I OneDesk for å fange e-postmeldinger som billetter, vil du automatisk videresende eller omdirigere den vanlige support-e-postadressen din (f.eks. Support@example.com) til en av OneDesk-oppfangings-e-postadressene dine (f.eks. Tickets@example.onedesk.com). Som standard har OneDesk et automatisk svar slått på, som svarer til den opprinnelige avsenderen som bekrefter mottakelsen av billetten.
Avhengig av e-postserverens konfigurasjon, eller hvem som kan kopieres i en e-post, er det mulig at det kan opprettes en løkke der autosvaret blir fanget opp og opprettet som en ny billett, blir svart på og sløyfen fortsetter. OneDesk har noen få innebygde teknikker for å oppdage og forhindre disse sløyfene, men noen vanlige e-postservere / klienter fjerner overskrifter, endrer svaradresser og overholder vanligvis ikke e-poststandarder.
Ta disse trinnene under oppsettet for å forhindre at e-postløkker oppstår.
Legg til bedriftens support-e-postadresse (f.eks. Support@example.com) i listen “Legg aldri til som følgere”. Du finner denne listen i
‘Admin => e-postinnstillinger => Utseende => Svarinnstillinger ‘ .
Hvis det er andre e-postadresser som noen ganger blir kopiert i strømmen din, bør du legge dem til her også. Som en tommelfingerregel skal adresser som representerer grupper av mennesker (som salg @, eller hei @ eller avdelingsgrupper) legges til i denne listen.
Hvis du allerede har en løkke.
Hvis du ikke tok trinnene ovenfor under installasjonen, ikke bekymre deg, du kan fikse det nå. Dette er hvordan.
For å starte, deaktiver automatiseringen som svarer på nye billetter. Du finner den under
‘Administrasjon => Billetter => Workflow Automation => automatisk svar på nye billetter ‘ .
Hvis du har andre automatiseringer som sender e-post, kan du også deaktivere dem for øyeblikket.
Legg til bedriftens support-e-postadresse (f.eks. Support@example.com) i listen “Legg aldri til som følgere”. Du finner denne listen i
‘Admin => e-postinnstillinger => Utseende => Svarinnstillinger ‘ .
Hvis det er andre e-postadresser som noen ganger blir kopiert i strømmen din, bør du legge dem til her også. Som en tommelfingerregel skal adresser som representerer grupper av mennesker (som salg @, eller hei @ eller avdelingsgrupper) legges til i denne listen.
Dette vil slå av sløyfen, men det kan ta noen minutter før e-postkøen tømmes, og du slutter å motta nye e-poster.
Du bør da gå inn i kundelisten din og slette eventuelle kundeposter som ble opprettet for e-postadressene som ikke er personer.
Du kan deretter prøve å aktivere e-postmeldingene dine automatisk og sende en ny testbillett. Sløyfen din skal ikke starte på nytt.