Ticketformulieren
Er kunnen ticketformulieren worden gemaakt voor meerdere soorten ondersteuningsverzoeken. Met deze formulieren kunnen gebruikers ondersteuningsverzoeken intoetsen en specificeren aan een intern of extern team van experts. Ze bevatten details over een specifiek type ondersteuningsverzoek, zodat agenten alle informatie bij de hand hebben om het ticket op te lossen.
Voordelen van ticketformulieren
Gedetailleerd klantenverzoek
Een gedetailleerd, specifiek klantverzoek biedt ondersteuningsmedewerkers alle informatie die ze nodig hebben om het verzoek op te lossen.
Snellere ticketresolutie
Door meer diepgaande gegevens te verstrekken, kan de serviceprovider klantverzoeken op een efficiëntere manier oplossen.
Persoonlijke ondersteuning
Alle verzoeken van klanten zijn uniek en daarom moeten ondersteuningsmedewerkers een meer persoonlijke benadering volgen om hun verzoeken op te lossen.
Elimineert e-mailondersteuning
Formulieren bevatten alle vereiste gegevens van de klant. In tegenstelling tot e-mails, zijn de ticketverzoeken specifiek om de communicatie met de klant te stroomlijnen.
Grotere klanttevredenheid
Vanwege de specifieke aard van deze formulieren, wordt klanten gevraagd om alle vereiste velden in te voeren. Het resultaat is dat agenten efficiënter kunnen werken om aan de eisen van de klant te voldoen.
Ticketformulieren in OneDesk
Ticketformulieren in OneDesk staan bekend als webformulieren. Ze omvatten drie basiseigenschappen: onderwerp, beschrijving en bijlagen. Het onderwerp informeert de ondersteuningsagent over de fundamentele aard van het verzoek. De beschrijving gaat dieper in op het ondersteuningsverzoek en helpt daarom het team met alle essentiële informatie om het ticket op te lossen. De hechting dient om aanvullende documenten aan de serviceprovider toe te voegen.
Ticketformulieren maken
U kunt meerdere ticketformulieren aanmaken in OneDesk. Ze zijn gekoppeld aan specifieke soorten tickets, organiseren en scheiden van elkaar. Om formulieren te genereren, moet u naar de Administratieve instellingen in OneDesk gaan en vervolgens naar beneden scrollen Klant-apps om webformulieren te selecteren. Kies een tickettype om het webformulier te maken en toets alle eigenschappen in die aan het formulier zijn gekoppeld.
Ticketformulieren aanpassen
Door aangepaste ticketformulieren te maken, kunnen jij en je team zoveel informatie krijgen als je nodig hebt van je klanten. Aangezien elk tickettype een gekoppeld ticketformulier heeft, wordt elk verzoek gerouteerd naar het toegewezen team en gebruikers . Als gevolg hiervan worden alle tickets toegewezen aan ondersteuningsmedewerkers en teams die het best zijn opgeleid om die tickets op te lossen.
Automatisering van ticketformulieren
OneDesk workflow-automatiseringen stel uw team in staat om ticketformulieren te automatiseren om ticketsoorten te organiseren, prioriteiten te stellen en zelfs toe te wijzen aan specifieke afdelingen. Interne gebruikers kunnen de voordelen van automatisering van ticketformulieren ontgrendelen door simpelweg hun eigen workflowautomatisering te creëren. Werkstroomautomatisering is een set regels die ervoor zorgen dat specifieke gebeurtenissen plaatsvinden in OneDesk.
Meer eigenschappen toevoegen
Het doel van het maken van een meer gedetailleerd specifiek ticketformulier is om meer eigendommen toe te voegen. In OneDesk zijn er reeds bestaande eigendommen die nuttig kunnen zijn om alle gegevensbehoeften van uw klant te verzamelen.
Prioriteit
Door prioriteit toe te voegen aan een ticketformulier, kan uw klant informeren of er een urgentie is in zijn ticketverzoek. Wanneer de klant een verzoek met hoge prioriteit specificeert, kunt u uw best opgeleide agenten toewijzen om het ticket binnen een beperkte tijd op te lossen.
Project
Wanneer u met dezelfde klant aan meerdere projecten werkt, is het handig om een project bij de naam te definiëren. Op die manier hebben uw teamleden een exact idee van welk project onmiddellijke aandacht nodig heeft en welke middelen ze moeten gebruiken om dat project succesvol te maken.
Levenscyclusstatus
Het opnemen van de levenscyclusstatus is vooral belangrijk als het een serviceverzoek is van het interne team. Sommige taken zijn bijvoorbeeld tweeledige taken en vereisen dat de ene persoon afhankelijk is van de andere om deze af te ronden. Een ticketformulier met een veranderende levenscyclusstatus is goed voor alle teamleden om beter geïnformeerd te zijn bij het afhandelen van de taak.
Geplande kosten
Mogelijk hebben klanten een budget in gedachten voor de serviceprovider om een bepaalde taak uit te voeren. In dat geval geeft het toevoegen van de geplande kosten aan uw ticketformulier een schatting van het aantal uren dat uw team moet werken om het project af te werken.
Gepland werk
Het geplande werkveld is gunstig voor managers bij het toewijzen van serviceverzoeken aan het team. Door deze eigenschap op te nemen, kan de manager het aantal geplande uren specificeren dat de cessionaris moet besteden aan de toegewezen taak.
Aangepaste velden gebruiken
In OneDesk kunnen ticketformulieren in grotere mate worden gepersonaliseerd door toe te voegen aangepaste velden . Het is essentieel om de juiste eigenschappen in een ticketformulier op te nemen om de juiste gegevens te verzamelen. Om aangepaste velden te maken, moet u eerst bepalen welk type informatie u van uw klanten wilt verzamelen. U kunt velden kiezen op basis van tekst, aantal, datum, kosten en keuze. Deze vermeldingen kunnen vervolgens worden aangepast door de juiste namen in te voeren die samenvatten wat u nodig heeft van uw klant.
Verplichte velden
Een algemeen ticketformulier nodigt de klant niet noodzakelijkerwijs uit om alle details in te vullen. Het resultaat is dat klanten alleen een basisbeschrijving van hun verzoek geven en niet alle kritieke informatie bevatten die de agent nodig heeft tijdens het oplossingsproces. Om een verzoek op hoog niveau van uw klant te extraheren, moet u daarom enkele vereiste velden maken.
Soorten ticketformulieren
Ticketformulieren dienen als aanspreekpunt voor interne en externe eindgebruikers. Intern gebruik verschilt in detail van zijn externe tegenhanger. Een ticketformulier dat intern wordt gebruikt, bevat bijvoorbeeld een complexere sjabloon in tegenstelling tot een extern ticketformulier bedoeld voor klanten. Ze worden voor meerdere doeleinden gebruikt, hieronder staan enkele voorbeelden van hoe de ene ticketvorm verschilt van de andere.
IT-ticketformulieren
Medewerkers toetsen technische ondersteuningsverzoeken in op IT-ticketformulieren. Daarom is het essentieel om een indeling te maken die een volledige beschrijving geeft van de technische fout die de ticketaanvrager ondervindt. Eigenschappen zoals onderwerp, beschrijving, bijlage leveren basisgegevens aan een IT-team. Het is ook cruciaal om enkele details over de auteur van het ticket op te nemen. Bijvoorbeeld de naam van de aanvrager, contactgegevens, werkafdeling en meer. Met de aangepaste velden van OneDesk kunt u meer eigenschappen aan uw formulieren toevoegen om uw eindgebruikers meer persoonlijke ondersteuning te bieden.
Ticketformulieren voor projectbeheer
Het projectmanagementsysteem van OneDesk omvat een verscheidenheid aan eigenschappen en functies. U kunt bijvoorbeeld agenten toewijzen binnen een ticketformulier en volgers toevoegen, zoals teamleiders. Het formulier voor het aanmaken van tickets organiseert de tickets ook volgens het project en stelt u en uw team in staat om het dat u gebruikt te definiëren. Met de optie voor aangepaste velden kunt u meer informatie opnemen, zoals nummers of kosten en meer.
