Transkripsjon:
Engineering omfatter et bredt spekter av felt som sivil, mekanisk, elektrisk, kjemisk, programvare, romfart og mer. Selv om hver disiplin har sitt eget sett med ansvar, er planleggingsprosjekter en standardprosess i alle ingeniørsektorer. Disse prosjektene er ofte komplekse og krever nøyaktig planlegging for å fullføre innenfor tid og budsjett. Bortsett fra det er oppgaveavhengighet et annet utfordrende aspekt ved ingeniørprosjekter og kan bare løses gjennom riktig planlegging og konstant kommunikasjon mellom alle parter. Derfor er det viktig å investere i et robust system som eliminerer behovet for flere applikasjoner og gir allsidige løsninger.
OneDesk er en kombinasjon av HelpDesk og prosjektledelse i én applikasjon. Med OneDesk kan du støtte kundene dine og administrere prosjekter uten å måtte kjøpe, lære, integrere og bytte mellom flere applikasjoner. OneDesks helpdesk og billettsystem fungerer som et CRM og lar deg administrere billetter, vedlikeholde en kunnskapsbase for å svare på spørsmål og lage automatiseringer for å eliminere manuelt arbeid. Når det gjelder prosjektledelse, lar OneDesk deg lage oppgaver og organisere dem i prosjekter eller porteføljer, som deretter kan tildeles teammedlemmene dine og spores i flere visningsoppsett.
I dette panelet kan du lage prosjekter og porteføljer. Disse porteføljene fungerer som beholdere for prosjektene dine. Porteføljer kan tituleres i henhold til kundenavnet, kundeorganisasjonen, prosjekttypen eller avdelingene i virksomheten din som administrerer de tildelte prosjektene.
For eksempel mottar Absolute Technologies flere tilbudsforespørsler fra kunder for forskjellige produkter. Derfor er det fornuftig for dem å lage en portefølje med tittelen Request for Quotations. Porteføljen inneholder en rekke prosjekter, og hvert prosjekt er oppkalt etter produktene som selskapet designer. I dette tilfellet ba kunden om et tilbud for kondenseringsenheten og ga de tekniske spesifikasjonene for produktet samt leveringsdato og installasjonssted. Denne informasjonen gjør det mulig for ingeniørsjefen å gå til fase 2 av prosjektet.
Basert på forespørselen kan du organisere prosjektene knyttet til deres respektive porteføljer. Du kan deretter følge med på hvordan prosjektene utvikler seg i denne spesifikke porteføljen.
I hvert av disse prosjektene vil du kunne se kundestøtteforespørselen og planlagte oppdrag ved å bruke Tickets and Tasks-applikasjonene.
Kundekommunikasjon er en viktig del av vellykket gjennomføring av ingeniørprosjekter. Det er nødvendig å svare på spørsmål og forespørsler for å møte kravene til din klient eller partner. Enten klienten din valgte å engasjere seg med deg via e-post, live chat eller nettskjemaer, fanger OneDesk opp kunderegistrene og kategoriserer forespørselen av billetten i henhold til deres organisasjon i kundeapplikasjonen.
Din kundekommunikasjon vil generere billetter i billettapplikasjonen din. Billetter krever umiddelbar oppmerksomhet og kan løses umiddelbart. I OneDesk kan du fange billetter på flere måter.
Den første måten er å automatisk videresende støtte-e-posten din til e-postadressen du finner her. Når en klient sender en e-post til support-e-postadressen din, vil OneDesk fange opp den e-posten og generere en billett. All viktig informasjon i e-posten vil bli fanget på billetten.
Den andre måten er å motta en kundeforespørsel via live chat-applikasjonen fra nettstedet ditt. OneDesks live chat-applikasjon er en kundevendt applikasjon som lar kundene dine komme i kontakt med supportingeniørene dine i sanntid.
Kundene dine kan legge ved flere filer via messenger-appen, slik at teamet ditt får tilgang til viktige dokumenter umiddelbart. Livechat-applikasjonen er svært konfigurerbar. Du kan tilpasse chattevinduet med logoen din, legge til firmafarger og inkludere en BOT-avatar for å tilby kundestøtte døgnet rundt.
Når klienten sender deg meldinger via live chat, kan teammedlemmene se dette i Messenger-applikasjonen deres, svare og lage billetten fra samtalen. Ved å gjøre det kobler OneDesk billetten og samtalen sammen, slik at teamet ditt kan se alle nødvendige data fra én plattform.
Den tredje måten er gjennom å fylle ut nettskjemaer i portalen. Nettskjemaene lar deg fange opp all nødvendig informasjon for raskt å løse kundens forespørsel eller spørsmål. Ved å benytte deg av nettskjemaer kan du redusere antall e-poster som mottas i løpet av dagen. Når de er sendt inn, kan kundene dine kommunisere med teammedlemmene dine og gjennomgå billettene deres.
Kundene dine kan deretter sjekke fremdriften til støttebilletten deres gjennom portalsystemet og kommunisere med deg i tilfelle spørsmål eller problemer. Med OneDesk kan du gi åpenhet ved å vise nødvendige oppdateringer i portalen som prosentvis fullført, planlagt start og mer. I tillegg kan du kontrollere hva kundene dine kan se og gi rollebasert tilgang til å håndtere konfidensiell informasjon. Du kan også aktivere visningsalternativer for klienter for å filtrere billetter i henhold til billettforespørselstype, prosjektet den tilhører og mer.
Standard nettskjema ser slik ut.
Nettskjemaer lar deg kontrollere hva slags informasjon du mottar fra kundene dine. For å tilpasse dette nettskjemaet, klikk her. Du vil kunne angi visse felt etter behov, gi nytt navn til eksisterende felt og legge til flere felt, inkludert egendefinerte felt.
Du kan for eksempel lage et nettskjema for kunder som kan spørre om tjenestene dine og sende inn en tilbudsforespørsel for et produkt eller en tjeneste. I så fall kan de navigere til kundeportalen din og velge nettskjemaet med tittelen ‘Request for Quotation (RFQ).’ Du kan deretter legge til standard eller tilpassede felt for å fange opp den nødvendige informasjonen som trengs for å løse billetten. Du kan også konfigurere disse feltene til å være obligatoriske for å sikre at all nødvendig informasjon blir fanget opp.[show how to add custom fields in OneDesk] . Når klienten din har fullført det valgte webskjemaet, vil du generere en billett i billettapplikasjonen din i OneDesk.
Billetten lar deg se detaljene som ble fylt ut på nettskjemaet. Du kan deretter tildele denne billetten til en bestemt person, team eller avdeling. OneDesk lar deg tilordne flere teammedlemmer og avdelinger til en billett. Du kan imidlertid eliminere manuell tildeling av team ved å automatisere prosessen.
OneDesk kan automatisere arbeidsflyten din og eliminere enhver manuell intervensjon for å rute billetter til riktig team eller prosjekt. Med OneDesks arbeidsflytautomatiseringer kan du rute elementer til team og prosjekter, automatisk svare til klienter, legge til tilpassede varsler og mye mer.
Ingeniørselskaper har flere avdelinger som er avhengige av hverandre for å fullføre prosjekter. Derfor er det avgjørende å tildele billetter basert på teamets ekspertise slik at andre avdelinger kan ta slutt til slutt-tilnærmingen for å eliminere eventuell ineffektivitet. Dette er grunnen til at det er fornuftig å bruke OneDesk Workflow Automations for å sette opp automatiske tildelinger for å maksimere produktiviteten. Måten å gjøre dette på er ved å navigere til administrasjonsinnstillingene og klikke på billettfanen.
Du kan opprette nye arbeidsflytautomatiseringer eller redigere en eksisterende. For eksempel, hvis en potensiell kunde sender inn en forespørsel om produktgarantiproblemer, kan du rute denne billetten til supportingeniørene og rotere mellom brukere hver gang en ny billett opprettes. En jevnt fordelt billettrotasjon vil tillate deg å yte den beste servicen til kundene dine.
Du kan også opprette automatiseringer for å endre livssyklusstatusen til billettene dine. Ved å gjøre det kan du få en ide om hvilke oppgaver som for øyeblikket jobbes med kontra de fullførte oppgavene.
Kommunikasjon er avgjørende for smidige prosjekter. Ingeniører er avhengige av kommunikasjon for å samarbeide med forskjellige avdelinger i organisasjonen, så vel som kunder som gir dem konstant tilbakemelding frem til prosjektet er fullført. Hos OneDesk forstår vi at kommunikasjon styrker relasjonene til kundene dine. Derfor er det nødvendig å følge opp e-poster og gi kundene dine den 24/7-støtten de trenger.
Hvis klienter ønsker å følge opp billetten sin, kan de enten svare via e-post eller opprette samtaler direkte fra portalen. Denne meldingen vil vises i messenger og vil også være knyttet til den spesifikke billetten.
Kollegene dine kan svare på denne eksisterende samtalen for å kommunisere med sluttbrukeren eller lage interne meldinger til teammedlemmene deres. Interne samtaler er skjult for kundene dine, da de vises som et “Internt svar”.
Ved å skrive @brukernavn eller @avdelingsnavn kan du sende budskapet ditt til ekspertteammedlemmer eller avdelinger som er best egnet til å svare på spørsmålene dine. Messenger-applikasjonen lar teamet ditt utføre dine daglige korrespondanser og reduserer den lange responstiden knyttet til e-poster. Messenger-applikasjonen er spesielt effektiv ettersom den oppmuntrer til raskt svar og eliminerer forsinkende løsninger som er nødvendige for å lykkes med prosjektet.
I tillegg kan klienter også starte engasjement gjennom Livechat-applikasjonsfunksjonen i OneDesk. Livechatten lar kundene dine sende vedlegg og gjennomføre samtaler i sanntid. Siden chatteformater er umiddelbare, kan spørsmål eller problemer løses umiddelbart av teammedlemmene dine. Bortsett fra det, tidsstempler OneDesks live chat-funksjon samtalen, noe som hjelper teamet ditt å sjekke samtaletiden i tilfelle uenighet.
Ingeniørselskaper jobber med flere prosjekter samtidig. Disse prosjektene er komplekse og er sterkt avhengige av tilbakemeldinger fra kunder. Derfor må disse prosjektene oppdateres kontinuerlig inntil kunden melder seg av for produksjon. I OneDesk kan du bryte ned prosjektet i enkle oppgaver. Oppgaver fremhever prosjektledelsessiden av OneDesk og kan defineres som arbeid som krever nøye planlegging og utførelse. I OneDesk kan du konvertere en billett til en oppgave eller ganske enkelt opprette en ny oppgave i Task-applikasjonen. La oss deretter ta en titt på prosjektledelsessiden av OneDesk.
Siden alle prosjekter faktureres etter ingeniørtimer og produksjonstimer, må ingeniørteamene fylle ut timelistene sine. Prosjektlederne kan logge tiden sin på oppgaver i OneDesk og angi prosentandelen fullført av de tildelte oppgavene. Arbeid logges ved å lage en timeliste eller kjøre en oppgavetidtaker. Når du sender inn en timeliste, fyller du ut hvor mye arbeid som ble utført, nåværende status for denne varen, prosentvis fullført osv.
OneDesk-oppgaveskjemaer inkluderer en serie livssyklusstatuser som endres på grunn av flere handlinger. For eksempel, når teammedlemmet ditt legger til prosentandel fullført, kommuniserer med klienten eller venter på kundens svar, bytter OneDesk automatisk mellom de riktige livssyklusstatusene. Disse livssyklusstatusene er konfigurerbare; du kan legge til, endre navn på eller slette eksisterende statuser, endre farger og til og med legge til automatiseringer for å eliminere overflødig arbeid for teammedlemmene dine. Livssyklusstatuser hjelper prosjektlederne dine å forstå hvilke oppgaver som er fullført og hvilke skritt de må ta for raskt å fullføre prosjektene i tide.
Å designe og bygge HVAC-systemer krever flere trinn. For eksempel vil det første trinnet være å ha omfanget på plass. Omfanget gir designhensyn og anbefalinger spesifikke for lokasjoner. Etter å ha gjennomgått omfanget, vil ingeniøren utføre lastberegning og deretter gå videre til å designe systemet. Når systemdesignet er fullført, vil ingeniører forberede designet for kanalarbeid og deretter velge riktig utstyr for byggeteamet og også skrive kontrollfilosofien for elektroingeniørteamet.
I OneDesk kan du lage et prosjekt for slike programmer og bryte ned prosjektet i enkle oppgaver. Du kan deretter tildele disse oppgavene til ekspertteammedlemmer eller avdelinger, som er best kvalifisert til å fremskynde prosessen.
Ettersom prosjektingeniørene jobber tett med elektroingeniørteamet, er det viktig å samarbeide om hvert trinn i prosjektet. For eksempel vil prosjektingeniøren måtte sende kontrollfilosofidokumentet til elektroingeniøren som deretter bruker det til å programmere hvordan systemkomponentene styres. På samme måte kan hvert trinn kreve samarbeid eller bistand fra et annet team. I OneDesk kan du gjennomføre samtaler fra oppgaveskjemaene. Dette gjør deg i stand til å engasjere alle parter og hjelper deg å ta beslutninger ensidig. Bortsett fra å gjennomføre samtaler, kan du også legge ved og sende viktige mapper til flere enkeltpersoner eller team, slik at de kan finne vedleggene og raskt laste dem ned til datamaskinene sine.
Du kan organisere oppgavene dine i prosjektstrukturen eller legge dem til i forskjellige mapper eller porteføljer i prosjektet. Du kan lage en prosjektmal for lignende tilbakevendende prosjekter, for eksempel HVAC-systemkontrollene. Ved å gjøre det kan elektroingeniørteamet ganske enkelt klone prosjektet hver gang de jobber med lignende prosjekter. [show them] På den måten kan du ha en eksisterende mal på plass hver gang du jobber med disse prosjektene. Det er spesielt nyttig siden du har muligheten til å velge elementene og egenskapene du ønsker å kopiere fra det opprinnelige prosjektet til kloneprosjektet.
OneDesk tilbyr visningsoppsett og filtre som lar deg overvåke og spore fremdriften til prosjektene og oppgavene.
Gantt-diagrammer består av horisontale søyler som indikerer et prosjekts tidsplan på en horisontal tidslinje. Hver stolpe representerer en oppgave med venstre ende av linjen som indikerer startdatoen for oppgaven, og høyre ende av linjen viser oppgavens sluttdato. I OneDesk har vi to typer gantt-diagrammer: Gantt på oppgavenivå (hvor søylene representerer oppgaver), og gantt på prosjektnivå (hvor søylene representerer prosjekter). Du kan koble oppgaver for å lage oppgaveavhengigheter for å lede teammedlemmene dine til å fullføre én oppgave før du starter den neste. Når oppgavene er koblet sammen, vil OneDesk beregne den kritiske banen og gi teamet ditt den totale prosjektlengden. Du kan også legge til datobegrensninger for å forhindre at en oppgave planlegges på et senere tidspunkt. Gantt-diagrammet viser deg også planleggingen din kontra det faktiske arbeidet ditt. De blå søylene angir planleggingen din, mens den grønne linjen representerer den faktiske tiden som er logget av teamet ditt. Å ha den blå linjen ved siden av den grønne linjen hjelper deg å visuelt sammenligne hvor godt du har planlagt prosjekttimene dine.
I tillegg kan du også bruke de andre standardvisningene i OneDesk for å administrere oppgavene dine basert på dine behov:
Trevisningen arrangerer billetter eller oppgaver i et hierarki.
Flatvisningen viser billettene og oppgavene uten hierarkistrukturen.
Statustavlen ordner alle oppgavene etter deres livssyklusstatuser. Du kan dra og slippe oppgaven for å endre statusen.
Kalendervisningen viser alle oppgavenes tidsplaner for å holde deg informert når en oppgave skal forfalle.
Dashboardet organiserer alle billettene i form av grafer og sektordiagrammer. Disse diagrammene kan lastes ned i forskjellige formater. Du kan bruke diagrammene for rapporter og presentasjoner for kundene dine.
I OneDesk kan du lage alle visningene du trenger for å hjelpe deg med å administrere billettene og oppgavene dine. Mine visninger lar deg tilpasse visninger i henhold til dine krav. For å lage dine personlige visninger, må du velge et oppsett og legge til filtre, grupper og kolonner.
Du kan opprette et tilpasset filter for å se alle oppgaver som er tildelt dokumentkontrollteamet. På den måten kan du sjekke alle tegningsrevisjoner og dokumentasjon som pågår.
Enten du lager rapporter for kundene dine eller gir innsikt til ledelsen, kan du trekke ut data og lage rapporter i OneDesk ved å bruke forhåndslagrede maler eller tilpasse dine egne. Disse rapportene kan lastes ned i Excel-ark og PDF-er og sendes til teamet ditt på e-post for å holde alle oppdatert.
Timelisterapporter er avgjørende i ingeniørbransjen. Kunder faktureres for prosjektering, prosjektledelse, produksjon, testing, installasjon og igangkjøringstimer. Derfor er det viktig å holde oversikt over timelister for å opprettholde prosjekttimer. I noen tilfeller signerer ingeniørfirmaer kontrakter som har en Not to Exceed-klausul, som tvinger dem til å sende timelister og utstyrsmaterialekostnader til kundene sine.
OneDesk lar deg lage timelisterapporter, som er CSV-filer som kan importeres i Microsoft Excel. Disse rapportene er dataposter for timelisteegenskaper presentert i et tabellformat. Varenavn, prioritet, faktureringstype, forespørselsnavn er noe nødvendig informasjon som kan vises i timelisterapportene. Imidlertid kan annen kritisk informasjon, for eksempel fullført prosentandel, vises for intern rapportering. OneDesk timelisteapplikasjon lar administratoren gå dypere i dybden når han lager rapporter. Derfor kan timelisterapporter vise interne data som mottakers navn, det utpekte teamet og mer.
Det er viktig å presentere nøyaktige økonomiske rapporter til kundene dine. Med OneDesk kan du enkelt integrere med regnskapstjenester som QuickBooks og Freshbooks og fullføre alt arbeidet ditt på én plattform. Du kan også lage mer dybderapporter i OneDesk.
Med OneDesk kan du fullføre alle oppgavene dine på én plattform. OneDesks innebygde integrasjon gjør at du kan integrere med filvertstjenester som Dropbox og Box, eller sikker autentiseringsprogramvare som OKTA. I tillegg hjelper OneDesks Zapier-plugin deg sømløst å integrere med 2000+ applikasjoner.
Du lurer kanskje på hvordan alle parter kan holde seg oppdatert. Som standard sendes e-postvarsler til billettfølgerne for enhver statusendring eller melding du sender. På samme måte kan kundene dine se etter oppdateringer i kundeportalen deres, og ytterligere varsler med Workflow Automations kan opprettes.
OneDesk har alle muligheter for å strømlinjeforme arbeidsflyten din. Med OneDesk kan du fange opp, automatisere, administrere og spore støttebillettene dine, slik at du og teamet ditt kan ta de nødvendige tiltakene for å løse problemet umiddelbart. Med OneDesks prosjektstyringsfunksjoner kan du tilordne arbeid til det aktuelle teamet og spore fremdriften til prosjektene dine i flere visningsoppsett.
Teammedlemmene dine kan sende inn timelister for alt arbeidet deres, slik at du bedre kan administrere timene dine. I tillegg hjelper OneDesk også med å holde kundene dine oppdatert. Gjennom kundeapplikasjoner som nettskjemaer og kundeportaler kan kundene dine kontakte deg med spesifikke forespørsler, og eliminere problemene forbundet med lange e-posttråder. I tillegg, med OneDesks kunnskapsbase, kan klienter få tilgang til selvbetjente artikler, noe som reduserer billettbelastningen betraktelig.