Vertaling:
Non-profitorganisaties functioneren als elk ander bedrijf, ook al is winst niet het primaire doel. Met beperkte middelen en financiering van de overheid, leden en donateurs, hebben non-profitorganisaties moeite om te investeren in software en tools die hun workflow kunnen transformeren. Dit maakt het een uitdaging om de juiste software te kiezen die hun werklast zou kunnen verminderen. Deze organisaties hebben oplossingen nodig voor stakeholdermanagement, een kennisbank om vragen te beantwoorden en projectmanagement om fondsenwervers of vrijwilligersprogramma’s te plannen. Daarom is het logisch om veelzijdige software te selecteren met veelzijdige functies die zich op een of meer functies kunnen richten.
OneDesk is een combinatie van HelpDesk en Projectmanagement in één applicatie. Met OneDesk kunt u uw klanten ondersteunen en projecten beheren zonder dat u meerdere applicaties hoeft aan te schaffen, te leren, te integreren en te wisselen. OneDesk biedt een kant-en-klare oplossing voor non-profitorganisaties om automatisch verzoeken van belanghebbenden vast te leggen en op tijd te beantwoorden. Als deze verzoeken extra werk van uw kant vereisen, kunnen taken aan uw teams worden toegewezen en binnen projecturen worden uitgevoerd.
In dit paneel kunt u projecten en portfolio’s maken. Deze portfolio’s fungeren als containers voor uw projecten. Portfolio’s kunnen een titel krijgen op basis van de naam van de klant, de organisatie van de klant, het projecttype of de afdelingen in uw bedrijf die de toegewezen projecten beheren.
Hiermee kunt u de projecten organiseren die verband houden met hun respectievelijke portefeuilles. U kunt dan monitoren hoe de projecten in dit specifieke portfolio vorderen.
In elk van deze projecten kunt u de vragen van belanghebbenden en geplande opdrachten bekijken met behulp van de applicaties Tickets en Taken.
Met de ticketapplicatie kunt u supporttickets volgen en beheren die binnenkomen als gevolg van verzoeken van belanghebbenden. Deze verzoeken kunnen op meerdere manieren worden ingediend.
De eerste manier is door het verzoek te ontvangen via de live chat-applicatie op uw website. De live chat-applicatie van OneDesk is een klantgerichte applicatie die is gericht op het bevorderen van communicatie met belanghebbenden. U kunt de app aanpassen door uw bedrijfskleuren, logo en BOT-avatar toe te voegen. Zodra de donateur u een bericht stuurt via livechat, kunnen uw teamleden dit in hun Messenger-toepassing bekijken, antwoorden en het ticket van het gesprek maken. Daarbij koppelt OneDesk het ticket en het gesprek aan elkaar, zodat jouw team alle benodigde data vanaf één platform kan bekijken.
De tweede manier is door uw ondersteunings-e-mail automatisch door te sturen naar het e-mailadres dat u hier vindt. Wanneer een belanghebbende een e-mail stuurt naar uw ondersteunings-e-mailadres, zal OneDesk die e-mail vastleggen en een ticket genereren. Alle kritieke informatie in de e-mail wordt op het ticket vastgelegd.
Telkens wanneer een belanghebbende of een donor een e-mailverzoek verzendt, maakt OneDesk automatisch een klantrecord aan en categoriseert de aanvrager van het ticket op basis van hun organisatie. Als alternatief kunnen uw donateurs, vrijwilligers of bijdragers ook tickets indienen via de klantportalfunctie die OneDesk biedt.
Met dit portaal kunnen uw belanghebbenden tickets naar u verzenden, communiceren met uw teamleden en hun tickets beoordelen. U kunt weergaveopties inschakelen voor potentiële en bestaande donateurs of andere eindgebruikers om tickets te filteren op het type ticketverzoek, het project waartoe het behoort en meer.
U kunt aanpasbare webformulieren instellen die uw belanghebbenden kunnen invullen, waardoor tickets op uw dashboard worden gegenereerd. Deze formulieren kunnen de belanghebbenden vragen om informatie te verstrekken die u nodig hebt om het probleem op te lossen. U kunt ook aangepaste workflows maken die met deze formulieren beginnen.
Het standaard webformulier ziet er als volgt uit. Klik hier om dit webformulier aan te passen. U kunt bepaalde velden naar wens instellen, bestaande velden hernoemen en extra velden toevoegen, inclusief aangepaste velden.
U kunt bijvoorbeeld een webformulier maken voor potentiële donateurs die mogelijk vragen hebben over uw donatieprogramma’s. Ze kunnen naar uw klantenportaal navigeren en het webformulier met de titel ‘Donatieprogramma’s’ selecteren. U kunt vervolgens de standaard- of aangepaste velden toevoegen om de juiste informatie vast te leggen die nodig is om het ticket op te lossen. U kunt deze velden ook zo configureren dat ze verplicht zijn om ervoor te zorgen dat alle benodigde informatie wordt vastgelegd.
Zodra uw donateur het geselecteerde webformulier heeft ingevuld, genereert u een ticket in uw Ticket-applicatie in OneDesk.
Met het ticket kunt u de details zien die op het webformulier zijn ingevuld. U kunt dit ticket vervolgens toewijzen aan een specifieke persoon, team of afdeling. Met OneDesk kunt u meerdere teamleden en afdelingen aan een ticket toewijzen. U kunt het handmatig toewijzen van teams echter elimineren door het proces te automatiseren.
Vaak houden non-profitorganisaties de verzoeken van hun belanghebbenden bij door die gegevens op te maken in Excel-bladen. U kunt uw Excel-bestand converteren naar een CSV-bestand en het importeren in uw OneDesk-account.
OneDesk kan uw workflow automatiseren en elke handmatige interventie elimineren om tickets naar het juiste team te routeren. Met de workflowautomatisering van OneDesk kunt u items naar teams en projecten routeren, automatisch antwoorden aan eindgebruikers, aangepaste meldingen toevoegen en nog veel meer.
Veel non-profitorganisaties gebruiken de workflowautomatisering van OneDesk om automatische toewijzingen in te stellen om de efficiëntie te maximaliseren. De manier om dit te doen is door naar je administratie-instellingen te gaan en op het ticket-tabblad te klikken.
U kunt nieuwe workflowautomatiseringen maken of een bestaande bewerken. Selecteer de gebruiker of teams die je wilt aanwijzen voor het specifieke tickettype. Op deze manier rouleert de toewijzing tussen de gebruikers telkens wanneer een nieuw ticket wordt gemaakt. Zo kan uw team hun werklast efficiënter beheren. Een gelijkmatig verdeelde ticketrotatie stelt u in staat om de beste service aan uw belanghebbenden te bieden.
Een andere manier om uw efficiëntie te verhogen, is door een automatisering te gebruiken om te reageren op tickets van uw belanghebbenden. U kunt dit doen door eenvoudig een automatisch antwoord te maken dat door uw BOT wordt gegenereerd. Hierdoor wordt de aanvrager geïnformeerd dat er aan jouw kant een ticket is gemaakt en dat er aan wordt gewerkt door je team.
Communicatie is een essentieel onderdeel van de relaties met belanghebbenden. Daarom is het noodzakelijk om eventuele e-mails van leden, donateurs of vrijwilligers op te volgen.
Als een belanghebbende zijn ticket wil opvolgen, kunnen ze reageren via e-mail of rechtstreeks vanuit de portal conversaties maken. Dit bericht verschijnt in de messenger en wordt ook gekoppeld aan dat specifieke ticket.
Uw teamleden kunnen dit bestaande gesprek beantwoorden om met de eindgebruiker te communiceren, of kunnen interne berichten maken voor hun teamleden. Interne gesprekken zijn verborgen voor eindgebruikers omdat het wordt weergegeven als een ‘Intern antwoord’. Dit is handig omdat het teamleden in staat stelt het ticket op te lossen door middel van gezamenlijke inspanningen en nauwkeurigere informatie aan de belanghebbende te verstrekken.
Daarnaast kunnen belanghebbenden betrokkenheid ook initiëren via de Livechat-toepassingsfunctie in OneDesk. Met de livechat kunnen uw belanghebbenden bijlagen verzenden en realtime gesprekken voeren. Omdat chatformaten onmiddellijk van aard zijn, kunnen vragen of problemen onmiddellijk door uw teamleden worden opgelost. Afgezien daarvan geeft de livechatfunctie van OneDesk ook tijdstempels aan het gesprek, waardoor uw team de gesprekstijd kan controleren in geval van een geschil.
Tickets vereisen onmiddellijke actie en kunnen snel worden opgelost. Wanneer een ticket echter een tweeledige taak wordt die extra werk of planning met zich meebrengt, wordt het een taak. U kunt die tickets omzetten in een taak of eenvoudig een nieuwe taak maken in de Taak-toepassing. Laten we vervolgens eens kijken naar de projectbeheerkant van OneDesk.
Uw teamleden kunnen hun tijd aan taken registreren in OneDesk en het voltooide percentage van de toegewezen taken invoeren. Werk wordt geregistreerd door een urenstaat te maken of een taaktimer uit te voeren. Bij het indienen van een urenstaat vult u in hoeveel werk er is verzet, de huidige status van dit item, percentage voltooid, enz.
U kunt bijvoorbeeld een groot project opsplitsen door een inzamelingsactie te plannen in eenvoudige taken door deze toe te wijzen aan uw teamleden op basis van hun expertise. U kunt ook een planning maken voor een specifieke taak, zodat u uw projecturen kunt beheren.
We begrijpen dat het plannen van inzamelingsacties en het schrijven van de uitrol van het evenement samenwerking vereist. In dat geval kunt u gesprekken voeren vanuit het taakformulier. Door samen te werken met uw teamleden, kunt u werk van hogere kwaliteit produceren en alle details behandelen die verband houden met het plannen van evenementen. U kunt ook belangrijke mappen bijvoegen en verzenden naar meerdere personen of teams, zodat ze de bijlagen snel kunnen vinden en naar hun computers kunnen downloaden.
U kunt uw taken organiseren binnen de projectstructuur of ze toevoegen aan verschillende mappen of portfolio’s binnen het project. U kunt een projectsjabloon maken voor soortgelijke terugkerende projecten, zoals uw jaarverslagen of nieuwsbrieven. Kloon het project eenvoudig elke keer dat u aan een soortgelijk project werkt.
U kunt de standaard of aangepaste weergave-opties gebruiken om de voortgang van deze taken te volgen. De standaard weergavelay-outs in OneDesk zijn als volgt:
De structuurweergave rangschikt tickets of taken in een hiërarchie.
De vlakke weergave toont de tickets en taken zonder de hiërarchiestructuur.
Het Gantt-diagram toont uw planning versus uw werkelijke werk en stelt u in staat taakafhankelijkheden te creëren om uw teamleden ertoe te brengen de ene taak af te maken voordat ze aan de volgende beginnen.
Het Statusbord rangschikt alle taken op hun levenscyclusstatus. U kunt de taak slepen en neerzetten om de status te wijzigen.
De kalenderweergave toont alle takenschema’s om u op de hoogte te houden wanneer een taak moet worden uitgevoerd.
Het dashboard organiseert alle tickets in de vorm van grafieken en cirkeldiagrammen. Deze grafieken zijn in verschillende formaten te downloaden. U kunt de grafieken gebruiken voor uw jaarverslag, nieuwsbrieven of elk ander rapport voor uw stakeholders.
Op OneDesk kunt u alle weergaven maken die u nodig hebt om uw tickets en taken te beheren. Met Mijn weergaven kunt u weergaven aanpassen aan uw vereisten. Om uw gepersonaliseerde weergaven te maken, moet u een lay-out selecteren en filters, groepen en kolommen toevoegen.
Met OneDesk kunt u urenstaatrapporten maken, dit zijn CSV-bestanden die kunnen worden geïmporteerd in Microsoft Excel. Deze rapporten zijn gegevensrecords van eigenschappen van urenstaten die worden weergegeven in een gegevensindeling in tabelvorm. Itemnaam, prioriteit, factureringstype, naam van de aanvrager zijn enkele noodzakelijke informatie die kan worden weergegeven in de urenstaatrapporten. Andere kritieke informatie, zoals het voltooide percentage, kan echter worden weergegeven voor interne rapportage. OneDesk timesheet-applicatie stelt de beheerder in staat om dieper te graven bij het maken van rapporten. Daarom kunnen urenstaatrapporten interne gegevens bevatten, zoals de naam van de toegewezen persoon, het aangestelde team en meer.
U kunt ook meer diepgaande rapporten maken in OneDesk.
U vraagt zich misschien af hoe alle partijen op de hoogte kunnen blijven. Standaard gaan e-mailmeldingen naar de ticketvolgers voor statuswijzigingen of berichten die u verzendt. Evenzo kunnen uw belanghebbenden updates zoeken in hun klantenportaal en kunnen aanvullende meldingen met workflowautomatiseringen worden ingesteld.
Daarnaast vind je hier integraties met andere diensten.
Met OneDesk kunt u al uw werk op één platform doen. U kunt eenvoudig integreren met boekhoudsoftware zoals QuickBooks en uw financiële rapporten maken zonder uit te loggen bij uw OneDesk-account. Daarnaast kunt u ook integreren met andere applicaties. OneDesk heeft ingebouwde integraties waarmee u naadloos kunt integreren met andere services. U kunt ook integreren met de 2000+ applicaties die door Zapier worden ondersteund.
OneDesk heeft alle mogelijkheden om uw workflow te stroomlijnen. Met OneDesk kunt u uw ondersteuningstickets vastleggen, automatiseren, beheren en volgen, zodat u en uw team de nodige maatregelen kunnen nemen om het probleem onmiddellijk op te lossen. Met de projectbeheerfuncties van OneDesk kunt u werk toewijzen aan het juiste team en de voortgang van uw projecten volgen in meerdere weergavelay-outs.
Uw teamleden kunnen hun urenstaten voor al hun werk indienen, zodat u uw uren beter kunt beheren. Daarnaast helpt OneDesk ook om uw stakeholders op de hoogte te houden. Via klanttoepassingen zoals webformulieren en klantportalen kunnen uw leden, donateurs, vrijwilligers en bijdragers contact met u opnemen met specifieke verzoeken, waardoor de problemen die gepaard gaan met lange e-mailthreads worden geëlimineerd.
Als non-profit komt u in aanmerking voor 30% korting op elk abonnement van OneDesk. Meld u aan voor een gratis proefversie en als u vragen heeft, zijn we er om u op weg te helpen.