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A gestão de projetos para design criativo depende da comunicação para transformar ideias visuais em planos concretos. O progresso destes planos depende das colaborações da equipa e do feedback constante dos clientes do início ao fim. Como resultado, os projetos criativos têm um calendário mais longo, revisões frequentes e constantes reestruturações da prioridade de tarefa. No entanto, como qualquer outro projeto, há prazos e orçamentos que precisam de ser cumpridos para proporcionar um trabalho de qualidade. É por isso que é imperativo investir num sistema robusto que forneça a organização, flexibilidade e gestão de contactos para maximizar as capacidades criativas da equipa.
OneDesk é uma combinação de HelpDesk e Project Management numa aplicação. Com o OneDesk, pode apoiar os seus clientes e gerir projetos sem a necessidade de comprar, aprender, integrar e alternar entre múltiplas aplicações. A OneDesk facilita-lhe a prestação de apoio proactivo, resultando numa melhor comunicação e em relações com o cliente mais fortes. Em termos de gestão de projetos, o OneDesk permite-lhe criar tarefas e organizá-las em projetos ou portfólios, que podem depois ser atribuídos aos membros da sua equipa e rastreados em vários layouts de visualização.
Neste painel, pode criar projetos e portfólios. Estas carteiras funcionam como recipientes para os seus projetos. As carteiras podem ser tituadas de acordo com o nome do cliente, organização do cliente, tipo de projeto, ou os departamentos da sua operação de gestão dos projetos atribuídos.
A Eclectic Studios é uma empresa de produção de vídeo com departamentos como design gráfico, gestão de conteúdos, audioworks, produção e muito mais. O estúdio inclui uma série de formulários de pedido de contacto para inquéritos comerciais, pedidos de cotação e inquéritos de trabalho no seu website. Estes formulários de contacto geram pedidos de clientes, que são depois organizados em carteiras com base no nome do departamento e projetos dedicados ao inquérito específico do cliente.
Por exemplo, criámos um portfólio chamado Inquéritos Online. Esta carteira contém vários projetos que incluem pedido de contacto para novos negócios, pedido de cotação e oportunidades de trabalho. Cada um destes projetos contém pedidos de clientes e atribuições planeadas que podem ser visualizadas através da aplicação Tickets e Task.
Os seus clientes podem contactá-lo através dos seus canais online, tais como o seu e-mail, formulários de contacto do site ou chats ao vivo. A OneDesk irá capturar os detalhes destes pedidos e criar bilhetes de todos os canais numa única visão unificada. Os bilhetes requerem atenção imediata e podem ser resolvidos imediatamente. No OneDesk, você pode criar bilhetes de várias maneiras.
A primeira forma é reencaminhando automaticamente o seu e-mail de suporte para o endereço de e-mail encontrado aqui. Quando um cliente envia um e-mail para o seu endereço de e-mail de suporte, o OneDesk irá capturar esse e-mail e gerar um bilhete. Todas as informações críticas no e-mail serão captadas no bilhete.
A segunda é receber um pedido através da aplicação de chat ao vivo. A aplicação de chat ao vivo da OneDesk é uma aplicação virada para o cliente que promove a comunicação com os seus clientes em tempo real. Pode personalizar a janela de chat com o seu logótipo, esquema de cores da empresa e adicionar um avatar BOT. Assim que o cliente lhe enviar mensagens através do chat ao vivo, os membros da sua equipa podem ver isso na sua aplicação Messenger, responder e criar o bilhete a partir da conversa. Ao fazê-lo, o OneDesk liga o bilhete e a conversa em conjunto, permitindo à sua equipa visualizar todos os dados necessários de uma plataforma.
Sempre que um cliente envia um pedido de e-mail, o OneDesk cria automaticamente um registo de cliente e categoriza o solicitador do bilhete de acordo com a sua organização. Em alternativa, os seus clientes podem contactá-lo através de formulários web que captam toda a informação e geram bilhetes no seu painel de instrumentos.
Os seus clientes podem aceder ao seu portal para lhe fazer perguntas. Estas questões podem ser sobre inquéritos de negócios ou sobre pedidos de cotação, que podem ser depois enviados através de formatos web.
Uma vez submetidos, os seus clientes podem comunicar com os membros da sua equipa e rever os seus bilhetes. Para manter a confidencialidade desta informação, pode exigir que os seus clientes entrem no portal para acompanhar o progresso dos seus bilhetes de apoio. Além disso, pode controlar o que os seus clientes podem ver e fornecer acesso baseado em funções para lidar com informações confidenciais. Também pode permitir opções de visualização para os clientes filtrarem os bilhetes de acordo com o tipo de pedido de bilhete, o projeto a que pertence, e muito mais.
As formas Web captam todas as informações necessárias dos seus clientes e geram bilhetes no seu painel de instrumentos. Pode criar várias formas web no OneDesk. Estes formulários estão ligados a tipos específicos de bilhetes, organizando e separando uns dos outros. Para gerar formas web, precisa ir às Definições de Administração em OnDesk e, em seguida, deslocar-se para as Aplicações do Cliente para selecionar formas Web. Escolha um tipo de bilhete para criar a forma web e introduza todas as propriedades associadas ao formulário.
O formulário web predefinido inclui 3 propriedades básicas: sujeito, descrição e anexos. Quando o bilhete é gerado no seu painel de instrumentos, o assunto, descrição e anexos também são capturados no bilhete.
No OneDesk, as formas web podem ser personalizadas adicionando campos personalizados. Para criar campos personalizados, tem primeiro de determinar o tipo de informação que pretende recolher dos seus clientes. Pode escolher campos com base em texto, número, data, custo e escolha e, em seguida, nomear adequadamente o campo personalizado com base na sua seleção. Estes campos podem ser definidos conforme necessário para capturar informações importantes dos seus clientes.
Por exemplo, pode criar um formato web para clientes que possam ter dúvidas sobre os seus vídeos explicadores. Podem navegar para o portal do seu cliente e selecionar o formulário web intitulado ‘Explainer Videos’. Em seguida, pode adicionar os campos standard ou personalizados para capturar as informações necessárias para resolver o bilhete. Também pode configurar estes campos para garantir que todas as informações necessárias sejam capturadas.
Assim que o seu cliente completar o formato web selecionado, irá gerar um bilhete na sua aplicação de Bilhete no OneDesk.
O bilhete permite-lhe ver os detalhes que foram preenchidos no formato web. Em seguida, pode atribuir este bilhete a um indivíduo, equipa ou departamento específico. O OneDesk permite-lhe atribuir vários membros da equipa e departamentos a um bilhete. No entanto, pode eliminar as equipas que atribuem manualmente através da automatização do processo.
O Workflow Automations são regras que lhe permitem automatizar ações no OneDesk. Estas automatizações contêm 3 elementos: filtros, gatilhos e ações. As etiquetas azuis representam o seu tipo de bilhete e servem como filtros, a etiqueta laranja representa o evento do gatilho, enquanto a etiqueta verde representa as ações que o OneDesk irá tomar quando este evento de gatilho ocorrer nestes itens. Uma vez definidas as regras, o OneDesk gerará um nome para a sua automatização. Caso contrário, tem a opção de mudar o nome da automatização.
A OneDesk pode automatizar o seu fluxo de trabalho e eliminar qualquer intervenção manual para encaminhar bilhetes para a equipa ou projeto apropriado. Com as Automatizações de Fluxo de Trabalho da OneDesk, pode encaminhar itens para equipas e projetos, resposta automática aos clientes, adicionar notificações personalizadas e muito mais. Para criar as suas automatizações, navega para as definições da sua administração e, em seguida, clique no separador de bilhetes e, em seguida, desloque-se para as Automações do Fluxo de Trabalho.
Pode criar novas automatizações de fluxos de trabalho ou editar uma existente. Por exemplo, se um cliente em potencial submeter um inquérito sobre o New Business, pode encaminhar este bilhete para o seu departamento de vendas e rodar entre os utilizadores sempre que um novo bilhete é criado. Uma rotação de bilhetes distribuída uniformemente permitir-lhe-á prestar o melhor serviço aos seus clientes.
Outra forma de aumentar a sua eficiência é utilizando a automatização para notificar os seus clientes sobre as atualizações dos seus bilhetes solicitados. Isto manterá o cliente informado e eliminará a necessidade de enviar e-mails para saber sobre o estado do bilhete.
A comunicação é fundamental nas indústrias criativas, uma vez que as ideias têm de ser expressas aos clientes e aos membros da equipa. No OneDesk pode interagir com os seus clientes de várias formas.
Se os clientes quiserem acompanhar o seu bilhete, podem responder por e-mail ou criar conversas diretamente a partir do portal. Esta mensagem aparecerá no mensageiro e também estará ligada a esse bilhete específico.
Os membros da sua equipa podem responder a esta conversa existente para comunicar com o utilizador final ou criar mensagens internas para os seus membros da equipa. As conversas internas são ocultadas dos seus clientes, uma vez que é exibida como uma “Resposta Interna”.
Ao escrever o @username ou @departmentname, pode transmitir a sua mensagem a membros ou departamentos especializados que estejam mais aptos a responder às suas perguntas. A aplicação de mensageiro permite à sua equipa realizar as suas correspondências diárias e reduz o longo tempo de resposta associado aos e-mails. A aplicação de mensageiro é especialmente eficaz, uma vez que encoraja a resposta rápida e elimina as resoluções de atrasos necessárias para o sucesso do projeto.
Além disso, os clientes também podem iniciar o noivado através da funcionalidade de aplicação Livechat no OneDesk. Por vezes, partilhar uma imagem, instruções em pdf ou folhas de cálculo são mais fáceis do que escrever a informação no chat. A aplicação de chat ao vivo da OneDesk permite que os seus clientes enviem anexos até 350 MB. Estes anexos são capturados nos bilhetes e são disponibilizados para que os membros da sua equipa descarreguem diretamente nos seus computadores.
Uma vez que os formatos de chat são de natureza instantânea, as questões ou problemas podem ser resolvidos imediatamente pelos membros da sua equipa. Além disso, o recurso de chat ao vivo da OneDesk assinala a conversa, o que ajuda a sua equipa a verificar o tempo de conversação em caso de qualquer disputa.
Aqueles que trabalham em indústrias criativas fazem malabarismos com vários projetos ao mesmo tempo. Estes projetos são baseados em conceitos e desenvolvidos a partir da inspiração. Isto dificulta o processo de planeamento do projeto, uma vez que não existe uma linha temporal sequencial rigorosa. Na verdade, é muito comum saltar de uma tarefa para outra.
No OneDesk pode dividir estes projetos em tarefas. A tarefa pode ser definida como um trabalho que requer um planeamento e execução cuidadosos. Pode converter um bilhete numa tarefa ou simplesmente criar uma nova tarefa na aplicação Tarefa.
Os membros da sua equipa podem registar o seu tempo em tarefas no OneDesk e introduzir a percentagem completa das tarefas atribuídas. O trabalho é registado através da criação de uma folha de tempo ou da execução de um temporizador de tarefas. Ao submeter uma folha de tempo, preencha o trabalho feito, o estado atual deste item, percentagem completa, etc.
Para designers gráficos, o processo de pensamento do design inclui três etapas: inspiração, ideia e implementação. A primeira tarefa do projeto inclui brainstorming ideias e conceitos com a equipa. Uma vez anotados as ideias, os membros da equipa passam para a segunda fase do projeto, que é a investigação. Uma vez concluída a pesquisa e as ideias são conceptualizadas, a equipa irá mostrá-la ao cliente e aguardar pela aprovação ou feedback. Se o feedback for oferecido, a equipa irá rever o conceito de design até que o cliente assine. Uma vez aprovado o conceito, a equipa passará então para a obra de arte, que é o esboço e, em seguida, o design. Cada passo requer a aprovação dos clientes e pode exigir múltiplas revisões até que o produto final esteja pronto.
Simplificando, cada passo requer colaboração com o cliente e membros da equipa. Por exemplo, a equipa de design gráfico partilhará o seu conceito com a equipa de produção de vídeo a cada passo do caminho para garantir que os seus conceitos de design se misturam com o tema do vídeo. No OneDesk, pode realizar conversas a partir dos formulários de tarefa. Isto permite-lhe envolver-se com todas as partes e ajuda-o a tomar decisões unilateralmente. Além de realizar conversas, também pode anexar e enviar pastas importantes para vários indivíduos ou equipas, permitindo-lhes localizar os anexos e descarregá-los rapidamente nos seus computadores.
Pode organizar as suas tarefas dentro da estrutura do projeto ou adicioná-las a diferentes pastas ou carteiras dentro do projeto. Você poderia criar um modelo de projeto para projetos recorrentes semelhantes, como a Video Production.
Basta clonar o projeto cada vez que trabalhar num projeto semelhante. Dessa forma, você pode ter um modelo existente no lugar, cada vez que você trabalha nestes projetos recorrentes. É especialmente útil uma vez que tem a opção de selecionar os itens e propriedades que deseja copiar do projeto original para o projeto clone.
A OneDesk tem algumas vistas únicas que o ajudam a analisar as suas tarefas. Com as opiniões do OneDesk, os membros da equipa podem visualizar as atividades em curso em relação a todos os itens, o que o ajuda a priorizar corretamente e a tomar decisões mais inteligentes.
A visão de Gantt Charts é particularmente útil para um planeamento eficiente de projetos, carga de trabalho e gestão de desempenho. Os Gráficos Gantt consistem em barras horizontais que indicam a programação de um projeto numa linha temporal horizontal. Cada barra representa uma tarefa com a extremidade esquerda da barra indicando a data de início da tarefa e a extremidade direita da barra mostrando a data de chegada da tarefa. No OneDesk temos dois tipos de gráficos de gantt: o gantt de nível de tarefa (onde as barras representam tarefas), e o gantt de nível de projeto (onde as barras representam projetos). Pode ligar tarefas para criar dependências de tarefas para levar os membros da sua equipa a terminar uma tarefa antes de iniciar a seguinte. Também pode reestruturar as dependências de tarefas utilizando a função de arrastar e largar. Uma vez que as tarefas estejam ligadas, a OneDesk calculará o caminho crítico e fornecerá à sua equipa o comprimento total do projeto. Também pode adicionar restrições de data para evitar que uma tarefa seja agendada mais tarde. O Gantt Chart também mostra o seu planeamento contra o seu trabalho real. As barras azuis denotam o seu planeamento, enquanto a barra verde representa o tempo real registado pela sua equipa. Ter a barra azul ao lado do green bar ajuda-o a comparar visualmente o quão bem planeou as suas horas de projeto.
Também pode utilizar a visão do Status Board para atualizar o estado da sua tarefa. O Status Board é uma visão simples onde cada tarefa é representada como um cartão e pode simplesmente arrastar e largar o seu cartão de uma coluna para a seguinte para atualizar o seu estado. Esta funcionalidade ajudará com a linha temporal não sequencial de tarefas que vem com a gestão criativa de projetos.
Você e os membros da sua equipa também podem achar o Dashboard View útil. Os dashboards fornecem gráficos e estatísticas para mostrar como os seus projetos ou bilhetes estão a progredir. Também pode utilizar o dashboard para comparar como o projeto A se está a safar em comparação com o projeto B. Pode encontrar estes dashboards na vista do Dashboard da aplicação “projetos”.
Além disso, também pode utilizar layouts de visualização mais simples, como a vista árvore e plana para gerir as suas tarefas. A vista árvore organiza bilhetes ou tarefas numa hierarquia. A vista plana mostra os bilhetes e tarefas sem a estrutura da hierarquia.
No OneDesk, pode criar todas as vistas que precisa para o ajudar a gerir os seus bilhetes e tarefas. As minhas vistas permitem-lhe personalizar as vistas de acordo com as suas necessidades. Para criar as suas vistas personalizadas, precisa de selecionar um layout e adicionar filtros, grupos e colunas.
Por exemplo, pode criar uma visão para acompanhar o tempo gasto pelos membros da equipa em cada tarefa individual. Com esta funcionalidade, pode acompanhar a produtividade dos membros da sua equipa para que os gestores da sua equipa saibam se as tarefas precisam de ser reatribuídas. Com o OneDesk, torna-se fácil reatribuir tarefas a outros membros da equipa. Você pode usar o cartão estilo Kanban e personalizar a vista para ver as tarefas de cada membro da equipa e mover certas tarefas para distribuí-lo a um membro da equipa que tem a disponibilidade para trabalhar nele.
Além destes layouts de visualização padrão e sistemas de filtragem, também utiliza as poderosas capacidades de reporte da OneDesk.
Você pode gerar relatórios sobre bilhetes, tarefas, projetos ou portfólios usando modelos de relatórios existentes ou criando o seu próprio. Os relatórios são criados manualmente ou automaticamente – utilizando o sistema de automatização do fluxo de trabalho da OneDesk. Os formatos de reporte suportados são formatos PDF e CSV, e podem ser enviados por correio para endereços de e-mail designados.
Os relatórios da folha de horas são especialmente úteis quando se trabalha em projetos complexos. Isto porque se pode ter uma ideia de como o tempo de projeto foi utilizado para diferentes tipos de tarefas e se o tempo de spendido se justificava. Como resultado, pode tomar as medidas necessárias para melhorar as capacidades de planeamento do seu projeto e gerir melhor as horas de faturação do seu projeto.
O OneDesk permite-lhe criar relatórios de folhas de tempo, que são ficheiros CSV que podem ser importados no Microsoft Excel. Estes relatórios são registos de dados das propriedades da folha de tempo apresentadas num formato de dados tabulares. O nome do item, prioridade, tipo de faturação, nome do solicitador são algumas informações necessárias que podem ser mostradas dentro dos relatórios da folha de horas. No entanto, outras informações críticas, como a percentagem concluída, podem ser apresentadas para relatórios internos. A aplicação da folha de tempo OneDesk permite ao administrador aprofundar-se ao criar relatórios. Por conseguinte, os relatórios da folha de tempo podem apresentar dados internos, tais como o nome de cessionário, a equipa nomeada e muito mais.
Pode ativar e-mails do sistema para notificar novos membros da equipa sobre a sua conta de utilizador ou configuração de senha. Além disso, pode enviar e-mails de convite para convidar os clientes a inscreverem-se no portal do seu cliente. Também pode configurar automatizações de fluxo de trabalho para lembrar os assignes quando as suas tarefas são devidas e criar uma automatização separada para notificar o seguidor do bilhete para qualquer alteração de estado ou mensagem que envie.
O OneDesk tem todas as capacidades para agilizar o seu fluxo de trabalho. Com o OneDesk, pode capturar, automatizar, gerir e rastrear os seus bilhetes de apoio, permitindo que você e a sua equipa tomem as medidas necessárias para resolver o problema imediatamente. Com as funcionalidades de gestão de projetos da OneDesk, pode atribuir trabalho à equipa apropriada e acompanhar o progresso dos seus projetos em vários layouts de visualização.
Os membros da sua equipa podem submeter as suas folhas de tempo para todo o seu trabalho, permitindo-lhe gerir melhor as suas horas. Além disso, a OneDesk também ajuda a manter os seus clientes informados. Através de aplicações de clientes, como formulários web e portais de clientes, os seus clientes podem contactá-lo com pedidos específicos, eliminando os problemas associados a longas linhas de e-mail. Além disso, com a base de conhecimento da OneDesk, os clientes podem aceder a artigos de self-service, ajudando-o a reduzir significativamente a carga do seu bilhete.