OneDesk is een flexibele en aanpasbare helpdesk- en projectbeheertool, die aangepaste velden en levenscyclusstatussen mogelijk maakt. Op deze manier kan OneDesk worden gebruikt voor veel verschillende teams en workflows. Het volgende artikel bespreekt een handige functie van OneDesk genaamd ‘validatie bij statuswijziging’. Deze functie helpt uw team minder fouten te maken bij het werken aan tickets of taken door hen te vragen acties uit te voeren voordat een levenscyclusstatus wordt gewijzigd.
Wat is validatie bij statuswijziging?
Validatie bij statuswijziging of “Prompt to Complete” is een instelling die kan worden toegepast op de levenscyclusstatus van een ticket of taak. De validatie bij statuswijziging past een regel toe op de opgegeven levenscyclusstatus. De regel zal een persoon vragen om een actie (of acties) uit te voeren voordat de levenscyclusstatus kan worden gewijzigd. U kunt bijvoorbeeld een validatie instellen die een persoon vraagt om een urenstaat in te vullen voordat de taak wordt voltooid.
Maak een validatie bij statuswijziging
U kunt een validatie op statuswijziging toepassen op elke ticket- of taaklevenscyclusstatus, inclusief uw aangepaste statussen .
Stap 1 : Om een nieuwe validatie aan te maken, klik op Administratie → Tickets/Taken → Statussen beheren .
Stap 2: Klik in het pop-upvenster op het pictogram onder “Prompt to Complete” naast de status waarvoor u een validatie wilt maken. Als u bijvoorbeeld wilt dat uw team een veld invult voordat de status is ingesteld op ‘in uitvoering’, selecteert u die status.
Stap 3: Selecteer welke velden u een gebruiker wilt laten invullen vóór de statuswijziging. U kunt meerdere velden voor prompts selecteren, inclusief aangepaste velden die u hebt geconfigureerd. Hieronder stel ik bijvoorbeeld de prompts van “Timesheets” en “Voltooiing” in voor de status “Gesloten”.
Validatie gebruiken bij statuswijziging
Wanneer de gebruiker nu probeert de levenscyclusstatus te wijzigen, verschijnt er een prompt die de gebruiker waarschuwt en de vereiste velden markeert. Hieronder probeer ik bijvoorbeeld mijn taak te wijzigen om te voltooien. De prompt geeft een rode waarschuwing weer en markeert de benodigde velden voordat de status kan worden gewijzigd.
Let op: Het veld hoeft alleen maar ingevuld te worden. U kunt geen specifieke criteria selecteren om aan het veld toe te voegen. Als u bijvoorbeeld ‘Voltooiing’ selecteert, kan elk voltooiingspercentage worden gebruikt om de status te valideren. Met andere woorden, u kunt niet eisen dat de voltooiing 100% is.
Deze nuance is van toepassing op velden met standaardwaarden. Als uw aangepaste veld bijvoorbeeld een standaardwaarde heeft, kan de status worden voltooid zonder dat een gebruiker het veld hoeft in te vullen.
Opmerking : Het is mogelijk om een status te wijzigen zonder een prompt te genereren, zoals bij workflowautomatiseringen. Bijvoorbeeld de automatisering: elke taak wijzigen in 100% voltooid –> statusstatus wijzigen in “Voltooien zal de status wijzigen ongeacht of het gevalideerde veld is ingevuld.