Transcriptie
Hallo daar. Vandaag gaan we kijken hoe we aan de slag kunnen gaan met OneDesk en een overzicht van de belangrijkste mogelijkheden. Hier is onze agenda voor vandaag.
In het webinar van vandaag behandelen we de belangrijkste onderdelen van OneDesk, inclusief wat de klanttoepassingen zijn; de organisatie van uw OneDesk; hoe u uw gegevens kunt inzien; hoe tickets worden aangemaakt; plannen van taken en projecten; bijhouden van tijd, werkdruk en andere prestatie-indicatoren; budgettering en facturatie; en tot slot uw accountinstellingen.
Ik hoop dat je ervan geniet.
OneDesk combineert helpdesk- en projectbeheer in één applicatie. U kunt uw klanten bedienen, samenwerken met uw team, aan projecten werken, de tijd bijhouden en meer.
Het enige dat u nodig hebt om u aan te melden bij OneDesk is een e-mailadres en u krijgt toegang tot een proefperiode van 14 dagen met volledige functionaliteit. Klik gewoon op de knop gratis aanmelden op onze homepage.
Zodra u zich registreert, wordt u begroet door deze Aan de slag-gids. Deze is altijd beschikbaar in de navigatie bovenaan en staat vol met nuttige video’s, zelfstudies en, belangrijker nog, de wizard Aan de slag. Als u een paar minuten de tijd neemt om deze stappen in de wizard te doorlopen, bent u klaar om OneDesk te gaan gebruiken.
Laten we nu beginnen.
Er zijn 3 hoofdonderdelen waaruit OneDesk bestaat. De eerste is de belangrijkste webapplicatie, waar we nu naar kijken. Hier zullen jij of je team de meeste tijd doorbrengen. De tweede is de mobiele app. Hoewel ik de mobiele app vandaag niet zal laten zien, IS deze beschikbaar voor iOS en Android en is bedoeld voor uw team om rechtstreeks vanaf hun telefoon toegang te krijgen tot hun opdrachten, vragen van klanten te beantwoorden en tijd vast te leggen.
Ten slotte hebben we de klanttoepassingen.
Klantapps zijn de eindgebruikers-, klant- of klantgerichte kant van OneDesk. Ze zijn bedoeld om te helpen bij communicatie en ondersteuning, zodat klanten updates kunnen ontvangen, tickets kunnen indienen en meer. Klanten kunnen ook tickets aanmaken en reageren via e-mail, die ik je later zal laten zien.
U kunt uw klant-apps bekijken door op uw naam te klikken en de muisaanwijzer op Klant-apps te plaatsen. De klant-apps omvatten de webwidget, de messenger, portal, webformulieren en kennisbank.
Laten we op de Web Widget klikken. Dit opent een nieuw venster van een voorbeeldpagina, met de widget.
De widget hier kan worden ingebed in uw eigen website met een JavaScript-fragment. De widget bevat de andere applicaties in de tabbladen. In wezen is de widget een gemakkelijke manier voor klanten om toegang te krijgen tot de apps. U kunt klanten ook een koppeling naar individuele klant-apps geven.
De apps zelf omvatten:
De messenger, een live-chat tussen jou en je klanten. Ze kunnen u berichten sturen en bijlagen toevoegen. Laten we doen alsof ik een klant ben en een bericht sturen. Alle live chatberichten van uw klanten verschijnen in uw hoofdwebtoepassing zodat uw agenten kunnen antwoorden. We zullen binnenkort zien waar dat is.
Vervolgens is er het ticketportaal, waar uw klanten kunnen inloggen en hun tickets kunnen zien, samen met de voortgang die erop is geboekt, bijlagen kunnen toevoegen, gespreksgeschiedenis kunnen bekijken en meer. Het portaal helpt om de vragen van klanten over hun ticketvoortgang tot een minimum te beperken.
Vervolgens zijn er de webformulieren, dit is een methode die een klant kan gebruiken om nieuwe tickets in te dienen. U kunt uw formulier aanpassen door aangepaste eigenschappen toe te voegen, velden verplicht te maken, enzovoort. Webformulieren zijn handig om ervoor te zorgen dat u alle benodigde informatie voor tickets ontvangt.
Ten slotte is de kennisbank een zelfbedieningshub met informatie. Uw team kan artikelen schrijven over veelgestelde vragen, uw bedrijf, services of iets anders. De kennisbank kan veelvoorkomende vragen verminderen en iedereen op de hoogte houden.
Houd er rekening mee dat deze apps zeer configureerbaar zijn, inclusief kleuren, logo’s en meer. Ik zal dat later behandelen.
Laten we teruggaan naar onze hoofdwebtoepassing. Met OneDesk kunt u eenvoudig nieuwe taken, tickets en andere items vastleggen. De 3 belangrijkste apps aan de linkerkant zijn de Tickets-app, de Taken-app en de Projecten-app. Laten we het nu hebben over hoe uw items zijn georganiseerd in OneDesk. Bovenaan hebben we uw organisatienaam. Vervolgens hebben we portefeuilles. Portfolio’s zijn containers voor uw projecten en zijn voornamelijk organisatorisch. Het is gebruikelijk dat deze worden genoemd naar klanten die u bedient of naar afdelingen in uw bedrijf.
Binnen de portfolio’s hebben we projecten. Projecten fungeren als containers voor tickets en taken, en u kunt het aantal van elk zien in de kolommen. Ten slotte hebben we items – tickets en taken.
Wat is het verschil? Welnu, het ticket is goed voor het loggen van snelle oplossingen die zijn bereikt met eenvoudige antwoorden, terwijl taken zijn bedoeld voor het plannen van een meer diepgaande oplossing die meer tijd en middelen vereist om op te lossen. U kunt tickets escaleren naar taken of zelfstandig taken maken. Ik laat je binnenkort zien hoe dit eruit ziet.
Als je tickets of andere items in meer detail wilt zien, kun je dat op twee manieren doen. U kunt dubbelklikken op het item, waardoor het detailvenster wordt geopend in een nieuw tabblad bovenaan. Als u deze pagina echter niet wilt verlaten. Ga naar het Tools-menu in de bovenste balk en selecteer ‘Dock details panels to the right’. In deze weergave kunt u door de items op het scherm bladeren. Beide opties geven dezelfde informatie weer, alleen anders.
Nu kunnen we aan de linkerkant onze werkweergaven zien.
Ten eerste zijn er de systeemweergaven, u kunt deze beschouwen als onze basislay-outs. Ik heb de boomstructuur voor een hiërarchische blik op mijn tickets gegroepeerd in hun respectieve projecten. De subtaakboom groepeert ons bovenliggende item met zijn onderliggende item. We zullen later meer leren over subtaken. De flat is een lijstweergave. Het statusbord is een Kanban-bord, het stelt je in staat om tickets naar verschillende statussen te slepen en neer te zetten en visueel onze werkdruk te begrijpen.
Onder onze basisweergaven bevinden zich aangepaste weergaven. Aangepaste weergaven zijn geconfigureerde versies van onze basislay-outs; ze kunnen filters, aangepaste groeperingen, sorteringen en verschillende kolommen hebben. Dit zijn enkele kant-en-klare weergaven, bijvoorbeeld de ticketinbox sorteert en groepeert mijn tickets op aanmaakdatum. U kunt ook uw eigen aangepaste werkweergaven maken. Klik op het pictogram naast Mijn weergaven. Selecteer eerst de systeemlay-out. Laten we de boomstructuur kiezen. Voeg vervolgens alle gewenste filters toe. Laten we bijvoorbeeld smalle tickets kiezen voor tickets die aan mezelf zijn toegewezen. Selecteer filter, rechtverkrijgende, is, mij. Voeg ten slotte eventuele groeperingen toe aan uw weergave. Laten we deze tickets groeperen op prioriteitsniveau. Laten we nu mijn uitzicht bewaren. Als gebruiker op beheerdersniveau kan ik ervoor kiezen om mijn mening te delen. Dit is handig voor het creëren van uniforme weergaven voor uw hele organisatie. Iedereen kan weergaven maken en deze hier voor zichzelf opslaan, maar alleen beheerders kunnen ze delen. Dus hier is de weergave die we hebben gemaakt met mijn tickets gegroepeerd op prioriteit. U kunt behoorlijk gedetailleerd worden met uw weergaven, bijvoorbeeld door kolommen toe te voegen of te verwijderen, de kolomgrootte te wijzigen of zelfs zoekopdrachten toe te passen. U kunt vervolgens naar binnen gaan en deze wijzigingen opslaan in uw aangepaste weergaven. Er is ook de selectie op projectniveau. Hiermee kunt u de scope van 1 project of portfolio tegelijk selecteren. De projectomvang werkt onafhankelijk en bovenop uw aangepaste weergaven. Het volgt u ook terwijl u door andere toepassingen gaat.
Houd er ten slotte rekening mee dat de weergave waarnaar u kijkt altijd wordt weerspiegeld in de broodkruimels hierboven. Zo kun je eenvoudig filters of selecties wissen.
Dus, hoe krijg je tickets in je OneDesk? Welnu, de Helpdesk-stroom begint wanneer een ticket bij uw bedrijf wordt ingediend. Er zijn 5 manieren om aan tickets te komen. De eerste manier is handmatig. Klik op de knop Toevoegen, u kunt vervolgens het formulier invullen om een ticket aan te maken. U kunt dit bijvoorbeeld namens een klant doen, als iemand naar uw bureau komt met een probleem. De tweede en waarschijnlijk meest populaire is per e-mail. Laten we naar ons administratieve gedeelte gaan en op E-mails en instellingen klikken. U kunt uw e-mailaccount voor Office 365 of Google Support rechtstreeks koppelen. Klanten e-mailen vervolgens uw reguliere ondersteuningsadres en er wordt automatisch een ticket aangemaakt in OneDesk. Laten we naar een kaartje gaan kijken en ik zal uitleggen wat er gebeurt. De onderwerpregel van de e-mail wordt de titel van het ticket. Het hoofdbericht wordt de beschrijving. De klant wordt hier als aanvrager toegevoegd. Hun naam en e-mailadres worden vastgelegd als ze nog niet bestaan in uw Onedesk-account. U kunt de klant hier rechtstreeks vanuit het gesprekstabblad antwoorden. Deze antwoorden gaan naar de e-mail van de klant. Op dezelfde manier kan de klant antwoorden vanuit zijn eigen e-mail en zullen de antwoorden hier verschijnen, gekoppeld aan het ticket.
De derde manier om een ticket in OneDesk te krijgen, is via de Import-tool. U kunt de gegevens van uw tickets importeren via de importtool door op Tools, Import te klikken.
De vierde is van een klant die een webformulier indient. Weet je nog de klant-apps die we eerder zagen? Klanten kunnen dat formulier gebruiken om tickets in te dienen. De vijfde manier om een ticket voor OneDesk te krijgen, is via chat. In de klanten-app wordt wanneer een klant een gesprek begint, dit als bericht naar u verzonden.
Als we nu naar onze messenger-applicatie navigeren, hier. We kunnen al onze gesprekken zien. Berichten van e-mail, portal of chat zullen hier zijn. Je kunt zien dat dit gesprek is gekoppeld aan een ticket. We kunnen dus berichten verzenden vanuit de ticketweergave, waartoe we toegang hebben door op de ticketnaam te klikken, of u kunt hier vanuit de messenger berichten verzenden. Alles wordt gesynchroniseerd. Je zult dit bericht zien dat ik eerder vanuit de livechat heb verzonden. Dit gesprek is nergens aan gekoppeld. Het is een onafhankelijk live chatgesprek. We kunnen het gesprek voeren met de klant of als we willen kunnen we van dit gesprek een ticket maken. Klik op het actiepictogram boven het gesprek en selecteer Ticket maken van gesprek.
Nu zien we dat dit gesprek is gekoppeld aan het ticket.
Laten we naar het ticketdetailpaneel gaan door op de ticketnaam te klikken. Hier kunnen we een paar verschillende dingen doen: We kunnen de levenscyclusstatus wijzigen met een klik op een knop. Houd er rekening mee dat deze statussen configureerbaar zijn. We kunnen ook het voltooiingspercentage wijzigen. We kunnen dit ticket aan iemand toewijzen. We kunnen het ticket verplaatsen naar een ander project. En voeg details en bijlagen toe aan het ticket.
In het zijmenu van het ticketdetailpaneel hebben we een paar tabbladen die we zullen doornemen. De eerste is het tabblad Gesprekken, waar u de interne en externe gesprekken over dit item kunt vinden. Laten we vanaf hier op onze klant antwoorden. Als je eenmaal hebt geantwoord, zie je dat het aftellen is begonnen. Als de klant je antwoord niet binnen 1 minuut ziet, wordt het per e-mail naar hem verzonden en verschijnt hier een e-mailpictogram. Zo verliest u nooit het contact met uw klanten. U kunt ook interne gesprekken met uw gebruikers starten. Klik op Nieuw gesprek maken en vervolgens op het tabblad interne berichten. @ vermeld gebruikers of klik op toevoegen om teamgenoten bij het gesprek te betrekken. Deze gesprekken zijn alleen intern en uw klanten kunnen ze zelfs in de portal niet zien.
Het volgende tabblad is het tabblad urenstaten. Hier kunt u de gewerkte tijd op dit ticket registreren, of het nu gaat om urenstaten of timers. U kunt uzelf toewijzen aan het ticket en de timer starten door op de knop Start werk of op Timer starten te klikken. Of u kunt handmatig tijd registreren door op urenstaat toevoegen te klikken. Op de urenstaat kunt u notities en declarabele status opnemen. Vervolgens hebben we het tabblad activiteiten. Dit toont u een geschiedenis van acties die op dit item zijn uitgevoerd, zoals wanneer het is gemaakt, wanneer een rechtverkrijgende is toegevoegd, enzovoort..
Ten slotte hebben we het tabblad subtaken en links. Subtaken worden gebruikt om kort of eenvoudig werk te identificeren dat is gekoppeld aan een hoofditem. Dit kan zijn voor werk dat u doet om dit ticket te voltooien. Bij gekoppelde items kunt u twee verschillende items koppelen en beslissen wat de relatie daartussen is.
Laten we zeggen dat dit ticket gerelateerd is aan dit andere ticket. Wanneer u een link toevoegt, kunt u er gemakkelijk tussen navigeren
Als uw ticket nu meer tijd nodig heeft om op te lossen en u extra moet plannen om tot een oplossing te komen, kunt u het item van een ticket in een taak veranderen. Om dit te doen, klikt u eenvoudig op het pictogram en selecteert u de taak. U kunt ook nieuwe taken maken via de knop Toevoegen. Je kunt zien dat onze taak er hetzelfde uitziet en dat de gesprekken worden onderhouden, maar we kunnen nu agile punten toevoegen om de taakinspanning te scoren. We kunnen ook de voortgang plannen en de inspanning van deze taak inschatten. Klik hier op de datums om de taak een gepland schema en gepland werk te geven. Het geplande werk is de schatting van hoe lang de taak zou moeten duren, bijvoorbeeld een schatting van 5 uur. De geplande schema’s zijn de data waarop aan de taak moet worden gewerkt. Het kan dus op maandag beginnen en op vrijdag klaar zijn. Laten we hier ook een beperking aan toevoegen, zoals dat het op deze datum moet beginnen.
Sindsdien is ons ticket nu verplaatst van de tickets-app naar de taken-app. Al onze taken zijn ondergebracht in deze app. Ook in onze takenapplicatie hebben we extra werkweergaven om ons te helpen bij het plannen en bewaken van de voortgang. Er is de Gantt-weergave. Hier kunt u klikken en einden slepen om de geplande duur te wijzigen, ze op de tijdlijn verplaatsen om geplande datums te wijzigen, en het begin of einde van taken koppelen om afhankelijkheden te creëren. Het blauw staat voor de geplande planning, terwijl groen het werk in uitvoering is. De werkelijke voortgang wordt gegenereerd op basis van gelogde tijd. De blauwe balk voor het project wordt donkerder naarmate er meer taken tegelijkertijd worden gepland. Vervolgens hebben we de kalenderweergave. Dit is vergelijkbaar met de Gantt-weergave in die zin dat u items kunt slepen om plannen opnieuw te plannen. Er is ook de werklastweergave. Dit is een informatieve tool voor resourcebeheer waarmee u kunt zien hoeveel gepland werk elke gebruiker heeft toegewezen in vergelijking met hoe lang ze per dag werken.
Laten we nu eens kijken naar de applicaties in de navigatie linksonder. Bovenaan hebben we de boodschapper. Dit toont je externe gesprekken van klanten en ook interne gesprekken.
De volgende is de toepassing Urenstaten. Voor uw medewerkers kan de tijd worden bijgehouden door gebruik te maken van Timesheets. De urenstaten-applicatie houdt alle geregistreerde uren bij. Net als de andere app kunt u uw tijdinvoer filteren, sorteren en groeperen om de informatie te krijgen die u nodig hebt. U kunt uw urenstaatgegevens ook exporteren in csv.
Het volgende is het Kenniscentrum. In deze app kunnen we onze kennisbankartikelen en opgeslagen antwoorden beheren. Artikelen kunnen worden aangemaakt via de knop Toevoegen.
De beschrijving van het artikel is de inhoud van het artikel en de naam is de titel. Klik op maken om verder te werken aan het artikel. Wanneer u een artikel wilt publiceren, gaat u naar het detailpaneel en voegt u het toe aan de juiste categorie. Het volgende tabblad van ons kenniscentrum is het tabblad categorieën. Categorieën zijn hoe uw klanten door uw kennisbank bladeren. U kunt ook bovenliggende categorieën gebruiken om uw categorieën verder te ordenen. Ten slotte worden opgeslagen antwoorden ook wel standaardantwoorden genoemd. Dit zijn vooraf geschreven antwoorden die u kunnen helpen bij het beantwoorden van veelgestelde vragen. U kunt nieuwe opgeslagen antwoorden maken en deze vanaf hier beheren. Als we teruggaan naar ons ticketdetailpaneel, kunnen we een opgeslagen antwoord invoegen vanuit het actiemenu van ons gesprek. Dit genereert het vooraf geschreven antwoord, waarna we het naar de klant kunnen sturen.
Het volgende is de toepassing Klanten. Klanten worden automatisch vastgelegd via e-mails en het klantenportaal. Ze kunnen ook handmatig worden toegevoegd vanuit het menu Toevoegen of via import of integraties.
Het volgende is de gebruikersapplicatie. Gebruikers zijn degenen die hier in onze belangrijkste OneDesk-app werken. Nu kunnen gebruikers deel uitmaken van een of meerdere teams. Een belangrijk punt van teams is dat je bij het maken van projecten projecten deelt met een of meerdere teams. Als een project niet met iemand wordt gedeeld, zien ze het project of een ticket of taak erin niet. Dit is een manier om uw werk voor meerdere afdelingen te segmenteren of teams geïnteresseerd te houden in alleen wat voor hen relevant is. Een gebruiker kan ook machtigingen hebben in het team. Laten we klikken om onze gebruiker te openen. Hier zit Jon in twee teams. Ik kan zijn toestemming in dit team beperken, waardoor zijn mogelijkheden in projecten die met dit team worden gedeeld, worden beperkt. Het volgende tabblad is onze gebruikerskalender. U kunt hier vakanties voor de gebruiker aanmaken. Dit heeft invloed op hun beschikbaarheid voor de functies voor werkbelasting en resourcebeheer. Ten slotte is er het tabblad Permissies en meldingen. Een gebruiker kan admin of niet-admin zijn. Niet-beheerders hebben geen toegang tot beheerdersinstellingen en kunnen verschillende toepassingsmachtigingen hebben. Ze kunnen bijvoorbeeld minder toegang krijgen tot de klantenapp of de urenstaten-app. Met gebruikersmeldingen kunt u configureren of deze gebruiker e-mails en andere meldingen van klanten of andere gebruikers ontvangt.
Het volgende is onze analysetoepassing. Hier zijn verschillende groepen grafieken en grafieken om uw belangrijkste prestatie-indicatoren te analyseren. Zie de grafiekreeks bovenaan voor meer grafiekgroeperingen. Als u vindt dat bepaalde grafieken het nuttigst zijn voor uw organisatie, maak dan een aangepast dashboard door op het weergavepictogram te klikken. Selecteer de gewenste grafieken op uw dashboard, geef het een naam en sla het op in uw zijpaneel. U kunt ook het datumbereik wijzigen of deze grafieken filteren op verschillende eigenschappen. Het volgende tabblad hier zijn de rapporten. Rapporten zijn een manier om uw gegevens te extraheren. U kunt kiezen uit een aantal kant-en-klare rapporten. Het voordeel van rapporten is ook de mogelijkheid om op geplande basis rapporten per e-mail naar klanten of teamgenoten te sturen. Het laatste tabblad is Activiteiten dat fungeert als een geschiedenis van acties die zijn uitgevoerd met OneDesk. Op deze manier kunt u, als u ooit vragen heeft over hoe een item op een bepaalde manier moet zijn, de stappen zien die zijn genomen, en door wie, om het in die staat te krijgen.
Vervolgens hebben we onze financiële applicatie. De financiële app voor het factureren en begroten van je werk.
Het eerste tabblad is het facturatietabblad. U kunt een nieuwe factuur aanmaken vanuit het menu toevoegen. Facturen kunnen worden aangemaakt voor factureerbare tijdboekingen. Selecteer de relevante klantorganisatie, maandelijks of ad-hoc. Voeg tijd toe aan de factuur. U kunt tijd toevoegen die is gemarkeerd als factureerbaar en voor de geselecteerde klantorganisatie. De factuur wordt berekend op basis van uw tarieven. Die kan worden geconfigureerd in uw beheerdersinstelling, die we binnenkort zullen zien. Het andere tabblad in onze financiële app kosten en opbrengsten. Hier kunnen we ons budget inschatten en bewaken. De geplande kolommen zijn gebaseerd op uw tarieven en de geplande inspanning van uw werk. De daadwerkelijke kolommen worden berekend terwijl uw team de factureerbare tijd registreert.
Beheer instellingen
Ten slotte hebben we onderaan ons administratiegedeelte voor uw bedrijfsvoorkeuren en -instellingen. In Bedrijfsvoorkeuren kunt u uw naam, het logo, de botnaam en avatar wijzigen. U kunt een werkschema voor de week definiëren, de taal van uw bedrijf en subtaakinstellingen wijzigen.
Het volgende is de e-mailinstellingen, die bovenaan enkele tabbladen heeft die ik zal doornemen. Ten eerste is er het berichtencentrum, dat automatische antwoorden toont op het maken van items, het sluiten van taken, vergeten wachtwoordverzoeken en dergelijke. OneDesk heeft al een bepaalde automatiseringsreactie gemaakt, die u kunt wijzigen en wijzigen. Hier is een automatisering die wordt uitgevoerd wanneer de status van een ticket wordt bijgewerkt en hier is het bericht zelf. U kunt het bericht configureren, inclusief de dynamische eigenschappen die automatisch worden ingesloten.
Geautomatiseerde e-mails worden rechtstreeks naar een geselecteerde e-mail verzonden. Vaak worden deze gebruikt als melding. U kunt uw eigen e-mailsjablonen maken die via automatiseringsregels verzenden.
De volgende twee tabbladen zijn de uitgaande en inkomende tabbladen. Op deze tabbladen worden e-mails weergegeven die de afgelopen 72 uur zijn verzonden en afgeleverd of zijn mislukt.
Het volgende tabblad hier is het tabblad Uiterlijk. Hier kunt u het uiterlijk van e-mails aanpassen aan de branding van uw organisatie. U kunt een e-mailhandtekening of koptekst toevoegen en uw tevredenheidsenquêteberichten configureren.
Het laatste tabblad is het instellingentabblad, waar we onze ondersteunings-e-mails aan kunnen koppelen. Er zijn ook een aantal filters om te voorkomen dat bepaalde e-mails tickets aanmaken.
Het volgende is de integratie. OneDesk bevat ingebouwde integraties met enkele van uw favoriete applicaties. Gebruikt u al een bestaand systeem met uw bedrijf, dan kunt u dit direct integreren met OneDesk. Of, als je niet ziet wat je gebruikt in de lijst, kun je altijd kijken of de derde partij Zapier een integratie voor je klaar heeft staan. Zapier biedt een manier om de workflow tussen verschillende webapplicaties te automatiseren en ze hebben honderden applicaties waaruit je kunt kiezen. We ondersteunen ook eenmalige aanmelding. U kunt het inschakelen voor zowel gebruikers als klanten via SAML2.0 en Open ID Connect.
De volgende zijn aangepaste velden. Aangepaste velden kunnen worden toegevoegd aan al uw items, zoals tickets of taken. Met aangepaste velden kunt u informatie vastleggen die specifiek is voor uw behoeften. Selecteer eenvoudig: maak een aangepast veld en geef het een naam en gegevenstype en voeg het toe aan het gewenste item. Hier kunt u ook voorwaarden maken voor uw aangepaste velden. Hiermee kunt u een ander veld weergeven als een klant een bepaalde optie selecteert. Als mijn klanten bijvoorbeeld mijn Afdelingsveld hier invullen en ze verkopen selecteren, wil ik dat ze mijn Klantgoedkeuringsveld zien.
Vervolgens is ons automatiseringscentrum, waar al onze automatiseringsregels zijn ondergebracht. Met automatiseringen kunnen we acties uitvoeren op basis van verschillende triggers. Er zijn een aantal kant-en-klare integraties die berichten plaatsen of statussen bijwerken. Automatiseringen kunnen worden uitgevoerd op tickets, taken, artikelen, urenstaten of projecten. Selecteer waarop u wilt dat het wordt uitgevoerd. De automatisering zal dan triggeren op basis van de gedefinieerde voorwaarde en vervolgens een actie uitvoeren. Ik kan bijvoorbeeld zeggen dat alle tickets, wanneer ze zijn gemaakt, aan mezelf kunnen worden toegewezen. Of ik kan deze tickets filteren, laten we zeggen dat als het ticket van een bepaalde klant komt, het aan mij zou worden toegewezen. Er zijn veel andere opties zoals tickets verplaatsen naar een project, prioriteit wijzigen of een bericht sturen.
Het volgende is de ticketinstellingen. U kunt maximaal 10 verschillende soorten tickets wijzigen. U kunt het pictogram wijzigen, evenals de naam van het tickettype. Als u op Statussen beheren klikt, kunt u de levenscyclusstatus voor elk ingeschakeld tickettype aanpassen. Het inschakelen van tickettypes is handig als je verschillende workflows hebt voor verschillende services.
Daaronder kunt u het detailpaneel van uw tickets configureren, zoals het verwijderen van een eigendom dat u niet gebruikt. Als uw bedrijf SLA’s, service level agreements heeft, kunt u deze hier wijzigen. Met SLA’s kunt u resolutie- en responsdoelen instellen op basis van de prioriteit van uw ticket.
In de Tasks-applicatie kun je zien dat het erg lijkt op tickets. U kunt maximaal tien verschillende taaktypen in- en uitschakelen en hun unieke statussen beheren. Configureer het taakdetailspaneel en pas SLA’s toe. Hetzelfde geldt voor onze artikelen.
In de Timesheets-instellingen kunt u ook hun detailpanelen configureren. Configureer servicetypen om te gebruiken voor facturering of het definiëren van urenstaten. Evenals standaardinstellingen en timervoorkeuren.
In de toepassing Gebruikers kunt u het type gebruikers dat u heeft, beheren. U kunt beslissen of ze voltijds of parttime zijn en hun details configureren, inclusief eventuele aangepaste velden die u heeft gemaakt.
De volgende toepassing is onze klanten. Net als gebruikers kunt u verschillende typen maken en het detailpaneel configureren.
In de sectie Projecten en portfolio’s lijkt het erg op de tickets en taken. U kunt verschillende soorten projecten en portfolio’s inschakelen. U kunt ook unieke levenscyclusstatussen configureren voor al uw projecttypes en uw projectdetailpaneel configureren.
Vervolgens onze Formulieren, die verwijst naar uw interne aanmaakformulier, wanneer u aanmaakt vanuit het menu Toevoegen. We kunnen de standaardinstellingen en eigenschappen die op het formulier verschijnen, bewerken. We kunnen ook meerdere formulieren per tickettype maken. Dit dient als ticketsjabloon. We kunnen in dit formulier een aparte naam, standaardwaarden en eigenschappen instellen. Als ik nu een ticket aanmaak met dit formulier, zijn die standaardwaarden al voor mij ingesteld. Logboektickets handmatig sneller maken.
Vervolgens zijn onze financiële instellingen, we kunnen onze kosten en factureringsniveaus instellen. U kunt elk instellen op verschillende niveaus. U kunt dan uw tarieven instellen, per uur, met een maandelijks minimum of gemengd. U kunt hier standaardwaarden voor uw facturen instellen. Ook kan OneDesk worden geïntegreerd met QuickBooks Online om OneDesk-facturen te kopiëren of te verzenden.
Het volgende is onze Customer Apps. Hier kunt u aanvullende klant-apps maken, uw apps hernoemen of apps uitschakelen die u niet zult gebruiken. Daaronder bevindt zich het uiterlijk van de widget, waar u de grootte of berichten in de widget kunt selecteren. De volgende twee tabbladen zijn voor de klassieke of mobielvriendelijke app-instellingen. Er zijn twee soorten klant-apps in OneDesk, u kunt meer leren over de verschillen in deze link. De instellingen hier zullen configureren welke applicaties verschijnen in de klassieke widget, de logo’s en kleuren van de klassieke portal en de widgetballon. Het volgende zijn de berichten in de live chat-messenger. En tot slot het fragment om de widget aan uw site toe te voegen.
De andere messenger-instellingen aan de linkerkant zullen het uiterlijk van de mobielvriendelijke messenger configureren.
Het volgende is de instellingen van de ticketporta. Hier kun je configureren welke tickets klanten in de portal kunnen zien. Daaronder staan de eigenschappen die de klant kan zien en bewerken.
Daarna volgen de instellingen voor webformulieren, de formulieren voor uw klanten. U kunt bewerken welke eigenschappen uw klanten kunnen invoeren om een ticket te maken, en extra eigenschappen toevoegen, inclusief uw aangepaste velden. Maak een veld verplicht door het vakje aan te vinken. De instelling van de kennisbank hier stelt u opnieuw in staat om de berichten in uw KB te configureren, en voeg vanaf hier uw categorieën toe aan de KB. Als laatste zijn de instellingen voor de klassieke portal, nogmaals welke items de klant kan zien en eigenschappen die zichtbaar zijn.
Als u nu klaar bent om pro te worden, kunt u dit doen vanaf uw proefaccount OneDesk. Je krijgt onbeperkt projecten en klanten. Kies uw abonnement, afhankelijk van de functies die u nodig heeft. Je betaalt dan op basis van het aantal gebruikers. Gebruikers zijn de individuen die inloggen op de hoofdwebapplicatie, die zijn toegewezen aan tickets enzovoort. Daarmee is het OneDesk webinar voor vandaag afgesloten. Bedankt voor je tijd . Als je meer informatie wilt over iets waar we vandaag naar hebben gekeken, bekijk dan onze videogids of kennisbank, of neem contact op met ons ondersteuningsteam via livechat of via support@onedesk.com