Jeg vet ikke om dette virkelig er tilfelle, men jeg vil gjerne diskutere hva jeg anser for å være de viktigste ingrediensene til flotte prosjektledelseskontorer, eller PMOer. Jeg har sett flere prosjektkontorer bygges og rives i velmenende organisasjoner som ellers var produktive … bortsett fra det faktum at de var dårlige til å tilby en solid PM-infrastruktur. Jeg bygde til og med min egen PMO og infrastruktur – vellykket også – før hele organisasjonen kollapset plutselig og uventet, som er fôr til en bok en dag, selv om jeg tror man allerede har blitt skrevet om den.
Siden jeg har sett flere PMO-er stige og falle, har jeg fått mening om hva som er gode og dårlige ingredienser for prosjektledelseskontorer. I forbindelse med denne artikkelen vil jeg fokusere på det jeg anser for å være de fire beste ingrediensene for et effektivt prosjektledelseskontor.
Sterk, fokusert ledelse ership
Dette kan høres ut eller virke opplagt, men la meg forklare nærmere. Jeg har sett mange PMOer bli ledet av PMO-direktører som i utgangspunktet bare var den mest erfarne PM i gruppen. Den opplevelsen gjør dem ikke til en god leder. I tillegg ledet de ofte prosjekter selv. Jeg anser det som en feil. Hvis du er dedikert til å skape et effektivt prosjektledelseskontor, setter du en god PMO-direktør på plass for å lede den og frigjøre ham fra å administrere prosjekter – bortsett fra i de mest ekstreme tilfeller der hans innspill er nødvendig for å overvinne noen veisperring eller problemer. PM-er trenger veiledning, opplæring, karriereutvikling og ansvarlighet. PMO-direktøren burde allerede ha en full plate akkurat med dette ansvaret.
Executive-støtte
Den langvarige PMO har ledende innkjøp. Det er viktig at PMO virkelig blir tatt på alvor i organisasjonen. Bedrifter med PMOer som ikke støttes av utøvende innkjøp, kan mangle finansiering og kan også se at nøkkelprosjekter blir ledet av spesielle grupper opprettet utenfor PMO. Disse vil bare føre til at PMO blir sett på som en ikke-kritisk enhet over tid … som fører til den endelige død.
Erfaring i rekkene
En PMO lager full av prosjektledere med PMP og andre sertifiseringer garanterer ikke suksess. Det er viktig at PMO består av personer med prosjektsuksesser (og svikt) under beltet. Mentoring er viktig, og disse erfarne PM-ene som ikke bare har reelle suksesshistorier, men de som overvinner og lærer av feilene deres, vil være de beste individene for å hjelpe nye prosjektledere i organisasjonen å lære hvordan man effektivt og vellykket kan håndtere engasjementer fortløpende. .
Beste praksis
Beste praksis kan bety mange ting. Men det meste jeg fokuserer på her, er ting som gjenbrukbare maler, en solid metodikk og en PM-struktur som fremmer sterk kommunikasjon, god tilbakemelding, konsekvent praksis og regelmessig ukentlig prosjektstatusrapportering. PM-er har mye å håndtere med jevne mellomrom – spesielt hvis de ofte leder fem eller seks prosjekter samtidig, som det vanligvis er tilfelle. Jo mer vi kan utstyre dem med solide programvareverktøy og praksis som hjelper til med å avle regelmessig prosjektsuksess og en konsistent presentasjon for prosjektkundene de engasjerer seg, desto bedre har viljen og desto mer selvsikker vil de sannsynligvis være i å administrere prosjektene sine på en daglig.
Sammendrag
Ingenting garanterer at PMO vil vare evig, og at 80% eller mer av prosjektene dine vil lykkes. Men ved å følge disse konseptene når du konstruerer – eller omstrukturerer, om nødvendig – organisasjonens PMO, vil du sannsynligvis se mer konsekvent suksess i prosjektene du administrerer. Vennligst del dine tanker og meninger om hva du anser som viktige ingredienser til vellykkede PMOer. Våre erfaringer med PMO-suksesser og fiaskoer hjelper oss med å ta disse fremover og bygge enda bedre PM-infrastrukturer i fremtiden.