Vertaling:
Projectmanagement voor creatief ontwerp is afhankelijk van communicatie om visuele ideeën om te zetten in concrete plannen. De voortgang van deze plannen hangt af van teamsamenwerkingen en constante feedback van klanten van begin tot eind. Als gevolg hiervan hebben creatieve projecten een langere tijdlijn, frequente herzieningen en een constante herstructurering van taakprioriteit. Maar net als bij elk ander project zijn er deadlines en budgetten die moeten worden gehaald om kwaliteitswerk te leveren. Daarom is het absoluut noodzakelijk om te investeren in een robuust systeem dat de organisatie, flexibiliteit en contactbeheer biedt om de creatieve capaciteiten van het team te maximaliseren.
OneDesk is een combinatie van HelpDesk en Projectmanagement in één applicatie. Met OneDesk kunt u uw klanten ondersteunen en projecten beheren zonder dat u meerdere applicaties hoeft aan te schaffen, te leren, te integreren en te wisselen. OneDesk maakt het u gemakkelijk om proactieve ondersteuning te bieden, wat resulteert in betere communicatie en sterkere klantrelaties. Op het gebied van projectbeheer kunt u met OneDesk taken maken en deze in projecten of portfolio’s organiseren, die vervolgens aan uw teamleden kunnen worden toegewezen en in meerdere weergavelay-outs kunnen worden gevolgd.
In dit paneel kunt u projecten en portfolio’s maken. Deze portfolio’s fungeren als containers voor uw projecten. Portfolio’s kunnen een titel krijgen op basis van de naam van de klant, de organisatie van de klant, het projecttype of de afdelingen in uw bedrijf die de toegewezen projecten beheren.
Eclectic Studios is een videoproductiebedrijf met afdelingen als grafisch ontwerp, contentmanagement, audioworks, productie en meer. De studio bevat een reeks contactformulieren voor zakelijke vragen, offerteaanvragen en sollicitatievragen op hun website. Deze contactformulieren genereren klantverzoeken, die vervolgens worden georganiseerd in portfolio’s op basis van de afdelingsnaam en projecten die zijn gewijd aan de specifieke klantvraag.
We hebben bijvoorbeeld een portfolio gemaakt met de naam Online Inquiries. Dit portfolio bevat meerdere projecten waaronder contactaanvraag voor nieuwe opdrachten, offerteaanvraag en werkmogelijkheden. Elk van deze projecten bevat klantverzoeken en geplande opdrachten die kunnen worden bekeken met de toepassing Tickets en Taak.
Uw klanten kunnen contact met u opnemen via uw online kanalen zoals uw e-mail, website-contactformulieren of live chats. OneDesk legt de details van deze verzoeken vast en maakt tickets van alle kanalen in één uniforme weergave. Tickets vereisen onmiddellijke aandacht en kunnen direct worden opgelost. In OneDesk kun je op meerdere manieren tickets aanmaken.
De eerste manier is door uw ondersteunings-e-mail automatisch door te sturen naar het e-mailadres dat u hier vindt. Wanneer een klant een e-mail naar uw ondersteunings-e-mailadres stuurt, zal OneDesk die e-mail vastleggen en een ticket genereren. Alle kritieke informatie in de e-mail wordt op het ticket vastgelegd.
De tweede is door een verzoek te ontvangen via de livechat-applicatie. De live chat-applicatie van OneDesk is een klantgerichte applicatie die de communicatie met uw klanten in realtime bevordert. U kunt het chatvenster aanpassen met uw logo, bedrijfskleurenschema en een BOT-avatar toevoegen. Zodra de klant u een bericht stuurt via livechat, kunnen uw teamleden dit in hun Messenger-toepassing bekijken, antwoorden en het ticket van het gesprek maken. Daarbij koppelt OneDesk het ticket en het gesprek aan elkaar, zodat jouw team alle benodigde data vanaf één platform kan bekijken.
Telkens wanneer een klant een e-mailverzoek verzendt, maakt OneDesk automatisch een klantrecord aan en categoriseert de aanvrager van het ticket op basis van hun organisatie. Als alternatief kunnen uw klanten contact met u opnemen via webformulieren die alle informatie vastleggen en tickets genereren op uw dashboard.
Uw klanten hebben toegang tot uw portal om u vragen te stellen. Deze vragen kunnen gaan over zakelijke vragen of over offerteaanvragen, die u vervolgens via webformulieren kunt indienen.
Eenmaal ingediend, kunnen uw klanten communiceren met uw teamleden en hun tickets bekijken. Om de vertrouwelijkheid van deze informatie te behouden, kunt u van uw klanten eisen dat ze zich aanmelden bij de portal om de voortgang van hun ondersteuningstickets bij te houden. Bovendien kunt u bepalen wat uw klanten kunnen zien en op rollen gebaseerde toegang verlenen om vertrouwelijke informatie te verwerken. U kunt ook weergaveopties voor klanten inschakelen om tickets te filteren op het type ticketverzoek, het project waartoe het behoort en meer.
Webformulieren leggen alle benodigde informatie van uw klanten vast en genereren tickets op uw dashboard. U kunt meerdere webformulieren maken in OneDesk. Deze formulieren zijn gekoppeld aan specifieke tickettypes, ze organiseren en scheiden de ene van de andere. Om webformulieren te genereren, moet u naar de Beheerinstellingen in OnDesk gaan en vervolgens naar Klant-apps scrollen om Webformulieren te selecteren. Kies een tickettype om het webformulier te maken en voer alle eigenschappen in die aan het formulier zijn gekoppeld.
Het standaard webformulier bevat 3 basiseigenschappen: onderwerp, beschrijving en bijlagen. Wanneer het ticket wordt gegenereerd op uw dashboard, worden het onderwerp, de beschrijving en bijlagen ook vastgelegd in het ticket.
In OneDesk kunnen webformulieren worden aangepast door aangepaste velden toe te voegen. Om aangepaste velden te maken, moet u eerst bepalen welk type informatie u van uw klanten wilt verzamelen. U kunt velden kiezen op basis van tekst, aantal, datum, kosten en keuze en vervolgens het aangepaste veld de juiste naam geven op basis van uw selectie. Deze velden kunnen naar wens worden ingesteld om belangrijke informatie van uw klanten vast te leggen.
U kunt bijvoorbeeld een webformulier maken voor klanten die mogelijk vragen hebben over uw uitlegvideo’s. Ze kunnen naar uw klantenportaal navigeren en het webformulier met de titel ‘Explainer Videos’ selecteren. U kunt vervolgens de standaard- of aangepaste velden toevoegen om de juiste informatie vast te leggen die nodig is om het ticket op te lossen. U kunt deze velden ook zo configureren dat ze verplicht zijn om ervoor te zorgen dat alle benodigde informatie wordt vastgelegd.
Zodra uw klant het geselecteerde webformulier heeft ingevuld, genereert u een ticket in uw Ticket-applicatie in OneDesk.
Met het ticket kunt u de details zien die op het webformulier zijn ingevuld. U kunt dit ticket vervolgens toewijzen aan een specifieke persoon, team of afdeling. Met OneDesk kunt u meerdere teamleden en afdelingen aan een ticket toewijzen. U kunt het handmatig toewijzen van teams echter elimineren door het proces te automatiseren.
Workflow-automatiseringen zijn regels waarmee u acties in OneDesk kunt automatiseren. Deze automatiseringen bevatten 3 elementen: filters, triggers en acties. De blauwe tags vertegenwoordigen uw tickettype en dienen als filters, de oranje tag staat voor de triggergebeurtenis, terwijl de groene tag de acties vertegenwoordigt die OneDesk zal ondernemen wanneer deze triggergebeurtenis op deze items plaatsvindt. Zodra de regels zijn ingesteld, genereert OneDesk een naam voor uw automatisering. Anders heeft u de mogelijkheid om de automatisering te hernoemen.
OneDesk kan uw workflow automatiseren en elke handmatige interventie elimineren om tickets naar het juiste team of project te routeren. Met Workflow-automatiseringen van OneDesk kunt u items naar teams en projecten routeren, automatisch antwoorden op klanten, aangepaste meldingen toevoegen en nog veel meer. Om uw automatiseringen aan te maken, navigeert u naar uw administratie-instellingen en klikt u vervolgens op het ticket-tabblad en scrolt u vervolgens naar beneden naar Workflow-automatiseringen.
U kunt nieuwe workflowautomatiseringen maken of een bestaande bewerken. Als een potentiële klant bijvoorbeeld een aanvraag indient over New Business, kunt u dit ticket doorsturen naar uw verkoopafdeling en tussen gebruikers rouleren telkens wanneer een nieuw ticket wordt aangemaakt. Een gelijkmatig verdeelde ticketrotatie stelt u in staat om de beste service aan uw klanten te bieden.
Een andere manier om uw efficiëntie te verhogen, is door automatisering te gebruiken om uw klanten op de hoogte te stellen van de updates van hun aangevraagde tickets. Dit houdt de klant op de hoogte en elimineert de noodzaak om e-mails te sturen om te informeren naar de ticketstatus.
Communicatie is de sleutel in creatieve industrieën, omdat ideeën moeten worden uitgedrukt aan klanten en teamleden. In OneDesk kunt u op meerdere manieren met uw klanten communiceren.
Als klanten hun ticket willen opvolgen, kunnen ze reageren via e-mail of rechtstreeks vanuit de portal conversaties maken. Dit bericht verschijnt in de messenger en wordt ook gekoppeld aan dat specifieke ticket.
Uw teamleden kunnen dit bestaande gesprek beantwoorden om met de eindgebruiker te communiceren of interne berichten voor hun teamleden maken. Interne gesprekken zijn verborgen voor uw klanten omdat het wordt weergegeven als een ‘Intern antwoord’.
Door de @gebruikersnaam of @afdelingsnaam te typen, kunt u uw bericht overbrengen aan deskundige teamleden of afdelingen die het beste geschikt zijn om uw vragen te beantwoorden. De messenger-applicatie stelt uw team in staat om uw dagelijkse correspondentie uit te voeren en vermindert de lange responstijd die gepaard gaat met e-mails. De messenger-toepassing is vooral effectief omdat het een snel antwoord aanmoedigt en vertragingsoplossingen elimineert die nodig zijn voor het succes van het project.
Bovendien kunnen klanten betrokkenheid ook initiëren via de Livechat-toepassingsfunctie in OneDesk. Soms is het gemakkelijker om een afbeelding, pdf-instructies of spreadsheets te delen dan de informatie in de chat uit te typen. Met de live chat-applicatie van OneDesk kunnen uw klanten bijlagen tot 350 MB verzenden. Deze bijlagen worden vastgelegd in de tickets en worden beschikbaar gemaakt voor uw teamleden om rechtstreeks naar hun computers te downloaden.
Omdat chatformaten onmiddellijk van aard zijn, kunnen vragen of problemen onmiddellijk door uw teamleden worden opgelost. Afgezien daarvan zorgt de livechatfunctie van OneDesk voor tijdstempels van het gesprek, waardoor uw team de gesprekstijd kan controleren in geval van een geschil.
Degenen die in de creatieve industrie werken, jongleren met meerdere projecten tegelijk. Deze projecten zijn conceptueel en vanuit inspiratie ontwikkeld. Dit maakt het projectplanningsproces moeilijk omdat er geen strikte sequentiële tijdlijn is. In feite is het heel gewoon om van de ene taak naar de andere te springen.
In OneDesk kun je deze projecten opsplitsen in taken. Taak kan worden gedefinieerd als werk dat zorgvuldige planning en uitvoering vereist. U kunt een ticket omzetten in een taak of eenvoudig een nieuwe taak maken in de Taak-toepassing.
Uw teamleden kunnen hun tijd aan taken registreren in OneDesk en het voltooide percentage van de toegewezen taken invoeren. Werk wordt geregistreerd door een urenstaat te maken of een taaktimer uit te voeren. Bij het indienen van een urenstaat vult u in hoeveel werk er is verzet, de huidige status van dit item, percentage voltooid, enz.
Voor grafisch ontwerpers omvat het design thinking-proces drie fasen: inspiratie, ideevorming en implementatie. De eerste taak in het project omvat het brainstormen over ideeën en concepten met het team. Zodra de ideeën zijn genoteerd, gaan de teamleden door naar de tweede fase van het project, namelijk onderzoek. Zodra het onderzoek is voltooid en de ideeën zijn geconceptualiseerd, zal het team het aan de klant laten zien en wachten op goedkeuring of feedback. Als er feedback is gegeven, zal het team het ontwerpconcept herzien totdat de klant zich afmeldt. Zodra het concept is goedgekeurd, gaat het team verder met het kunstwerk, de schets en vervolgens het ontwerp. Elke stap vereist goedkeuring van de klant en kan meerdere revisies vereisen totdat het eindproduct klaar is.
Simpel gezegd, elke stap vereist samenwerking met de klant en teamleden. Het grafische ontwerpteam zal bijvoorbeeld bij elke stap hun concept met het videoproductieteam delen om ervoor te zorgen dat hun ontwerpconcepten passen bij het thema van de video. In OneDesk voer je gesprekken vanuit de taakformulieren. Dit stelt u in staat om met alle partijen in gesprek te gaan en helpt u bij het eenzijdig nemen van beslissingen. Naast het voeren van gesprekken, kunt u ook belangrijke mappen bijvoegen en verzenden naar meerdere personen of teams, zodat ze de bijlagen kunnen lokaliseren en snel naar hun computers kunnen downloaden.
U kunt uw taken organiseren binnen de projectstructuur of ze toevoegen aan verschillende mappen of portfolio’s binnen het project. U kunt een projectsjabloon maken voor soortgelijke terugkerende projecten, zoals videoproductie.
Kloon het project eenvoudig elke keer dat u aan een soortgelijk project werkt. Op die manier kunt u elke keer dat u aan deze terugkerende projecten werkt een bestaande sjabloon hebben. Het is vooral handig omdat je de mogelijkheid hebt om de items en eigenschappen te selecteren die je van het originele project naar het kloonproject wilt kopiëren.
OneDesk heeft een aantal unieke weergaven die u helpen uw taken te analyseren. Met OneDesk-weergaven kunnen teamleden lopende activiteiten met betrekking tot alle items visualiseren, wat u vervolgens helpt bij het correct prioriteren en bij het nemen van slimmere beslissingen.
De weergave Gantt-diagrammen is met name handig voor efficiënte projectplanning, werklast en prestatiebeheer. Gantt-diagrammen bestaan uit horizontale balken die de planning van een project op een horizontale tijdlijn aangeven. Elke balk vertegenwoordigt een taak, waarbij het linkeruiteinde van de balk de startdatum van de taak aangeeft en het rechteruiteinde van de balk de einddatum van de taak. In OneDesk hebben we twee soorten Gantt-diagrammen: Gantt-diagrammen op taakniveau (waarbij de balken taken vertegenwoordigen) en Gantt-diagrammen op projectniveau (waarbij de balken projecten voorstellen). U kunt taken koppelen om taakafhankelijkheden te creëren, zodat uw teamleden de ene taak afmaken voordat ze aan de volgende beginnen. U kunt de taakafhankelijkheden ook herstructureren door de functie slepen en neerzetten te gebruiken. Zodra de taken aan elkaar zijn gekoppeld, berekent OneDesk het kritieke pad en geeft het uw team de totale projectduur. U kunt ook datumbeperkingen toevoegen om te voorkomen dat een taak op een later tijdstip wordt gepland. De Gantt-grafiek toont u ook uw planning versus uw werkelijke werk. De blauwe balken geven je planning aan, terwijl de groene balk de daadwerkelijke tijd aangeeft die door je team is geregistreerd. Door de blauwe balk naast de groene balk te hebben, kun je visueel vergelijken hoe goed je je projecturen hebt gepland.
U kunt ook de Status Board-weergave gebruiken om de status van uw taak bij te werken. Het statusbord is een eenvoudige weergave waarin elke taak wordt weergegeven als een kaart en u kunt uw kaart gewoon van de ene kolom naar de andere slepen en neerzetten om de status bij te werken. Deze functie helpt bij de niet-sequentiële tijdlijn van taken die bij creatief projectbeheer horen.
U en uw teamleden kunnen de dashboardweergave ook nuttig vinden. De dashboards bieden grafieken en statistieken om u te laten zien hoe uw projecten of tickets vorderen. U kunt het dashboard ook gebruiken om te vergelijken hoe project A het doet in vergelijking met project B. U vindt deze dashboards in de Dashboard-weergave van de applicatie “projecten”.
Daarnaast kunt u ook eenvoudigere weergavelay-outs gebruiken, zoals de boomstructuur en de vlakke weergave om uw taken te beheren. De structuurweergave rangschikt tickets of taken in een hiërarchie. De vlakke weergave toont de tickets en taken zonder de hiërarchiestructuur.
Op OneDesk kunt u alle weergaven maken die u nodig hebt om uw tickets en taken te beheren. Met Mijn weergaven kunt u weergaven aanpassen aan uw vereisten. Om uw gepersonaliseerde weergaven te maken, moet u een lay-out selecteren en filters, groepen en kolommen toevoegen.
U kunt bijvoorbeeld een weergave maken om de tijd bij te houden die teamleden aan elke afzonderlijke taak hebben besteed. Met deze functie kunt u de productiviteit van uw teamleden volgen, zodat uw teammanagers weten of taken opnieuw moeten worden toegewezen. Met OneDesk wordt het gemakkelijk om taken opnieuw toe te wijzen aan andere teamleden. U kunt het kaartbord in Kanban-stijl gebruiken en de weergave aanpassen om de taken van elk respectievelijk teamlid te zien en bepaalde taken te verplaatsen om het te distribueren naar een teamlid dat de beschikbaarheid heeft om eraan te werken.
Naast deze standaard weergave-indelingen en filtersystemen maakt u ook gebruik van de krachtige rapportagemogelijkheden van OneDesk.
U kunt rapporten over tickets, taken, projecten of portfolio’s genereren met behulp van bestaande rapportagesjablonen of door uw eigen sjablonen te maken. Rapporten worden handmatig of automatisch gemaakt – met behulp van het workflowautomatiseringssysteem van OneDesk. Ondersteunde rapportage-indelingen zijn pdf- en csv-indelingen en kunnen naar aangewezen e-mailadressen worden gemaild.
Urenregistratierapporten zijn vooral handig bij het werken aan complexe projecten. Dit komt omdat u een idee kunt krijgen van hoe de projecttijd werd gebruikt voor verschillende taaktypen en of het gerechtvaardigd was om die tijd te besteden. Hierdoor kunt u de nodige stappen ondernemen om uw projectplanningscapaciteiten te verbeteren en uw projectfactureringsuren beter te beheren.
Met OneDesk kunt u urenstaatrapporten maken, dit zijn CSV-bestanden die kunnen worden geïmporteerd in Microsoft Excel. Deze rapporten zijn gegevensrecords van eigenschappen van urenstaten die worden weergegeven in een gegevensindeling in tabelvorm. Itemnaam, prioriteit, factureringstype, naam van de aanvrager zijn enkele noodzakelijke informatie die kan worden weergegeven in de urenstaatrapporten. Andere kritieke informatie, zoals het voltooide percentage, kan echter worden weergegeven voor interne rapportage. OneDesk timesheet-applicatie stelt de beheerder in staat om dieper te graven bij het maken van rapporten. Daarom kunnen urenstaatrapporten interne gegevens bevatten, zoals de naam van de toegewezen persoon, het aangestelde team en meer.
U kunt systeem-e-mails inschakelen om nieuwe teamleden op de hoogte te stellen van hun gebruikersaccount of wachtwoordconfiguratie. Anders dan dat, kunt u uitnodigings-e-mails verzenden om klanten uit te nodigen om zich aan te melden voor uw klantenportaal. U kunt ook Workflow-automatiseringen instellen om de toegewezen personen eraan te herinneren wanneer hun taken moeten worden uitgevoerd en een afzonderlijke automatisering maken om de ticketvolger op de hoogte te stellen van elke statuswijziging of elk bericht dat u verzendt.
OneDesk heeft alle mogelijkheden om uw workflow te stroomlijnen. Met OneDesk kunt u uw ondersteuningstickets vastleggen, automatiseren, beheren en volgen, zodat u en uw team de nodige maatregelen kunnen nemen om het probleem onmiddellijk op te lossen. Met de projectbeheerfuncties van OneDesk kunt u werk toewijzen aan het juiste team en de voortgang van uw projecten volgen in meerdere weergavelay-outs.
Uw teamleden kunnen hun urenstaten voor al hun werk indienen, zodat u uw uren beter kunt beheren. Daarnaast helpt OneDesk ook om uw klanten op de hoogte te houden. Via klanttoepassingen zoals webformulieren en klantportalen kunnen uw klanten contact met u opnemen met specifieke verzoeken, waardoor de problemen die gepaard gaan met lange e-mailthreads worden geëlimineerd. Bovendien hebben klanten met de kennisbank van OneDesk toegang tot zelfbedieningsartikelen, waardoor u uw ticketbelasting aanzienlijk kunt verminderen.