Subtaken zijn een populaire projectbeheer- en helpdeskfunctie in OneDesk. Subtaken zijn geweldig om ingewikkelde taken op te splitsen in kleinere. Een opvallend aspect van subtaken in OneDesk is het feit dat subtaken volledige taken zijn. In veel andere projectmanagementtoepassingen zijn subtaken ‘zwakke’ taken met beperkte mogelijkheden. Met OneDesk hebben subtaken dezelfde krachtige functies als een gewone taak. Taken en subtaken kunnen bijvoorbeeld worden toegewezen aan afzonderlijke personen, kunnen geplande schema’s hebben, kunnen levenscyclusstatussen hebben of kunnen in afzonderlijke mappen worden ondergebracht.
Roll-up verwijst naar de berekening van het voltooiingspercentage of de status van een bovenliggende taak, op basis van de voltooiing of status van de subtaken. Bij het werken met subtaken willen veel bedrijven dat de bovenliggende taken automatisch het voltooiingspercentage en/of de status van hun subtaken weergeven. Voor andere bedrijven is dit misschien niet ideaal. Daarom kan in OneDesk gekozen worden voor subtaak roll-up als beheeroptie.
Standaard voor nieuwe accounts & bestaande accounts:
Voor nieuwe accounts wordt het percentage voltooid van subtaken opgeteld bij de bovenliggende accounts. En de status van de bovenliggende status wordt berekend op basis van de statusstatus van subtaken. (Lees hieronder voor een uitleg van deze instellingen).
Voor bestaande accounts zijn overzichtsinstellingen niet ingeschakeld. Mogelijk hebt u al een samenvoeging van subtaken ingesteld via workflowautomatiseringen. U kunt nog steeds workflowautomatisering gebruiken om rollups uit te voeren, maar als u dat wilt, kunt u eerst de automatiseringen uitschakelen en in plaats daarvan subtaakrollup inschakelen en configureren in uw bedrijfsvoorkeuren.
Over de roll-up opties
Om uw instellingen voor het samenvatten van subtaken te configureren, gaat u naar Meer toepassingen → Beheer → Bedrijfsvoorkeuren.
Percentage voltooide berekeningen
De eerste configuratie is om de Rollup% voltooid in te stellen van subtaken naar ouders. Dit kan zowel aan als uit worden aangevinkt.
- Het optellen van het % voltooid van subtaken naar bovenliggende taken, berekent het percentage voltooid van de bovenliggende taak op basis van de gemiddelde percentages van zijn subtaak(en).
Opmerking: deze instellingen hebben geen invloed op de rollups naar mappen (berekend op basis van de som van alle taken en subtaken in de map).
Status Status Berekeningen:
- Statusstatus niet automatisch berekenen
- Taak- of subtaakstatussen worden niet automatisch berekend. (Workflow-automatiseringen kunnen onafhankelijk worden ingesteld en elke rollup worden uitgevoerd).
- Statusstatus berekenen van eigen %complete
- De status van de taak of subtaak wordt gewijzigd op basis van het eigen percentage en onafhankelijk van de bovenliggende of onderliggende taak. Als u bijvoorbeeld een subtaak instelt op 100%, wordt de status als voltooid gemarkeerd, maar wordt de status van de bovenliggende taak op geen enkele manier gewijzigd.
- Bereken de status van de bovenliggende status van het % voltooid van subtaken
- Bijv. De bovenliggende taak wordt ingesteld op in uitvoering wanneer het subtaakpercentage boven nul wordt ingesteld.
- Bereken de status van de bovenliggende status van de status van de subtaken
- Als u bijvoorbeeld de status van de subtaken instelt om te voltooien, worden de bovenliggende taken als voltooid gemarkeerd
Opmerking: als OneDesk een statusstatus voor u instelt, kiest het de eerste ‘Lifecycle Status’ onder die status. Om dit te wijzigen, kunt u uw levenscyclusstatussen opnieuw ordenen.
Zie gerelateerde artikelen voor details over de levenscyclusstatussen van artikelen.
Subtaakstructuurweergave
Zoals eerder vermeld, zijn subtaken in OneDesk volledig uitgeruste items die kunnen worden afgesplitst, onafhankelijk kunnen worden verplaatst en een volledige levenscyclus kunnen doorlopen. Dit betekent dat in de mapstructuurweergave subtaken mogelijk niet onder hun bovenliggende map staan.
In de weergave ‘Subtakenstructuur’ worden subtaken onder hun bovenliggende groep gegroepeerd, ongeacht waar ze zich in uw mappenhiërarchie bevinden.
De subtaakstructuurweergave bevindt zich aan de linkerkant in uw systeemweergaven met de tickets en taken-applicaties.
Schakel de subtakenstructuurweergave in:
De subtakenstructuur is een systeemweergave die standaard is uitgeschakeld voor bestaande accounts. Je kunt het laten zien door het ‘ Beheer weergaven ‘ paneel aan de linkerkant van je tickets of taken applicatie te openen en aan te zetten.
Details van de subtaakstructuurweergave:
- De subtakenstructuur kan zelfs subtaken weergeven die zich in verschillende projecten bevinden (hoewel dit niet wordt aanbevolen), zolang u toegang hebt tot dat project.
- De subtakenstructuur volgt uw huidige selectie op projectniveau (zoals elke weergave), maar als subtaken zich in projecten buiten de huidige selectie bevinden (nogmaals, niet aanbevolen), zullen we ze in deze weergave grijs weergeven. Hiervoor moet u toegang hebben tot het project waar het zich bevindt.
- Als een subtaak zich in een gearchiveerd project bevindt, ziet u deze niet in de boomstructuur als ‘ Gearchiveerde projecten weergeven ‘ is uitgeschakeld. Je zult het echter nog steeds zien in het detailvenster van de ouder.
Groeperen op bovenliggende/subtaak is een groeperingsoptie, dus u kunt uw eigen aangepaste weergaven maken met deze groepering.
