Med pandemien som rystet verden i 2020, har det blitt satt søkelys på helsevesenet og utfordringene det er å drive disse institusjonene. Utover de medisinske komponentene og forskningskomponentene, er det mange støtteavdelinger som fortsatt er nødvendige for å sikre at sykehus og medisinsk utstyr fungerer effektivt. Ettersom medisinsk administrasjon har gått bort fra papirutskrifter og mer mot virtuelle og elektroniske redskaper, har mange sykehus plukket opp forskjellige verktøy og programvare underveis. Selv om dette ofte kan få jobben gjort, etterlater det også hull i effektivitet der flere verktøy må brukes for å skape et helhetlig bilde. Dette aspektet er der en klient fant seg selv som ønsket en enkelt programvarepakke for å knytte alt sammen.
Vår klient er et helsesystem som hovedsakelig består av et sykehus, noen legegrupper, flere fasiliteter og et operasjonssenter. De brukte en kombinasjon av verktøy for å spore tid som var logget mot arbeid, administrere prosjektene sine og kjøre helpdesk. Totalt trengte de mer enn 5 verktøy for å utføre sitt arbeid. Alle prosessene deres var også manuelle, noe som gjorde dem utsatt for feil og unøyaktigheter. Dette oppsettet gjorde rapporteringen til en møysommelig prosess der data måtte samles i ett dokument for å kunne presenteres som en rapport til CIO. Med tanke på all manuell innsats som kreves for å administrere arbeidet sitt, søkte denne klienten programvare som ville være i stand til å omfatte alle disse funksjonene i en løsning.
Bruke vår kundeportal til å ta imot forespørsler
I hjertet av OneDesk’s pakke med verktøy er prosjektledelse og helpdesk-programvare. Selv om begge tilbudene er veldig like, lar vår prosjektledelses-app oppgaver grupperes og planlegges, slik at avhengigheter kan identifiseres og estimater spores mot arbeidet. Den minste arbeidsenheten er en oppgave, og det er her alle relevante detaljer om arbeidet kan bli funnet. I kontrast er vår helpdesk-programvare fokusert rundt konseptet med billetter, som kan føres inn i OneDesk-systemet via e-post, manuell inngang eller via vår kundeportal. Disse billettene inneholder også alle de samme detaljene som oppgavene gjør, inkludert prioritet, beskrivelse, tidssporing og eventuelle samtaler. Spesielt ble kundeportalen vår fremhevet av klienten som en ideell måte å bringe forespørsler inn i systemet. For å holde et sykehus i drift effektivt, er det mange bevegelige deler å vurdere. For eksempel kan en resepsjonist oppleve problemer med en skriver og trenger hjelp fra IT-avdelingen for å løse det. Resepsjonisten kan da logge hjelpeforespørselen sin i kundeportalen uten å logge på som OneDesk-bruker direkte. Ved å sette opp et webskjema som resepsjonisten kan fylle ut som kunde, kan kundens IT-avdeling sikre at de mottar alle relevante detaljer for å starte arbeidet. Gjennom kundeportalen kan resepsjonisten spore problemene de har logget på og samhandle med den som jobber med å oppfylle forespørslene sine, uten å måtte sile gjennom noen interne detaljer IT-avdelingen bruker for å håndtere arbeidet. Synligheten på kundeportalen kan også innstilles slik at kunder – resepsjonisten i dette tilfellet – kan se sine egne forespørsler så vel som sine medarbeidere, basert på OneDesk konsept om kundeorganisasjoner.
Opprette rapporter om ethvert aspekt av arbeidet
Tidligere har vår klient måttet hente data fra forskjellige produkter manuelt for å utvikle rapporter for å dele med sine direktører og kolleger. Ved å bruke OneDesk for både prosjektledelse og kundestøtte, er klienten vår i stand til å kjøre rapporter på tvers av arbeid på alle dimensjoner. Det som lar dem gjøre det er våre tilpassede felt og visninger. For enhver billettype kan egendefinerte felt defineres slik at de inneholder data som et eget attributt. Disse dataene kan deretter brukes til spørring, filtrering og gruppering når du oppretter visninger. Som standard har vi definert et sett med visninger som gir grunnleggende innsikt i arbeid, men egendefinerte felt kan brukes for å øke effektiviteten til brukerdefinerte visninger. For eksempel har vår klient opprettet dokumenter manuelt som beskriver arbeidet som er fullført på tvers av deres forskjellige prosjekter. I OneDesk kan dette gjøres enkelt ved å sette opp en visning som filtrerer på statusen til oppgavene og grupperer dem etter prosjekt eller oppdragsgiver. Denne visningen kan deretter gjøres om til en rapport som kan deles med mennesker eksternt.
Fleksibilitet for å takle annen funksjonalitet
Av natur er OneDesk designet for å være en alt-i-ett-prosjektledelse og helpdesk-løsning. På grunn av fleksibiliteten til OneDesk-systemet kan applikasjonene våre imidlertid tilpasses for bruk utover de vi hadde tenkt oss. For eksempel var vår klient spesielt interessert i kapitalforvaltning og å ha en slags måte å spore maskinvare og utstyr på. Ved å ta en av våre eksisterende apper, kan vi bruke den til kapitalforvaltning. I tillegg til prosjektledelse og helpdesk-apper tilbyr vi også et produktadministrasjonsprogram som enkelt kan gjøres om til et kapitalforvaltningsverktøy. Fordi alle appene våre fungerer på samme grunnlag i et hierarki og gruppering av arbeidsartikler, gjør det at vi kan tilpasse appene våre til å brukes til alle slags administrasjonsproblemer. I administrasjonsalternativene våre kan vi opprette en billettype som skal representere eiendeler, og derfra definere arbeidsflytstatusene som fanger opp de forskjellige tilstandene til disse eiendelene. På toppen av det kan egendefinerte felt brukes til å fange alle fasetter av eiendelene som ikke gir mening for prosjektoppgaver eller helpdesk-billetter. Med muligheten til å knytte filer til disse aktiva-billettene og se historikken til en billetts aktivitet, kan det opprettes et ganske solid kapitaladministrasjonssystem i OneDesk-økosystemet.
Ved å flytte all prosjektledelse, helpdesk og kapitalforvaltning til OneDesk, sentraliserer vår klient all informasjon og data som er avgjørende for å holde fasilitetene i gang. I tillegg til webversjonen av OneDesk tilbyr vi også en mobilapplikasjon som er tilgjengelig på både iOS- og Android-enheter. Selv om noe funksjonalitet er begrenset i vårt mobiltilbud, kan billetter og oppgaver fortsatt administreres, og samtaler kan raskt reageres på i farta. Ved å bruke OneDesk-mobilappen kan klienten vår administrere prosjekter og helpdesk-forespørsler fra hvor som helst, og til og med motta varsler umiddelbart når oppdateringer krever deres oppmerksomhet. Å være i helsevesenet kan dette være kritisk viktig for å hjelpe medisinsk personale til å holde seg på sporet og fortsette å redde liv.