Transkripsjon:
Prosjektledelse for kreativ design er avhengig av kommunikasjon for å transformere visuelle ideer til konkrete planer. Fremdriften til disse planene avhenger av teamsamarbeid og konstant tilbakemelding fra klienter fra start til slutt. Som et resultat har kreative prosjekter en lengre tidslinje, hyppige revisjoner og konstant omstrukturering av oppgaveprioritet. Likevel, som alle andre prosjekter, er det tidsfrister og budsjetter som må overholdes for å levere kvalitetsarbeid. Dette er grunnen til at det er viktig å investere i et robust system som gir organisasjon, fleksibilitet og kontaktadministrasjon for å maksimere teamets kreative evner.
OneDesk er en kombinasjon av HelpDesk og prosjektledelse i én applikasjon. Med OneDesk kan du støtte kundene dine og administrere prosjekter uten å måtte kjøpe, lære, integrere og bytte mellom flere applikasjoner. OneDesk gjør det enkelt for deg å gi proaktiv støtte, noe som resulterer i bedre kommunikasjon og sterkere kundeforhold. Når det gjelder prosjektledelse, lar OneDesk deg lage oppgaver og organisere dem i prosjekter eller porteføljer, som deretter kan tildeles teammedlemmene dine og spores i flere visningsoppsett.
I dette panelet kan du lage prosjekter og porteføljer. Disse porteføljene fungerer som beholdere for prosjektene dine. Porteføljer kan tituleres i henhold til kundenavnet, kundeorganisasjonen, prosjekttypen eller avdelingene i virksomheten din som administrerer de tildelte prosjektene.
Eclectic Studios er et videoproduksjonsselskap med avdelinger som grafisk design, innholdsstyring, lydverk, produksjon og mer. Studioet inkluderer en rekke kontaktskjemaer for forretningshenvendelser, tilbudsforespørsler og jobbhenvendelser på nettsiden deres. Disse kontaktskjemaene genererer kundeforespørsler, som deretter organiseres i porteføljer basert på avdelingsnavnet og prosjekter dedikert til den spesifikke kundeforespørselen.
For eksempel opprettet vi en portefølje kalt Online Inquiries. Denne porteføljen inneholder flere prosjekter som inkluderer kontaktforespørsel for ny virksomhet, tilbudsforespørsel og arbeidsmuligheter. Hvert av disse prosjektene inneholder kundeforespørsler og planlagte oppdrag som kan sees ved hjelp av Tickets and Task-applikasjonen.
Kundene dine kan kontakte deg via online-kanalene dine, for eksempel e-post, kontaktskjemaer eller live chat. OneDesk vil fange opp detaljene i disse forespørslene og lage billetter fra alle kanaler i en enkelt enhetlig visning. Billetter krever umiddelbar oppmerksomhet og kan løses umiddelbart. I OneDesk kan du opprette billetter på flere måter.
Den første måten er å automatisk videresende støtte-e-posten din til e-postadressen du finner her. Når en klient sender en e-post til support-e-postadressen din, vil OneDesk fange opp den e-posten og generere en billett. All viktig informasjon i e-posten vil bli fanget på billetten.
Den andre er ved å motta en forespørsel via live chat-applikasjonen. OneDesks live chat-applikasjon er en kundevendt applikasjon som fremmer kommunikasjon med kundene dine i sanntid. Du kan tilpasse chattevinduet med logoen din, selskapets fargeskjema og legge til en BOT-avatar. Når klienten sender deg meldinger via live chat, kan teammedlemmene se dette i Messenger-applikasjonen deres, svare og lage billetten fra samtalen. Ved å gjøre det kobler OneDesk billetten og samtalen sammen, slik at teamet ditt kan se alle nødvendige data fra én plattform.
Hver gang en klient sender en e-postforespørsel, oppretter OneDesk automatisk en kundepost og kategoriserer forespørselen av billetten i henhold til deres organisasjon. Alternativt kan kundene dine kontakte deg via nettskjemaer som fanger opp all informasjon og genererer billetter på dashbordet ditt.
Kundene dine kan få tilgang til portalen din for å stille deg spørsmål. Disse spørsmålene kan dreie seg om forretningshenvendelser eller om tilbudsforespørsler, som deretter kan sendes til deg via nettskjemaer.
Når de er sendt inn, kan kundene dine kommunisere med teammedlemmene dine og gjennomgå billettene deres. For å opprettholde konfidensialiteten til denne informasjonen, kan du kreve at kundene dine logger på portalen for å spore fremdriften til støttebillettene deres. I tillegg kan du kontrollere hva kundene dine kan se og gi rollebasert tilgang til å håndtere konfidensiell informasjon. Du kan også aktivere visningsalternativer for klienter for å filtrere billetter i henhold til billettforespørselstype, prosjektet den tilhører og mer.
Nettskjemaer fanger opp all nødvendig informasjon fra kundene dine og genererer billetter på dashbordet ditt. Du kan lage flere nettskjemaer i OneDesk. Disse skjemaene er koblet til spesifikke billetttyper, og organiserer og skiller hverandre fra hverandre. For å generere webskjemaer må du gå til administrasjonsinnstillingene i OnDesk og deretter bla ned til kundeapper for å velge webskjemaer. Velg en billetttype for å lage nettskjemaet og angi alle egenskapene som er knyttet til skjemaet.
Standard nettskjema inkluderer 3 grunnleggende egenskaper: emne, beskrivelse og vedlegg. Når billetten genereres på dashbordet ditt, fanges også emnet, beskrivelsen og vedleggene opp i billetten.
I OneDesk kan webskjemaer tilpasses ved å legge til egendefinerte felt. For å opprette egendefinerte felt må du først bestemme hvilken type informasjon du vil samle inn fra kundene dine. Du kan velge felt basert på tekst, antall, dato, pris og valg og deretter gi det tilpassede feltet et passende navn basert på valget ditt. Disse feltene kan settes etter behov for å fange opp viktig informasjon fra kundene dine.
Du kan for eksempel lage et nettskjema for kunder som kan ha spørsmål om forklaringsvideoene dine. De kan navigere til kundeportalen din og velge nettskjemaet med tittelen “Forklaringsvideoer”. Du kan deretter legge til standard eller tilpassede felt for å fange opp den nødvendige informasjonen som trengs for å løse billetten. Du kan også konfigurere disse feltene til å være obligatoriske for å sikre at all nødvendig informasjon blir fanget opp.
Når klienten din har fullført det valgte webskjemaet, vil du generere en billett i billettapplikasjonen din i OneDesk.
Billetten lar deg se detaljene som ble fylt ut på nettskjemaet. Du kan deretter tildele denne billetten til en bestemt person, team eller avdeling. OneDesk lar deg tilordne flere teammedlemmer og avdelinger til en billett. Du kan imidlertid eliminere manuell tildeling av team ved å automatisere prosessen.
Arbeidsflytautomatiseringer er regler som lar deg automatisere handlinger i OneDesk. Disse automatiseringene inneholder 3 elementer: filtre, triggere og handlinger. De blå taggene representerer billetttypen din og fungerer som filtre, den oransje taggen representerer triggerhendelsen, mens den grønne taggen representerer handlingene OneDesk vil utføre når denne triggerhendelsen inntreffer på disse elementene. Når reglene er satt, vil OneDesk generere et navn for automatiseringen din. Ellers har du muligheten til å endre navn på automatiseringen.
OneDesk kan automatisere arbeidsflyten din og eliminere enhver manuell intervensjon for å rute billetter til riktig team eller prosjekt. Med OneDesks arbeidsflytautomatiseringer kan du rute elementer til team og prosjekter, automatisk svare til klienter, legge til tilpassede varsler og mye mer. For å lage dine automatiseringer, navigerer du til administrasjonsinnstillingene og klikker på billettfanen og ruller ned til Workflow Automations.
Du kan opprette nye arbeidsflytautomatiseringer eller redigere en eksisterende. For eksempel, hvis en potensiell kunde sender inn en forespørsel om New Business, kan du rute denne billetten til salgsavdelingen din og rotere mellom brukere hver gang en ny billett opprettes. En jevnt fordelt billettrotasjon vil tillate deg å yte den beste servicen til kundene dine.
En annen måte å øke effektiviteten på er å bruke automatisering for å varsle kundene dine om oppdateringene av de forespurte billettene. Dette vil holde kunden oppdatert og eliminere behovet for å sende e-poster for å spørre om billettstatusen.
Kommunikasjon er nøkkelen i kreative bransjer ettersom ideer må uttrykkes til kunder og teammedlemmer. I OneDesk kan du samhandle med kundene dine på flere måter.
Hvis klienter ønsker å følge opp billetten sin, kan de enten svare via e-post eller opprette samtaler direkte fra portalen. Denne meldingen vil vises i messenger og vil også være knyttet til den spesifikke billetten.
Teammedlemmene dine kan svare på denne eksisterende samtalen for å kommunisere med sluttbrukeren eller lage interne meldinger til teammedlemmene deres. Interne samtaler er skjult for kundene dine, da de vises som et “Internt svar”.
Ved å skrive @brukernavn eller @avdelingsnavn kan du sende budskapet ditt til ekspertteammedlemmer eller avdelinger som er best egnet til å svare på spørsmålene dine. Messenger-applikasjonen lar teamet ditt utføre dine daglige korrespondanser og reduserer den lange responstiden knyttet til e-poster. Messenger-applikasjonen er spesielt effektiv ettersom den oppmuntrer til raskt svar og eliminerer forsinkende løsninger som er nødvendige for å lykkes med prosjektet.
I tillegg kan klienter også starte engasjement gjennom Livechat-applikasjonsfunksjonen i OneDesk. Noen ganger er det enklere å dele et bilde, pdf-instruksjoner eller regneark enn å skrive ut informasjonen i chatten. OneDesks live chat-applikasjon lar kundene dine sende vedlegg på opptil 350 MB. Disse vedleggene fanges opp i billettene og gjøres tilgjengelige for teammedlemmene dine å laste ned direkte til datamaskinene deres.
Siden chatteformater er umiddelbare, kan spørsmål eller problemer løses umiddelbart av teammedlemmene dine. Bortsett fra det, tidsstempler OneDesks live chat-funksjon samtalen, noe som hjelper teamet ditt å sjekke samtaletiden i tilfelle uenighet.
De som jobber i kreative næringer sjonglerer med flere prosjekter samtidig. Disse prosjektene er konseptbaserte og utviklet fra inspirasjon. Dette gjør prosjektplanleggingsprosessen vanskelig siden det ikke er noen streng sekvensiell tidslinje. Det er faktisk veldig vanlig å hoppe fra en oppgave til en annen.
I OneDesk kan du bryte ned disse prosjektene i oppgaver. Oppgave kan defineres som arbeid som krever nøye planlegging og utførelse. Du kan konvertere en billett til en oppgave eller ganske enkelt opprette en ny oppgave i Task-applikasjonen.
Teammedlemmene dine kan logge tiden sin på oppgaver i OneDesk og angi prosentandelen fullført av de tildelte oppgavene. Arbeid logges ved å lage en timeliste eller kjøre en oppgavetidtaker. Når du sender inn en timeliste, fyller du ut hvor mye arbeid som ble utført, nåværende status for denne varen, prosentvis fullført osv.
For grafiske designere inkluderer designtenkeprosessen tre stadier: inspirasjon, idé og implementering. Den første oppgaven i prosjektet inkluderer brainstorming av ideer og konsepter med teamet. Når ideene er notert, går teammedlemmene videre til den andre fasen av prosjektet, som er forskning. Når forskningen er fullført og ideene er konseptualisert, vil teamet vise det til klienten og vente på godkjenning eller tilbakemelding. Hvis det ble gitt tilbakemelding, vil teamet revidere designkonseptet inntil kunden melder seg på. Når konseptet er godkjent, vil teamet gå videre til kunstverket, som er skissen og deretter designet. Hvert trinn krever kundens godkjenning og kan kreve flere revisjoner til det endelige produktet er klart.
Enkelt sagt krever hvert trinn samarbeid med klienten og teammedlemmer. For eksempel vil det grafiske designteamet dele konseptet sitt med videoproduksjonsteamet hvert trinn på veien for å sikre at designkonseptene deres blander seg med temaet for videoen. I OneDesk kan du gjennomføre samtaler fra oppgaveskjemaene. Dette gjør deg i stand til å engasjere alle parter og hjelper deg å ta beslutninger ensidig. Bortsett fra å gjennomføre samtaler, kan du også legge ved og sende viktige mapper til flere enkeltpersoner eller team, slik at de kan finne vedleggene og raskt laste dem ned til datamaskinene sine.
Du kan organisere oppgavene dine i prosjektstrukturen eller legge dem til i forskjellige mapper eller porteføljer i prosjektet. Du kan lage en prosjektmal for lignende tilbakevendende prosjekter, for eksempel videoproduksjon.
Bare klon prosjektet hver gang du jobber med et lignende prosjekt. På den måten kan du ha en eksisterende mal på plass hver gang du jobber med disse tilbakevendende prosjektene. Det er spesielt nyttig siden du har muligheten til å velge elementene og egenskapene du ønsker å kopiere fra det opprinnelige prosjektet til kloneprosjektet.
OneDesk har noen unike visninger som hjelper deg med å analysere oppgavene dine. Med OneDesk-visninger kan teammedlemmer visualisere pågående aktiviteter angående alle elementer, noe som hjelper deg med å prioritere riktig og ta smartere beslutninger.
Gantt-diagramvisningen er spesielt nyttig for effektiv prosjektplanlegging, arbeidsbelastning og resultatstyring. Gantt-diagrammer består av horisontale søyler som indikerer et prosjekts tidsplan på en horisontal tidslinje. Hver stolpe representerer en oppgave med venstre ende av linjen som indikerer startdatoen for oppgaven, og høyre ende av linjen viser oppgavens sluttdato. I OneDesk har vi to typer gantt-diagrammer: Gantt på oppgavenivå (hvor søylene representerer oppgaver), og gantt på prosjektnivå (hvor søylene representerer prosjekter). Du kan koble oppgaver for å lage oppgaveavhengigheter for å lede teammedlemmene dine til å fullføre én oppgave før du starter den neste. Du kan også omstrukturere oppgaveavhengighetene ved å bruke dra og slipp-funksjonen. Når oppgavene er koblet sammen, vil OneDesk beregne den kritiske banen og gi teamet ditt den totale prosjektlengden. Du kan også legge til datobegrensninger for å forhindre at en oppgave planlegges på et senere tidspunkt. Gantt-diagrammet viser deg også planleggingen din kontra det faktiske arbeidet ditt. De blå søylene angir planleggingen din, mens den grønne linjen representerer den faktiske tiden som er logget av teamet ditt. Å ha den blå linjen ved siden av den grønne linjen hjelper deg å visuelt sammenligne hvor godt du har planlagt prosjekttimene dine.
Du kan også bruke Status Board-visningen til å oppdatere statusen til oppgaven din. Statustavlen er en enkel visning der hver oppgave er representert som et kort, og du kan bare dra og slippe kortet ditt fra en kolonne til den neste for å oppdatere statusen. Denne funksjonen vil hjelpe med den ikke-sekvensielle tidslinjen for oppgaver som følger med kreativ prosjektledelse.
Du og teammedlemmene dine kan også finne Dashboard View nyttig. Dashboardene gir diagrammer og statistikk for å vise deg hvordan prosjektene eller billettene utvikler seg. Du kan også bruke dashbordet til å sammenligne hvordan det går med prosjekt A sammenlignet med prosjekt B. Du kan finne disse dashbordene i Dashboard-visningen i «prosjekter»-applikasjonen.
I tillegg kan du også bruke enklere visningsoppsett som tre- og flatvisning for å administrere oppgavene dine. Trevisningen arrangerer billetter eller oppgaver i et hierarki. Flatvisningen viser billettene og oppgavene uten hierarkistrukturen.
På OneDesk kan du lage alle visningene du trenger for å hjelpe deg med å administrere billettene og oppgavene dine. Mine visninger lar deg tilpasse visninger i henhold til dine krav. For å lage dine personlige visninger, må du velge et oppsett og legge til filtre, grupper og kolonner.
Du kan for eksempel opprette en visning for å spore tiden brukt av teammedlemmer på hver enkelt oppgave. Med denne funksjonen kan du spore produktiviteten til teammedlemmene dine, slik at teamlederne dine vet om oppgaver må tildeles på nytt. Med OneDesk blir det enkelt å overføre oppgaver til andre teammedlemmer. Du kan bruke kortbrettet i Kanban-stil og tilpasse visningen for å se hvert enkelt teammedlems oppgaver og flytte enkelte oppgaver rundt for å distribuere det til et teammedlem som har tilgjengelighet til å jobbe med det.
Bortsett fra disse standard visningsoppsettene og filtreringssystemene, bruker du også OneDesks kraftige rapporteringsfunksjoner.
Du kan generere rapporter om billetter, oppgaver, prosjekter eller porteføljer ved å bruke eksisterende rapporteringsmaler eller ved å lage dine egne. Rapporter opprettes enten manuelt eller automatisk – ved hjelp av OneDesks automatiseringssystem for arbeidsflyt. Støttede rapporteringsformater er PDF- og CSV-formater, og de kan sendes til angitte e-postadresser.
Timelisterapporter er spesielt nyttige når du arbeider med komplekse prosjekter. Dette er fordi du kan få en ide om hvordan prosjekttiden ble brukt til ulike oppgavetyper og om det var forsvarlig å bruke den tiden. Som et resultat kan du ta de nødvendige skrittene for å forbedre dine prosjektplanleggingsevner og bedre administrere prosjektfaktureringstimer.
OneDesk lar deg lage timelisterapporter, som er CSV-filer som kan importeres i Microsoft Excel. Disse rapportene er dataposter for timelisteegenskaper presentert i et tabellformat. Varenavn, prioritet, faktureringstype, forespørselsnavn er noe nødvendig informasjon som kan vises i timelisterapportene. Imidlertid kan annen kritisk informasjon, for eksempel fullført prosentandel, vises for intern rapportering. OneDesk timelisteapplikasjon lar administratoren gå dypere i dybden når han lager rapporter. Derfor kan timelisterapporter vise interne data som mottakers navn, det utpekte teamet og mer.
Du kan aktivere system-e-poster for å varsle nye teammedlemmer om deres brukerkonto eller passordoppsett. Bortsett fra det kan du sende e-postinvitasjoner for å invitere kunder til å registrere seg for kundeportalen din. Du kan også sette opp Workflow Automations for å minne mottakerne når oppgavene deres skal forfalle, og opprette en egen automatisering for å varsle billettfølgeren for enhver statusendring eller melding du sender.
OneDesk har alle muligheter for å strømlinjeforme arbeidsflyten din. Med OneDesk kan du fange opp, automatisere, administrere og spore støttebillettene dine, slik at du og teamet ditt kan ta de nødvendige tiltakene for å løse problemet umiddelbart. Med OneDesks prosjektstyringsfunksjoner kan du tilordne arbeid til det aktuelle teamet og spore fremdriften til prosjektene dine i flere visningsoppsett.
Teammedlemmene dine kan sende inn timelister for alt arbeidet deres, slik at du bedre kan administrere timene dine. I tillegg hjelper OneDesk også med å holde kundene dine oppdatert. Gjennom kundeapplikasjoner som nettskjemaer og kundeportaler kan kundene dine kontakte deg med spesifikke forespørsler, og eliminere problemene forbundet med lange e-posttråder. I tillegg, med OneDesks kunnskapsbase, kan klienter få tilgang til selvbetjente artikler, noe som hjelper deg med å redusere billettbelastningen betraktelig.