Wat zijn Managed Service Providers (MSP’s)
Managed Service Providers (MSP’s) zorgen ervoor dat bedrijven zich kunnen concentreren op het leveren van hun kerndiensten door de IT-kant af te handelen. Managed service providers zorgen ervoor dat alles soepel verloopt, van het beheren van de netwerken van een bedrijf tot het opzetten van servers en het aanpakken van cyberbeveiliging.
Uitdagingen van MSP’s
Het runnen van een MSP brengt een behoorlijk aantal uitdagingen met zich mee. Om er maar een paar te noemen: MSP’s moeten op de hoogte blijven van:
- Meerdere klantverzoeken – MSP’s moeten verzoeken, incidenten en servicetickets beheren. Het ticketbeheerproces zelf omvat het prioriteren, toewijzen en oplossen van tickets. Voor MSP’s is tijd een sleutelfactor bij het oplossen van tickets, aangezien veel MSP’s een kritieke service bieden en Service Level Agreements (SLA’s) met klanten hebben.
- Aanpassing aan nieuwe technologieën en cyberdreigingen.
- Factureerbare tijd bijhouden – Factureerbare tijd verwijst specifiek naar de tijd die u van plan bent aan uw klanten in rekening te brengen. Aangezien MSP’s voor meerdere klanten werken, is het bijhouden van tijd de sleutel tot het runnen van een winstgevend bedrijf.
- Facturering voor factureerbare tijd – Naast de trackingtijd brengen MSP’s doorgaans kosten in rekening op basis van overeengekomen tarieven en de factureerbare tijd die voor de klant is geregistreerd. Het kan op zich al tijdrovend zijn om tijd te verzamelen en te berekenen en vervolgens elke maand facturen voor elke klant op te stellen.
- Klantrelaties beheren – Een sterke relatie met klanten is de sleutel tot een succesvolle MSP. De MSP moet actief reageren op klanten en eersteklas service bieden.
- Beheer van tijd en middelen – MSP’s moeten deadlines, SLA’s en urgente problemen in de gaten houden. Jongleren met zoveel taken vereist uitstekende vaardigheden op het gebied van tijd- en resourcebeheer.
Een manier waarop MSP’s een voorsprong krijgen op sommige van deze uitdagingen, is door PSA-software te gebruiken. Hoewel een PSA-tool uw MSP niet voor u uitvoert, kan het uw processen zeker stroomlijnen en het leven gemakkelijker maken!
Wat is MSP PSA-software?
Wat is PSA-software voor MSP’s?
PSA staat voor Professional Services Automation. Een PSA-tool is ontworpen om alle essentiële aspecten van de activiteiten van een MSP te stroomlijnen en te beheren. Een PSA-tool kan u helpen georganiseerd te blijven, projecten te beheren, tijd bij te houden, klanten tevreden te houden en de financiële aspecten van uw bedrijf af te handelen.
Software voor Professional Services Automation (PSA) biedt tal van voordelen en functies die perfect zijn voor MSP’s.
- Ticketsysteem:
- Een PSA met een gecentraliseerd ticketsysteem stelt MSP’s in staat verzoeken, incidenten en servicetickets effectief te beheren. Een ticketsysteem brengt alles bij elkaar. Al je tickets en klantcommunicatie kunnen op één plek staan, waardoor dingen eenvoudiger te organiseren en te beheren zijn.
- Tijdregistratie:
- Met PSA-software kunnen MSP’s de tijd bijhouden die aan verschillende taken en tickets is besteed. Tijdregistratie stelt MSP’s in staat om de projectvoortgang te volgen en potentiële knelpunten te identificeren. Daarnaast maakt urenregistratie een accurate facturatie mogelijk.
- Facturering en facturatie:
- Een PSA-software vereenvoudigt het factureringsproces door het aanmaken en genereren van klantfacturen te automatiseren. Doorgaans zijn factureringsfuncties nauw geïntegreerd met de tijdregistratiefuncties. Dit betekent dat facturen direct vanuit factureerbare tijd worden aangemaakt, waardoor nauwkeurigheid wordt gegarandeerd en dubbele gegevensinvoer wordt voorkomen.
Andere typische MSP PSA-kenmerken
- Sla-beheer – Pas Service Level Agreement (SLA)-beleid toe op uw tickets. SLA’s worden gebruikt om oplossings- en reactietijden te meten en ervoor te zorgen dat het beleid niet wordt geschonden. Maak SLA’s om verschillende ticketstatistieken te meten, zoals ‘tijd tot eerste antwoord’ of ‘tijd tot oplossing’. Met e-mailmeldingen kunt u inbreuken voorkomen of hierover geïnformeerd worden.
- Budgetbewaking – Een PSA biedt real-time beheer van budget en financiën. Vergelijk of u uw doelbudget haalt terwijl uw team factureerbare tijd registreert. Houd bovendien de betalings- of achterstallige status van facturen in de gaten zonder uw PSA-software te verlaten.
- Capaciteitsplanning – Beheer uw middelen en haal het meeste uit uw tijd met functies voor capaciteitsplanning. Zie precies waar uw team aan werkt en de huidige status van het werk. Werk optimaal toewijzen door te zien welke teamleden op welk moment beschikbaar zijn.
- Kennisbank – Een kennisbank is een knooppunt van informatie voor uw bedrijf. Gebruik een KB om te informeren over services, best practices te documenteren en handleidingen voor het oplossen van problemen of veelgestelde vragen. Een kennisbank kan voor uw klanten, team of beide zijn!
- Klantcommunicatie – Omnichannel betekent dat communicatie afkomstig is van meerdere verschillende kanalen, maar op één locatie kan worden beantwoord. Ontmoet uw klanten waar ze ook zijn met behulp van e-mailintegratie, livechat en andere kanalen.
Een PSA-software kiezen voor MSP’s
Beoordeel de functies die u nodig hebt. Denk na over uw workflow en de uitdagingen waarmee u dagelijks wordt geconfronteerd. Maak een lijst met de functies die u zullen helpen. Houd de lijst bij de hand bij het zoeken naar en beoordelen van een PSA-tool voor uw MSP. We hebben deze handige checklist om u op weg te helpen met het vergelijken van PSA-tools.
Laat ruimte voor schaalbaarheid. Naarmate uw team groeit, moet u mogelijk upgraden naar meer geavanceerde functies. Kijk naar de verschillende abonnementen die beschikbaar zijn in de tool en of je gemakkelijk kunt upgraden. Bovendien zijn de meeste PSA-tools voor MSP’s voortdurend in ontwikkeling, wat betekent dat ze regelmatig nieuwe functies uitbrengen .
Zorg ervoor dat het aanpasbaar is. Een uitdaging waarmee MSP’s worden geconfronteerd, is dat de tool die ze gebruiken rigide of inflexibel is. Elk bedrijf heeft unieke workflows en conventies. Het is frustrerend wanneer de tool een functie heeft die u nodig hebt, maar niet kan worden aangepast aan uw unieke behoeften. Zoek naar functies zoals aangepaste statussen en aangepaste velden.
Vraag een demo aan of ontvang een gratis proefversie. Als je eenmaal weet wat voor soort functies je wilt, probeer dan de software uit die je opvalt! Vraag een demo aan met iemand van het team om een overzicht te krijgen van hoe de functies samenwerken. Een demo kan u helpen de software beter te begrijpen en te beoordelen of deze aan uw behoeften voldoet. U kunt ook gebruik maken van gratis proefversies. Proefversies bevatten doorgaans alle functies en laten u zelf een idee krijgen van de tool.
Een PSA-tool die past bij uw MSP
OneDesk biedt een ticketsysteem waarmee uw MSP alle tickets efficiënt kan beheren en volgen vanaf een gecentraliseerd platform. Maak tickets vanuit e-mail, formulieren, integraties of livechat. Al deze berichten zijn gecentraliseerd op één locatie en u kunt communiceren met uw klanten waar ze zijn.
Plus,
- Meet de responstijd, oplostijd en klanttevredenheid van tickets.
- Laat klanten tickets loggen en de voortgang van hun tickets volgen vanuit de portal .
- Wijs automatisch tickets toe, verstuur antwoorden, escaleer problemen en creëer aangepaste workflows.
OneDesk heeft ook geïntegreerd projectbeheer, zodat u projecten naadloos kunt plannen, uitvoeren en bewaken. Beheer zelfs complexe projecten van begin tot eind. OneDesk biedt geavanceerde functies, waaronder taakafhankelijkheden, aangepaste workflows en flexibiliteit voor zowel waterval- als agile projectbeheer.
Met de unieke combinatie van functies van OneDesk kunt u een aanvraagticket omzetten in een taak. Zie dit als het escaleren van een verzoek naar een projecttaak. Het verleden en de communicatie zijn nog steeds met elkaar verbonden, maar u kunt het werk eromheen plannen en inschatten.
Tijdregistratie in OneDesk is nauw geïntegreerd met facturering. Houd tijd op tickets of taken bij als factureerbare of niet-factureerbare tijd en log tot op de minuut nauwkeurig in. Stel uw facturerings- en kostentarieven in op verschillende flexibele niveaus. U kunt een uurtarief, provisiestructuur of gemengde tarieven opnemen. Wanneer het tijd is om uw klanten te factureren, selecteert u eenvoudig de tijdsvermeldingen die u wilt factureren. Uw factuur wordt automatisch gegenereerd in slechts een paar klikken. U kunt de factuur rechtstreeks vanuit OneDesk versturen. Als je QuickBooks Online gebruikt, heb je geluk! OneDesk heeft een nauwe integratie met QBO . Dankzij de integratie kunt u facturen kopiëren of direct facturen verzenden met QBO zonder zelfs maar OneDesk te verlaten.
Doe nog meer met OneDesk:
- Tools voor uw klanten, waaronder een livechat, kennisbank en klantenportaal.
- Flexibele automatiseringsregels om uw eigen workflows te creëren en handmatig werk te verminderen.
- Ingebouwde rapportage over tickets, taken, urenstaten en projecten.
- Pas aan om bij u te passen. Maak uw eigen eigenschappen, unieke ticket- of taaktypen, aangepaste statussen, werkweergaven en nog veel meer.
Kijk zelf maar! Start een volledig gratis proefperiode van 14 dagen .