Em geral, ser uma empresa tecnológica é antecipar as necessidades e requisitos do cliente, mantendo-se a par das tendências na indústria das tecnologias da informação para alcançar e sustentar a competência tecnológica. As empresas de Suporte Tecnológico fornecem os conhecimentos técnicos necessários para manter os sistemas em funcionamento tanto para organizações mais pequenas e maiores.
A maioria das empresas de suporte de tecnologia de startups conta com ferramentas desenvolvidas e geridas internamente para as suas operações nas suas fases iniciais. Mas a abordagem muitas vezes revela-se difícil de gerir e incalável à medida que a operação se torna maior. O novo cliente da OneDesk, uma empresa fornecedora de soluções tecnológicas de ponta a ponta nas suas fases de crescimento, encontrou o mesmo desafio e procurou abordá-lo.
Sistema autónomo multi-apresentado para equipas de suporte técnico
Embora a empresa tenha experimentado vários sistemas empresariais para gerir as suas necessidades de rastreio de bilhética e venda, estes sistemas estavam mal equipados ou demasiado pesados com funcionalidades e integrações redundantes em todo o local. A empresa necessitava de um sistema autónomo capaz de lidar com os seus requisitos de venda e bilhética sem novas integrações.
Embora o nosso novo cliente tenha sido previamente convencido de que é impossível encontrar uma solução que cubra todas as especificações, incluindo rastreio de vendas, gestão de projetos, bilhética, interação com o cliente e reporte, tudo dentro de uma única app. A equipa acabou por perceber que a OneDesk tinha tudo da CRM para ajudar a ajudar, funcionalidades de gestão de projetos e a estrutura lógica para apoiar equipas especializadas, como equipas de vendas.
A equipa descobriu o OneDesk online e descobriu que o OneDesk se destacava de todas as outras opções. A equipa tinha finalmente encontrado um sistema que pode fazer tudo num só lugar.
Tracking Sales com OneDesk
A OneDesk fornece um processo operacional dinâmico que permite à empresa replicar o seu modelo de negócio no OneDesk sem problemas. Um exemplo disso é a especificação isolada do sistema de vendas da empresa – um sistema de registo e monitorização de informações de vendas que também pode tornar a informação de vendas acessível no lado da gestão do projeto do sistema.
Com a OneDesk, as equipas de vendas da empresa podem registar e acompanhar os leads de vendas, criando projetos de vendas e tarefas designadas exclusivamente para membros da equipa de vendas. As tarefas de venda podem ser atribuídas a membros da equipa de vendas, concluídas e registadas, tudo enquanto estão completamente isoladas de utilizadores e equipas não autorizadas. Esta lógica garante que a equipa de vendas pode reportar as suas operações sem necessariamente interagir com a gestão do projeto ou ajudar o lado do sistema.
Esta implementação robusta também é altamente escalável. Permite que a empresa traga praticamente todo o número de equipas a bordo sem a necessidade de integrar quaisquer sistemas externos ou fazer personalizações tediosas.
Acima de tudo, a OneDesk oferece flexibilidade. O sistema também fatores em organizações que podem preferir replicar o seu modelo operacional usando integrações. Assim, o sistema pode integrar-se com outras ferramentas empresariais, como sistemas de rastreio de vendas via Zapier.
Gerar relatórios internos e de clientes com o OneDesk
Desde as despesas internas da empresa até à repartição de todos os bilhetes apresentados pelas organizações de clientes, a funcionalidade de reporte é fundamental para o funcionamento de uma empresa de suporte tecnológico. A empresa pode gerar relatórios sobre praticamente todas as operações realizadas no OneDesk. Isto inclui tarefas, bilhetes submetidos, folhas de tempo registadas, faturações e muito mais. A OneDesk também se integra perfeitamente com software de contabilidade QuickBooks e sistemas de faturação para um processamento eficiente de relatórios e pagamentos.
O OneDesk introduz campos personalizados como propriedades adicionais que podem ser filtradas em colunas e usadas para personalizar layouts de relatórios. As equipas podem gerar relatórios aprofundados, revelando-os por data, detalhes do cliente e parâmetros personalizados para maior clareza.
A OneDesk dá um passo em frente com relatórios automatizados. As equipas podem configurar a instalação OneDesk da empresa para gerar e enviar relatórios específicos para clientes e stakeholders a intervalos regulares. Os relatórios podem ser gerados em layouts predefinidos e entregues em vários formatos.
OneDesk como ferramenta de gestão de projetos e bilhética
O OneDesk como sistema autónomo compreende três aplicações modulares que são essenciais para a gestão de projetos e bilhética. A aplicação do cliente é o lado voltado para o cliente do sistema e uma das três aplicações modulares. Pode ser facilmente integrado no site da empresa, dando aos clientes acesso a uma ferramenta de mensageiro para o chat ao vivo, e um separador de formulário web para criar e submeter bilhetes. O widget da aplicação do cliente também ajuda a partilhar informações sobre projetos em curso com os clientes e fornece uma base de conhecimento público de artigos de vídeo e texto para orientar os clientes.
As atividades realizadas pelos clientes são monitorizadas pelas equipas internas através da segunda app modular – a app do projeto. Esta aplicação tem uma variedade de ferramentas para gerir bilhetes submetidos e tarefas atribuídas, isto inclui um conjunto de ferramentas de gestão de projetos como folhas de tempo, pontos ágeis e agendamento de tarefas. A aplicação de tarefas OneDesk também tem diferentes pontos de vista para apresentar informações sobre atividades em curso de várias perspetivas.
A OneDesk permite que a empresa desative qualquer funcionalidade na aplicação do cliente ou partilhe seletivamente informações na aplicação do cliente sem complicações.
O OneDesk mobile é a terceira aplicação modular, e é simplesmente a versão de aplicação móvel da aplicação do projeto. Possui todas as funcionalidades da aplicação principal e permite aos membros da equipa aceder a essas ferramentas enquanto estão longe do seu local de trabalho. A aplicação móvel está disponível para utilizadores de android e iOS nas respetivas lojas de aplicações.
OneDesk Streamlines Teamwork
A OneDesk opera uma estrutura hierárquica de utilizador semelhante a uma organização típica. Isto facilita a modelação da sua estrutura organizacional existente utilizando o OneDesk, simplificando de facto o seu fluxo de trabalho. Com o OneDesk, a empresa pode criar contas de utilizador, criar equipas e atribuir utilizadores a equipas.
Existem também vários níveis de utilizadores com privilégios e funções variados, e os utilizadores podem pertencer a várias equipas/grupos com múltiplas funções. Os gestores também podem ser designados para supervisionar as funções da equipa enquanto os administradores têm controlo sobre o sistema ou operações globais. O OneDesk integra o sSL por padrão, o que permite aos utilizadores iniciarem sessão com as suas contas google à vontade.
A OneDesk tem documentação online abrangente para facilitar a procura e navegação do sistema pelos utilizadores. A equipa de suporte oneDesk também é altamente responsiva com menos de minutos de resposta. A equipa fornece toda a ajuda que o cliente poderia precisar para operar eficientemente.