Hvis du vil låse OneDesk-kontoen din for å begrense hva brukerne kan se og gjøre i OneDesk, er det noen ting du bør vurdere:
Prosjekter – Enhetsdelingen
Mekanismen for å forhindre at brukerne dine ser spesifikke data i kontoen din, er enkel. Hvis du ikke vil at en bruker skal se noen oppgaver eller billetter, så ikke del prosjektet med dem. Av denne grunn leder noen OneDesk-oppsett nye billetter til et prosjekt de har utpekt, fanger alle innkommende billetter før de blir triaged.
Hver bruker vil bare se billetter eller oppgaver i et prosjekt hvis prosjektet deles med dem. Derfor, for å skille datatilgang mellom brukere, er det ganske enkelt et spørsmål om å dele prosjektene dine med de riktige personene.
Hvis du er administrator, vil du heller ikke se prosjekter som du ikke er medlem av, men du kan bli med i disse prosjektene uten å bli invitert. Ikke-administratorer kan bare få tilgang ved å bli invitert av prosjektlederen for det prosjektet.
Kunder kan også få tilgang til innholdet i prosjektene. For å gjøre dette angir du riktige innstillinger på kundeportalen, og legger til kunden i prosjektet.
Tillatelser på organisasjonsnivå
Ikke alle brukere trenger å ha de samme tillatelsene i kontoen din. Få tilgang til disse alternativene fra den enkelte brukers profil. Her er tilgangsrettighetene du kan kontrollere:
Søknadstilgang : Dette styrer hvilke applikasjoner som vil være synlige for brukeren. Alternativene er:
- Administrator (alle applikasjoner) : Kan gjøre alt og få tilgang til alle data. Du kan ha flere administratorer.
- Ikke-administrator: Kan ha tillatelser per applikasjon. Applikasjonene du kan konfigurere tilgang til er: Billetter, Oppgaver, Timelister, Kunder, Brukere, Prosjekter, Analytics, Messenger, Økonomi.
- Hver av disse applikasjonene har forskjellige tilgangstyper avhengig av applikasjonen. I billetter kan en ikke-admin-bruker ha full tilgang eller begrenset tilgang. Full tilgang har ingen begrensninger for billettapplikasjonen. Begrenset tilgang skjuler billettapplikasjonen for brukeren, brukeren kan heller ikke opprette eller slette billetter.
Roller på prosjektnivå
Når et prosjekt er delt med en bruker, kan du også begrense hva de kan gjøre i prosjektet ved å gi dem et prosjekt-rolle . Her er de:
- Prosjektleder – Full tilgang til alle data og tillatelser i prosjektet, kan legge til eller fjerne medlemmer og endre prosjektroller
- Prosjektleder – Full tilgang til alle data og tillatelser i prosjektet, kan ikke legge til eller fjerne medlemmer og endre prosjektroller
- Standardmedlem – Kan få tilgang til alle data i prosjektet, men kan bare endre elementer de har opprettet eller har tildelt dem, kan delta i alle diskusjoner i prosjektet
- Begrenset medlem – Kan få tilgang til alle data i prosjektet, men kan ikke endre dem, kan delta i alle diskusjoner i prosjektet
Vi anbefaler at du gir den høyeste rollen du er komfortabel med. Hvis ikke, vil administratorene bruke tid på å gi brukerne forskjellige tillatelser i forskjellige prosjekter når brukere møter ting de er forhindret fra å gjøre.