Transkripsjon:
Konsulent- og profesjonelle tjenester administrerer flere kunder og jobber med flere prosjekter samtidig. Disse prosjektene kan være utfordrende på grunn av endrede budsjetter, lanseringsdatoer, leveringstid og kundegodkjenning. Samtidig er det behov for et kontaktstyringssystem for å holde styr på kundehenvendelser. Derfor er det viktig å investere i et robust system som eliminerer behovet for flere applikasjoner og retter seg mot flere funksjoner samtidig.
OneDesk er en kombinasjon av HelpDesk og prosjektledelse i én applikasjon. Med OneDesk kan du støtte kundene dine og administrere prosjekter uten å måtte kjøpe, lære, integrere og bytte mellom flere applikasjoner. OneDesk gjør det mulig for deg å gi support døgnet rundt og bygge sterkere kundeforhold. Med OneDesks prosjektstyringsfunksjoner kan du spore timer, lage timelister og eksportere dybderapporter for kundene dine. OneDesk lar deg administrere billetter og oppgaver, opprettholde en kunnskapsbase for å svare på spørsmål og lage automatisering for å øke produktiviteten for alle teammedlemmer.
I dette panelet kan du lage prosjekter og porteføljer. Disse porteføljene fungerer som beholdere for prosjektene dine. Porteføljer kan tituleres i henhold til kundenavnet, kundeorganisasjonen, prosjekttypen eller avdelingene i virksomheten din som administrerer de tildelte prosjektene.
Saggio Legal Consultancy imøtekommer behovene til bedrifter og enkeltpersoner i saker om rettssaker og konfliktløsning samt i forretningsjuss. Dette advokatfirmaet mottar en rekke klienthenvendelser om inkasso, aksjonærkonflikter, konkurs og insolvens med mer. Hver forespørsel genererer billetter, som deretter organiseres i porteføljer i OneDesk.
For eksempel opprettet vi en portefølje kalt Serviceforespørsler. Denne porteføljen inneholder flere prosjekter som inkluderer kontaktforespørsler om inkasso, handelsrett, bedriftsetablering og mer. Porteføljen består av flere flere prosjekter som inneholder kundeforespørsler og planlagte oppdrag som kan sees ved hjelp av Tickets and Tasks-applikasjonen.
Konsulentfirmaer er avhengige av personlige relasjoner og henvisninger for å bygge sin kundeliste. Det er flere måter kunder kan kontakte deg for å søke råd. E-post, nettsidekontaktskjemaer eller live chat er de enkleste måtene for deg å hente all nødvendig informasjon fra kundene dine. OneDesk holder oversikt over alle klientforespørslene og oppretter billetter fra alle kanaler til en enkelt enhetlig visning. Billetter krever umiddelbar oppmerksomhet og kan løses umiddelbart. I OneDesk kan du opprette billetter på flere måter.
Det enkleste mediet for å ha en en-til-en-samtale er gjennom live chat-applikasjonen. OneDesks live chat-applikasjon er en kundevendt applikasjon som muliggjør sanntidssamtaler med kundene dine og hjelper deg med å løse problemer umiddelbart. Live chat-applikasjonen er svært tilpassbar: du kan tilpasse chattevinduet med logoen din, selskapets fargeskjema og legge til en BOT-avatar. Når klienten sender deg meldinger via live chat, kan teammedlemmene se dette i deres messenger-applikasjon, svare og lage billetter fra samtale. OneDesk kobler sammen billetten og samtalen, slik at teamet ditt kan se all nødvendig informasjon fra én plattform.
E-poster lar kundene dine uttrykke sine behov uten avbrudd. Du kan enkelt automatisk videresende støtte-e-posten din til e-posten du finner her. OneDesk vil fange opp alle detaljene i kundens melding og generere en billett i billettapplikasjonen. For eksempel vil emnet, beskrivelsen, vedleggene til e-posten bli fanget opp i billetten, slik at teammedlemmene dine kan svare på forespørselen mer effektivt.
I tillegg kan du også opprette kontaktskjemaer for dine kunder. Du kan klassifisere kontaktskjemaene dine basert på de vanlige spørsmålene eller tjenestene som tilbys av firmaet ditt. Saggio laget for eksempel kontaktskjemaer for hver av de juridiske tjenestene de tilbyr. Når klienten har sendt inn kontaktskjemaet, opprettes billetter i OneDesks billettapplikasjon.
Kontaktskjemaer er svært effektive ettersom de fanger opp all nødvendig informasjon fra kundene og krever at de svarer på spesifikke spørsmål. Du kan opprette flere kontaktskjemaer i OneDesk. Disse skjemaene er knyttet til spesifikke billetttyper, organiserer og skiller fra hverandre. For å generere disse skjemaene må du gå til administrasjonsinnstillingene i OneDesk og deretter bla ned til Kundeapper for å velge nettskjemaer. Velg en billetttype for å lage nettskjemaet og angi alle egenskapene som er knyttet til skjemaet.
Standard kontaktskjema inkluderer 3 grunnleggende egenskaper: emne, beskrivelse og vedlegg. Når billetten genereres på dashbordet ditt, fanges også emnet, beskrivelsen og vedleggene opp i billetten.
I OneDesk kan kontaktskjemaer tilpasses ved å legge til egendefinerte felt. For å opprette egendefinerte felt må du først bestemme hvilken type informasjon du vil samle inn fra kundene dine. Du kan velge felt basert på tekst, antall, dato, pris og valg og deretter gi det tilpassede feltet et passende navn basert på valget ditt. Disse feltene kan settes etter behov for å fange opp viktig informasjon fra kundene dine.
Du kan for eksempel opprette et kontaktskjema for kunder som kan ha spørsmål om inkasso. De kan navigere til kundeportalen din og velge nettskjemaet med tittelen “Debt Recovery”. Du kan deretter legge til standard eller tilpassede felt for å fange opp den nødvendige informasjonen som trengs for å løse billetten. Du kan også konfigurere disse feltene til å være obligatoriske for å sikre at all nødvendig informasjon blir fanget opp.
Når klienten din har fullført det valgte webskjemaet, vil du generere en billett i billettapplikasjonen din i OneDesk.
Billetten lar deg se detaljene som ble fylt ut på nettskjemaet. Du kan deretter tildele denne billetten til en bestemt person, team eller avdeling. OneDesk lar deg tilordne flere teammedlemmer og avdelinger til en billett. Du kan imidlertid eliminere manuell tildeling av team ved å automatisere prosessen.
Dere kunder kan deretter kommunisere med teammedlemmene og se gjennom billettene deres fra portalen. Portalen lar kundene dine sjekke fremdriften til billettene deres og gir kundene muligheten til å diskutere ved å opprette samtaler direkte fra portalen. For å opprettholde konfidensialiteten til informasjonen, kan du kreve at kundene dine logger på portalen. I tillegg kan du kontrollere hva kundene dine kan se og gi rollebasert tilgang til å håndtere konfidensiell informasjon. Du kan også aktivere visningsalternativer for klienter for å filtrere billetter i henhold til billettforespørselstype, prosjektet den tilhører og mer.
Det kan være lurt å redusere antall billetter du mottar fra kundene dine per dag. I noen tilfeller stiller klienter vanlige spørsmål som enkelt kan besvares ved å ha en kunnskapsbase på plass. OneDesks kunnskapsbase fungerer som et informasjonssenter for kundene dine og gir dem tilgang til artikler, videoer og opplæringsmoduler du laster opp. Ved å gjøre det kan du og teamet ditt ganske enkelt videresende lenken til kunnskapsbaseartikkelen til kunden din og fokusere på mer produktive oppgaver.
Hver gang en klient sender deg en e-postforespørsel eller sender inn et webskjema, fanger OneDesk opp klientinformasjon og oppretter en post i kundeapplikasjonen. Kundeapplikasjonen oppretter et organisasjonsnavn basert på domenenavnet til klienten og ordner alle klientene innenfor den aktuelle organisasjonen. Du kan også legge til klienter og klientorganisasjoner manuelt[show them] . Bortsett fra det kan du lage filtre for å finne dine høyprioriterte klienter, nye klienter og mer.
Arbeidsflytautomatiseringer er regler som lar deg automatisere handlinger i OneDesk. Disse automatiseringene inneholder 3 elementer: filtre, triggere og handlinger. De blå taggene representerer billetttypen din og fungerer som filtre, den oransje taggen representerer utløserhendelsen, mens den grønne taggen representerer handlinger som OneDesk vil ta når denne utløserhendelsen inntreffer på disse elementene. Når reglene er satt, vil OneDesk generere et navn for automatiseringen din. Ellers har du muligheten til å endre navn på automatiseringen.
OneDesk kan automatisere arbeidsflyten din og eliminere enhver manuell intervensjon for å rute billetter til riktig team eller prosjekt. Med OneDesks arbeidsflytautomatiseringer kan du rute elementer til team og prosjekter, automatisk svare til klienter, legge til tilpassede varsler og mye mer. For å lage dine automatiseringer, navigerer du til administrasjonsinnstillingene og klikker på billettfanen og ruller ned til Workflow Automations.
Du kan opprette nye arbeidsflytautomatiseringer eller redigere en eksisterende. For eksempel, hvis en potensiell klient sender inn en forespørsel om konkurs og insolvens, kan du sende denne billetten til det aktuelle juridiske teamet og tildele advokatene som er best skikket til å svare på spørsmålene.
En annen måte å øke effektiviteten på er å bruke automatisering for å varsle kundene dine om oppdateringene av de forespurte billettene. Dette vil holde kunden oppdatert og eliminere behovet for å sende e-poster for å spørre om billettstatusen.
I dagens verden krever klienter mer av ekstern rådgivning mer enn noen gang. En åpen dialog hjelper begge sider med å få det de trenger og lar også teamet ditt skape mer personlige relasjoner med klienter. I juridisk prosjektledelse er det avgjørende å ha en kommunikasjonsplan på plass. En kommunikasjonsplan hjelper deg med å identifisere hvem som trenger å vite hvilken informasjon og når. I OneDesk kan du gjennomføre disse samtalene på flere måter.
Hvis klienter ønsker å følge opp billetten sin, kan de enten svare via e-post eller opprette samtaler direkte fra portalen. Denne meldingen vil vises i messenger og vil også være knyttet til den spesifikke billetten.
Teammedlemmene dine kan svare på denne eksisterende samtalen for å kommunisere med sluttbrukeren eller lage interne meldinger til teammedlemmene deres. Interne samtaler er skjult for kundene dine da de vises som et “Internt svar”
Ved å skrive @brukernavn eller @avdelingsnavn kan du sende budskapet ditt til ekspertteammedlemmer eller avdelinger som er best egnet til å svare på spørsmålene dine. Messenger-applikasjonen lar teamet ditt utføre dine daglige korrespondanser og reduserer den lange responstiden knyttet til e-poster. Messenger-applikasjonen er spesielt effektiv ettersom den oppmuntrer til raskt svar og eliminerer forsinke vedtak som er nødvendige for å lykkes med prosjektet.
I tillegg kan klienter også starte engasjement gjennom Livechat-applikasjonsfunksjonen i OneDesk. Noen ganger er det enklere å dele et bilde, pdf-instruksjoner eller regneark enn å skrive ut informasjonen i chatten. OneDesks live chat-applikasjon lar kundene dine sende vedlegg på opptil 350 MB. Disse vedleggene fanges opp i billettene og gjøres tilgjengelige for teammedlemmene dine å laste ned direkte til datamaskinene deres.
Siden chatteformater er umiddelbare, kan spørsmål eller problemer løses umiddelbart av teammedlemmene dine. Bortsett fra det, tidsstempler OneDesks live chat-funksjon samtalen, noe som hjelper teamet ditt å sjekke samtaletiden i tilfelle uenighet.
Å lede juridiske prosjekter er ikke en lett oppgave. Disse prosjektene er vanligvis komplekse og inkluderer flere oppgaver som kan falle gjennom sprekkene hvis de ikke håndteres riktig. Utfordringen ligger også i å styre kostnaden/budsjettet. Dette er grunnen til at det er så viktig for interne advokater å holde kontakten med eksterne rådgivere. Vellykkede juridiske prosjekter krever involvering og innspill fra interne advokater hele veien.
I OneDesk kan du bryte ned disse prosjektene i oppgaver. Oppgave kan defineres som arbeid som krever nøye planlegging og utførelse. Du kan konvertere en billett til en oppgave eller ganske enkelt opprette en ny oppgave i Task-applikasjonen.
Teammedlemmene dine kan logge tiden sin på oppgaver i OneDesk og angi prosentandelen fullført av de tildelte oppgavene. Arbeid logges ved å lage en timeliste eller kjøre en oppgavetidtaker. Når du sender inn en timeliste, fyller du ut hvor mye arbeid som ble utført, nåværende status for denne varen, prosentvis fullført osv.
Siden tids- og budsjettstyring er en essensiell del av juridisk prosjektledelse, kan du bruke OneDesks planlagte tidsplan for å angi arbeidstimer/dager og kostnader knyttet til hver oppgave i prosjektet. Du kan også angi begrensninger for å sikre at teammedlemmene begynner å jobbe med oppgaven i henhold til den angitte tidsrammen.
Advokater viser til rammeverket BOSCARD, som inneholder de syv grunnleggende spørsmålene som må besvares for å planlegge juridiske prosjekter. Disse spørsmålene er bakgrunn, mål, omfang, begrensninger, forutsetninger, risikoer og leveranser. Første oppgave er å ha et møte og utarbeide lovnotatet som inkluderer planstrategi, struktur og tidslinje samt forhandlings- og prosedyrestrategi mv. Hvert trinn krever tilbakemelding og samarbeid fra interne advokater, eksterne rådgivere og klienten. I noen tilfeller kan hver oppgave måtte revideres og oppdateres basert på tilbakemeldingene fra alle parter. Dette gjør tidslinjen lengre og gjør det vanskelig å administrere kostnaden/budsjettet.
OneDesk fremmer samarbeid med alle parter og gir deg verktøyene til å kommunisere via flere kanaler. For eksempel kan interne advokater enkelt gjennomføre samtaler med eksterne advokater. I OneDesk kan du gjennomføre samtaler fra oppgaveskjemaene. Dette gjør deg i stand til å engasjere alle parter og hjelper deg å ta beslutninger ensidig. Bortsett fra å gjennomføre samtaler, kan du også legge ved og sende viktige mapper til flere enkeltpersoner eller team, slik at de kan finne vedleggene og raskt laste dem ned til datamaskinene sine.
Du kan organisere oppgavene dine i prosjektstrukturen eller legge dem til i forskjellige mapper eller porteføljer i prosjektet. Du kan lage en prosjektmal for lignende gjentakende prosjekter.
Bare klon prosjektet hver gang du jobber med et lignende prosjekt. På den måten kan du ha en eksisterende mal på plass hver gang du jobber med disse tilbakevendende prosjektene. Det er spesielt nyttig siden du har muligheten til å velge elementene og egenskapene du ønsker å kopiere fra det originale prosjektet til kloneprosjektet.
OneDesk har noen unike visninger som hjelper deg med å analysere oppgavene dine. Med OneDesk-visninger kan teammedlemmer visualisere pågående aktiviteter angående alle elementer, noe som hjelper deg med å prioritere riktig og ta smartere beslutninger.
Gantt-diagrammer er spesielt nyttige i Legal Project Management (LPM) ettersom det lar deg sette opp en tidslinje for prosjektet sammen med alle de viktigste leveransene og avhengighetene. Gantt-diagrammer består av horisontale søyler som indikerer et prosjekts tidsplan på en horisontal tidslinje. Hver stolpe representerer en oppgave med venstre ende av linjen som indikerer startdatoen for oppgaven, og høyre ende av linjen viser oppgavens sluttdato. I OneDesk har vi to typer gantt-diagrammer: Gantt på oppgavenivå (hvor søylene representerer oppgaver), og gantt på prosjektnivå (hvor søylene representerer prosjekter). Du kan koble oppgaver for å lage oppgaveavhengigheter å lede teammedlemmene dine til å fullføre en oppgave før du starter den neste. Du kan også omstrukturere oppgaveavhengighetene ved å bruke dra og slipp-funksjonen. Når oppgavene er koblet sammen, vil OneDesk beregne den kritiske banen og gi teamet ditt den totale prosjektlengden. Du kan også legge til datobegrensninger for å forhindre at en oppgave planlegges på et senere tidspunkt. Gantt-diagrammet viser deg også planleggingen din kontra det faktiske arbeidet ditt. De blå søylene angir planleggingen din, mens den grønne linjen representerer den faktiske tiden som er logget av teamet ditt. Å ha den blå linjen ved siden av den grønne linjen hjelper deg å visuelt sammenligne hvor godt du har planlagt prosjekttimene dine.
Du kan også bruke Status Board-visningen til å oppdatere statusen til oppgaven din. Statusstyret er en enkel visning der hver oppgave er representert som et kort, og du kan bare dra og slippe kortet fra en kolonne til den neste for å oppdatere statusen. Denne funksjonen vil hjelpe med den ikke-sekvensielle tidslinjen for oppgaver som følger med prosjektledelse for rådgivning og profesjonelle tjenester.
Du og teammedlemmene dine kan også finne Dashboard View nyttig. Dashboardene gir diagrammer og statistikk for å vise deg hvordan prosjektene eller billettene utvikler seg. Du kan også bruke dashbordet til å sammenligne hvordan prosjekt A har det sammenlignet med prosjekt B. Du finner disse dashbordene i Dashboard-visningen i “prosjekter”-applikasjonen.
I tillegg kan du også bruke enklere visningsoppsett som tre- og flatvisning for å administrere oppgavene dine. Trevisningen arrangerer billetter eller oppgaver i et hierarki. Flatvisningen viser billettene og oppgavene uten hierarkistrukturen.
På OneDesk kan du lage alle visningene du trenger for å hjelpe deg med å administrere billettene og oppgavene dine. Mine visninger lar deg tilpasse visninger i henhold til dine krav. For å lage din personlige visnings, må du velge en layout og legge til filtre, grupper og kolonner.
Du kan for eksempel opprette en visning for å spore tiden brukt av teammedlemmer på hver enkelt oppgave. Med denne funksjonen kan du spore produktiviteten til teammedlemmene dine, slik at teamlederne dine vet om oppgaver må tildeles på nytt. Med OneDesk blir det enkelt å overføre oppgaver til andre teammedlemmer. Du kan bruke kortbrettet i Kanban-stil og tilpasse visningen for å se hvert enkelt teammedlems oppgaver og flytte enkelte oppgaver rundt for å distribuere det til et teammedlem som har tilgjengelighet til å jobbe med det.
Bortsett fra disse standard visningsoppsettene og filtreringssystemene, bruker du også OneDesks kraftige rapporteringsfunksjoner.
Du kan generere rapporter om billetter, oppgaver, prosjekter eller porteføljer ved å bruke eksisterende rapporteringsmaler eller ved å lage dine egne. Rapporter opprettes enten manuelt eller automatisk – ved hjelp av OneDesks automatiseringssystem for arbeidsflyt. Støttede rapporteringsformater er PDF- og CSV-formater, og de kan sendes til angitte e-postadresser.
Timelisterapporter er spesielt nyttige når du arbeider med komplekse prosjekter. Dette er fordi du kan få en ide om hvordan prosjekttiden ble brukt til ulike oppgavetyper og om det var forsvarlig å bruke den tiden. Som et resultat kan du ta de nødvendige skrittene for å forbedre dine prosjektplanleggingsevner og bedre administrere prosjektfaktureringstimer.
OneDesk lar deg lage timelisterapporter, som er CSV-filer som kan importeres i Microsoft Excel. Disse rapportene er dataposter for timelisteegenskaper presentert i et tabellformat. Varenavn, prioritet, faktureringstype, forespørselsnavn er noe nødvendig informasjon som kan vises i timelisterapportene. Imidlertid kan annen kritisk informasjon, for eksempel fullført prosentandel, vises for intern rapportering. OneDesk timelisteapplikasjon lar administratoren gå dypere i dybden når han lager rapporter. Derfor kan timelisterapporter vise interne data som mottakers navn, det utpekte teamet og mer.
OneDesk lar deg koble til applikasjoner du allerede bruker og hjelper deg med å få mer fleksibilitet og kontroll over prosessene dine. Integreringsevner gjør OneDesk-plattformen din mer komplett og lettere tilgjengelig for teammedlemmene. OneDesks integrasjonsfunksjoner, slik enkeltpålogging, er spesielt nyttig for å tillate brukere å logge på med sin eksisterende legitimasjon. Dette lar teammedlemmene dine raskt få tilgang til OneDesk-plattformen og eliminerer behovet for å administrere flere brukernavn og passord. OneDesk har sine egne innebygde integrasjoner som lar deg integrere med disse applikasjonene direkte. Du kan oppleve flere fordeler ved å integrere med andre applikasjoner. Du kan fange kundestøttebilletter, tilbakemeldinger fra kunder og koble til andre applikasjoner som vil forenkle arbeidsflyten din. I tillegg kan du også integrere med 2000+ applikasjoner som støttes av Zapier.
Du kan aktivere system-e-poster for å varsle nye teammedlemmer om deres brukerkonto eller passordoppsett. Bortsett fra det kan du sende e-postinvitasjoner for å invitere kunder til å registrere seg for kundeportalen din. Du kan også sette opp Workflow Automations for å minne mottakerne når oppgavene deres skal forfalle, og opprette en egen automatisering for å varsle billettfølgeren for enhver statusendring eller melding du sender.
OneDesk har alle muligheter for å strømlinjeforme arbeidsflyten din. Med OneDesk kan du fange opp, automatisere, administrere og spore støttebillettene dine, slik at du og teamet ditt kan ta de nødvendige tiltakene for å løse problemet umiddelbart. Med OneDesks prosjektstyringsfunksjoner kan du tilordne arbeid til det aktuelle teamet og spore fremdriften til prosjektene dine i flere visningsoppsett.
Teammedlemmene dine kan sende inn timelister for alt arbeidet deres, slik at du bedre kan administrere timene dine. I tillegg hjelper OneDesk også med å holde kundene dine oppdatert. Gjennom kundeapplikasjoner som nettskjemaer og kundeportaler kan kundene dine kontakte deg med spesifikke forespørsler, og eliminere problemene forbundet med lange e-posttråder. I tillegg, med OneDesks kunnskapsbase, kan klienter få tilgang til selvbetjente artikler, noe som hjelper deg med å redusere billettbelastningen betraktelig.