Transkripsjon:
Non-profit organisasjoner fungerer som enhver annen virksomhet selv om profitt ikke er hovedmålet. Med begrensede ressurser og finansiering fra regjeringen, medlemmer og givere, sliter ideelle organisasjoner med å investere i programvare og verktøy som kan endre arbeidsflyten deres. Dette gjør det utfordrende å velge riktig programvare som kan redusere arbeidsmengden. Disse organisasjonene trenger løsninger for interessentstyring, en kunnskapsbase for å svare på spørsmål og prosjektledelse for å planlegge innsamlinger eller frivillige programmer. Dette er grunnen til at det er fornuftig å velge mangefasettert programvare med allsidige funksjoner som kan målrette mot én eller flere funksjoner.
OneDesk er en kombinasjon av HelpDesk og prosjektledelse i én applikasjon. Med OneDesk kan du støtte kundene dine og administrere prosjekter uten å måtte kjøpe, lære, integrere og bytte mellom flere applikasjoner. OneDesk tilbyr en nøkkelferdig løsning for ideelle organisasjoner for automatisk å fange opp forespørsler fra interessenter og svare på dem i tide. Hvis disse forespørslene krever ekstra arbeid fra din side, kan oppgaver tildeles til teamene dine og utføres innen prosjekttimer.
I dette panelet kan du lage prosjekter og porteføljer. Disse porteføljene fungerer som beholdere for prosjektene dine. Porteføljer kan tituleres i henhold til kundenavnet, kundeorganisasjonen, prosjekttypen eller avdelingene i virksomheten din som administrerer de tildelte prosjektene.
Dette vil tillate deg å organisere prosjektene knyttet til deres respektive porteføljer. Du kan deretter følge med på hvordan prosjektene utvikler seg i denne spesifikke porteføljen.
I hvert av disse prosjektene vil du kunne se interessentforespørsler og planlagte oppdrag ved å bruke Tickets and Tasks-applikasjonene.
Billettapplikasjonen lar deg spore og administrere støttebilletter som kommer inn som et resultat av interessentforespørsler. Disse forespørslene kan sendes inn på flere måter.
Den første måten er å motta forespørselen via live chat-applikasjonen på nettstedet ditt. OneDesks live chat-applikasjon er en kundevendt applikasjon rettet mot å fremme interessentkommunikasjon. Du kan tilpasse appen ved å legge til bedriftens farger, logo og inkludere BOT-avatar. Når giveren sender deg meldinger via live chat, kan teammedlemmene se dette i Messenger-applikasjonen deres, svare og lage billetten fra samtalen. Ved å gjøre det kobler OneDesk billetten og samtalen sammen, slik at teamet ditt kan se alle nødvendige data fra én plattform.
Den andre måten er å automatisk videresende støtte-e-posten din til e-postadressen du finner her. Når en interessent sender en e-post til support-e-postadressen din, vil OneDesk fange opp den e-posten og generere en billett. All viktig informasjon i e-posten vil bli fanget på billetten.
Hver gang en interessent eller en giver sender en e-postforespørsel, oppretter OneDesk automatisk en kundepost og kategoriserer forespørselen av billetten i henhold til deres organisasjon. Alternativt kan dine givere, frivillige eller bidragsytere også sende inn billetter via kundeportalfunksjonen som OneDesk tilbyr.
Denne portalen lar interessentene dine sende inn billetter til deg, kommunisere med teammedlemmene dine og gjennomgå billettene deres. Du kan aktivere visningsalternativer for potensielle og eksisterende givere eller andre sluttbrukere for å filtrere billetter i henhold til billettforespørselstype, prosjektet den tilhører og mer.
Du kan sette opp tilpassbare nettskjemaer som interessentene dine kan fylle ut, som genererer billetter på dashbordet ditt. Disse skjemaene kan kreve at interessentene gir informasjon som du trenger for å løse problemet. Du kan også lage egendefinerte arbeidsflyter som starter med disse skjemaene.
Standard nettskjema ser slik ut. For å tilpasse dette nettskjemaet, klikk her. Du vil kunne angi visse felt etter behov, gi nytt navn til eksisterende felt og legge til flere felt, inkludert egendefinerte felt.
Du kan for eksempel lage et nettskjema for potensielle givere som kan ha spørsmål om donasjonsprogrammene dine. De kan navigere til kundeportalen din og velge nettskjemaet med tittelen “Donasjonsprogrammer”. Du kan deretter legge til standard eller tilpassede felt for å fange opp den nødvendige informasjonen som trengs for å løse billetten. Du kan også konfigurere disse feltene til å være obligatoriske for å sikre at all nødvendig informasjon blir fanget opp.
Når giveren din har fylt ut det valgte nettskjemaet, vil du generere en billett i billettapplikasjonen din i OneDesk.
Billetten lar deg se detaljene som ble fylt ut på nettskjemaet. Du kan deretter tildele denne billetten til en bestemt person, team eller avdeling. OneDesk lar deg tilordne flere teammedlemmer og avdelinger til en billett. Du kan imidlertid eliminere manuell tildeling av team ved å automatisere prosessen.
Mange ganger holder ideelle organisasjoner oversikt over interessentforespørslene sine ved å formatere disse dataene til Excel-ark. Du kan konvertere excel-filen din til en CSV-fil og importere den til OneDesk-kontoen din.
OneDesk kan automatisere arbeidsflyten din og eliminere enhver manuell intervensjon for å rute billetter til riktig team. Med OneDesks arbeidsflytautomatiseringer kan du rute elementer til team og prosjekter, automatisk svare til sluttbrukere, legge til tilpassede varsler og mye mer.
Mange ideelle organisasjoner bruker OneDesks arbeidsflytautomatiseringer for å sette opp automatiske tildelinger for å maksimere effektiviteten. Måten å gjøre dette på er ved å navigere til administrasjonsinnstillingene og klikke på billettfanen.
Du kan opprette nye arbeidsflytautomatiseringer eller redigere en eksisterende. Velg brukeren eller lagene du vil angi for den spesifikke billetttypen. På denne måten vil oppdraget rotere mellom brukerne hver gang en ny billett opprettes. Ved å gjøre det vil teamet ditt kunne administrere arbeidsmengden mer effektivt. En jevnt fordelt billettrotasjon vil tillate deg å yte den beste servicen til dine interessenter.
En annen måte å øke effektiviteten på er å bruke en automatisering for å svare på billetter fra interessentene dine. Du kan gjøre dette ved å lage et automatisk svar generert av BOT-en din. Dette vil informere rekvirenten om at en billett er opprettet på siden din og at teamet ditt jobber med den.
Kommunikasjon er en viktig del av interessentrelasjoner. Derfor er det nødvendig å følge opp eventuelle e-poster sendt av medlemmer, givere eller frivillige.
Hvis en interessent ønsker å følge opp billetten sin, kan de enten svare via e-post eller opprette samtaler direkte fra portalen. Denne meldingen vil vises i messenger og vil også være knyttet til den spesifikke billetten.
Teammedlemmene dine kan svare på denne eksisterende samtalen for å kommunisere med sluttbrukeren, eller de kan opprette interne meldinger til teammedlemmene deres. Interne samtaler er skjult for sluttbrukere da de vises som et “Internt svar”. Dette er nyttig siden det lar teammedlemmer løse billetten gjennom samarbeid og gi mer nøyaktig informasjon til interessenten.
I tillegg kan interessenter også starte engasjement gjennom Livechat-applikasjonsfunksjonen i OneDesk. Livechatten gjør det mulig for interessentene dine å sende vedlegg og gjennomføre samtaler i sanntid. Siden chatteformater er umiddelbare, kan spørsmål eller problemer løses umiddelbart av teammedlemmene dine. Bortsett fra det, tidsstempler OneDesks live chat-funksjon også samtalen, noe som hjelper teamet ditt med å sjekke samtaletiden i tilfelle uenighet.
Billetter krever umiddelbar handling og kan løses raskt. Men når en billett blir en to-lags jobb som innebærer ekstra arbeid eller planlegging, blir det en oppgave. Du kan konvertere disse billettene til en oppgave eller ganske enkelt opprette en ny oppgave i Task-applikasjonen. La oss deretter ta en titt på prosjektledelsessiden av OneDesk.
Teammedlemmene dine kan logge tiden sin på oppgaver i OneDesk og angi prosentandelen fullført av de tildelte oppgavene. Arbeid logges ved å lage en timeliste eller kjøre en oppgavetidtaker. Når du sender inn en timeliste, fyller du ut hvor mye arbeid som ble utført, nåværende status for denne varen, prosentvis fullført osv.
Du kan for eksempel bryte ned et stort prosjekt ved å planlegge en pengeinnsamling i enkle oppgaver ved å tildele dem til teammedlemmene dine basert på deres ekspertise. Du kan også lage en planleggingsplan for en spesifikk oppgave, som hjelper deg med å administrere prosjekttimene.
Vi forstår å planlegge innsamlinger og å skrive utrullingen av arrangementet krever samarbeid. I så fall kan du gjennomføre samtaler fra oppgaveskjemaet. Ved å engasjere deg med teammedlemmene dine kan du produsere en høyere kvalitet på arbeidet og dekke alle detaljene knyttet til planlegging av arrangementer. Du kan også legge ved og sende viktige mapper til flere enkeltpersoner eller team, slik at de raskt kan finne vedleggene og laste dem ned til datamaskinene sine.
Du kan organisere oppgavene dine i prosjektstrukturen eller legge dem til i forskjellige mapper eller porteføljer i prosjektet. Du kan lage en prosjektmal for lignende tilbakevendende prosjekter, for eksempel dine årsrapporter eller nyhetsbrev. Bare klon prosjektet hver gang du jobber med et lignende prosjekt.
Du kan bruke standard eller tilpassede visningsalternativer for å overvåke fremdriften til disse oppgavene. Standard visningsoppsett i OneDesk er som følger:
Trevisningen arrangerer billetter eller oppgaver i et hierarki.
Flatvisningen viser billettene og oppgavene uten hierarkistrukturen.
Gantt-diagrammet viser planleggingen din kontra det faktiske arbeidet ditt og lar deg lage oppgaveavhengigheter for å lede teammedlemmene dine til å fullføre en oppgave før du starter den neste.
Statustavlen ordner alle oppgavene etter deres livssyklusstatuser. Du kan dra og slippe oppgaven for å endre statusen.
Kalendervisningen viser alle oppgavenes tidsplaner for å holde deg informert når en oppgave skal forfalle.
Dashbordet organiserer alle billettene i form av grafer og kakediagrammer. Disse diagrammene kan lastes ned i forskjellige formater. Du kan bruke diagrammene for din årsrapport, nyhetsbrev eller hvilken som helst rapport for dine interessenter.
På OneDesk kan du lage alle visningene du trenger for å hjelpe deg med å administrere billettene og oppgavene dine. Mine visninger lar deg tilpasse visninger i henhold til dine krav. For å lage dine personlige visninger, må du velge et oppsett og legge til filtre, grupper og kolonner.
OneDesk lar deg lage timelisterapporter, som er CSV-filer som kan importeres i Microsoft Excel. Disse rapportene er dataposter for timelisteegenskaper presentert i et tabellformat. Varenavn, prioritet, faktureringstype, forespørselsnavn er noe nødvendig informasjon som kan vises i timelisterapportene. Imidlertid kan annen kritisk informasjon, for eksempel fullført prosentandel, vises for intern rapportering. OneDesk timelisteapplikasjon lar administratoren gå dypere i dybden når han lager rapporter. Derfor kan timelisterapporter vise interne data som mottakers navn, det utpekte teamet og mer.
Du kan også lage mer dybderapporter i OneDesk.
Du lurer kanskje på hvordan alle parter kan holde seg oppdatert. Som standard sendes e-postvarsler til billettfølgerne for enhver statusendring eller melding du sender. På samme måte kan dine interessenter se etter oppdateringer i kundeportalen deres, og ytterligere varsler med arbeidsflytautomatiseringer kan etableres.
I tillegg kan du finne integrasjoner med andre tjenester her.
OneDesk lar deg fullføre alt arbeidet ditt på én plattform. Du kan enkelt integrere med regnskapsprogramvare som QuickBooks og lage dine økonomiske rapporter uten å logge ut av OneDesk-kontoen din. I tillegg kan du også integrere med andre applikasjoner. OneDesk har innebygde integrasjoner som lar deg integrere sømløst med andre tjenester. Du kan også integrere med 2000+ applikasjoner som støttes av Zapier.
OneDesk har alle muligheter for å strømlinjeforme arbeidsflyten din. Med OneDesk kan du fange opp, automatisere, administrere og spore støttebillettene dine, slik at du og teamet ditt kan ta de nødvendige tiltakene for å løse problemet umiddelbart. Med OneDesks prosjektstyringsfunksjoner kan du tilordne arbeid til det aktuelle teamet og spore fremdriften til prosjektene dine i flere visningsoppsett.
Teammedlemmene dine kan sende inn timelister for alt arbeidet deres, slik at du bedre kan administrere timene dine. I tillegg hjelper OneDesk også med å holde interessentene dine oppdatert. Gjennom kundeapplikasjoner som nettskjemaer og kundeportaler kan dine medlemmer, givere, frivillige og bidragsytere kontakte deg med spesifikke forespørsler, og eliminere problemene forbundet med lange e-posttråder.
Som en ideell organisasjon kvalifiserer du til 30 % rabatt på ethvert abonnement hos OneDesk. Registrer deg for gratis prøveversjon, og hvis du har spørsmål, er vi her for å hjelpe deg i gang.