On-site klantenondersteuningsteams beheren
Wanneer je erbij moet zijn
Niet elk IT-probleem kan telefonisch worden opgelost. Soms is zelfs desktop delen niet genoeg. Soms moet de monteur ter plaatse bij de klant zijn. Als dat gebeurt, hoe beheert u dan de tijd van uw technicus en zorgt u ervoor dat het administratieve einde van het werk nauwkeurig en snel wordt afgehandeld? Lees hier hoe u interne klanten beter kunt ondersteunen.
Administratieve vereisten
De technicus moet in staat zijn om de bestede tijd af te rekenen met factureerbare taken, met de mogelijkheid om opmerkingen te maken over wat er precies is bereikt. Ja, ze kunnen gewoon een stuk papier gebruiken om het verrichte werk te noteren, proberen het taaknummer te onthouden dat hij in rekening heeft gebracht en proberen te onthouden hoeveel tijd eraan is besteed. Dit veronderstelt natuurlijk dat de technicus een notitieboekje gebruikt, of in ieder geval het stuk papier waarop hij de informatie heeft geschreven niet verliest. Het gaat er ook van uit dat de technicus niet vergeet de kosten in te voeren zodra hij of zij terugkeert naar de helpdesklocatie.
Voortgang bijhouden
Als de monteur het probleem niet heeft kunnen repareren en hij moet terugkeren met onderdelen, kabels of andere hardware, moet de monteur kunnen bijhouden wat ze heeft gedaan, waar het is gedaan (bij onderhoud aan meerdere klanten) , wat er moet gebeuren en mogelijk zelfs wanneer de reparaties voltooid moeten zijn. Deze vereiste overtreft het vermogen van papieren notities zeer snel. Zelfs één keer het papier kwijtraken, kan leiden tot een ramp en een blauw oog voor de helpdesk.
Makkelijk te gebruiken
Welke methode de monteur ook gebruikt, het systeem moet eenvoudig te gebruiken zijn. Tegelijkertijd moet het alle informatie verzamelen die ze nodig heeft om te voldoen aan administratieve en operationele vereisten. Als het te ingewikkeld of omslachtig is, zal de technicus het systeem naar alle waarschijnlijkheid niet gebruiken en in plaats daarvan afhankelijk zijn van handmatige aantekeningen. De app moet aansluiten bij het grotere helpdesksysteem, zodat de gebruiker up-to-date kan blijven over wat er is gedaan, wat er moet gebeuren, en zelfs informatie waarmee ze kan reageren als er tickets worden aangemaakt, terwijl ze nog ter plaatse is. , bespaart tijd en reiskosten en maakt indruk op de klant met haar responstijd. Zo ondersteun je interne klanten.
Tablet- en smartphone-apps
Mobiele apps, op een tablet of een smartphone, zijn dé manier om de monteur veel efficiënter te maken. Indien goed ontworpen, zal de mobiele app:
Sluit aan op het grotere systeem en geef de technicus ticketinformatie zoals status, analyse en voortgang
Laat de technicus communiceren met de klant
Stel de technicus in staat om zijn factureerbare uren in te voeren tegen geldige taken, waardoor correcties niet meer nodig zijn en de noodzaak en kosten van het maken van correcties voor kritieke factureringsinformatie worden bespaard
Communicatie met de rest van het helpdeskteam mogelijk maken, waardoor een samenwerkingsomgeving wordt geboden voor het oplossen van problemen
OneDesk kan helpen bij het ondersteunen van interne klanten
OneDesk levert een mobiele applicatie die al deze functies biedt. Het geeft de technici toegang tot een breed scala aan informatie, inclusief fixes die gepland zijn voor de software. Het biedt een communicatieverbinding tussen de technicus en het ontwikkelingsteam. En het zorgt voor naadloze communicatie tussen de e-mail van de gebruiker en de app. OneDesk stelt de technicus in staat om te reageren op een probleem, gewapend met relevante en actuele informatie, waardoor een nauwkeurige analyse van het probleem en de oplossing mogelijk is.
Fotocredits: “Tech Security” / Blue Coat-foto’s / CC BY