OneDesk-kontoen din sender ut e-postmeldinger av en rekke årsaker. Denne artikkelen forklarer de forskjellige typer e-postmeldinger vi sender, og hvordan du kan endre innholdet i disse e-postmeldingene for å dekke dine behov bedre.
E-postmalen:
Når OneDesk sender en e-post på dine vegne, vil den gjøre det ved hjelp av malen du konfigurerer på kontoen din. Dette finnes under:
Administrasjon> E-postinnstillinger
Her kan du definere e-postoverskrift, signatur og “vis” e-postadresser for svar og noreply. Dette er ganske greit å bruke, men en ting som kanskje ikke er åpenbar er at hvis du vil bruke bilder her inne, må du kopiere og lime dem inn fra nettet (for eksempel nettstedets logo).
Denne videoen gir en oversikt.
Varsler om nye meldinger til følgere.
OneDesk har begrepet ‘følgere’ på billetter, oppgaver og prosjekter. Når du legger til en tilhenger til noe, sier du i utgangspunktet “gi denne personen beskjed om eventuelle nye diskusjoner om denne tingen.” Kundefølgere blir kun varslet om offentlige samtaler, mens interne tilhengere (brukerne dine) får beskjed om alle meldinger (offentlige eller private).
Dette er et grunnleggende aspekt av samarbeidet i OneDesk, men du kan slå det av for brukere i deres preferanser (se nedenfor). Det kan imidlertid ikke slås av for kunder. Hvis du ikke vil at en kunde skal motta disse e-postmeldingene, bør du fjerne dem som følger.
E-postteksten og emnelinjen for disse diskusjonsvarslene er helt sammensatt ved hjelp av innholdet i meldingene, brukerne, typene, elementene og annet innholdet, så det er ikke nødvendig å oversette det (siden alle disse tingene kan endres på andre måter).
Systemvarslings-e-postmeldinger:
Disse e-postene sendes til kunder og brukere og er nyttige for de grunnleggende OneDesk-brukerflytene som registrering, registrering etc. Du kan endre innholdet på disse eller til og med slå dem av, men vær advart om at dette kan bryte brukerstrømmen din. De kan endres under:
Administrasjon> Brukere (eller kunder)> E-post til brukere
Brukerpreferanser
Noen ting en bruker kan velge om de vil bli varslet. Hvis de finner ut at de får for mange varsler, kan de slå dem av i deres preferanser.
Dette finner du under:
Brukere> (Deg selv)> Send meg e-post om
- Oppdragsendringer: Gi beskjed når du er tilordnet eller ikke tilordnet fra et element (på som standard).
- Diskusjoner du følger: Hvis du ikke vil bli varslet om diskusjoner du følger.
- Nye brukere i prosjektene dine: hvis du vil bli varslet når brukere blir med (av som standard).
- Godta alle invitasjoner: Bli automatisk med i alle prosjekter du er invitert til (på som standard).
Arbeidsflyt automatiserings e-post.
OneDesk tillater også administratorer å sende e-postvarsler som utløses under forhold som de definerer. Som standard har nye kontoer eksempler på disse for:
- “Svar automatisk på nye billetter” Legger automatisk ut en svarmelding på nye billetter. Siden nye meldinger sendes via e-post, vil rekvirenten motta dette.
- “Legg ut en diskusjon når statusen er oppdatert” Legger ut en melding på billetten når statusen blir chaged. Siden nye meldinger sendes via e-post, vil rekvirenten motta dette.
Disse meldingene kan endres eller deaktiveres under:
Administrasjon> Billetter (eller oppgaver)
Du kan også lage dine egne varsler her ved å sette opp en ny automatisering av arbeidsflyten som legger ut en melding når en utløsende hendelse oppstår. Arbeidsflyteautomater kan gjøre mye mer enn å sende e-post om: Les mer om det her.
Jeg håper denne artikkelen hjalp til med å forklare de forskjellige typene e-poster OneDesk sender ut, samt hvordan du kan endre dem. Ikke nøl med å spørre om du har spørsmål.