Transcrição:
Pode criar várias folhas de tempo ao mesmo tempo no OneDesk, bem como executar automatizações nas suas folhas de tempo para agilizar o seu fluxo de trabalho. Vamos ver como criar várias folhas de tempo ao mesmo tempo, bem como uma automatização de exemplo para as nossas folhas de tempo.
Criação de folhas de tempo múltiplas
Existem várias formas de criar folhas de tempo no OneDesk, seja através do painel de detalhes do item, do botão de adicionar na parte superior do ecrã, ou através do menu de ações no painel de instrumentos. Quando for submeter uma folha de tempo dentro do OneDesk por qualquer um destes métodos, pode optar por criar folhas de tempo adicionais na mesma janela selecionando o botão “Adicionar outra folha de tempo” na parte inferior das tabelas de tempo existentes.
Além disso, se estiver a criar folhas de tempo através do menu de ações do dashboard, serão automaticamente criadas folhas de tempo para todos os itens selecionados. Por exemplo, se eu selecionar os três bilhetes seguintes e optar por adicionar folhas de tempo, começarei com três folhas de tempo no ecrã de criação. As folhas de tempo adicionais ainda podem ser adicionadas com o botão, ou removidas, conforme necessário.
As folhas de tempo podem ter os seus dados alterados conforme necessário, como o item para o qual serão submetidos, as horas trabalhadas, datas de início e fim, estado do ciclo de vida, notas e muito mais. Se estiver a criar várias folhas de tempo com detalhes semelhantes, pode copiar aspetos de uma folha de tempo para todas as outras folhas de tempo, pairando sobre o campo que gostaria de copiar e selecionar a opção “copiar para todos”.
Quando terminar, pode submeter as suas folhas de tempo, ou submeter todas as folhas de tempo como 100%. Esta definição definirá automaticamente a percentagem completa de todos os itens afetados para 100%. Quaisquer automatizações que sejam desencadeadas por tal alteração, como a atualização do estado do artigo, serão aplicadas posteriormente.
Automatizações para folhas de tempo
As automatizações são ações que são realizadas automaticamente quando um gatilho para um determinado item é recebido dentro do OneDesk. As automatizações podem ser feitas para agilizar uma grande variedade de processos que você e a sua organização enfrentam diariamente. As automatizações podem ser executadas em bilhetes, tarefas, projetos e folhas de tempo.
Vamos criar uma automatização para folhas de tempo com a ferramenta de automatização da folha de horas. Primeiro selecione mais aplicações, administração e, em seguida, opções de folha de tempo. Aqui pode deslocar-se para baixo para criar automatizações que funcionam em folhas de tempo.
Vamos fazer uma automatização que será executada em folhas de horas faturadas, de tal forma que quando a folha de tempo é aprovada um e-mail é enviado para um utilizador de folha de pagamento na nossa empresa.
Teremos a automatização executada em folhas de tempo filtradas para serem apenas folhas de tempo marcadas. O nosso gatilho será quando o estado de aprovação for aprovado, e a ação será enviar um modelo de e-mail dizendo que uma folha de tempo faturada foi aprovada para o nosso utilizador de folha de pagamento. Selecione save, e a nossa automatização da folha de horas está ativa e começará a enviar mensagens quando as suas condições estiverem reunidas.
Para quaisquer outras questões que possa ter sobre folhas de tempo e automações, sinta-se à vontade para contactar o OneDesk através do live-chat ou por e-mail support@onedesk.com.