Vertaling:
OneDesk is een applicatie die projectmanagement en helpdesk combineert. Met OneDesk kunt u problemen van klanten oplossen, bugs opsporen en aan ontwikkelingsprojecten werken, allemaal binnen één applicatie. Door de helpdesk- en projectmanagementapplicaties te combineren, centraliseert u al uw ontwikkel-, support- en testwerkzaamheden op één plek. U hoeft niet langer meerdere systemen aan te schaffen, te leren, te integreren en te wisselen tussen meerdere systemen om uw werk gedaan te krijgen. Omdat zowel het ontwikkelings- als het ondersteuningswerk samen worden beheerd, kunt u uw workflow stroomlijnen door tickets om te zetten in taken, releases te plannen die bugfixes en nieuwe functies combineren en een vlotte wederzijdse communicatie tussen uw klanten en uw interne teams te behouden.
In dit paneel kunt u projecten en portfolio’s maken. Uw portfolio’s zullen fungeren als containers voor uw projecten. Gebruik deze functie door uw portfolio’s zo te organiseren. U kunt de naam van een portfolio en de naam van de release een titel geven en vervolgens worden alle projecten die verband houden met die release in deze respectievelijke portfolio geplaatst. Hiermee kunt u het project in kaart brengen met betrekking tot hun respectievelijke kenmerken, producten of klanten. U kunt zien hoe de projecten vorderen in deze specifieke portefeuille, maar ook hoe de portefeuille van een klant verloopt. In elk van deze projecten kunnen we de tickets en taken in hun respectievelijke apps hier bekijken. Je kunt het totale aantal tickets in een portfolio en het totale aantal tickets in een project zien
Een ticket in OneDesk kan worden aangemaakt door uw huidige support-e-mail automatisch door te sturen naar het e-mailadres dat u hier momenteel vindt. Door met deze e-mail naar je administratie-instellingen te gaan onder tickets. Wanneer een klant een e-mail naar uw ondersteuningsmail stuurt, zal OneDesk die e-mail vastleggen en een ticket genereren. Het onderwerp van de e-mail wordt het onderwerp van het ticket, bijlagen worden vastgelegd en de hoofdtekst van de e-mail wordt de details van het ticket. Omdat OneDesk automatisch nieuwe klantrecords en nieuwe klantorganisaties aanmaakt van inkomende e-mails. Het enige dat u hoeft te doen, is de automatische e-mail doorsturen in te stellen om nieuwe tickets, klanten en klantorganisaties vast te leggen. Als alternatief kan uw softwarebedrijf tickets verzamelen met behulp van de klantportalfunctie die OneDesk biedt.
Via dit portaal kunnen uw klanten tickets naar u verzenden, communiceren met ontwikkelaars en de voortgang van hun tickets bekijken. U kunt filteropties voor klanten inschakelen zodat ze tickets in deze specifieke projecten kunnen bekijken. Klanten kunnen ook meldingen per e-mail ontvangen. U kunt aangepaste webformulieren instellen zodat klanten tickets kunnen indienen. Formulieren kunnen procesmatig een stap voorwaarts zijn, want bij formulieren kunt u een goed ingevuld ticket nodig hebben met alle informatie die u nodig heeft. U kunt ook geavanceerde aangepaste workflows maken die met deze formulieren beginnen. Het standaard webformulier ziet er als volgt uit. Om dit webformulier aan te passen, klikt u terug naar uw administratie-instellingen en klikt u op webformulieren. U kunt bepaalde velden verplicht maken, de namen wijzigen en extra velden toevoegen, inclusief aangepaste velden. U kunt ook aangepaste velden toevoegen om hun waarden rechtstreeks vanuit het raster te wijzigen.
Als u bijvoorbeeld een webformulier wilt maken voor wanneer een klant een bug in uw software meldt, kunt u een bugrapport maken. Ze kunnen naar uw klantenportaal navigeren en selecteren wat het webformulier bugrapport noemt. En u kunt de volgende velden toevoegen. U kunt bijvoorbeeld een webformulier maken voor wanneer een klant een bug in uw software meldt. Ze kunnen naar uw klantenportaal navigeren en het webformulier met de titel bugrapport selecteren. En u kunt de volgende velden toevoegen. U kunt bijvoorbeeld het bijlageveld toevoegen en verplicht maken. U kunt ook een extra eigenschap toevoegen die een aangepast veld kan zijn. Een die we hebben gemaakt, was het besturingssysteem.
Om aanvullende informatie aan het ticket toe te voegen, gaan we terug en vernieuwen het formulier, je ziet nu dat deze nieuwe velden zijn toegepast. U zult merken dat er bij sommige van deze velden een sterretje staat, wat betekent dat ze nodig zijn om dit ticket in te dienen. Zodra dit bug-webformulier is ingevuld, wordt er een ticket gegenereerd. En zo ziet het kaartje eruit. Om je flow te formaliseren. U kunt aangepaste formulieren maken met verplichte velden. Dus klant dient correct ingevulde tickets in. Deze bugrapporten kunnen worden gemeld door klanten of door test- en ondersteuningsteams en aangepaste velden door naar uw beheerinstellingen te navigeren onder tickets en door het gedeelte met aangepaste velden te navigeren. Hier kunt u extra aangepaste velden maken die u op webformulieren kunt plaatsen. U kunt aangepaste velden maken, zoals welk besturingssysteem u gebruikte, of het opnieuw opstarten van de software hielp. Kunt u het probleem nader toelichten, et cetera. Met dit soort aangepaste velden kunt u uw klantvereisten zo specifiek mogelijk formuleren. Zo beschikt u over alle benodigde informatie voor uw testers. Correct gelogde bugs, verkort de tijd om ze te reproduceren en repareer ze hier. Je kunt dit ticket toewijzen aan een specifieke ontwikkelaar of team. U klikt op een bord en selecteert de personen aan wie u dit ticket wilt toewijzen. Momenteel is het toegewezen aan Jennifer en Ebony. Je kunt het ook aan een heel team toewijzen als je dat wilt.
U kunt ook een ticket toewijzen aan een team en individuen kunnen hun toewijzingen maken. Bulktickets worden waarschijnlijk gemaakt door een tester of een klant. En dan zal de hoofdontwikkelaar deze tickets waarschijnlijk opnieuw toewijzen aan een ontwikkelaar. In OneDesk kan dit proces echter worden geautomatiseerd. OneDesk kan uw workflow automatiseren om het leven gemakkelijker te maken en uw productiviteit te verhogen. Dit omvat automatische toewijzingen, automatisch doorsturen van items naar projecten, automatische antwoorden aan klanten, aangepaste meldingen en nog veel meer. Veel softwarebedrijven gebruiken de workflowautomatisering van OneDesk om automatische toewijzingen in te stellen om de efficiëntie te maximaliseren. De manier om dit te doen is door naar je administratie-instellingen te gaan en op het ticket-tabblad te klikken. Hier vindt u de workflow-automatiseringen en kunt u doorgaan en een workflow-automatisering maken.
Stel nu dat elke keer dat een ticket binnenkomt, je wilt dat het wordt toegewezen door round robin, wat je kunt doen is wanneer een ticketitem wordt gemaakt, dan is de actie die we ondernemen om door round robin toe te wijzen. En u kunt de gebruikers of teams selecteren waaraan u het ticket wilt toewijzen. Dit betekent dat de opdrachten bij elke nieuwe ticketinzending rouleren, zodat het werk gelijkmatig wordt verdeeld onder je ontwikkelaars. U kunt tickets bij toerbeurt verdelen onder uw ontwikkelaars om ervoor te zorgen dat tickets gelijkmatig worden verdeeld en niet worden opgestapeld om een optimale service aan uw klanten te garanderen. Dit is slechts één manier van automatische toewijzing. Dus hier heb ik individuele mensen geselecteerd. En als er nu nieuwe items worden gemaakt, zullen we deze twee personen doorlopen. Een andere automatisering die helpt om de efficiëntie te maximaliseren, kan worden gevonden door hier naar het klanttabblad te gaan en de klantorganisatie te selecteren. Hier kunt u domeinen toevoegen aan de klantorganisatie, zodat elke keer dat een ticket binnenkomt met dit specifieke domein, het dienovereenkomstig kan worden gerouteerd. Hier leest u hoe u dat kunt instellen.
Als uw klant zijn tickets wil opvolgen, kunnen ze per e-mail antwoorden of de klantenportal gebruiken om een gesprek met ondersteuning aan te gaan en hun vragen te stellen. Als ze dat doen, zal het een gesprek genereren op het ticketdetailpaneel en zal de thread hier aan de rechterkant verschijnen, dit bericht zal ook verschijnen in de messenger-app, hier te vinden om ervoor te zorgen dat er geen bericht wordt gemist. Uw ondersteuningsteam kan nu reageren op dit bestaande derde deel van de antwoorden om met de klant te communiceren, of ze kunnen ervoor kiezen om intern een gesprek aan te gaan om met andere leden van uw team te communiceren. dit gesprek wordt verborgen voor klanten omdat het wordt gedefinieerd door interne berichten. Dit is handig wanneer een ontwikkelaar een probleem zou kunnen tegenkomen en dit ticket probeert op te lossen en verdere hulp van zijn teamleden nodig heeft. Ze kunnen ook iemand taggen of verwijzen naar een apart item in hun bericht. Dus als deze gebruiker bijvoorbeeld Ebony wil taggen en vervolgens naar een ander item wil verwijzen, kunnen ze de hekje-toets gebruiken en hier naar dat item verwijzen, en dan kunnen ze hun gesprek starten.
En ze hebben deze threads van antwoorden gescheiden door interne berichten en antwoorden van klanten. Onze gespreks- en volgfuncties kunnen ervoor zorgen dat updates naar de juiste mensen stromen. Iedereen die als volger aan een ticket is toegevoegd, ontvangt updates, aangezien conversaties via e-mail aan het ticket worden toegevoegd. Dit stelt klanten in staat om zichtbaarheid te hebben, maar kan het team ook in staat stellen om op het ticket te communiceren met privégesprekken, door gesprekken direct op het ticket te houden, berichten zijn gecentraliseerd en gemakkelijk te traceren. Klanten kunnen ook conversaties maken via de live chat-applicatie in OneDesk. Met de livechat kunnen uw klanten bijlagen verzenden en realtime gesprekken voeren. Met de live chat-functie kunnen vragen snel worden opgelost door uw ontwikkelaars. U kunt communiceren met uw klant. Ontwikkelaars kunnen doen wat de klant heeft gevraagd, kunnen meteen vragen stellen en ontwikkelaars kunnen deze antwoorden zien in de reeks antwoorden
Voor traditioneel watervalprojectbeheer stelt OneDesk u in staat om projecten grondig te plannen voordat er schattingen worden gemaakt met betrekking tot hoeveel werk er per taak nodig is en de tijdsduur die aan elk afzonderlijk item moet worden besteed. Bovendien kunt u met OneDesk de kosten van het werk schatten, en u kunt dat doen door hier op het rasterpictogram te klikken en op plankosten te klikken. Dit toont u de plankosten per project. Alle taken zullen toewijzingen hebben om ervoor te zorgen dat het project de oorspronkelijk geplande voltooiingsdatum bereikt. Traditioneel watervalprojectbeheer vereist meer planning vooraf voordat het project begint en stelt u in staat uw projecten goed in kaart te brengen. Met functies zoals de Gantt-weergave of de projectroadmapweergave. U kunt zien hoe dit project verloopt. Werk wordt bijgehouden en taken kunnen worden gepland binnen een grotere projecttijdlijn.
Tickets zijn meestal voor onmiddellijke actie, maar als een ticket extra planning en werk vereist, kun je het omzetten in een taak, omdat alle standaarddetails die aan tickets zijn gekoppeld ook kunnen worden opgenomen in projecttaken. Het wordt eenvoudig om te converteren tussen tickets en taken. De taakfunctie biedt u veel functies voor projectbeheer. Voor gevallen waarin ondersteuningstickets grotere hoeveelheden werk kunnen worden, kan dit een handige functie zijn die sommige handmatige drukke projecttaken bespaart en zich ook lenen voor een ander standaardgebruik in OneDesk, niet gezien bij tickets, omdat projecttaken vaak afhankelijk zijn van elkaars voltooiing . We hebben een Gantt-weergave die helpt om de werkafhankelijkheden en werkbelastingen weer te geven voor iedereen die aan het project bijdraagt. Om een ticket naar een taak te converteren, hoeft u alleen maar het detailpaneel te openen en het te selecteren en het naar een taak te converteren. Zo zien taken eruit binnen de projectstructuur, gescheiden door verschillende mappen, projecten en portfolio’s. U hebt een andere weergaveoptie die u kunt gebruiken, zoals het statusbord, waar u de status van een taak kunt bijwerken door deze naar verschillende kolommen te slepen en neer te zetten. Het statusbord vindt u hier aan de linkerkant,
Je hebt ook weergave-opties voor kalender, Gant en dashboard, waarin je verschillende grafieken ziet met betrekking tot uren die door medewerkers zijn gemaakt en hoe tickets verlopen.
Op OneDesk kunt u alle weergaven maken die u nodig hebt om uw tickets en taken te beheren. U kunt hier aangepaste weergaven maken met extra filters. Klik eenvoudig op dat pictogram en u kunt beginnen met het toevoegen van filters. Stel bijvoorbeeld dat een van de aangepaste weergaven die u kunt maken, is om uw open tickets te groeperen op aanmaakdatum en prioriteit om eruit te filteren wat niet zoveel aandacht nodig heeft. Dus dat kunnen we doen. De aanmaakdatum is recenter dan 30 dagen geleden en u wilt filteren op prioriteit is meer dan twee sterren. Het filtert alle items uit waarvan de aanmaakdatum recenter is dan 30 dagen en waarvan de prioriteit hoger is dan twee sterren. Om dit op te slaan, klikt u op dit pictogram, geeft u het een naam en slaat u het op. Wanneer iemand in uw team aan een taak heeft gewerkt of is gelogd door een urenstaat te maken of een taaktimer uit te voeren, kunt u deze hier op het item vinden. Bij het indienen van een urenstaat vul je in hoeveel werk er is verzet, zeg drie uur. Wat is de huidige status van dit item, in uitvoering. Als het werk declarabel was of niet, en wat is de voltooiingsstatus van dit item en u kunt indien nodig ook een notitie toevoegen, dan klikt u op verzenden en ziet u dat er een urenstaat is ingediend bij dit item. U kunt ook een weergave op urenstaten exporteren. U kunt de weergave maken zoals u wilt door het raster te gebruiken.
En dan kunt u op tools klikken en deze weergave exporteren als een CSV-bestand. Hiermee kunt u in Excel masseren en vervolgens naar een klant sturen. Gebruik voor meer geavanceerde rapporten de wizard onder toevoegen en rapporten. Hiermee kunt u uw rapporten plannen en automatisch uitvoeren en per e-mail verzenden. U vraagt zich misschien af hoe klanten standaard op de hoogte kunnen blijven van e-mailmeldingen, naar klanten kunnen gaan voor elke status, wijziging of bericht dat u verzendt. Klanten kunnen updates zoeken in hun klantenportaal en er kunnen ook aanvullende notificaties met workflow-automatiseringen worden ingesteld. Hier kunt u bijvoorbeeld al uw bestaande geautomatiseerde berichten en geautomatiseerde e-mails zien onder e-mailinstellingen in uw administratie-instellingen.
Extra functies die OneDesk biedt, zijn dat u een kennisbank kunt opzetten om antwoorden op veelgestelde vragen te vinden. Je hebt een live chat voor live ondersteuning en service level agreements die kunnen worden ingeschakeld voor tickets en taken. OneDesk bevat zelfs een mobiele app voor uw team, zodat u uw werk kunt bijhouden en tickets kunt beantwoorden wanneer u niet op locatie bent, thuis of niet achter uw bureau. Daarnaast biedt OneDesk ook integraties met andere diensten die hier te vinden zijn en uw administratie-instellingen. We bieden ook eenmalige aanmelding voor gebruikers en klanten.
Met OneDesk kunt u al uw werk op één platform voltooien, maar u kunt eenvoudig integreren met boekhoudsoftware zoals QuickBooks en uw financiële rapporten maken zonder uit te loggen bij uw OneDesk-account. Daarnaast kunt u ook integreren met andere applicaties. OneDesk heeft ingebouwde integraties waarmee u naadloos kunt integreren met andere services die u hier kunt vinden. Of u kunt ook integreren met 2000 en meer andere applicaties die door Zapier worden ondersteund.
OneDesk heeft alles wat uw softwarebedrijf nodig heeft om bugs en klanttickets vast te leggen, te automatiseren en op te sporen, terwijl het ook uw ontwikkelings- en testtaken beheert. Als u factureert voor uw werk, een die bijhoudt, de bestede tijd en gemakkelijke rapportage mogelijk maakt. Bovendien een die zowel agile- als watervalmethodologie ondersteunt, zodat elk project wordt beheerd zoals u dat wilt. Al deze functies zijn gebundeld zonder extra kosten of add-ons. Probeer OneDesk uit en als u vragen heeft, zijn we er om u op weg te helpen.