Projecten zijn enorm belangrijk voor een dienstverlenend bedrijf. Maar het daadwerkelijke aanvraagproces kan ingewikkeld zijn, meestal door een gebrek aan organisatie en formele processen. Hoe bepaal je welke projecten je aanneemt? Hoe zorg je ervoor dat je geen valse beloftes doet? Het antwoord is een projectaanvraagproces , en als je hiervoor geen PSA-software (Professional Services Automation) zoals OneDesk gebruikt, werk je waarschijnlijk onnodig hard.
Wat is Project Intake precies?
De projectintake is de periode tussen het moment dat een klant zegt: “Ik heb een idee”, en het moment dat je team daadwerkelijk aan de slag gaat. Het is de tijd waarin je team essentiële details en vereisten verzamelt, beoordeelt en prioriteert. In plaats van er meteen in te duiken, helpt een goed intake-proces je om even stil te staan, de details te bekijken en te bepalen of het project wel echt bij je past en of jij en je klant het eens zijn over de aanpak.
Wie heeft er behoefte aan een degelijk intake-proces?
In principe elk bedrijf dat expertise en tijd verkoopt. Enkele voorbeelden zijn:
- IT Managed Service Providers (MSP’s): verzorgen hardware-upgrades of beveiligingsaudits.
- Marketing- en creatieve bureaus: Het beheren van nieuwe reclamecampagnes of het vernieuwen van merken.
- Architecten- en ingenieursbureaus: Nieuwe gebouwontwerpen in ontwikkeling.
- Managementconsultants: bedrijven helpen met hun langetermijnstrategie.
Hoe voer je een projectaanvraag uit?
Hier is een stappenplan van 4 stappen voor het indienen van een projectaanvraag:
1. Dien een gestandaardiseerd verzoek in.
Laat klanten niet zomaar telefonisch vertellen wat ze nodig hebben. Laat ze een standaardformulier invullen. Zo weet je zeker dat je altijd de basisinformatie krijgt: budget, planning, doelen en wie het belangrijkste contactpersoon is.
2. De evaluatiefase
Vergelijk het verzoek met je bedrijfsdoelen. Is het winstgevend? Is het het soort werk waar je team plezier aan beleeft? Als het een klein project is dat 10 uur aan vergaderingen vereist, is het antwoord waarschijnlijk “nee”.
3. Capaciteits- en resourceplanning
Dit is een belangrijk punt. Je moet de agenda van je team bekijken. Is er volgende maand daadwerkelijk een ontwerper of engineer beschikbaar, of zitten ze al voor 100% vol?
4. Formele goedkeuring
Zodra het project de eerste hindernissen heeft genomen, wordt het officieel “gepromoveerd” tot een actief project. Je verstuurt de offerte, wijst het team toe en stelt de startdatum vast.
Waarom zou je hiervoor een OneDesk gebruiken?
Het is een nachtmerrie om al het bovenstaande te doen met bijvoorbeeld spreadsheets. OneDesk is speciaal ontwikkeld voor dienstverlenende bedrijven om dit onzichtbare werk zichtbaar te maken.
De voordelen:
- Geen gemiste berichten meer: elk verzoek wordt op één plek bijgehouden. Niets raakt verloren in een inbox.
- Betere prognoses: U kunt in de toekomst kijken. U weet bijvoorbeeld dat uw team over drie weken beschikbaar is voor nieuwe opdrachten.
- Hogere winstgevendheid: Door projecten vroegtijdig te beoordelen en gebruik te maken van ingebouwde budgetplanning kunt u voorkomen dat u “onrendabel” werk aanneemt dat uw tijd opslokt.
Onmisbare PSA-functies voor projectaanmelding
Als je op zoek bent naar een hulpmiddel voor publieke voorlichting, zorg er dan voor dat het de volgende functies heeft om je te helpen bij de informatie-inname:
- Aangepaste intakeformulieren: Maak een professionele link die u naar cliënten kunt sturen, waarmee hun antwoorden direct in uw systeem worden ingevoerd. Met OneDesk kunt u verschillende soorten gestandaardiseerde, aangepaste formulieren maken.
- Heatmaps voor resourcebeheer: een visuele manier om te zien wie het druk heeft en wie niet. Zo zie je gemakkelijk of je een nieuw project kunt aannemen. OneDesk biedt een werkbelastingsweergave waarin je de beschikbaarheid voor de komende dagen, weken of maanden kunt zien.
- Projecttemplates: Zodra een aanvraag is goedgekeurd, kunt u deze met één klik omzetten in een project met alle taken, mijlpalen en mappen al ingesteld. OneDesk bevat projecttemplates waarmee u eenvoudig nieuwe projecten kunt starten of offertes kunt opstellen.
- Statusbewaking: Laat uw verkoop-/supportteam precies zien waar een aanvraag zich bevindt (bijv. ‘In behandeling’, ‘Wachtend op goedkeuring’ of ‘Gepland’) zonder dat ze het productieteam hoeven lastig te vallen.
De kern van de zaak
Een rommelig intake-proces leidt tot een gestrest team en ontevreden klanten. Door OneDesk te gebruiken om het proces van het aannemen van nieuwe opdrachten te stroomlijnen, transformeert u uw bedrijf in een goed geoliede machine.
Ontdek het zelf met een gratis proefperiode van 14 dagen . Kom meer te weten door een gesprek met ons team in te plannen .