Hei der. I dag skal vi se på å komme i gang med One-Desk og en oversikt over nøkkelfunksjonene. Her er agendaen vår for i dag.
I dagens webinar vil vi dekke hoveddelene av One-Desk, inkludert hva kundeapplikasjonene er; organiseringen av din One-Desk; hvordan du kan se informasjonen din; hvordan billetter opprettes; planlegging av oppgaver og prosjekter; sporing av tid, arbeidsmengde og andre ytelsesindikatorer; fakturering og tilbud; og til slutt kontoinnstillingene dine.
Jeg håper du nyter.
One-Desk er et alt-i-ett-verktøy med helpdesk, prosjektledelse og profesjonell serviceautomatisering. Du kan støtte kundene dine, samarbeide med teamet ditt, jobbe med prosjekter, spore tid og mer. One-Desk er fleksibel og kan tilpasses for å passe en rekke team og bransjer.
Alt du trenger for å registrere deg hos One-Desk er en e-postadresse, og du vil få tilgang til en 14-dagers prøveversjon med alle funksjoner. Bare klikk på gratisregistreringsknappen på vår hjemmeside.
Når du har registrert deg, vil du bli møtt av denne hurtigoppsettveiviseren. Dette er alltid tilgjengelig på toppnavigasjonen for deg å referere til, og er fullt av nyttige videoer, opplæringsprogrammer og viktigere, hurtigoppsettveiviseren. Hvis du bruker noen minutter på å gå gjennom disse trinnene i veiviseren, vil du være klar til å begynne å bruke One-Desk.
La oss nå komme i gang.
Det er 3 hoveddeler som utgjør One-Desk. Det første er hovednettgrensesnittet, som vi ser på nå. Det er her du eller teamet ditt vil tilbringe mesteparten av tiden. Den andre er mobilappen. Selv om jeg ikke vil vise mobilappen i dag, ER den tilgjengelig for iOS og Android. Det er ment for at teamet ditt skal kunne få tilgang til oppdragene deres, svare på spørsmål fra kunder og logge tid direkte fra telefonen.
Til slutt har vi kundeapplikasjonene.
Kundeapplikasjoner er sluttbruker-, klient- eller kundevendt side av One-Desk. De er ment å hjelpe til med kommunikasjon og støtte, slik at kunder kan få oppdateringer, sende inn billetter og mer. Kunder kan også opprette billetter og svare via e-post, som jeg viser deg senere.
Du kan se kundeappene dine ved å klikke på navnet ditt og holde musepekeren over kundeappene. Kundeappene inkluderer nettwidgeten, messengeren, portalen, nettskjemaene og kunnskapsbasen.
La oss klikke på nettwidgeten. Dette åpner et nytt vindu på en eksempelside, med widgeten.
Widgeten her kan bygges inn på din egen nettside med en JavaScript-kodebit. Widgeten inneholder de andre kundeapplikasjonene i fanene her. I hovedsak er widgeten en enkel måte for kunder å få tilgang til appene. Du kan alternativt gi kundene en lenke til individuelle kundeapper.
Selve kundeappene inkluderer:
Budbringeren; en live-chat mellom deg og dine kunder eller sluttbrukere. De kan sende deg meldinger og inkludere vedlegg. La oss late som om jeg er en kunde, og sende en melding. Eventuelle live chat-meldinger fra kundene dine vises i hovednettapplikasjonen din, slik at agentene dine kan svare. Vi får se hvor det er snart.
Deretter er billettportalen, der kundene dine kan logge på og se billettene sine sammen med fremgangen på dem, gi vedlegg, se samtalehistorikk og mer. Portalen hjelper til med å minimere kundespørsmål angående billettfremgangen deres.
Neste er nettskjemaene, dette er en metode en kunde kan bruke for å sende inn nye billetter. Du kan tilpasse skjemaet ditt ved å legge til egendefinerte egenskaper, gjøre felt obligatoriske og så videre. Nettskjemaer er nyttige for å sikre at du mottar all nødvendig informasjon om billetter.
Til slutt er kunnskapsbasen et selvbetjent knutepunkt for informasjon. Teamet ditt kan skrive artikler om vanlige spørsmål, din bedrift, tjenester eller noe annet. Kunnskapsbasen kan kutte ned på vanlige spørsmål og holde alle på samme side.
Vær oppmerksom på at disse appene er svært konfigurerbare, inkludert farger, logoer og mer. Jeg skal dekke det senere.
Organisasjon + grunnleggende nav-
La oss gå tilbake til hovednettapplikasjonen vår.
One-Desk lar deg enkelt logge nye oppgaver, billetter og annet arbeid. De tre hovedappene på venstre side her er Tickets-appen, Tasks-appen og Projects-appen. Dette er de viktigste stedene du vil gå til for å administrere arbeid.
La oss nå snakke om hvordan arbeidselementene dine er organisert i One-Desk. På toppen har vi organisasjonsnavnet ditt. Deretter har vi porteføljer. Porteføljer er beholdere for dine prosjekter og er primært organisatoriske. Vanlig praksis vil være å få disse oppkalt etter kunder du betjener, eller av avdelinger i din bedrift.
Inne i porteføljene har vi prosjekter. Prosjekter fungerer som containere for billetter og oppgaver. Bruk prosjekter til både planlegging og organisering.
Endelig har vi billetter og oppgaver. Hva er forskjellen? Vel, billetten er bra for å logge raske løsninger oppnådd med enkle svar, mens oppgavene er for å planlegge en mer dyptgående løsning som krever mer tid og ressurser å løse. Du kan eskalere billetter til oppgaver eller opprette oppgaver uavhengig. Jeg skal vise deg hvordan dette ser ut snart.
Nå hvis du ønsker å se billetter, oppgaver, prosjekter eller annet arbeid mer detaljert, kan du gjøre det på en av to måter. Du kan dobbeltklikke, som åpner detaljpanelet i en ny fane øverst. Men hvis du ikke vil navigere bort fra dette dashbordet, kan du gå til Verktøy-menyen i topplinjen og velge “Dokkdetaljer-paneler til høyre”. I denne visningen kan du fortsatt bla gjennom elementene på skjermen. Begge alternativene viser den samme informasjonen, bare forskjellig.
Egendefinerte arbeidsvisninger-
Nå, på venstre side, kan vi se arbeidsvisningene våre. Disse alternativene bestemmer hva vi ser i dashbordet vårt her.
Først er systemvisningene, du kan tenke på disse som våre basisoppsett. Jeg har trevisningen for en hierarkisk titt på billettene mine gruppert i deres respektive prosjekter. Underoppgavetreet grupperer vår overordnede billett med dens underordnede underoppgave. Vi vil lære mer om deloppgaver senere. Leiligheten er en listevisning. Statustavlen er et Kanban-tavle som lar deg dra og slippe billetter til forskjellige statuser og visuelt forstå arbeidsmengden vår
Under våre basisvisninger er tilpassede visninger. Egendefinerte visninger er konfigurerte versjoner av våre basisoppsett; de kan ha filtre, egendefinerte grupperinger, sorteringer og forskjellige kolonner. Dette er noen ut-av-boksen-visninger, for eksempel sorterer og grupperer billettene mine etter opprettelsesdato. Du kan også lage dine egne tilpassede arbeidsvisninger. Klikk på ikonet ved siden av “Mine visninger”. Velg først systemoppsettet. La oss velge trevisningen. Deretter legger du til filtre du ønsker. La oss for eksempel velge å begrense billetter til billetter som er tildelt meg selv. Velg filter, tilordnet, er, meg. Til slutt legger du til eventuelle grupperinger i visningen. La oss gruppere disse billettene etter prioritetsnivå. La oss nå lagre visningen min. Som bruker på administratornivå kan jeg velge å dele mitt syn. Dette er nyttig for å skape enhetlige visninger på tvers av organisasjonen. Alle kan opprette visninger og lagre dem for seg selv på sidefeltet her, men bare administratorbrukere kan dele dem. Så her er visningen vi opprettet med billettene mine gruppert etter prioritet. Du kan bli ganske detaljert med synspunktene dine. Du kan for eksempel legge til eller fjerne kolonner, endre kolonnestørrelse eller til og med bruke søk. Du kan deretter gå inn og lagre disse endringene i dine egendefinerte visninger.
Det er også utvalget på prosjektnivå. Dette lar deg velge omfanget av ett prosjekt eller en portefølje om gangen. Prosjektomfanget fungerer uavhengig og på toppen av dine tilpassede visninger. Den følger deg også når du går gjennom andre applikasjoner.
Til slutt, vær oppmerksom på at utsikten du ser på alltid gjenspeiles i brødsmulene ovenfor. Du kan enkelt fjerne filtre eller valg på denne måten.
Opprette billetter / helpdesk
Så hvordan får du billetter til One-Desk? Vel, Helpdesk-flyten begynner når en billett sendes til bedriften din. Den første måten er manuelt. Klikk på Legg til-knappen, og du kan deretter fylle ut skjemaet for å opprette en billett. Du kan gjøre dette på vegne av en kunde. For det andre, og sannsynligvis mest populære, er å fange billetter på e-post. Dette er ett av trinnene i hurtigoppsettveiviseren. Du kan koble direkte til Office 365- eller Google-støtte-e-postkontoene dine, eller automatisk videresende fra en annen leverandør. Kunder vil da sende en e-post til den vanlige supportadressen din, og en billett opprettes automatisk i One-Desk. La oss se på en billett, så skal jeg forklare hva som skjer. E-postens emnelinje vil bli tittelen på billetten. Brødteksten blir beskrivelsen. Kunden legges til som rekvirent her. Navnet og e-posten deres registreres hvis det ikke allerede finnes en profil i One-Desk-kontoen din. Du kan svare kunden direkte fra samtalefanen her. Disse svarene vil gå til kundens e-post. Likeledes kan kunden svare fra egen e-post og svar vil vises her knyttet til billetten.
Den tredje måten å få en billett til One-Desk på er gjennom importverktøyet. Du kan importere detaljene til billettene dine gjennom importverktøyet ved å klikke på Verktøy og Importer.
Den fjerde er fra en kunde som sender inn et webskjema. Husker du kundeappene vi så tidligere? Kunder kan bruke dette skjemaet til å sende inn billetter. Den femte måten å få en billett til One-Desk på er via chat. I kundeappene, når en kunde starter en samtale, sendes den til deg som en melding.
Hvis vi nå navigerer til vår messenger-applikasjon, her. Vi kan se alle samtalene våre. Meldinger fra e-post, portal eller chat vil vises her. Du kan se at denne samtalen er knyttet til en billett. Så vi kan sende meldinger fra billettvisningen, som vi får tilgang til ved å klikke på billettnavnet, eller du kan sende meldinger fra innsiden av messengeren her. Alt er synkronisert. Du vil se denne meldingen jeg sendte tidligere fra livechatten. Denne samtalen er ikke knyttet til noe. Det er en uavhengig live chat-samtale. Vi kan ha samtalen med kunden eller hvis vi vil, kan vi lage en billett fra denne samtalen. Klikk på handlingsikonet over samtalen, og velg “Opprett billett fra samtale.” Nå ser vi at denne samtalen er knyttet til billetten.
La oss gå inn i billettdetaljpanelet ved å klikke på billettnavnet. Her kan vi gjøre noen forskjellige ting: Vi kan endre livssyklusstatusen med et klikk på en knapp. Husk at disse statusene er konfigurerbare. Vi kan også endre fullføringsprosenten. Vi kan tildele denne billetten til noen. Vi kan flytte billetten til et annet prosjekt. Og vi kan legge til detaljer og vedlegg til billetten.
I sidemenyen for billettdetaljpanelet her, har vi noen faner som vi skal gå gjennom. Den første er samtalefanen, hvor du finner interne og eksterne samtaler angående dette elementet. La oss svare på kunden vår herfra. Når du har svart, vil du se at en nedtelling har startet. Hvis kunden ikke ser svaret ditt innen ett minutt, sendes det til dem på e-post og et e-postikon vil vises her. På denne måten mister du aldri kontakten med kundene dine. Du kan også opprette interne samtaler med brukerne dine. Klikk på “Opprett ny samtale”, og deretter på fanen for interne meldinger, ved å nevne brukere, eller klikk på “legg til” for å gå inn i samtalen med lagkamerater. Disse samtalene er kun interne, og kundene dine vil ikke kunne se dem, selv ikke i portalen.
Neste fane er fanen for timelister. Det er her du kan logge tid som jobbet på denne billetten, det være seg gjennom timelister eller tidtakere. Du kan tilordne deg selv til billetten og starte tidtakeren ved å klikke på start arbeid-knappen eller klikke på start tidtaker. Eller du kan logge tiden manuelt ved å klikke “legg til timeliste”. På timelisten kan du inkludere notater og fakturerbar status. Deretter har vi fanen aktiviteter. Dette viser deg en historikk over handlinger utført på denne billetten, for eksempel når den ble opprettet, når en mottaker ble lagt til, og så videre.
Til slutt har vi underoppgaver og lenker-fanen. Deloppgaver brukes til å identifisere kort eller enkelt arbeid som er knyttet til et hovedelement. Dette kan være for arbeid du gjør for å hjelpe deg med å fullføre denne billetten. Koblede elementer er der du kan koble to forskjellige elementer og bestemme hva forholdet mellom dem er. La oss for eksempel si at denne billetten er relatert til denne andre billetten. Når du legger til en lenke er det enkelt å navigere mellom dem.
Billett til oppgave, oppgave/prosjektflyt
Nå, hvis billetten din krever mer tid å løse og du trenger å planlegge ytterligere for å oppnå en løsning, kan du endre den fra en billett til en oppgave. For å gjøre dette, klikk ganske enkelt på ikonet og velg oppgaven. Du kan se oppgaven vår ligner, og samtalene opprettholdes. Imidlertid kan vi nå oppnå oppgaveinnsats. Vi kan også planlegge progresjonen og anslå innsatsen for denne oppgaven. Klikk på datoene her for å gi oppgaven en planlagt tidsplan og planlagt arbeid. Det planlagte arbeidet er estimat på hvor lang tid oppgaven skal ta, for eksempel et estimat på 5 timer. De planlagte timeplanene er datoene oppgaven skal jobbes med. Så det kan starte på mandag og ha termin på fredag. La oss også legge til en begrensning for dette, slik at det må starte på denne valgte datoen. Billetten vår er nå flyttet fra billett-appen til tasks-appen. Alle våre oppgaver er plassert i denne appen.
Oppgavene samt prosjektsøknader er viktige for planlegging og styring av dine interne eller klientprosjekter. Bortsett fra å konvertere en billett til en oppgave, kan du opprette nye oppgaver fra legg til-knappen og plassere dem i passende prosjekter. Du kan også opprette et nytt prosjekt fra legg til-knappen. Du kan fylle ut prosjektegenskaper avhengig av din brukssituasjon. Du kan for eksempel definere om prosjektet er for en spesifikk kundeorganisasjon, om det skal faktureres, og i så fall hvordan det skal faktureres. Vi kommer mer inn på fakturering og sitering senere i demoen. Når du oppretter et prosjekt, kan du bygge et prosjekt fra bunnen av. I dette tilfellet velger du tom her. Deretter, etter opprettelsen, ville du opprette, planlegge og tilordne oppgaver. Du kan også lage et prosjekt fra en mal. Dette lar deg kopiere over oppgaver, oppdrag, estimater eller andre egenskaper. Dette er en vanlig brukssak for bedrifter som har en eller flere tjenester som går gjennom lignende prosesser hver gang. Du kan merke et eksisterende prosjekt som en mal ved å gå til prosjektdetaljpanelet. Deretter merker du den av som en mal.
I oppgaveapplikasjonen vår har vi også arbeidsvisninger for å hjelpe oss med planlegging og overvåking av fremdrift. Det er Gantt-utsikten. Her kan du klikke og dra ender for å endre planlagt varighet, flytte dem langs tidslinjen for å endre planlagte datoer, og koble sammen start eller slutt på oppgaver for å opprette avhengigheter. Den blå representerer den planlagte tidsplanen mens grønn er det faktiske arbeidet som pågår. Den faktiske fremdriften genereres basert på logget tid. Den blå linjen for prosjektet blir mørkere ettersom flere oppgaver planlegges samtidig. Deretter har vi kalendervisningen. Dette ligner på Gantt-visningen ved at du kan dra elementer rundt for å omplanlegge planer. Det er også arbeidsbelastningsvisningen. Dette er et informasjonsressursstyringsverktøy som lar deg se hvor mye planlagt arbeid hver bruker har tildelt kontra hvor lenge de jobber i løpet av dagen.
La oss nå ta en titt på applikasjonene nederst til venstre. På toppen har vi budbringeren. Dette viser deg eksterne samtaler fra kunder og interne samtaler også.
Neste er Timeregistreringsapplikasjonen. For dine ansatte kan sporingstid gjøres ved hjelp av timesedler. Timelister-applikasjonen holder oversikt over alle loggede timer. Som de andre appene kan du filtrere, sortere og gruppere tidsoppføringene dine for å få informasjonen du trenger. Du kan også eksportere timelistedataene dine i CSV-format. Du kan også åpne timelistedetaljene for å få mer informasjon. Hvis du er en administratorbruker, kan du også endre timelisten. Neste er Kunnskapssenteret. I denne appen kan vi administrere kunnskapsbaseartikler, kunnskapsbasekategorier og lagrede svar. Artikler kan opprettes fra legg til-knappen. Beskrivelsen av artikkelen vil være innholdet i artikkelen og navnet vil være tittelen. Når du vil publisere en artikkel, legg den til i den aktuelle kunnskapsbasekategorien. Dette vil gjøre det synlig på kunnskapsbasen din. Den neste fanen i kunnskapssenteret vårt er kategoriene. Kategorier er hvordan kundene dine blar gjennom kunnskapsbasen din. Du kan også bruke overordnede kategorier for å organisere kategoriene dine ytterligere.
Til slutt er lagrede svar, også kalt hermetiske svar. Dette er forhåndsskrevne svar som kan hjelpe deg med å svare på vanlige spørsmål. Du kan opprette nye lagrede svar og administrere dem herfra. Hvis vi går tilbake til billettdetaljpanelet vårt, kan vi sette inn et lagret svar fra handlingsmenyen til samtalen vår. Dette vil generere det forhåndsskrevne svaret, så kan vi sende det til kunden. Du kan også sende lenker til artikler eller sette inn hele artikkelen fra denne hurtigsøkemenyen. Bare festede artikler eller svar vises her, men du kan bla gjennom alle artiklene og svarene dine ved å åpne kunnskapsbiblioteket.
Flere apper – kunder, brukere og analyser
Den neste applikasjonen inneholder din kundeinformasjon. Kunder blir automatisk hentet fra e-post og kundeportalen. De kan også legges til manuelt fra legg til-menyen, eller gjennom import eller integrasjoner. I tillegg kan du legge til ytterligere kundedetaljer og se nærmere på kundesamtaler, billetter og mer. På kundeorganisasjonsnivå har vi også faktureringspreferanser spesifikke for kundeorganisasjonen. Mer generelle fakturapreferanser er i administratorinnstillingene våre som vi vil se snart. Men hvis du ønsker å overstyre dine generelle fakturapreferanser for en spesifikk kunde, kan du gjøre det her. Du kan for eksempel legge til spesifikke kundeavgiftssatser, rabatter og mer. Under det er også kundeorganisasjonens forhåndsbetalte timeinnstillinger. Du kan angi sperrebeløpet og kostnadene deres, og se historikken for endringer, eller gjenværende forhåndsbetalte timer på kundekontoen.
Deretter er brukerapplikasjonen. Brukere er de som jobber i vår hoved-One-Desk-webapp, så vel som mobilappen. Nå kan brukere være i ett eller flere team. Et viktig poeng med team er at når du lager prosjekter, deler du prosjekter med ett eller flere team. Hvis et prosjekt ikke deles med noen, vil de ikke se prosjektet eller noen billett eller oppgave i det. Dette er én måte å segmentere arbeidet ditt for flere avdelinger, eller holde team interessert i bare det som er relevant for dem. En bruker kan også ha tillatelser i teamet. La oss klikke for å åpne brukeren vår. Her er Jon i to lag. Jeg kan angi at tillatelsen hans i dette teamet skal være begrenset, noe som begrenser hans evner i prosjekter som deles med dette teamet.
Den neste fanen er vår brukerkalender. Du kan opprette ferier for brukeren her. Dette vil påvirke deres tilgjengelighet for funksjonene for arbeidsbelastning og ressursadministrasjon.
Deretter er tillatelsesfanen. En bruker kan være admin eller ikke-admin. Ikke-administratorer har ingen tilgang til administratorinnstillinger, og kan ha ulike programtillatelser. De kan for eksempel gis mindre tilgang til kundeappen eller timelisteappen.
Lasty er brukervarsler, disse innstillingene konfigurerer om denne brukeren mottar e-poster og andre varsler fra samtaler med kunder eller andre brukere. Neste er vår analyseapplikasjon. Her er ulike grupperinger av diagrammer og grafer for å analysere dine nøkkelresultatindikatorer. Se kartserien øverst for flere kartgrupperinger. Hvis du finner ut at visse diagrammer er mest nyttige for organisasjonen din, kan du opprette et tilpasset dashbord ved å klikke på visningsikonet. Velg diagrammene du vil ha på dashbordet, gi det et navn og lagre det på sidepanelet. Du kan også endre datoperioden eller filtrere disse diagrammene etter ulike egenskaper.
Den neste fanen her er rapportene. Rapporter er en måte å trekke ut dataene dine på. Det finnes en rekke forhåndsbygde rapporter å velge mellom. Du kan også lage egendefinerte rapporter ved å bruke denne rapportveiviseren. Fordelen med rapporter er også muligheten til å sende rapporter til kunder, eller lagkamerater via e-post på en planlagt basis. Den siste fanen er Aktiviteter, som fungerer som en historie med handlinger utført med One-Desk. På denne måten, hvis du noen gang har spørsmål om hvordan en gjenstand måtte være på en bestemt måte, kan du se trinnene som ble tatt, og av hvem, for å få det til den tilstanden.
Flere apper – økonomiapp
Deretter har vi vår økonomiapplikasjon. Økonomiappen er der du administrerer fakturaer, tilbud og budsjett.
Den første fanen er fanen fakturering. Du kan opprette en ny faktura fra legg til-menyen. One-Desk støtter fakturering for fakturerbar tid, fastprisprosjekter eller forhåndsbetalte timer. Velg kunden som skal faktureres, og deretter hva du vil fakturere for. Du kan sende dine fakturaer direkte fra One-Desk via e-post. Den neste fanen i økonomiappen vår er kostnader og inntekter. Her kan vi estimere og overvåke budsjettet vårt. De planlagte kolonnene er basert på dine priser og den planlagte innsatsen for arbeidet ditt. De faktiske kolonnene beregnes etter hvert som teamet ditt logger fakturerbar tid.
Den siste fanen er for sitater. I likhet med fakturaer kan du lage tilbud fra legg til-knappen. Tilbud kan gis for prosjekter med fast honorar eller forhåndsbetalte timer. I dette tilfellet med prosjekter med flate avgifter, kan du generere tilbudet basert på en prosjektmal. For en blokk med timer er beløpene basert på kundens forhåndsbetalte timekostnad og beløp. I likhet med fakturaer kan du sende tilbud direkte fra One-Desk til kundens e-post. Kundene dine kan også godta tilbudet direkte fra e-posten deres.
Administrasjonsinnstillinger – konfigurasjons- og tilpasningsalternativer
Til slutt, nederst har vi vår administrasjonsdel for bedriftens preferanser og innstillinger. I bedriftsinnstillinger kan du endre firmanavn og logo. Du kan definere en arbeidsplan for uken, tidssonen, endre bedriftens språk og definere underoppgaveinnstillingene. Neste er e-postinnstillingene, som har noen faner øverst som jeg skal gå gjennom. Først er meldingssenteret, som viser alle dine automatiske svar, automatiserte e-poster og system-e-poster. One-Desk har allerede laget visse automatiseringssvar, som du kan endre og endre. Her er en automatisering som kjører når en billettstatus oppdateres. Her er selve meldingen. Du kan konfigurere meldingen inkludert de dynamiske egenskapene som er innebygd automatisk. Automatiserte e-poster sendes direkte til en valgt e-post. Ofte brukes disse som varsling. Du kan lage dine egne e-postmaler som sender gjennom automatiseringsregler. Til slutt her er system-e-poster. Dette er viktige e-poster som gjør ting som å sende bruker- eller kundeinvitasjoner. Noen av disse kan endres, men det anbefales generelt ikke.
De neste to fanene i e-postadministratorinnstillingene våre er de utgående og innkommende fanene. Disse fanene viser e-poster som er sendt og levert, eller mislyktes, de siste 72 timene. Den neste fanen her er fanen Utseende. Det er her du kan redigere utseendet og følelsen av e-poster for å passe til organisasjonens merkevarebygging. Du kan legge til en e-postsignatur eller overskrift, samt konfigurere meldingene om tilfredshetsundersøkelsen. Den siste fanen er innstillingsfanen, der vi kan koble til våre support-e-poster. Når du kobler til, vil den legge til både en innkommende og utgående kanal her. Det finnes også en rekke filtre for å forhindre at enkelte e-poster oppretter billetter, for eksempel via e-postdomene eller emnelinje.
Den neste delen er integrasjonene. One-Desk inkluderer innebygde integrasjoner med noen av favorittapplikasjonene dine. Hvis du allerede bruker et eksisterende system med bedriften din, kan du integrere det direkte med One-Desk. Eller, hvis du ikke ser det du bruker fra i listen, kan du alltid se om tredjeparts Zapier har en integrasjon klar for deg. Zapier gir en måte å automatisere arbeidsflyter mellom forskjellige webapplikasjoner, og de har hundrevis av applikasjoner du kan velge mellom. Vi støtter også Single-Sign-On. Du kan aktivere det for brukere gjennom SAML 2.0 og Open ID, og for kunder via OpenID. Hvis du er en utvikler, har vi også en API tilgjengelig.
Neste er egendefinerte felt. Egendefinerte felt kan legges til mange ting i kontoene dine, for eksempel billetter, oppgaver eller kundeprofiler. Egendefinerte felt lar deg fange informasjon som er spesifikk for dine behov. Bare velg: opprett et tilpasset felt og gi det et navn og datatype, og legg det deretter til området du ønsker. Her kan du også lage betingelser for dine egendefinerte felt. Dette vil tillate deg å vise et annet felt hvis en kunde velger et bestemt alternativ. For eksempel når kundene mine fyller ut avdelingsfeltet mitt her, hvis de velger salg, vil jeg at de skal se mitt kundegodkjenningsfelt.
Deretter er vår automatisering og AI-konfigurasjoner. Her i automasjonssenteret ligger alle våre automatiseringsregler. Automatisering lar oss utføre handlinger basert på en rekke utløsere. Det er en rekke ut-av-boksen integrasjoner som legger ut meldinger, eller oppdaterer statuser, og du kan endre disse som du ønsker. Automatiseringer kan kjøre på billetter, oppgaver, artikler, timelister eller prosjekter. Velg først hva du vil at den skal kjøre på. Automatiseringen vil da utløse basert på den definerte tilstanden og deretter utføre en handling. For eksempel kan jeg si at alle billetter, når de er opprettet, kan tildeles meg selv. Eller jeg kan filtrere disse billettene, la oss si at hvis billetten kommer fra en bestemt kunde, vil den bli tildelt meg. Det er mange andre alternativer som å flytte billetter inn i et prosjekt, endre prioritet eller sende en melding.
Den neste fanen er for botinnstillingene våre. Som standard har vi en enkel bot, som kan gi en generisk hilsen eller melding til kundene dine i live chat når du er online eller offline. Du kan endre bot-meldingen, navn og avatar her, samt hvilke alternativer boten vil foreslå for kunden din. Vi har også et tillegg for AI-boten. Du kan starte en prøveversjon for AI-agenten fra abonnementssiden. Slå deretter på AI-boten her. AI fungerer ved å lære fra One-Desk-innholdet ditt. Under AI-korpus kan du velge hvilket innhold boten skal lære av. På denne måten blir boten skreddersydd spesifikt til bedriftsinformasjonen din og lærer etter hvert som mer innhold opprettes. Når boten er aktivert, vil den vises for kundene dine i live chat, kunnskapsbase og nettskjemaer. AI kan svare på spørsmål, avlede billetter og støtte selvbetjening ved å gi svar på dine vegne. AI kan også hjelpe agenter ved å foreslå de best lagrede svarene eller artiklene eller generere nye artikler basert på konteksten til samtalen agenten svarer på.
Deretter er billettinnstillingene. Du kan endre opptil 10 forskjellige typer billetter. Du kan endre ikonet, samt billetttypenavnet. Hvis du klikker på Administrer statuser, kan du justere livssyklusstatusen for hver aktiverte billetttype. Å aktivere billetttyper er nyttig hvis du har forskjellige arbeidsflyter for forskjellige tjenester.
Nedenfor kan du konfigurere detaljpanelet til billettene dine, for eksempel å fjerne en eiendom du ikke bruker
Hvis bedriften din har SLAer, servicenivåavtaler, kan du endre dem her . SLAer lar deg sette oppløsnings- og responsmål basert på prioriteten til billetten din.
I Oppgaver-innstillingene kan du se at det er veldig likt billetter. Du kan aktivere og deaktivere opptil ti forskjellige oppgavetyper og administrere deres unike statuser. Konfigurer også panelet med oppgavedetaljer og bruk SLAer. De samme innstillingene gjelder for artiklene våre. I Timeregistreringsinnstillingene kan du også konfigurere detaljpanelene deres, inkludert å legge til egendefinerte felt. Det er også en rekke standardinnstillinger og innstillinger du kan definere for tidtakeren og timelistene dine. I brukerinnstillingene kan du administrere typen brukere du har, og konfigurere brukerprofildetaljer, inkludert eventuelle egendefinerte felt du har opprettet. De neste innstillingene er for våre kunder. På samme måte som brukere kan du opprette ulike typer og konfigurere detaljpanelet.
I delen Prosjekter og porteføljer er det veldig likt billettene og oppgavene. Du kan aktivere ulike typer prosjekter og porteføljer. Du kan også konfigurere unike livssyklusstatuser for alle prosjekttypene dine og konfigurere prosjektdetaljpanelet. Neste er Forms, som refererer til ditt interne opprettelsesskjema, når du oppretter fra legg til-menyen. Vi kan redigere standardinnstillingene og egenskapene som vises på skjemaet. Vi kan også lage flere skjemaer for hver billetttype. Dette fungerer som en mal. Vi kan angi et eget navn, standardverdier og egenskaper i det andre skjemaet vi opprettet.Når jeg oppretter en billett, ved å bruke dette skjemaet, er disse standardverdiene allerede satt for meg. Dette gjør det mye raskere å logge billetter manuelt. Neste er våre økonomiske innstillinger, vi kan angi kostnads- og faktureringsnivåer. Du kan angi hver fra en rekke nivåer, for eksempel etter team, etter kunde, eller etter tjenestetype utført. Du kan deretter angi dine priser, hver time, med et månedlig minimum, eller blandet. Du kan angi standardverdier for fakturaene dine her, for eksempel fakturanotatet, standardavgift og mer. Neste er noen globale innstillinger for forhåndsbetalte timer. I tillegg integreres One-Desk med QuickBooks Online for å kopiere eller sende One-Desk-fakturaer. Til slutt er tjenestetypene. Tjenestetyper kan brukes i kostnads- og faktureringssatser og på timelister. Her kan du administrere tjenestetypene dine eller standard tjenestetype.
Deretter er innstillingene våre for kundevendte apper. Her kan du opprette flere kundeapper, gi nytt navn til appene dine eller deaktivere de du ikke vil bruke.
Under dette er widget-utseendet, der du kan velge boblestørrelse, eller meldinger i widget-boblen. Nedenfor er de generelle meldingene som vises på widgetens velkomstside. De neste to fanene er for de klassiske eller mobilvennlige appinnstillingene. Det er to typer kundeapper i One-Desk. Du kan lære mer om forskjellene i denne lenken. Innstillingene her vil konfigurere hvilke applikasjoner som vises i den klassiske widgeten. For å legge til widgeten på nettstedet ditt kan du generere kodebiten nedenfor. Denne innstillingen vil generere kodebiten for den klassiske versjonen av widgeten, hvis du foretrekker den mobilvennlige versjonen kan du generere kodebiten på neste fane. De andre messenger-innstillingene på venstre side vil konfigurere utseendet og påloggingsinnstillingene til den mobilvennlige messengeren. Neste er billettportalinnstillingene. Her kan du konfigurere hvilke billetter kunder kan se i portalen. Under det er egenskapene kunden kan se og redigere på en billett etter innsending.
Deretter er innstillingene for nettskjemaer, skjemaene for kundene dine. Du kan redigere hvilke egenskaper kundene dine kan angi for å opprette en billett, legge til flere egenskaper, inkludert dine egendefinerte felt, og gjøre et felt obligatorisk ved å merke av i boksen. Kunnskapsbaseinnstillingen her lar deg igjen konfigurere meldingene i kunnskapsbasen din, pluss legge til kategoriene dine herfra. Og ovenfor er utseendeinnstillingene for kunnskapsbasen. Sist er innstillingene for den klassiske portalen, hvis du velger å bruke denne versjonen. Igjen kan du definere hvilke varer kunden kan se og egenskaper som er synlige. Nå, når du er klar til å bli proff, kan du gjøre det fra prøvekontoen din. Du får ubegrenset med prosjekter og kunder. Velg planen din avhengig av hvilke funksjoner du trenger. Du betaler da basert på antall brukere. Brukere er personene som logger på hovednettapplikasjonen, tilordnet billetter og så videre.
Det avslutter One-Desk-webinaret for i dag. Takk for at du tok deg tid! Hvis du vil ha mer informasjon om noe vi så på i dag, sjekk ut vår videoguide eller kunnskapsbase, eller ta kontakt med supportteamet vårt gjennom live-chat eller på support på One-Desk dot com.