Welkom bij de demo van OneDesk Work Management.
OneDesk biedt drie verschillende producten: Helpdesk, Projectmanagement en Werkmanagement. Vandaag concentreren we ons op het Werkmanagementproduct, dat alle functies in één naadloze tool combineert.
Met Work Management met OneDesk kunnen bedrijven de volledige levenscyclus van hun klanten beheren: van de eerste aanvraag, via de uitvoering van het project, doorlopende ondersteuning en facturering. Dit alles gebeurt op één platform.
Met OneDesk kunt u alle klantwerkzaamheden en communicatie centraliseren, processen stroomlijnen en ervoor zorgen dat uw team productief en georganiseerd blijft, terwijl u uw klanten een professionele en consistente ervaring biedt.
OneDesk werkt in de cloud of on-premise en is flexibel genoeg om aan de behoeften van uw bedrijf te voldoen.
Laten we beginnen met de belangrijkste OneDesk-app. Dit is de app waarmee uw team elke dag werkt om klantverzoeken, projecten, taken en facturering te beheren.
Bovenaan vindt u de hoofdwerkbalk, waar u het volgende kunt doen:
- Maak nieuwe klantaanvragen, taken, projecten of facturen.
- Bespaar tijd door toegang te krijgen tot bulkacties en imports.
- Doorzoek uw volledige werkruimte met de globale zoekfunctie.
- Via het menu Aan de slag krijgt u toegang tot handleidingen en tutorials.
- Beheer uw OneDesk-producten of voeg nieuwe apps toe.
Aan de linkerkant zie je de zijbalk van de gebruikersapp. Apps bepalen wat je ziet en beheert in je werkruimte. Zo geeft de Dashboard-weergave je een overzicht van het werk van jou en je team, terwijl je in de Tickets-app tickets gedetailleerd kunt bekijken en bewerken.
We zullen deze apps later nog nader bespreken.
Naast de hoofdapp die uw agenten gebruiken, biedt OneDesk meerdere kanalen waarmee klanten en eindgebruikers tickets kunnen indienen, toegang hebben tot selfserviceopties en op de hoogte kunnen blijven van de voortgang.
Deze tools – de zogenaamde klantgerichte applicaties – maken het voor klanten gemakkelijk om contact op te nemen met uw supportteam. U kunt ze eenvoudig als widget, via een snippet of via integratie aan uw website toevoegen.
Laten we eens een overzicht geven van de verschillende klanttoepassingen:
- Met Messenger kunt u live chatten tussen uw klanten en agenten. Zo kunt u direct reageren en gesprekken georganiseerd houden.
De ingebouwde AI Chat Bot ondersteunt klantengesprekken en ticketafhandeling.
De bot wordt getraind op basis van uw Knowledgebase-artikelen, webpagina’s, opgeslagen reacties en eerdere gesprekken. Zo wordt uitsluitend de content van uw bedrijf gebruikt.
Als de bot geen antwoord kan vinden, wordt uw team op de hoogte gesteld, zodat zij het over kunnen nemen of verder kunnen zoeken. - Via het Ticketportaal kunnen klanten inloggen, hun ticketgeschiedenis bekijken, de voortgang controleren en rechtstreeks met uw team communiceren.
- Met het webformulier kan iedereen eenvoudig een nieuw verzoek indienen of een probleem rechtstreeks vanaf uw website melden. U kunt verplichte velden opgeven om ervoor te zorgen dat alle benodigde informatie wordt verzameld.
- De kennisbank fungeert als een selfservicehub waar klanten antwoorden op veelgestelde vragen kunnen vinden, waardoor het aantal tickets dat opnieuw wordt ingediend, wordt verminderd.
Dankzij AI-integratie kunnen klanten vragen stellen en nauwkeurige samenvattingen krijgen, geheel gebaseerd op de content van uw bedrijf.
Al deze apps kunnen worden aangepast en van uw huisstijl worden voorzien, zodat ze passen bij de uitstraling van uw organisatie. Zo wordt een naadloze klantervaring gegarandeerd.
Terug naar de hoofdapp.
Werk begint vaak met een verzoek van een klant of een ondersteuningsprobleem. OneDesk maakt het eenvoudig om deze verzoeken via meerdere kanalen te verwerken: e-mail, livechat, webformulieren, telefoon en meer.
U kunt het ondersteunings-e-mailadres van uw bedrijf koppelen, zodat binnenkomende berichten automatisch tickets worden.
Wanneer een klant bijvoorbeeld een e-mail stuurt naar uw supportadres, maakt OneDesk direct een ticket aan, waarin het onderwerp, het bericht, de bijlagen en de afzenderinformatie worden vastgelegd.
Als de klant nog niet in uw systeem voorkomt, maakt OneDesk automatisch een profiel voor hem of haar aan.
U kunt ook rechtstreeks vanuit OneDesk de spraakondersteuning beheren: koop een nieuw nummer of routeer uw bestaande telefoonnummer naar het systeem.
U kunt inkomende oproepen beantwoorden, opnames opslaan en oproepen koppelen aan nieuwe of bestaande tickets.
Naast telefonisch en per e-mail kunt u ook handmatig tickets aanmaken in de app. Ook kunt u klanten tickets laten indienen via uw webformulier of livechat.
Ongeacht hoe een klant contact met u opneemt, elke interactie wordt vastgelegd, gevolgd en beheerd op één plek.
Open een ticket in het overzicht om de details te bekijken.
Op elk ticket staat de volledige gespreksgeschiedenis, met de afzender, het onderwerp en in welk stadium het zich bevindt.
Hier kan uw ondersteuningsteam rechtstreeks contact opnemen met de klant en de voortgang volgen, van begin tot eind.
Alle reacties van klanten, of ze nu via e-mail, chat of de portal zijn verzonden, worden automatisch aan hetzelfde ticket toegevoegd. Zo verliest uw team nooit de context.
Uw team kan snel reageren met behulp van opgeslagen antwoorden en eenvoudig artikelen of webformulieren koppelen om meer informatie te verstrekken.
U kunt deze workflow nog verder vereenvoudigen door de AI-assistent te gebruiken om automatisch antwoorden aan te bevelen of te genereren.
Terwijl u reacties verstuurt, wordt de ticketstatus automatisch bijgewerkt. Zo weet u altijd hoe het ervoor staat.
Zodra een verzoek is opgelost, kan het ticket worden gesloten. Als de klant opnieuw reageert, wordt het ticket automatisch opnieuw geopend. Zo wordt er niets over het hoofd gezien.
Automatiseringen kunnen ook tickets toewijzen aan de juiste agenten of teams, bevestigingsmails versturen, tags toepassen en statussen bijwerken.
U kunt ook interne gesprekken op een ticket aanmaken, die alleen door agenten kunnen worden besproken.
Interne berichten blijven privé voor uw team, zodat er achter de schermen kan worden samengewerkt zonder dat de klant in verwarring raakt.
Je kunt teamgenoten taggen door ze te vermelden met ‘at’ of andere items te koppelen met het hekje.
Je team kan ook de tijd op tickets bijhouden: start een timer terwijl je werkt of registreer handmatig tijd via urenstaten.
Met urenstaten kunt u de productiviteit bijhouden, de werkdruk meten en uw klanten factureren.
Binnen de Tickets-app kunt u tickets categoriseren op type, prioriteit of bron. Ook kunt u ze organiseren in mappen en weergaven die aansluiten bij uw workflow.
U kunt gefilterde weergaven maken voor openstaande tickets, achterstallige verzoeken, in behandeling zijnde reacties of tickets van een specifieke klant.
Elk overzicht is volledig aanpasbaar, waardoor elke agent of manager kan zien wat voor hem of haar het belangrijkst is.
Laten we eens kijken hoe u projecten kunt maken.
Met projecten kunt u gerelateerde taken groeperen, mijlpalen beheren en de algehele voortgang volgen.
Om een nieuw project aan te maken, ga je naar de knop Toevoegen en selecteer je Project. Je kunt eenvoudig nieuwe projecten starten door een nieuw project te maken met behulp van sjablonen. Door te maken met behulp van sjablonen kun je details, taken en toewijzingen kopiëren om eenvoudig nieuwe, vergelijkbare projecten te maken.
Laten we nu een project helemaal opnieuw opzetten. Voer projectdetails in, zoals de naam en beschrijving, en voeg relevante teamleden toe als leden.
Nadat u een nieuw leeg project hebt aangemaakt, vult u het met taken. Taken vormen de bouwstenen van uw projecten. Voeg alle details toe die nodig zijn om de taak te voltooien. Voeg een toegewezen persoon toe, prioriteer de taak en voeg deze toe aan uw project.
Laten we nu naar de Projecten-app gaan.
In de projecten-app kun je al je projecten bekijken, ze in portfolio’s ordenen en de status en voortgang volgen. Om de details van een specifiek project te bekijken, klik je erop om het te openen vanuit het raster.
Hier kunt u de projecttijdlijnen en -details, inclusief eventuele links of bijlagen, verder bewaken en definiëren. U kunt teamleden berichten over het project sturen. U kunt teams aan specifieke projecten toewijzen. U kunt de geplande uren, geregistreerde uren en projectactiviteiten bewaken.
Laten we de Taken-app eens nader bekijken . Dit is de belangrijkste plek waar je werk kunt plannen en de voortgang gedetailleerd kunt volgen. Klik op een taak om deze vanuit het raster te openen. Hier kun je geplande deadlines instellen, prioriteiten bijwerken, details toevoegen of bestanden bijvoegen. Communiceer met je team via realtime berichten.
Je team kan ook tijd registreren op tickets: start een timer tijdens het werk of registreer handmatig tijd via urenstaten. Urenstaten kunnen helpen bij het bijhouden van de productiviteit, het meten van de werkdruk of het factureren van klanten. Voeg notities toe aan urenstaten en volg de huidige status van de taak terwijl je werkt.
Met de automatiseringen van OneDesk kunt u uw workflow aanpassen of handmatig werk beperken.
De Taken-app helpt teams georganiseerd te blijven, effectief samen te werken en ervoor te zorgen dat er niets over het hoofd wordt gezien. Je kunt taken bekijken als lijsten, Kanban-borden, agenda’s, werklast- of Gantt-diagrammen, zodat je kunt werken op de manier die het beste bij je past.
Vanuit de Gantt-weergave kunt u taken plannen en afhankelijkheden creëren. In de Kanban-weergave kunt u de status van elke taak bekijken en interactief bijwerken. U kunt gefilterde of gegroepeerde weergaven maken en opslaan voor achterstallige taken, uw toegewezen taken, taken in uitvoering en nog veel meer.
Elk overzicht is volledig aanpasbaar, waardoor elke agent of manager kan zien wat voor hem of haar het belangrijkst is.
OneDesk bevat ook een financiële app waarmee uw team offertes en facturen kan opstellen voor tijd en projecten.
- Maak offertes voor projecten met een vast tarief of voor vooraf betaalde uren. U kunt snel offertes maken met behulp van uw projectsjablonen of er zelf een samenstellen. Nadat een offerte is geaccepteerd, kunt u deze direct omzetten in een factuur. U kunt ook facturen maken voor factureerbare uren die zijn geregistreerd voor taken of tickets in klantprojecten. Koppel facturen rechtstreeks aan klantprojecten voor volledige transparantie.
Laten we een stap terug doen en de volledige clientlevenscyclus in OneDesk bekijken.
- Een klant neemt contact op via e-mail, chat of webformulier. OneDesk registreert de supportvragen of -problemen als ticket. Vraagt u een nieuw project of een nieuwe dienst aan? U kunt direct een offerte aanvragen in OneDesk.
- Tickets kunnen worden omgezet in taken of onderdeel blijven van een project. Maak eenvoudig nieuwe projecten aan met behulp van sjablonen. Uw team plant het werk met behulp van Gantt-diagrammen, Kanban-borden of lijsten. Houd de tijd bij terwijl u aan taken of tickets werkt. Taken worden toegewezen, deadlines worden bijgehouden en de voortgang wordt in realtime bewaakt.
- Na of tijdens de projectoplevering wordt de doorlopende klantondersteuning beheerd met hetzelfde systeem. Tickets houden eventuele vervolgwerkzaamheden, problemen of onderhoudsverzoeken bij. Bestede tijd of vaste kosten voor diensten worden rechtstreeks via OneDesk gefactureerd, wat zorgt voor een accurate en tijdige facturering. Als u een offerte had, kunt u deze nu direct omzetten in een factuur.
Door al deze elementen samen te brengen, geeft OneDesk bedrijven in de professionele dienstverlening volledige zichtbaarheid en controle over elke klantinteractie, elk project en elke factuur.
Laten we nu eens kijken naar enkele andere belangrijke applicaties in OneDesk.
De Messenger-app is de centrale plek voor alle gesprekken, waaronder livechats, e-mails, portalberichten en interne teamdiscussies.
U kunt elk ticket of elke taak die aan een gesprek is gekoppeld, bekijken en direct naar de details ervan navigeren.
Met de Analytics-app krijgt u inzicht in de teamprestaties en projectresultaten.
Bekijk grafieken en diagrammen om de belangrijkste prestatie-indicatoren te bekijken en trends en potentiële knelpunten te identificeren.
Genereer aangepaste rapporten over uw tickets, taken, urenstaten en projecten. U kunt rapporten op geplande basis per e-mail verzenden om uw team of managers automatisch op de hoogte te houden.
Met het beheergedeelte van OneDesk heeft u volledige controle over hoe uw werkbeheer werkt. Hier kunt u uw bedrijfsvoorkeuren configureren, zoals werktijden, taal en themakleuren.
U kunt ook uw volledige werkbeheerstroom aanpassen:
- Maak meerdere taken, tickets of projecttypen met unieke statussen en workflows.
- Maak aangepaste velden om details vast te leggen die specifiek zijn voor uw bedrijf of projecten.
- Integreer met bestaande tools met behulp van ingebouwde integraties, Zapier of de OneDesk API.
- Stel automatiseringen in om taken automatisch toe te wijzen op basis van project of prioriteit, werk statussen bij wanneer het werk vordert of stuur herinneringen om deadlines op schema te houden.
- Voorzie uw klantgerichte apps (Messenger, Portal en Webforms) van uw eigen logo, kleuren en tekst.
Met OneDesk Work Management kunnen professionele dienstverleners:
- Leg klantverzoeken vast via meerdere kanalen.
- Plan en voer projecten efficiënt uit met behulp van taken, mijlpalen en Gantt-diagrammen.
- Bied naadloze, doorlopende ondersteuning aan klanten.
- Registreer de tijd en beheer de facturering voor zowel projecten met een vast tarief als projecten op uurbasis.
- Krijg inzicht in prestaties en verbeter de bedrijfsvoering met behulp van analyses.
Bedankt voor het bekijken van deze OneDesk Work Management-demo.
Ga naar onedesk.com voor meer informatie of om uw gratis proefperiode te starten.