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As empresas de consultoria e serviços profissionais gerem vários clientes e trabalham em vários projetos em simultâneo. Estes projetos podem ser desafiantes devido à alteração dos orçamentos, datas de lançamento, tempo de espera e aprovação do cliente. Ao mesmo tempo, existe a necessidade de um sistema de gestão de contactos para acompanhar as investigações dos clientes. Por isso, é imperativo investir num sistema robusto que elimine a necessidade de múltiplas aplicações e direcione várias funções ao mesmo tempo.
OneDesk é uma combinação de HelpDesk e Project Management numa aplicação. Com o OneDesk, pode apoiar os seus clientes e gerir projetos sem a necessidade de comprar, aprender, integrar e alternar entre múltiplas aplicações. A OneDesk permite-lhe fornecer suporte permanente e construir relações com clientes mais fortes. Com as funcionalidades de gestão de projetos da OneDesk pode acompanhar as horas, criar folhas de tempo e exportar relatórios aprofundados para os seus clientes. O OneDesk permite-lhe gerir bilhetes e tarefas, manter uma base de conhecimento para responder a questões e criar automação para aumentar a produtividade de todos os membros da equipa.
Neste painel, pode criar projetos e portfólios. Estas carteiras funcionam como recipientes para os seus projetos. As carteiras podem ser tituadas de acordo com o nome do cliente, organização do cliente, tipo de projeto, ou os departamentos da sua operação de gestão dos projetos atribuídos.
A Consultoria Jurídica saggio satisfaz as necessidades das empresas e dos particulares em matéria de contencioso e resolução de conflitos, bem como no direito empresarial. Esta firma de advocacia recebe uma série de inquéritos de clientes sobre recuperação de dívidas, conflitos de acionistas, falência e insolvência e muito mais. Cada inquérito gera bilhetes, que são depois organizados em carteiras no OneDesk.
Por exemplo, criámos um portfólio chamado Inquéritos de Serviço. Esta carteira contém vários projetos que incluem pedidos de contacto para recuperação de dívidas, direito comercial, start-ups de negócios e muito mais. O portfólio é composto por múltiplos projetos contendo pedidos de clientes e atribuições planeadas que podem ser vistas através da Aplicação de Bilhetes e Tarefas.
As empresas de consultoria confiam em relações pessoais e referências para construir a sua lista de clientes. Existem várias formas de os clientes contactarem-lhe para procurar aconselhamento. E-mail, formulários de contacto do site ou chat ao vivo são as formas mais fáceis de capturar todas as informações necessárias dos seus clientes. A OneDesk mantém um registo de todos os pedidos do cliente e cria bilhetes de todos os canais para uma única visão unificada. Os bilhetes requerem atenção imediata e podem ser resolvidos imediatamente. No OneDesk, você pode criar bilhetes de várias maneiras.
O meio mais fácil de ter uma conversa individual é através da aplicação de chat ao vivo. A aplicação de chat ao vivo da OneDesk é uma aplicação virada para o cliente que permite conversas em tempo real com os seus clientes e ajuda-o a resolver problemas imediatamente. A aplicação de chat ao vivo é altamente personalizável: pode personalizar a janela de chat com o seu logótipo, esquema de cores da empresa e adicionar um avatar BOT. Assim que o cliente lhe enviar mensagens através do chat ao vivo, os membros da sua equipa podem ver isso na sua aplicação de mensageiro, responder e criar bilhetes a partir da conversa. O OneDesk liga o bilhete e a conversa, permitindo à sua equipa visualizar todas as informações necessárias a partir de uma plataforma.
Os e-mails permitem que os seus clientes expressem as suas necessidades sem qualquer interrupção. Pode enviar facilmente o seu e-mail de suporte para o e-mail encontrado aqui. A OneDesk irá capturar todos os detalhes da mensagem do seu cliente e gerar um bilhete na aplicação tickets. Por exemplo, o assunto, descrição, anexos do e-mail serão capturados no bilhete, permitindo que os membros da sua equipa respondam ao pedido de forma mais eficiente.
Além disso, também pode criar formulários de contacto para os seus clientes. Pode classificar os seus formulários de contacto com base nas questões ou serviços comuns fornecidos pela sua empresa. Por exemplo, a Saggio criou formulários de contacto para cada um dos serviços jurídicos que oferecem. Assim que o cliente submete o formulário de contacto, os bilhetes são criados na aplicação de bilhetes da OneDesk.
Os formulários de contacto são altamente eficazes, uma vez que captam todas as informações necessárias dos clientes e exigem que respondam a questões específicas. Pode criar vários formulários de contacto no OneDesk. Estes formulários estão ligados a tipos específicos de bilhetes, organizando e separando uns dos outros. Para gerar estes formulários, precisa de ir às Definições de Administração no OneDesk e, em seguida, deslocar-se para baixo para Aplicativos para clientes para selecionar formas Web. Escolha um tipo de bilhete para criar a forma web e introduza todas as propriedades associadas ao formulário.
O formulário de contacto predefinido inclui 3 propriedades básicas: sujeito, descrição e anexos. Quando o bilhete é gerado no seu painel de instrumentos, o assunto, descrição e anexos também são capturados no bilhete.
No OneDesk, os formulários de contacto podem ser personalizados adicionando campos personalizados. Para criar campos personalizados, tem primeiro de determinar o tipo de informação que pretende recolher dos seus clientes. Pode escolher campos com base em texto, número, data, custo e escolha e, em seguida, nomear adequadamente o campo personalizado com base na sua seleção. Estes campos podem ser definidos conforme necessário para capturar informações importantes dos seus clientes.
Por exemplo, pode criar um formulário de contacto para clientes que possam ter dúvidas sobre a recuperação da dívida. Podem navegar para o portal do seu cliente e selecionar o formulário web intitulado ‘Recuperação de Dívida’. Em seguida, pode adicionar os campos standard ou personalizados para capturar as informações necessárias para resolver o bilhete. Também pode configurar estes campos para garantir que todas as informações necessárias sejam capturadas.
Assim que o seu cliente completar o formato web selecionado, irá gerar um bilhete na sua aplicação de Bilhete no OneDesk.
O bilhete permite-lhe ver os detalhes que foram preenchidos no formato web. Em seguida, pode atribuir este bilhete a um indivíduo, equipa ou departamento específico. O OneDesk permite-lhe atribuir vários membros da equipa e departamentos a um bilhete. No entanto, pode eliminar as equipas que atribuem manualmente através da automatização do processo.
Os seus clientes podem então comunicar com os membros da sua equipa e rever os seus bilhetes a partir do portal. O portal permite que os seus clientes verifiquem o andamento dos seus bilhetes e dá aos seus clientes a possibilidade de discutir, criando conversas diretamente a partir do portal. Para manter a confidencialidade da informação, pode exigir que os seus clientes entrem no portal. Além disso, pode controlar o que os seus clientes podem ver e fornecer acesso baseado em funções para lidar com informações confidenciais. Também pode permitir opções de visualização para os clientes filtrarem os bilhetes de acordo com o tipo de pedido de bilhete, o projeto a que pertence, e muito mais.
Pode querer reduzir o número de bilhetes que recebe dos seus clientes por dia. Em alguns casos, os clientes fazem perguntas comuns que podem ser facilmente respondidas por terem uma base de conhecimento no local. A base de conhecimentos da OneDesk serve como um centro de informação para os seus clientes e permite-lhes o acesso a artigos, vídeos e módulos de treino que carrega. Ao fazê-lo, você e a sua equipa podem simplesmente encaminhar o link para o artigo da base de conhecimentos para o seu cliente e focar-se em tarefas mais produtivas em mãos.
Sempre que um cliente lhe envia um pedido de e-mail ou envia um webform, o OneDesk captura a informação do cliente e cria um registo na aplicação dos clientes. A aplicação do cliente cria um nome de organização baseado no nome de domínio do cliente e organiza todos os clientes dentro dessa organização em particular. Também pode adicionar manualmente os seus clientes e organizações de [show them] clientes. Além disso, pode criar filtros para localizar os seus clientes de alta prioridade, novos clientes e muito mais.
O Workflow Automations são regras que lhe permitem automatizar ações no OneDesk. Estas automatizações contêm 3 elementos: filtros, gatilhos e ações. As etiquetas azuis representam o seu tipo de bilhete e servem como filtros, a etiqueta laranja representa o evento do gatilho, enquanto a etiqueta verde representa o ações que o OneDesk tomará quando este evento de gatilho ocorrer nestes itens. Uma vez definidas as regras, o OneDesk gerará um nome para a sua automatização. Caso contrário, tem a opção de mudar o nome da automatização.
A OneDesk pode automatizar o seu fluxo de trabalho e eliminar qualquer intervenção manual para encaminhar bilhetes para a equipa ou projeto apropriado. Com as Automatizações de Fluxo de Trabalho da OneDesk, pode encaminhar itens para equipas e projetos, resposta automática aos clientes, adicionar notificações personalizadas e muito mais. Para criar as suas automatizações, navega para as definições da sua administração e, em seguida, clique no separador de bilhetes e, em seguida, desloque-se para as Automações do Fluxo de Trabalho.
Pode criar novas automatizações de fluxos de trabalho ou editar uma existente. Por exemplo, se um potencial cliente apresentar um inquérito sobre falência e insolvência, pode encaminhar este bilhete para a equipa legal apropriada e atribuir aos advogados que estejam mais aptos a responder às perguntas.
Outra forma de aumentar a sua eficiência é utilizando a automatização para notificar os seus clientes sobre as atualizações dos seus bilhetes solicitados. Isto manterá o cliente informado e eliminará a necessidade de enviar e-mails para saber sobre o estado do bilhete.
No mundo de hoje, os clientes exigem mais conselhos externos mais do que nunca. Um diálogo aberto ajuda ambas as partes a obter o que precisam e também permite que a sua equipa crie relações mais personalizadas com os clientes. Na gestão de projetos legais, é fundamental ter um plano de comunicação em vigor. Um plano de comunicação ajuda-o a identificar quem precisa de saber que informações e quando. No OneDesk pode realizar estas conversas de várias maneiras.
Se os clientes quiserem acompanhar o seu bilhete, podem responder por e-mail ou criar conversas diretamente a partir do portal. Esta mensagem aparecerá no mensageiro e também estará ligada a esse bilhete específico.
Os membros da sua equipa podem responder a esta conversa existente para comunicar com o utilizador final ou criar mensagens internas para os seus membros da equipa. As conversas internas são ocultadas dos seus clientes, uma vez que é exibida como uma “Resposta Interna”
Ao escrever o @username ou @departmentname, pode transmitir a sua mensagem a membros ou departamentos especializados que estejam mais aptos a responder às suas perguntas. A aplicação de mensageiro permite à sua equipa realizar as suas correspondências diárias e reduz o longo tempo de resposta associado aos e-mails. A aplicação do mensageiro é especialmente eficaz, uma vez que encoraja resposta rápida e elimina atrasar as resoluções necessárias para o sucesso do projeto.
Além disso, os clientes também podem iniciar o noivado através da funcionalidade de aplicação Livechat no OneDesk. Por vezes, partilhar uma imagem, instruções em pdf ou folhas de cálculo são mais fáceis do que escrever a informação no chat. A aplicação de chat ao vivo da OneDesk permite que os seus clientes enviem anexos até 350 MB. Estes anexos são capturados nos bilhetes e são disponibilizados para que os membros da sua equipa descarreguem diretamente nos seus computadores.
Uma vez que os formatos de chat são de natureza instantânea, as questões ou problemas podem ser resolvidos imediatamente pelos membros da sua equipa. Além disso, o recurso de chat ao vivo da OneDesk assinala a conversa, o que ajuda a sua equipa a verificar o tempo de conversação em caso de qualquer disputa.
Gerir projetos jurídicos não é uma tarefa fácil. Estes projetos são geralmente complexos e incluem múltiplas tarefas que podem cair através das fissuras, se não devidamente manuseadas. O desafio reside também na gestão do custo/orçamento. É por isso que é tão importante que os advogados internos permaneçam em contacto com advogados externos. Projetos legais bem sucedidos requerem envolvimento e contributo de advogados internos em cada passo do caminho.
No OneDesk pode dividir estes projetos em tarefas. A tarefa pode ser definida como um trabalho que requer um planeamento e execução cuidadosos. Pode converter um bilhete numa tarefa ou simplesmente criar uma nova tarefa na aplicação Tarefa.
Os membros da sua equipa podem registar o seu tempo em tarefas no OneDesk e introduzir a percentagem completa das tarefas atribuídas. O trabalho é registado através da criação de uma folha de tempo ou da execução de um temporizador de tarefas. Ao submeter uma folha de tempo, preencha o trabalho feito, o estado atual deste item, percentagem completa, etc.
Uma vez que a gestão do tempo e do orçamento é uma parte essencial da gestão legal do projeto, você pode utilizar o calendário planeado da OneDesk para definir as horas de trabalho/dias e o custo associado a cada tarefa dentro do projeto. Também pode definir constrangimentos para garantir que os membros da sua equipa comecem a trabalhar na tarefa de acordo com o prazo especificado.
Os advogados referem-se ao quadro boscard, que contém as sete questões básicas que devem ser respondidas para planear projetos legais. Estas questões são antecedentes, objetivos, âmbito, constrangimentos, pressupostos, riscos e resultados. A primeira tarefa é ter uma reunião e preparar o memorando jurídico, que inclui a estratégia de planeamento, estrutura e cronograma, bem como a estratégia de negociação e contencioso, etc. Cada passo requer feedback e colaboração dos advogados internos, dos advogados externos e do cliente. Em alguns casos, cada tarefa pode ter de ser revista e atualizada com base no feedback recebido de todas as partes. Isto dificulta a duração e dificulta a gestão do custo/orçamento.
A OneDesk promove a colaboração com todas as partes e dá-lhe as ferramentas para comunicar através de vários canais. Por exemplo, os advogados internos podem facilmente realizar conversas com o advogado externo. No OneDesk, pode realizar conversas a partir dos formulários de tarefa. Isto permite-lhe envolver-se com todas as partes e ajuda-o a tomar decisões unilateralmente. Além de realizar conversas, também pode anexar e enviar pastas importantes para vários indivíduos ou equipas, permitindo-lhes localizar os anexos e descarregá-los rapidamente nos seus computadores.
Pode organizar as suas tarefas dentro da estrutura do projeto ou adicioná-las a diferentes pastas ou carteiras dentro do projeto. Você poderia criar um modelo de projeto para projetos recorrentes semelhantes.
Basta clonar o projeto cada vez que trabalhar num projeto semelhante. Dessa forma, você pode ter um modelo existente no lugar, cada vez que você trabalha nestes projetos recorrentes. É especialmente útil uma vez que tem a opção de selecionar os itens e propriedades que deseja copiar do projeto original para o projeto clone.
A OneDesk tem algumas vistas únicas que o ajudam a analisar as suas tarefas. Com as opiniões do OneDesk, os membros da equipa podem visualizar as atividades em curso em relação a todos os itens, o que o ajuda a priorizar corretamente e a tomar decisões mais inteligentes.
Os gráficos gantt são particularmente úteis na Gestão de Projetos Legais (LPM), pois permite definir uma linha temporal do projeto juntamente com todas as principais entregas e dependências. Os Gráficos Gantt consistem em barras horizontais que indicam a programação de um projeto numa linha temporal horizontal. Cada barra representa uma tarefa com a extremidade esquerda da barra indicando a data de início da tarefa e a extremidade direita da barra mostrando a data de chegada da tarefa. No OneDesk temos dois tipos de gráficos de gantt: o gantt de nível de tarefa (onde as barras representam tarefas), e o gantt de nível de projeto (onde as barras representam projetos). Pode ligar tarefas para criar dependências de tarefas para liderar os membros da sua equipa para terminar uma tarefa antes de começar a seguinte. Também pode reestruturar as dependências de tarefas utilizando a função de arrastar e largar. Uma vez que as tarefas estejam ligadas, a OneDesk calculará o caminho crítico e fornecerá à sua equipa o comprimento total do projeto. Também pode adicionar restrições de data para evitar que uma tarefa seja agendada mais tarde. O Gantt Chart também mostra o seu planeamento contra o seu trabalho real. As barras azuis denotam o seu planeamento, enquanto a barra verde representa o tempo real registado pela sua equipa. Ter a barra azul ao lado do green bar ajuda-o a comparar visualmente o quão bem planeou as suas horas de projeto.
Também pode utilizar a visão do Status Board para atualizar o estado da sua tarefa. O Conselho de Estado é um vista simples onde cada tarefa é representada como um cartão e pode simplesmente arrastar e largar o seu cartão de uma coluna para a seguinte para atualizar o seu estado. Esta funcionalidade ajudará na linha temporal não sequencial de tarefas que acompanham a gestão de projetos para consultoria e serviços profissionais.
Você e os membros da sua equipa também podem achar o Dashboard View útil. Os dashboards fornecem gráficos e estatísticas para mostrar como os seus projetos ou bilhetes estão a progredir. Também pode utilizar o dashboard para comparar como o projeto A se está a safar em comparação com o projeto B. Pode encontrar estes dashboards na vista do Dashboard da aplicação “projetos”.
Além disso, também pode utilizar layouts de visualização mais simples, como a vista árvore e plana para gerir as suas tarefas. A vista árvore organiza bilhetes ou tarefas numa hierarquia. A vista plana mostra os bilhetes e tarefas sem a estrutura da hierarquia.
No OneDesk, pode criar todas as vistas que precisa para o ajudar a gerir os seus bilhetes e tarefas. As minhas vistas permitem-lhe personalizar as vistas de acordo com as suas necessidades. Para criar a sua vista personalizadas, você precisa selecionar um layout e adicionar filtros, grupos e colunas.
Por exemplo, pode criar uma visão para acompanhar o tempo gasto pelos membros da equipa em cada tarefa individual. Com esta funcionalidade, pode acompanhar a produtividade dos membros da sua equipa para que os gestores da sua equipa saibam se as tarefas precisam de ser reatribuídas. Com o OneDesk, torna-se fácil reatribuir tarefas a outros membros da equipa. Você pode usar o cartão estilo Kanban e personalizar a vista para ver as tarefas de cada membro da equipa e mover certas tarefas para distribuí-lo a um membro da equipa que tem a disponibilidade para trabalhar nele.
Além destes layouts de visualização padrão e sistemas de filtragem, também utiliza as poderosas capacidades de reporte da OneDesk.
Você pode gerar relatórios sobre bilhetes, tarefas, projetos ou portfólios usando modelos de relatórios existentes ou criando o seu próprio. Os relatórios são criados manualmente ou automaticamente – utilizando o sistema de automatização do fluxo de trabalho da OneDesk. Os formatos de reporte suportados são formatos PDF e CSV, e podem ser enviados por correio para endereços de e-mail designados.
Os relatórios da folha de horas são especialmente úteis quando se trabalha em projetos complexos. Isto porque se pode ter uma ideia de como o tempo de projeto foi utilizado para diferentes tipos de tarefas e se o tempo de spendido se justificava. Como resultado, pode tomar as medidas necessárias para melhorar as capacidades de planeamento do seu projeto e gerir melhor as horas de faturação do seu projeto.
O OneDesk permite-lhe criar relatórios de folhas de tempo, que são ficheiros CSV que podem ser importados no Microsoft Excel. Estes relatórios são registos de dados das propriedades da folha de tempo apresentadas num formato de dados tabulares. O nome do item, prioridade, tipo de faturação, nome do solicitador são algumas informações necessárias que podem ser mostradas dentro dos relatórios da folha de horas. No entanto, outras informações críticas, como a percentagem concluída, podem ser apresentadas para relatórios internos. A aplicação da folha de tempo OneDesk permite ao administrador aprofundar-se ao criar relatórios. Por conseguinte, os relatórios da folha de tempo podem apresentar dados internos, tais como o nome de cessionário, a equipa nomeada e muito mais.
O OneDesk permite-lhe conectar-se com aplicações que já utiliza e ajuda-o a ganhar mais flexibilidade e controlo sobre os seus processos. As capacidades de integração tornam a sua plataforma OneDesk mais completa e mais fácil de aceder pelos membros da sua equipa. As funcionalidades de integração da OneDesk;s tais sing-on únicos são especialmente úteis para permitir que os utilizadores assinem com as suas credenciais existentes. Isto permite que os membros da sua equipa acedam rapidamente à plataforma OneDesk e eliminem a necessidade de gerir vários nomes de utilizadores e palavras-passe. A OneDesk tem as suas próprias integrações incorporadas que lhe permitem integrar-se diretamente com essas aplicações. Pode experimentar vários benefícios integrando-se com outras aplicações. Pode capturar bilhetes de suporte, feedback do cliente e conectar-se com outras aplicações que simplificarão o seu fluxo de trabalho. Além disso, também pode integrar-se com mais de 2000 aplicações apoiadas pela Zapier.
Pode ativar e-mails do sistema para notificar novos membros da equipa sobre a sua conta de utilizador ou configuração de senha. Além disso, pode enviar e-mails de convite para convidar os clientes a inscreverem-se no portal do seu cliente. Também pode configurar automatizações de fluxo de trabalho para lembrar os assignes quando as suas tarefas são devidas e criar uma automatização separada para notificar o seguidor do bilhete para qualquer alteração de estado ou mensagem que envie.
O OneDesk tem todas as capacidades para agilizar o seu fluxo de trabalho. Com o OneDesk, pode capturar, automatizar, gerir e rastrear os seus bilhetes de apoio, permitindo que você e a sua equipa tomem as medidas necessárias para resolver o problema imediatamente. Com as funcionalidades de gestão de projetos da OneDesk, pode atribuir trabalho à equipa apropriada e acompanhar o progresso dos seus projetos em vários layouts de visualização.
Os membros da sua equipa podem submeter as suas folhas de tempo para todo o seu trabalho, permitindo-lhe gerir melhor as suas horas. Além disso, a OneDesk também ajuda a manter os seus clientes informados. Através de aplicações de clientes, como formulários web e portais de clientes, os seus clientes podem contactá-lo com pedidos específicos, eliminando os problemas associados a longas linhas de e-mail. Além disso, com a base de conhecimento da OneDesk, os clientes podem aceder a artigos de self-service, ajudando-o a reduzir significativamente a carga do seu bilhete.