Para que serve a faturação?
No OneDesk, o recurso de faturamento foi projetado para estar firmemente conectado às ferramentas de controle de tempo. As faturas são feitas com base nas horas faturáveis registradas para suas organizações de clientes. Recomendamos faturamento para empresas que trabalham em projetos para clientes ou fornecem serviços ou suporte contínuos. Alguns exemplos populares incluem serviços de consultoria, como TI ou RH, ou serviços de desenvolvimento e criação, como empresas de marketing ou desenvolvedores web. Este vídeo abordará como faturar no OneDesk.
Faturação de acesso
As faturas no OneDesk, juntamente com seus recursos de gerenciamento de orçamento, são encontradas no aplicativo Finanças. Este está localizado sob mais aplicações, na barra lateral esquerda, indicado com o cifrão. Por padrão, os usuários que não são de nível administrativo não têm acesso ao aplicativo Finanças. Se você é um usuário de nível de administrador e não vê o aplicativo, pode ser porque ele está desativado em sua conta. Você pode ativá-lo acessando Aplicativos > de usuário de administração>, Ative aplicativos ocultos e habilite o aplicativo Finanças.
Preços
Antes de criar uma fatura, você deve definir suas taxas de faturamento. Isso pode ser feito a partir da administração > financeira.
Defina suas taxas de faturamento selecionando modificar ao lado do nível de cálculo de faturamento. As taxas de faturação referem-se aos montantes pelos quais pretende faturar os seus clientes. Primeiro, selecione o nível de cálculo. Você pode escolher entre uma variedade de opções. Por exemplo, você pode cobrar com base em um tipo de serviço ou com base em cada projeto específico. Vou cobrar com base nos tipos de serviços que estou executando. Observe que, se você quiser usar tipos de serviço, poderá editá-los e defini-los a partir de suas configurações de administração e quadros de horários.
Em seguida, definirei minhas tarifas por hora para cada tipo de serviço. Você também pode fazer um mínimo mensal. Isso definirá uma taxa fixa até um número definido de horas, com quaisquer horas acima dela cobradas a uma taxa horária.
Guarde as suas taxas de faturação.
Agora vamos criar a nossa fatura. Analisarei outras configurações de fatura mais tarde.
Criar uma fatura
Clique em Adicionar na barra superior e selecione Fatura
Selecione a organização que deseja faturar.
Pode criar uma fatura mensal ou escolher uma fatura «ad hoc». Só é possível enviar a fatura mensal uma por mês por organização. Aqui fevereiro está acinzentado e não selecionável porque eu já faturei esta organização para este mês. Marque a guia permanecer na guia para navegar diretamente até a fatura e selecione salvar rascunho.
Agora o nosso novo rascunho de fatura é criado, parece muito em branco, isso porque não adicionamos nenhum tempo à fatura!
Selecione adicionar hora. Agora você deve saber, que apenas os seguintes quadros de horários aparecerão e serão utilizáveis a partir desta fatura: os quadros de horários devem ser:
- Faturável
- Ainda não consta de outra fatura, e
- associado a esta organização de clientes. ou seja, a empresa A aqui deve ser a organização do cliente faturável no quadro de horários.
Você e sua equipe devem preencher essas propriedades ao registrar seus quadros de horários. No entanto, é possível que os usuários de nível administrativo editem um quadro de horários acessando o aplicativo Quadros de horários, aqui. Clique duas vezes no quadro de horários e edite a propriedade necessária. Por exemplo, o status faturável ou a organização do cliente faturável aqui.
Vamos voltar à nossa fatura e adicionar nossos quadros de horários agora.
Selecione os quadros de horários pelos quais você deseja cobrar seu cliente. Os itens de linha serão gerados automaticamente com as horas multiplicadas pelas suas tarifas.
Você pode adicionar itens de linha adicionais selecionando adicionar na parte inferior. Por exemplo, você pode adicionar uma porcentagem de desconto, imposto ou linha personalizada. Adicione o nome e o tipo do item de linha. É bastante flexível na medida em que você pode escolher como ele é calculado, um valor antes do subtotal, ou uma porcentagem ou montante após o subtotal. Antes de movermos nossa fatura para fora do rascunho, vamos examinar nossas configurações de fatura. Vamos para a administração > Finanças
Configurações de fatura
O primeiro é o pagamento devido ou as condições de pagamento. Estes definem quando a fatura será devida. Assim, o Net 30 definirá a fatura para 30 dias após o dia em que a envio ao cliente.
Em seguida, há o nível de detalhes. Isso define se eu quero mostrar os nomes das minhas tarefas na minha fatura. O agrupamento é sempre mostrado e corresponde à taxa de faturação. Então, se olharmos para a minha fatura, você pode ver que meus tipos de serviço são exibidos no topo aqui. Isso ocorre porque minha taxa de faturamento está definida como tipo de serviço. Se, por exemplo, eu tivesse minhas taxas de faturamento definidas para cada equipe que registrasse o trabalho, isso seria exibido como um agrupamento. No nível de detalhes, posso escolher se quero que os nomes das tarefas ou tíquetes apareçam na fatura. Vamos defini-lo para o nível de detalhe do item aqui. Agora vamos olhar para a minha fatura novamente. Agora, os nomes das tarefas ou tíquetes em que minha equipe trabalhou são exibidos nos itens de linha.
As próximas configurações são padrão, você pode definir sua moeda padrão e itens de linha. Estes adicionarão automaticamente os meus impostos ou descontos a todas as novas faturas. Você também pode definir o padrão em um nível de organização personalizado. Vá para o aplicativo de clientes no lado esquerdo, clique duas vezes para abrir o perfil da organização. Ou você pode navegar para a organização diretamente da fatura clicando no nome da organização. Você pode substituir seus padrões e definir novos para organizações de clientes individuais.
Volte às nossas configurações de administrador. Adicione instruções de pagamento para que seu cliente saiba como pagar, você pode adicionar texto, etapas com marcadores, links e muito mais aqui. Isso aparecerá na parte inferior da fatura quando você enviá-la a um cliente.
Por último, está a integração com o QuickBooks Online. Essa integração permite copiar ou enviar faturas diretamente por meio do QuickBooks Online. Essa integração será abordada em profundidade em outro vídeo.
Certifique-se de definir seu logotipo e endereço nas preferências da empresa administradora > . Isso aparecerá na fatura que enviaremos mais tarde.
Agora com as nossas preferências definidas, vamos voltar à nossa fatura e enviá-la. Agora podemos mover nossa fatura para fora do rascunho e para o status aberto. Abrir significa que a fatura está pronta. Antes de enviarmos, certifique-se de que adicionou um contacto de faturação à sua organização de clientes. Mais uma vez, navegamos para o perfil da organização e as configurações de fatura. E adicione o nome e o e-mail de cobrança.
A nossa fatura já está pronta. Podemos visualizá-lo antes de enviar a partir do menu de ação aqui no canto superior direito. Podemos ver a nossa morada e instruções de pagamento.
Quando estiver pronto, clique em enviar. A fatura será enviada para o nosso e-mail de contactos de faturação.
Quando receber o pagamento do seu cliente, pode marcá-lo como pago no OneDesk. Além disso, a partir da nossa visualização da grelha financeira, podemos ver todas as nossas faturas, ordenar, filtrar ou agrupar para controlar quais pagamentos estão em atraso e muito mais.
Se você tiver alguma dúvida, confira nossa base de conhecimento ou entre em contato com o suporte via chat ao vivo ou em support@onedesk.com Obrigado!