Transkripsjon:
Denne videoen gir deg en oversikt over e-postinnstillinger i OneDesk. For å konfigurere e-postinnstillinger, klikk på administrasjonsikonet og klikk på e-postinnstillinger. Her vil du se alle de forskjellige konfigurasjonsalternativene for e-posten din. De er delt inn i fire faner meldingssenter, utgående, innkommende og utseende. Vi går gjennom dem en om gangen. Meldingssenteret gir deg en fullstendig oversikt over alle e-postene vi sender på dine vegne og lar deg også administrere dem herfra. Automatiserte meldinger legger ut meldinger automatisk på samtaler når visse regler inntreffer. Det er her du kan administrere dem. Når en bruker eller kunde ikke har sett en melding innen ett minutt, videresender vi den automatisk via e-post til dem. Så de går ikke glipp av det. Denne øverste her er den videresendings-e-posten. Så hvis du redigerer det, kan du se at her er emnelinjen. Og det det inkluderer er oversikten over elementet og alle meldingene som er på det elementet på det tidspunktet. Du kan sette inn flere egenskaper. Du kan endre det her, og hvis du gjør noen feil, kan du tilbakestille til standard ved å klikke på dette ikonet her.
Lenger ned har du en liste over automatiseringene, som for øyeblikket legger ut meldinger under visse omstendigheter. Og du kan se at de alle er aktive. For å forstå hver av disse automatiseringene kan du lese når den er lagt ut, hvem den er sendt til og hva som er innholdet i det som er lagt ut. Dette er for eksempel autosvaret. Så når en ny billett opprettes ved hjelp av automatisering a02, mottar brukere og kunder som følger varen, kjære forfatteren din, takk for at du sendte inn billetten. En agent har blitt tildelt deg og så videre. Hvis det ikke sees i sanntid innen ett minutt, blir du automatisk videresendt av dette. Hvis du ønsker å endre logikken som sender dette, klikker du automatisering 02, og du kan endre logikken om når den sendes og innholdet i meldingen.
Automatiserte e-poster er like, bortsett fra at i stedet for å legge ut meldinger i en samtale, sender de e-post direkte. For eksempel varsler denne mottakerne når oppgaven deres snart skal forfalle. Disse to andre, som du kan se, er intakte og sender ikke. De brukes av en deaktivert automatisering. Så hvis du vil bruke den, klikker du på automatisering a12, og du kan aktivere den. Denne her handler om brudd på tjenestenivåavtalen, og den er av som standard. System-e-poster er e-postene som OneDesk sender bare for den vanlige flyten av bruk av OneDesk. For eksempel, når en ny bruker opprettes, får de en e-post for å fortelle dem at kontoen deres er opprettet. Denne automatiseringen styrer det. Nå kan du ikke kontrollere reglene som disse e-postene sendes etter, men du kan endre innholdet i dem og slå dem av helt. Vi anbefaler på det sterkeste at du ikke slår av disse med mindre du absolutt trenger det. Disse er for normal flyt og funksjon av OneDesk.
Den neste fanen er den utgående e-posten. Når OneDesk sender en e-post på dine vegne, oppretter den en oppføring her. Du kan se hvem som mottok den i emnelinjen når den ble sendt. Og vi har lagret de siste 72 timene med e-poster vi har sendt på dine vegne. Du kan søke der inne hvis du leter etter en bestemt e-post. Du kan også se om e-posten ble levert eller ikke. For å finne ut mer kan du klikke på se e-postdetaljer og her kan du se innholdet i e-posten som ble sendt. Og her er hendelseshistorien i omvendt kronologisk rekkefølge. Den er nettopp lappet her, og den ble mottatt på dette tidspunktet. Den innkommende e-posten gjør det motsatte. Den registrerer alle e-poster vi fanger på dine vegne og hvilke handlinger vi tok. Så for eksempel, vi mottok denne e-posten, sett inn emnelinjen, vennligst hjelp meg med å sette opp kontoen min. Og vi opprettet automatisk en billett. Nok en gang kan du se på e-postdetaljene, og du kan se disse detaljene her om hva som skjedde.
En av tingene som er verdt å nevne i den utgående tingen er at du kan bruke din egen SMTP-server for utgående e-post. For å gjøre det, merk av i denne boksen og fyll inn disse innstillingene. For å fullføre disse innstillingene, må du be administratoren din om disse forskjellige innstillingene her. Det er en hjelpeguide her. Og hvis du ikke skulle glemme å angi dine fra e-postadresser, som du finner her. Under Utseende-fanen kan du endre utseendet på e-postene dine. I hovedsak. Du kan endre overskriften, signaturen, fargene og visningsadressene. Når e-postene er sendt.
I tillegg, på slutten, kan du legge til e-poster til blokkeringslisten. Vi anbefaler at du legger til e-poster i denne listen når disse e-postene representerer en ikke-person. Så hvis du for eksempel har en støtteboks eller du har en e-postboks, som er i flyten din, som ikke er en person, anbefaler jeg at du legger dem til her. De vil aldri bli lagt til som følgere til elementene, og dette vil forhindre at altfor omfattende e-poster går ut og mottar mange e-poster i den boksen. Det er en annen ting du trenger å vite for å sette opp e-posten din, og det er automatisk videresending av e-post som du må konfigurere. For å gå til billettsøknaden din. Du kan se eller billettinnstillingene dine, du kan se at du har en opprettelses-e-postadresse på kontoen min, som heter acne04. Min e-post for opprettelse av billetter er tickets@acne04.onedesk.com. Din vil bli formatert på samme måte med en annen partikkel her for å representere organisasjonen din. Det du vil gjøre er å ta denne e-postadressen og videresende den automatisk fra supportboksen din. Så hvis domenenavnet ditt er acne04.com og support-e-postadressen din er support@acme04.com. Det du vil gjøre er å automatisk videresende support@acne04.com til tickets@acne04.onedesk.com. Du har e-postadresser for hver enkelt av varetypene du aktiverer, enten det er billetter, oppgaver osv.
Det er viktig at når du setter opp denne automatisk forover, at du forstår forskjellen mellom automatisk forover og manuell forover. Når du videresender manuelt, vil OneDesk fange den og lage en billett ut av den, men den behandler deg personen som videresender som forespørsel. Når du setter opp en automatisk videresending, sender den bare den e-posten automatisk. Og når den faktisk vil fange opp den opprinnelige avsenderen som rekvirenten, som er det du ønsker mesteparten av tiden. Så der går du. Det er e-postinnstillinger i OneDesk. Hvis du har spørsmål, ikke nøl med å klikke på dette ikonet her og chatte med oss. Takk.