Planning is een belangrijk aspect van projectmanagement. Effectieve planning van projectbeheer omvat meer dan alleen het instellen van de einddatum van het project. Voor een effectieve planning moet een projectmanager ervoor zorgen dat de taak en projectactiviteiten worden gedefinieerd, de inspanning en de duur worden ingeschat, afhankelijkheden worden bepaald en alles in realtime wordt gecontroleerd. OneDesk biedt veel opties en handige tools voor het plannen en bewaken van de voortgang van uw taken en projecten. In dit artikel wordt beschreven hoe u in OneDesk kunt plannen, plannen, de inspanning kunt inschatten en afhankelijkheden kunt creëren.
Een overzicht van de mogelijkheden voor taak- en projectplanning:
- Stel geplande schema’s voor taken en projecten in vanuit hun detailpanelen, vanuit het Gantt-diagram of vanuit de kalender. U kunt taken plannen voor een bepaalde dag of over meerdere dagen, en om op een bepaald tijdstip te beginnen en te eindigen.
- Schat de inspanning voor taken op basis van dagen, uren en/of minuten.
- Schat de inspanning voor taken en projecten met behulp van een agile puntensysteem.
- Creëer “planningskoppelingen” tussen taken binnen hetzelfde project, die hun begin- of eindtijden met elkaar verbinden. Deze zijn eenvoudig te visualiseren (en te maken) in het Gantt-diagram, maar kunnen ook op andere manieren worden gemaakt.
- Schakel beperkingen in voor de planning van taken (dwz een taak moet op een specifieke datum beginnen).
- Monitor het geplande versus het daadwerkelijke werk aan taken en projecten.
Taken en projecten plannen
Plan een taak in het detailpaneel
Ten eerste kunt u een taak (of project) rechtstreeks vanuit het detailvenster plannen. Het detailpaneel is waar uw team aan taken werkt, inclusief het bekijken van een taakbeschrijving, het registreren van tijd en communiceren met teamgenoten.
Volg deze stappen:
- Klik in het detailvenster op de datums naast ‘Geplande planning’.
2. Voer de geplande inspanning in (hoeveel tijd u verwacht dat de taak zal duren).
3. Stel de geplande datums in door op het veld geplande datums te klikken. Klik op een dag om de taak voor een specifieke dag in te stellen. Klik en sleep om een taak voor meerdere dagen op te geven.
4. Geef de begin- en eindtijd op. Klik op de uren naast de starttijd. Klik een uur op de klok en u komt automatisch bij het instellen van de minuten. U kunt ook door de uren scrollen met uw muiswiel en vervolgens buiten de klok klikken. Deze actie brengt u niet automatisch naar de minutenselectie.
U kunt de minuten onafhankelijk selecteren. Net als bij de urenselectie kunt u direct op de minuten klikken om de minuten te selecteren en dit sluit automatisch het venster. Of u kunt met uw muiswiel door de minuten scrollen en vervolgens buiten de klok klikken om uw selectie op te slaan.
- Volg dezelfde stappen als #4 om je eindtijden in te stellen.
Plan een taak in de kalender
De kalender heeft een dagelijkse, wekelijkse en maandelijkse weergave. Selecteer uw weergaveniveau in de linkerbovenhoek van de kalender. Net als andere weergaven in OneDesk, kan uw agenda aangepaste weergaven hebben. Bekijk de gerelateerde artikelen voor meer gedetailleerde uitleg over aangepaste weergaven. Samengevat kunt u filteren welke taken u in de agenda wilt bekijken. U kunt bijvoorbeeld filteren om alleen taken te zien die aan een specifiek team zijn toegewezen. U kunt meerdere aangepaste weergaven hebben, elk met verschillende toegepaste opties, vervolgens uw weergaven opslaan en ertussen schakelen. U kunt er ook voor kiezen om de geplande of werkelijke planningen of zowel de geplande als de werkelijke planningen samen in de kalender te bekijken.
Om een aangepaste weergave van de agenda te maken, selecteert u het pictogram naast ‘Mijn weergaven’
Kalenderfuncties per weergaveniveau:
Op alle weergaveniveaus (dag, week, maand) kunt u:
- Klik op de taak om opties weer te geven: details bekijken, de taak bewerken of verwijderen.
- Dubbelklik om het detailvenster te openen.
- Dubbelklik om een nieuwe taak aan te maken of klik en sleep om een nieuwe taak met een planning te maken.
In dagweergave:
- Sleep de onderkant van de taak om de duur (einduren en minuten) van de taak te vergroten of te verkleinen.
- Klik en sleep de taak om de starttijd te wijzigen.
In weekoverzicht:
- Klik en sleep onderaan de taak om de duur (einduren en minuten) van de taak te verlengen of te verkorten.
- Klik en sleep de taak omhoog of omlaag om de starttijd te wijzigen.
- Klik en sleep de taak naar links of rechts om de geplande dag te wijzigen.
In maandoverzicht:
- Sleep de taak langs de maand met behoud van de duur.
Plan een taak in het Gantt-diagram
Het Gantt-diagram kan worden geschaald naar: minuut, uur, dag, week, maand, kwartaal en jaar. Om te schalen, selecteert u de schaaloptie linksboven in het Gantt-diagram of houdt u Ctrl ingedrukt en bladert u met uw muiswiel.
Net als andere weergaven in OneDesk kunt u uw Gantt-weergave filteren of groeperen met aangepaste weergaven. Groepeer bijvoorbeeld op team of filter de weergave op een specifiek project.
- Sleep taken horizontaal langs de Gantt om de startdatums in te stellen.
- Sleep het begin of einde van de taak om de taakduur te verlengen.
Op de Gantt vertegenwoordigen de blauwe balken het geplande schema. De groene balken geven de werkelijke voortgang van de taak weer. Met deze functie kan uw team de voortgang van taken en projecten dynamisch volgen in relatie tot uw plannen. U zult ook merken dat terwijl u taken plant, de balken van uw projecten en mappen donkerder blauw worden, wat staat voor meer taken die tegelijkertijd zijn gepland.
Schemalinks op het Gantt-diagram
U kunt taken aan elkaar koppelen via finish-to-start-, start-to-start- en finish-to-finish-koppelingen. OneDesk maakt gebruik van deze links om uw taken in een zo kort mogelijk project te plannen.
U kunt deze koppelingen maken door te slepen en neer te zetten van (en naar) de cirkels die verschijnen wanneer u de muisaanwijzer beweegt of de taakbalken selecteert. U kunt de beperkingen op de Gantt verwijderen door op het pictogram van het beperkingsslot of de koppelingspijl te klikken.
Plan het einde van het begin in de boom- of vlakweergave
Omdat de koppeling van begin tot eind de meest gebruikelijke keuze is, is er een menuoptie in de boomstructuur waarmee u een reeks hiervan met één actie aan elkaar kunt koppelen. Selecteer gewoon de taken die u wilt koppelen, klik op het actiemenu en selecteer “Schedule Items Finish to Start”. U kunt deze koppelingen ook verbreken door “Verwijder Finish to Start-link op items” te selecteren
Datumbeperkingen instellen
Standaard gebruikt OneDesk de zeer losse beperking “Niet eerder starten dan” en kiest het de datum van vandaag of de startdatum van het project. Er zijn andere soorten beperkingen die u kunt kiezen:
- Zo spoedig mogelijk
- Zo laat mogelijk
- Moet beginnen op (verankert de startdatum aan een datum)
- Moet eindigen op (verankert de einddatum aan een datum)
- Begin niet later dan (beperkt de startdatum tot elk moment vóór een datum)
- Eindig niet later dan (beperkt de einddatum tot elk moment vóór een datum)
- Start niet eerder dan (beperkt de startdatum tot elk moment na een datum)
- Niet eerder eindigen dan (beperkt de einddatum tot elk moment na een datum)
U kunt een datumbeperking voor een taak instellen in de Taak geplande waarden. Om de Taak Geplande Waarden te openen, klikt u op de taak om het detailpaneel te openen en klikt u op de datums naast “Geplande planning, zoals u zou doen voor planning vanuit het Taakdetailpaneel. (Opmerking: selecteer in Extra op het bovenste paneel “Dock detailpanelen aan de rechterkant” om het detailpaneel te openen zonder het Gantt-diagram te verlaten).