Det mangler ikke på programvare som er stifter for den daglige profesjonelle. Fra regnskap til innkjøp til rapportering, trenger bedrifter en rekke programvare for å holde seg i gang. Ikke bare er det vanskelig å skaffe alle verktøyene som trengs for å dekke alle aspekter av driften, på grunn av det store antallet alternativer, men det er også vanskelig å få alle disse delene til å fungere sømløst. Ofte vil en programvare ikke integreres med en annen, noe som krever en tilpasset løsning eller kompromiss. Av denne grunn tilbyr mange programvareløsninger komplette suiter med verktøy som garantert fungerer sammen, men som ikke helt oppfyller behovene for alle områder. Dette ønsket om integrering mellom programvare er ikke uvanlig, så da en klient kom til oss for å finne en løsning, var vi i stand til å markere hvordan OneDesk oppfylte disse kravene.
Vår klient er et IT-firma med fokus på WiFi-tjenester. Interaksjoner med kundene deres spenner fra engangstransaksjoner som selger og installerer maskinvare, til prosjekter for arrangementer, til gjentatte administrerte tjenester. Selv om deres nåværende prosjektledelsesprogramvare oppfyller de fleste av deres grunnleggende behov, er det fremdeles enestående krav fra forskjellige avdelinger som ikke kan oppnås uten et stort utlegg av penger. Disse kravene er hovedsakelig opptatt av automatiseringer og integrasjoner som vil øke effektiviteten og effektivisere arbeidsflyter. En del av klientens arbeid krever bruk av et CRM-verktøy (customer relationship management), og selv om de ikke forventer at OneDesk skal tilby det for dem, anerkjenner de at muligheten til å koble prosjektledelsen sin til CRM ikke er en urimelig spørsmål.
OneDesk sin prosjektledelsessøknad er basert på et enkelt hierarkibegrep. Oppgaver som logges tilordnes prosjekter, som kan organiseres i mapper, og som inneholder større porteføljer. Oppgavene inneholder all informasjon som er relevant for det tilknyttede arbeidet, fra beskrivelse til oppdragsgiver til samtaler om det. Dette oppsettet holder oppgaveinformasjonen på en lett tilgjengelig, sentral plassering. Utover detaljene i selve oppgavene, kan klienten vår også spesifisere arbeidsflyten og statusene som en oppgave går gjennom når den planlegges, utføres, testes og distribueres. Mens oppgaven jobbes med, kan statusen oppdateres for å gjenspeile gjeldende tilstand. Med arbeidsflyter følger en av OneDesks utmerkede funksjoner: automatisering av arbeidsflyt. For å sette opp en, trenger vår klient bare å definere et sett med kriterier og den påfølgende handlingen som skal utføres automatisk når kriteriene er oppfylt. Disse automatiseringene kan utløses basert på statuser, bestemte feltverdier og til og med etter en tidsplan. Det er lett å se hvorfor klienten vår var interessert i disse automatiseringene, da de i noen tilfeller kan gjøre arbeidet selvadministrerende.
Integrasjon var viktigst for våre klienter, og var den viktigste snublesteinen når det gjelder tidligere prosjektledelsesprogramvare. Ofte krever integrering av to produkter tilpasset utviklingsarbeid som kan være kostbart og tidkrevende. Spesielt klienten vår var på utkikk etter integrasjoner med nettstedet for salgs- og markedsføringsteamene der skjemaet fylles ut, og deretter tas en automatisk handling for å bringe prospektet inn i salgspipeline. Selv om det ikke er noen enkel OneDesk-integrasjon å jobbe med deres eksisterende skjema, har vi tilpassbare webskjemaer som vår klient kan vise til kunder som gjør omlagte data til arbeidsartikler i OneDesk. Disse skjemaene kan stilles inn slik at de krever all nødvendig informasjon som oversettes til felt på en OneDesk-billett. Derfra kan klienten vår lage automatiske arbeidsflyter for å utføre bestemte handlinger når disse dataene kommer inn. Når det gjelder en fullstendig løsning på tvers av alle teamene sine, erkjente vår klient at OneDesk sannsynligvis ikke ville være den eneste programvaren de bruker. Med det i tankene fremhevet vi det brede utvalget av Zapier-integrasjoner som allerede er opprettet for å integrere OneDesk med annen programvare. Selv om en løsning ikke allerede eksisterer, var kunden vår glad for å høre at det gjennom Zapier kan være enkelt å sette opp noe.
Selv om OneDesk ikke har som hovedformål å være en ledende CRM-programvareleverandør, fordi kunden vår er opptatt av integrering av verktøy på tvers av arbeidsflyter, er det verdt å utforske OneDesk’s fleksibilitet og dykke inn i hvordan CRM-funksjonalitet kan oppnås i eksisterende applikasjoner. Fordi OneDesk er basert på et enkelt, ganske generalisert hierarki for organisering av arbeid, gir dette konseptet seg til å bruke utover prosjektledelse. Selv om OneDesk allerede har konseptet med kunder, kan klienten vår sette opp en ny billettype for å representere kunder og spesifisere tilpassede felt for å fange opp alle relevante detaljer, for å gjenskape CRM-opplevelsen mer fullstendig. Denne billettypen vil da ha sin egen arbeidsflyt tilknyttet, som kan tilpasses for å representere de forskjellige tilstandene og statusene til kundeforhold. I tillegg til å spore statusen til kundeforhold, kan kunden vår ved å bruke billetter til å representere kunder lagre kundekonfigurasjoner på disse billettene som vedlegg. Gitt tjenestene og den løpende støtten de tilbyr, var dette en veldig gyldig bekymring for vår klient som kan håndteres veldig enkelt. Ved å flytte CRM-en til OneDesk, kan klienten spore kundene som de ville gjort. Som med alle billetter og oppgaver i OneDesk, kan vår klient også lage arbeidsflytautomatiseringer for å effektivisere administrering av kundeforhold.
Til tross for at det er så mange programvareløsninger der ute, viser det seg noen ganger vanskelig eller til og med umulig å finne det rette verktøyet som gjør alt. Med OneDesk’s fleksibilitet blir det mindre av et problem. OneDesk er en kameleon av et verktøy; basert på et enkelt organisatorisk hierarki, kan OneDesk tilpasses for å passe til en rekke brukssaker. Det kan likevel være tilfeller der OneDesk ikke oppfyller alle behov. For disse brukerne kan Zapier-integrasjoner brukes til å få OneDesk til å kommunisere feilfritt med annen programvare. Dette gir brukerne det beste fra begge verdener uten å måtte konstruere løsningen selv.