À procura do software de mesa de ajuda certo para o seu pequeno negócio? O software de mesa de ajuda às pequenas empresas é projetado para atender às necessidades de serviço de pequenas equipas. A solução certa permite à sua equipa centralizar os seus canais de apoio, organizar bilhetes, priorizar questões e deliciar os seus clientes em geral. Este artigo cobre algumas considerações a tomar ao escolher uma solução de help desk e por que a OneDesk se adequa às necessidades do seu pequeno negócio.
Desafios das pequenas empresas
As pequenas empresas são muitas vezes um trabalho de amor, com uma pequena equipa a gerir todos os aspetos complexos do negócio. Quando se tem uma equipa pequena, racionalizar o seu fluxo de trabalho é crucial para poupar tempo precioso. Com capacidade limitada, é fácil para as pequenas equipas ficarem sobrecarregadas com o acompanhamento, gestão e resposta aos pedidos. Os balcões de ajuda são projetados para centralizar estes pedidos e fornecer ferramentas de forma a gerir facilmente os bilhetes e responder aos clientes. No entanto, para obter as melhores funcionalidades, muitas soluções de help desk simplesmente custam muito para uma pequena empresa.
Escolher o software de mesa de ajuda certo para SMBs
Com estes desafios em mente, eis alguns pontos importantes a ter em conta na escolha de um balcão de ajuda para o seu pequeno negócio.
- Características essenciais – Considere as funcionalidades necessárias para a solução de help desk. Por exemplo, precisa de criação de e-mail-a-bilhete para gerir a sua caixa de entrada? Talvez queira que o seu balcão de ajuda ao pequeno negócio inclua uma conversa ao vivo para os seus clientes? Tenha em mente as funcionalidades de que necessita ao procurar o seu software de secretária de ajuda.
- Recursos avançados & escalabilidade – Com as características essenciais em mente, considere o futuro. À medida que o seu negócio cresce, as características do seu balcão de ajuda ainda vão ao encontro das suas necessidades? Que funcionalidades avançadas e empresariais a solução inclui? Tenha em mente a escalabilidade ao escolher uma solução de balcão de ajuda ao pequeno negócio.
- Self-service do cliente – Como o tempo é tão crucial para as pequenas equipas, o melhor balcão de ajuda para pequenas empresas deve prestar self-service aos clientes. As ferramentas de self-service permitem que os clientes se mantenham atualizados nos seus próprios termos com o mínimo de trabalho dos seus agentes de suporte. Procure ferramentas como uma base de conhecimento ou portal do cliente. ‘
- Automações – As automações são uma forma de reduzir as tarefas repetitivas que, de outra forma, demoram o tempo da sua equipa. Algumas automatizações importantes para um balcão de ajuda incluem auto-encaminhamento e bilhetes de atribuição automática.
- Acessibilidade – Talvez a consideração mais importante para uma pequena empresa seja a acessibilidade. Muitas pequenas empresas têm orçamentos apertados. Certifique-se de que o software se enquadra no seu orçamento e que o custo é transparente e inclui as funcionalidades de que necessita.
Por que oneDesk para mesa de ajuda de pequenas empresas?
A OneDesk é uma das melhores soluções de help desk para pequenas empresas porque vai ao encontro dos desafios das pequenas equipas. Eis alguns dos benefícios que a OneDesk tem sobre outras soluções:
- Preços transparentes e acessíveis – Na OneDesk paga-se apenas pelo número de utilizadores (agentes) na sua equipa, tornando-o perfeito para equipas pequenas. Cada recurso está incluído no preço. Não há taxas escondidas ou complementos.
- Funcionalidades de mesa de ajuda escaláveis e sempre em crescimento -Porque todas as funcionalidades estão incluídas no OneDesk é altamente escalável. Pode experimentar todas as funcionalidades de imediato ou adotar mais à medida que a sua equipa cresce e muda, sem pagar extra. O OneDesk também tem desenvolvimento contínuo, pelo que novas funcionalidades são adicionadas regularmente.
- Características de nível empresarial – A OneDesk inclui muitas funcionalidades de nível empresarial que outras soluções fazem com que pague taxas de empresa. Algumas destas funcionalidades incluem: SLAs, níveis de permissão do utilizador, automações e dashboards personalizáveis.
- Flexível e configurável – O OneDesk permite-lhe personalizar muitos aspetos do seu balcão de ajuda para atender às necessidades específicas da sua empresa. Por exemplo, configurar os estatutos exclusivos dos bilhetes e os tipos de bilhetes ou adicionar campos de bilhetes personalizados.
- Suporte gratuito & fácil de começar – O OneDesk inclui muitas vistas de trabalho úteis e automações fora da caixa. Também guia o seu conjunto através da configuração essencial com o assistente de arranque. Além disso, fornecemos muitos vídeos e artigos sobre a utilização do OneDesk, bem como suporte gratuito através de chat ao vivo, e-mail ou sessões de partilha de ecrãs.
- Baseado na Web; sem instalação ou hardware – Não perca tempo ou dinheiro em instalação ou hardware. O OneDesk pode ser acedido a partir da sua web ou navegador móvel. Este aspeto também é ótimo para equipas remotas.
- Mobile friendly – OneDesk inclui uma aplicação móvel conectada à sua aplicação web principal. O balcão de ajuda móvel permite à sua equipa apoiar os clientes ou colaborar com a sua equipa a partir de qualquer lugar. A aplicação móvel permite aos agentes acederem aos bilhetes, atualizarem o progresso, registarem o horário e responderem aos clientes.
O que o OneDesk oferece para o balcão de ajuda às pequenas empresas
Ligar canais de comunicação
Funil todos os pedidos e inquéritos do cliente para um local. Os clientes podem usar e-mail, chat ao vivo, webforms ou aplicações integradas de terceiros para submeter bilhetes. Independentemente da forma como o cliente alcança, a sua equipa pode responder no OneDesk. Melhor do que uma caixa de entrada partilhada, o OneDesk facilita a rota, a atribuição e priorização de pedidos de entrada, uma vez que grande parte deste processo pode ser feito automaticamente. Também é fácil rastrear bilhetes no OneDesk. A partir da sua visão de trabalho do painel de instrumentos, pode ver de acordo com o progresso de um bilhete ou de quem está designado para trabalhar nele. Também pode filtrar, em grupo, procurar e, em seguida, guardar as suas visões de trabalho personalizadas de uma forma que satisfaça as suas necessidades. Por exemplo, filtrar os bilhetes apenas para os que lhe são atribuídos e, em seguida, classificar-os por prioridade para criar uma lista de coisas a fazer.
Ferramentas para os seus clientes
Adicione o widget web ao seu web site para ativar mais opções de suporte para os seus clientes. O widget web contém um mensageiro de chat ao vivo, portal do cliente, formatos web e base de conhecimento. Estas aplicações ao cliente podem ajudar a satisfazer os seus clientes, além de poupar tempo à sua equipa. Para muitos clientes, procuram o toque personalizado que uma pequena empresa pode oferecer. O live chat não só oferece opções de suporte adicionais para os seus clientes, como também lhes fornece respostas instantâneas e uma sensação mais pessoal do que o e-mail. As aplicações do cliente também fornecem formas de os clientes procurarem respostas por si só. O portal permite que os clientes iniciem sessão e visualizam o progresso ou o estado dos bilhetes. Enquanto a base de conhecimentos é o local de paragem para informação.
Características avançadas do balcão de ajuda da OneDesk para pequenas empresas
Responder a perguntas comuns com respostas guardadas (respostas enlatadas)
Respostas guardadas, também referidas como respostas enlatadas, são um método para lidar com questões comuns. Com apenas um clique de um botão, a sua equipa pode inserir uma mensagem pré-escrita numa conversa. Os seus agentes podem editar a mensagem antes de enviar, se necessário. As respostas guardadas também podem incluir propriedades dinâmicas, que geram automaticamente com base no contexto. Por exemplo, uma propriedade dinâmica pode preencher automaticamente o ID do bilhete na mensagem ou no nome do cliente. Além de poupar tempo, as respostas guardadas podem criar uma voz unificada ou fonte de verdade em toda a sua equipa.
Economize tempo com automações
As automatizações são uma ferramenta poderosa para pequenas empresas. Em vez de passar o tempo a delegar, organizar, marcar ou responder a inquéritos, criar algumas automações! As automatizações disparam com base nas condições definidas e, em seguida, efetuam uma ação. As automatizações no OneDesk são bastante versáteis e flexíveis. Aqui estão alguns exemplos comuns:
- Quando um cliente submete um bilhete, responda automaticamente com um recibo de confirmação de e-mail.
- Se o estado de um bilhete mudar, notifique o agente.
- Encaminhe automaticamente um bilhete de cliente para o projeto do cliente.
- Priorize automaticamente os bilhetes de um determinado cliente.
- Atribua todos os bilhetes de alta prioridade a um gerente.
- E muito mais!
Obtenha insights no seu balcão de ajuda ao pequeno negócio
Cresça o seu pequeno negócio obtenda informações sobre a sua gestão de suporte. Na aplicação de análise OneDesk encontrará uma enorme variedade de gráficos e gráficos para os seus principais indicadores de desempenho (KPI’s). Por exemplo, verifique os tempos de trabalho e resposta da sua equipa ou consulte uma visão geral dos inquéritos de satisfação do seu cliente. Além dos gráficos de KPI em tempo real, também pode exportar os seus dados para realizar a sua própria análise de dados. Os relatórios permitem-lhe exportar informações sobre os seus bilhetes ou carga de trabalho numa base programada. Por exemplo, execute um relatório semanal sobre as folhas de tempo submetidas pela sua equipa.
Tempo de rastreio e orçamentos
Monitorize o progresso e o desempenho das suas equipas com temporizadores e folhas de tempo. Além de ser capaz de monitorizar o tempo que os seus agentes de apoio estão a receber os bilhetes, as folhas de tempo também podem ser faturadas. As folhas de tempo faturadas podem ser associadas a um custo baseado nas taxas que definiu na sua aplicação financeira OneDesk. As folhas de tempo cobradas gerarão automaticamente o custo real e os valores faturantes dos bilhetes. Esta funcionalidade permite-lhe acompanhar facilmente os seus orçamentos e determinar quanto cobrar aos seus clientes.
Integrações
Dinamize ainda mais o seu trabalho com capacidades de integração. As integrações permitem-lhe ligar a sua conta OneDesk a outras ferramentas ou aplicações. A OneDesk oferece integrações fora da caixa, suporte Zapier, e para desenvolvedores, uma API pública. Existem muitas opções disponíveis com estas integrações. Por exemplo, com a nossa integração de FreshBooks ou QuickBooks, pode faturar os seus clientes de folhas de tempo OneDesk faturadas. Ou experimente a integração Slack, que permite à sua equipa enviar bilhetes do seu canal Slack.
Faça ainda mais a partir de uma aplicação
Além de uma solução robusta de help desk, a OneDesk inclui a gestão integrada de projetos. As características de gestão do projeto da OneDesk podem ser usadas separadamente como solução de planeamento interno. Em alternativa, as funcionalidades de gestão do projeto podem ser usadas juntamente com o balcão de ajuda sem problemas. Confira as publicações relacionadas abaixo para mais informações sobre o que isto parece.
Tente o OneDesk sem risco com um julgamento de 14 dias. Não é necessário cartão de crédito. Veja por si mesmo como a OneDesk pode agilizar o apoio ao cliente e facilitar a colaboração da equipa.