, ongeacht hun fysieke locatie. Medewerkers kunnen urenstaten registreren en bestaande timers beheren zonder noodzakelijkerwijs naast een OneDesk-computer op kantoor te staan. Het klantenportaal biedt een intuïtieve interface voor klanten/bedrijven om tickets aan te maken, hun tickets te beheren en de status van ingediende tickets te controleren. Via een klantenmessenger-tabblad heeft de klant ook toegang tot een livechat met een agent in het HR-adviesteam. Het OneDesk-systeem is volledig aanpasbaar en modulair genoeg om tegemoet te komen aan de interne en klantondersteuningsbehoeften van het HR-adviesbureau. De OneDesk-app integreert ook perfect met bestaande systemen in het bureau, waardoor de overgang een haperende workflow-upgrade wordt.