Prinsippene for Agile prosjektledelse slo rot i programvareutvikling og ingeniørfelt. Det er mange forskjellige metoder (for eksempel Scrum eller Kanban) for hvordan du implementerer disse prosessene, men smidig trenger ikke å være komplisert og kan brukes på alle felt (men kanskje ikke bør være).
Denne artikkelen tar sikte på å ta deg noen skritt utover det enkle prinsipper av Agile, med handlingsbar informasjon, samtidig som man unngår dogmer fra en bestemt metode.
Hvis du vil vite hvordan Agile prosjektledelse skiller seg fra tradisjonell prosjektledelse, er denne artikkelen noe for deg. Siden vi er et programvareselskap som selger et prosjektledelsesprogram, vil jeg avslutte artikkelen med hvordan OneDesk kan hjelpe deg med å oppnå de tingene vi diskuterer.
Spektrumet av prosjektplanlegging
Prosjekter er i hovedsak sluttmål som er delt inn i trinnene som trengs for å nå disse målene. Prosjektledelse lager disse trinnene, organiserer dem, utfører dem og sporer fremdriften deres. Større prosjekter krever større team – og derfor er planlegging, estimering, tildeling, sporing og koordinering ofte en heltidsjobb.
Som du kan forestille deg, er ikke alle prosjekter skapt like. En enkel oppskrift kan være tilstrekkelig når du lager kveldsmat, men det fungerer ikke for å designe en bro. Prosjektledelsesmetodene som trengs varierer radikalt på tvers av dette spekteret, og det gjør også verktøyene.
For de fleste av oss faller prosjektene vi gjør på jobben et sted midt i spekteret:
- Vi jobber i et team og forskjellige mennesker vil gjøre forskjellige deler av prosjektet
- Vi må ta hensyn til rekkefølgen på oppgavene våre
- Vi bør ha et rimelig estimat på hvor lang tid det tar oss, og når den er ferdig
- For noen av oss må kostnadene regnskapsføres
- Vi må være i stand til å se om vi er på rett spor og hvor langt vi er i prosjektet. Hvis dette høres ut som den typen prosjekter du jobber med, med kanskje en eller to ekstra bekymringer, KAN DITT jobben være til nytte fra en smidig tilnærming eller KAN IKKE. Selv innenfor disse mellomstore prosjektene er det grader av hvor mye et prosjekt må planlegges og styres. I den lettere enden kan en oppgaveliste skrevet på et tavle fungere. På den tyngre enden kan det være nødvendig med tidslinjer, gantt-diagrammer og ressurskalendere. Trikset er å finne poenget i spekteret der administrasjon av prosjektet ikke koster mer enn det fordeler. Det kan være vanskelig å finne.
Tradisjonell prosjektledelse
Det er ingen fast definisjon av tradisjonell prosjektledelse, men i forbindelse med denne artikkelen vil vi beskrive noen fremgangsmåter som ofte følges.
Med mer tradisjonell prosjektledelse planlegges de grundig før prosjekter lanseres. Dette betyr at:
- Så mange oppgaver som mulig blir identifisert.
- Estimater når det gjelder arbeid / varighet gjøres for disse oppgavene.
- Kostnader er også estimert.
- Oppgaver gjøres mellom oppgaver og ressurser.
- Det estimeres en dato for at prosjektet skal fullføres. Som du ser er denne tilnærmingen planleggingstung og krever mye forhåndsarbeid før prosjektet til og med starter. Selv om denne tilnærmingen kan være nødvendig for noen prosjekter, kan det belaste deg med unødvendige overhead for mange andre prosjekter. Agile prosjektledelse avviser denne planleggingstunge tilnærmingen, og erstatter den ofte med alternative teknikker og verktøy. Tre av disse teknikkene er smidige punkter, iterasjoner / tidsboksing og statuskort.
Agile Points
Agile poeng (historiepoeng) er anslag for innsats. Mens tradisjonell prosjektledelse vanligvis estimerer arbeidsinnsats i form av arbeidstimer, skårer du ganske enkelt en oppgave på poengskala (f.eks. 1 til 5) og lar den være der. Siden denne typen anslag tar veldig lite tid å gjøre, handler du lavere overheadplanlegging for mindre nøyaktighet i estimatet.
Et totalt antall poeng (eller poengkapasitet) tildeles et prosjekt eller iterasjon. Vi fyller bare opp prosjektet med oppgaver, til poengkapasiteten er nådd. Siden noen oppgaver vil bli overestimert og andre undervurdert, håper vi at det vil være gjennomsnittlig til omtrent riktig. Erfaring vil fortelle oss hvor mange poeng teamet vårt kan oppnå i en gitt tidsperiode.
Time-boksing når du gjør iterasjoner
Iterasjoner er små prosjekter eller underinndelinger av prosjekter. Time-boksing er konseptet med å holde iterasjonene alltid like lange. For eksempel kan du dele opp ditt 2-måneders prosjekt i fire 2-ukers iterasjoner. Du kan frigjøre eller ikke mellom gjentakelser. Oppgaver som ikke fullføres i en iterasjon, skyves til neste. Over tid blir du bedre til å estimere hva som kan oppnås i en iterasjon.
Tidsboksing er ofte en av de vanskeligste teknikkene å bruke siden mange prosjekter, og kan ikke bare kuttes vilkårlig i faste perioder. I tillegg betyr å skyve oppgaver til neste iterasjon at du ikke vet hvor mange hvor mange iterasjoner du vil ha.
Statusstyrer
Selv om det ikke kreves av agile, brukes statuskort ofte i smidige prosjekter. Ved å fortsette med filosofien om å redusere overhead for prosjektledelse, tillater statuskort noen å bare dra og slippe oppgaven sin fra en kolonne til den neste for å oppdatere statusen til oppgaven. Disse tavlene tillater også enkel visualisering av hvor oppgavene ligger når det gjelder status for hele iterasjonen.
Andre teknikker
Her er noen få andre smidige teknikker og verktøy som du kan vurdere å bruke i prosjektene dine.
Daglige stand-up møter : Disse daglige møtene er der hvert teammedlem sier hva de jobbet med i går, hva de planlegger å oppnå i dag, og hvis de har noen blokkerere. De holdes stående for å holde dem korte.
Nedbrente og hastighetskart : Nedbrente diagrammer viser reduksjon av åpne oppgaver i prosjektet over tid. Hastighetskart sammenligner gjentakelser i tidsboksen med hverandre for å se om det teamet kan oppnå forbedrer seg over tid.
Selvoppdrag : Dette er praksisen med å ikke tilordne oppgavene, men la teammedlemmer ta tak i neste oppgave når de er ferdige med den siste.Hvordan OneDesk hjelper deg med å gjøre smidig
OneDesk skiller seg fra de fleste prosjektledelsessystemer ved at den lar deg kjøre et prosjekt ved hjelp av ditt valg av smidige metoder, tradisjonelle metoder eller en blanding av begge. Dette er hvordan.
Lag prosjekter som ruller opp til porteføljer eller mapper som ruller opp til prosjekter.
Bytt enkelt mellom kortvisninger eller hierarkisk liste.
Bruk smidige poeng eller arbeidstid for å estimere oppgaver
Nedbrente diagrammer og hastighetskart er bakt inn (og mange andre diagrammer også).
Se en video om hvor du finner de smidige funksjonene i OneDesk
OneDesk er spesielt innstilt for de mellomstore prosjektene som noen ganger trenger litt planlegging og andre ganger mye mindre. OneDesk har fleksibiliteten til å tillate teamet ditt å planlegge prosjektene dine til det nivået du trenger for å oppfylle organisasjonens arbeidsflyt, samtidig som teamet ikke overbelastes for mye over hodet. Med OneDesk får du alle fordelene med Agile prosjektledelse mens du fremdeles har tilgang til avansert verktøy som du noen ganger kan trenge. Enda bedre, du kan bytte mellom moduser for å kombinere nøye planlegging med rask og uanstrengt utførelse.
Gi oss beskjed hvis du har spørsmål.