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A engenharia engloba uma vasta gama de campos como Civil, Mecânica, Elétrica, Química, Software, Aeroespacial e muito mais. Embora cada disciplina tenha o seu próprio conjunto de responsabilidades, os projetos de planeamento são um processo padrão em todos os sectores da engenharia. Estes projetos são muitas vezes complexos e exigem um planeamento preciso para concluir dentro do tempo e do orçamento. Para além disso, a dependência de tarefas é outro aspeto desafiante dos projetos de engenharia e só pode ser resolvida através de agendamento adequado e comunicação constante entre todas as partes. Por isso, é imperativo investir num sistema robusto que elimine a necessidade de múltiplas aplicações e proporcione soluções versáteis.
OneDesk é uma combinação de HelpDesk e Project Management numa aplicação. Com o OneDesk, pode apoiar os seus clientes e gerir projetos sem a necessidade de comprar, aprender, integrar e alternar entre múltiplas aplicações. O sistema de ajuda e bilhética da OneDesk serve como CRM e permite-lhe gerir bilhetes, manter uma base de conhecimento para responder a questões e criar automatizações para eliminar o trabalho manual. Em termos de gestão de projetos, o OneDesk permite-lhe criar tarefas e organizá-las em projetos ou portfólios, que podem ser atribuídos aos membros da sua equipa e rastreados em vários layouts de visualização.
Neste painel, pode criar projetos e portfólios. Estas carteiras funcionam como recipientes para os seus projetos. As carteiras podem ser tituadas de acordo com o nome do cliente, organização do cliente, tipo de projeto, ou os departamentos da sua operação de gestão dos projetos atribuídos.
Por exemplo, a Absolute Technologies recebe vários pedidos de cotação de clientes para diferentes produtos. Por isso, faz sentido criarem uma carteira intitulada Pedido de Cotações. O portfólio contém inúmeros projetos, e cada projeto tem o nome dos produtos que a empresa projeta. Neste caso, o cliente solicitou uma cotação para a Unidade de Condensação e forneceu as Especificações Técnicas para o produto, bem como a Data de Entrega e Localização de Instalação. Esta informação permite ao Gestor de Engenharia passar à Fase 2 do projeto.
Com base no pedido, pode organizar os projetos relacionados com as respetivas carteiras. Em seguida, pode monitorizar a forma como os projetos estão a progredir neste portfólio específico.
Em cada um destes projetos, poderá visualizar o pedido de apoio ao cliente & atribuições planeadas utilizando as aplicações tickets e Tasks.
A comunicação com o cliente é uma parte essencial da realização com sucesso de projetos de engenharia. É necessário responder a perguntas e pedidos para atender às exigências do seu cliente ou parceiro. Quer o seu cliente tenha optado por se envolver consigo através de e-mail, chat ao vivo ou formulários web, o OneDesk capta os registos do cliente e categoriza o solicitador do bilhete de acordo com a sua organização na aplicação do cliente.
A comunicação do seu cliente gerará bilhetes na sua inscrição de bilhete. Os bilhetes requerem atenção imediata e podem ser resolvidos imediatamente. No OneDesk, você pode capturar bilhetes de várias maneiras.
A primeira forma é reencaminhando automaticamente o seu e-mail de suporte para o endereço de e-mail encontrado aqui. Quando um cliente envia um e-mail para o seu endereço de e-mail de suporte, o OneDesk irá capturar esse e-mail e gerar um bilhete. Todas as informações críticas no e-mail serão captadas no bilhete.
A segunda forma é receber um pedido de cliente através da aplicação de chat ao vivo do seu website. A aplicação de chat ao vivo da OneDesk é uma aplicação virada para o cliente que permite aos seus clientes entrar em contacto com os seus engenheiros de suporte em tempo real.
Os seus clientes podem anexar vários ficheiros através da aplicação messenger, permitindo à sua equipa aceder instantaneamente a documentos importantes. A aplicação livechat é altamente configurável. Pode personalizar a janela de chat com o seu logótipo, adicionar as cores da empresa e incluir um avatar BOT para oferecer suporte ao cliente 24 horas por dia.
Assim que o cliente lhe enviar mensagens através do chat ao vivo, os membros da sua equipa podem ver isso na sua aplicação Messenger, responder e criar o bilhete a partir da conversa. Ao fazê-lo, o OneDesk liga o bilhete e a conversa em conjunto, permitindo à sua equipa visualizar todos os dados necessários de uma plataforma.
A terceira via é através da conclusão de formas web no portal. Os formatos web permitem-lhe capturar todas as informações necessárias para resolver rapidamente o pedido ou pergunta do seu cliente. Ao utilizar os formulários web, pode reduzir o número de e-mails recebidos durante o dia. Uma vez submetidos, os seus clientes podem comunicar com os membros da sua equipa e rever os seus bilhetes.
Os seus clientes podem então verificar o progresso do seu bilhete de apoio através do sistema portal e comunicar consigo em caso de questões ou problemas. Com o OneDesk pode fornecer transparência exibindo as atualizações necessárias no portal, tais como percentagem completa, início planeado e muito mais. Além disso, pode controlar o que os seus clientes podem ver e fornecer acesso baseado em funções para lidar com informações confidenciais. Também pode permitir opções de visualização para os clientes filtrarem os bilhetes de acordo com o tipo de pedido de bilhete, o projeto a que pertence, e muito mais.
O formulário web padrão é parecido com este.
As formas Web permitem controlar o tipo de informação que recebe dos seus clientes. Para personalizar esta forma web, clique aqui. Você será capaz de definir certos campos conforme necessário, renomear campos existentes, e adicionar campos adicionais, incluindo campos personalizados.
Por exemplo, pode criar um formulário web para clientes que possam inquirir sobre os seus serviços e submeter um pedido de cotação para um produto ou serviço. Nesse caso, podem navegar para o portal do seu cliente e selecionar o formulário web intitulado ‘Pedido de Cotação (RFQ).” Em seguida, pode adicionar os campos standard ou personalizados para capturar as informações necessárias para resolver o bilhete. Também pode configurar estes campos para garantir que todas as informações necessárias sejam capturadas. [show how to add custom fields in OneDesk]. Assim que o seu cliente completar o formato web selecionado, irá gerar um bilhete na sua aplicação de Bilhete no OneDesk.
O bilhete permite-lhe ver os detalhes que foram preenchidos no formato web. Em seguida, pode atribuir este bilhete a um indivíduo, equipa ou departamento específico. O OneDesk permite-lhe atribuir vários membros da equipa e departamentos a um bilhete. No entanto, pode eliminar as equipas que atribuem manualmente através da automatização do processo.
A OneDesk pode automatizar o seu fluxo de trabalho e eliminar qualquer intervenção manual para encaminhar bilhetes para a equipa ou projeto apropriado. Com as Automatizações de Fluxo de Trabalho da OneDesk, pode encaminhar itens para equipas e projetos, resposta automática aos clientes, adicionar notificações personalizadas e muito mais.
As empresas de engenharia têm vários departamentos que dependem uns dos outros para concluir projetos com sucesso. Por isso, é fundamental atribuir bilhetes com base na experiência de uma equipa para que outros departamentos possam ter o acabamento para terminar a abordagem para eliminar qualquer ineficiência. É por isso que faz sentido utilizar as Automações de Fluxo de Trabalho OneDesk para configurar autoatribuições para maximizar a produtividade. A maneira de o fazer é navegar para as definições da sua administração e clicar no separador de bilhetes.
Pode criar novas automatizações de fluxos de trabalho ou editar uma existente. Por exemplo, se um cliente potencial submeter um inquérito sobre problemas de garantia do produto, pode encaminhar este bilhete para os engenheiros de suporte e rodar entre os utilizadores cada vez que um novo bilhete é criado. Uma rotação de bilhetes distribuída uniformemente permitir-lhe-á prestar o melhor serviço aos seus clientes.
Também pode criar automatizações para alterar o estado do ciclo de vida dos seus bilhetes. Ao fazê-lo, pode ter uma ideia das tarefas que estão atualmente a ser trabalhadas vs as tarefas concluídas.
A comunicação é fundamental para projetos ágeis. Os engenheiros confiam na comunicação para colaborar com diferentes departamentos dentro da organização, bem como clientes que lhes fornecem feedback constante até à conclusão do projeto. Na OneDesk, entendemos que a comunicação fortalece as relações com os seus clientes. Por isso, é necessário acompanhar os e-mails e fornecer aos seus clientes o suporte 24/7 de que necessitam.
Se os clientes quiserem acompanhar o seu bilhete, podem responder por e-mail ou criar conversas diretamente a partir do portal. Esta mensagem aparecerá no mensageiro e também estará ligada a esse bilhete específico.
Os seus colegas podem responder a esta conversa existente para comunicar com o utilizador final ou criar mensagens internas para os seus membros da equipa. As conversas internas são ocultadas dos seus clientes, uma vez que é exibida como uma “Resposta Interna”.
Ao escrever o @username ou @departmentname, pode transmitir a sua mensagem a membros ou departamentos especializados que estejam mais aptos a responder às suas perguntas. A aplicação de mensageiro permite à sua equipa realizar as suas correspondências diárias e reduz o longo tempo de resposta associado aos e-mails. A aplicação de mensageiro é especialmente eficaz, uma vez que encoraja a resposta rápida e elimina as resoluções de atrasos necessárias para o sucesso do projeto.
Além disso, os clientes também podem iniciar o noivado através da funcionalidade de aplicação Livechat no OneDesk. O chat ao vivo permite que os seus clientes enviem anexos e realizem conversas em tempo real. Uma vez que os formatos de chat são de natureza instantânea, as questões ou problemas podem ser resolvidos imediatamente pelos membros da sua equipa. Além disso, o recurso de chat ao vivo da OneDesk assinala a conversa, o que ajuda a sua equipa a verificar o tempo de conversação em caso de qualquer disputa.
As empresas de engenharia trabalham em vários projetos ao mesmo tempo. Estes projetos são complexos e dependem fortemente do feedback dos clientes. Por conseguinte, estes projetos têm de ser continuamente atualizados até que o cliente assine a sua produção. No OneDesk, pode dividir o projeto em tarefas simples. As tarefas destacam o lado de gestão do projeto do OneDesk e podem ser definidas como um trabalho que requer um planeamento e execução cuidadosos. No OneDesk, pode converter um bilhete numa tarefa ou simplesmente criar uma nova tarefa na aplicação Tarefa. Em seguida, vamos dar uma olhada no lado de gestão de projetos da OneDesk.
Como todos os projetos são faturados por horas de engenharia e horas de produção, as equipas de engenharia precisam de completar as suas tabelas de horários. Os gestores de projeto podem registar o seu tempo em tarefas no OneDesk e introduzir a percentagem completa das tarefas atribuídas. O trabalho é registado através da criação de uma folha de tempo ou da execução de um temporizador de tarefas. Ao submeter uma folha de tempo, preencha o trabalho feito, o estado atual deste item, percentagem completa, etc.
Os formulários de tarefa OneDesk incluem uma série de status de ciclo de vida que mudam devido a várias ações. Por exemplo, uma vez que o seu membro da equipa adiciona percentagem completa, comunica com o cliente ou aguarda a resposta do cliente, a OneDesk alterna automaticamente entre os estados de ciclo de vida apropriados. Estes estatutos do ciclo de vida são configuráveis; pode adicionar, renomear ou eliminar os estatutos existentes, alterar cores e até adicionar automatizações para eliminar trabalhos redundantes para os membros da sua equipa. Os status do ciclo de vida ajudam os gestores do projeto a entender que tarefas estão concluídas e que medidas precisam de tomar para terminar rapidamente os projetos a tempo.
A conceção e construção de sistemas de AVAC requerem vários passos. Por exemplo, o primeiro passo seria ter o âmbito de aplicação. O âmbito fornece considerações de conceção e recomendações específicas para os locais. Depois de rever o âmbito, o engenheiro efetuará o cálculo da carga e, em seguida, passará a desenhar o sistema. Uma vez concluído o design do sistema, os engenheiros prepararão o design para a conduta e, em seguida, farão a seleção para o equipamento apropriado para a equipa de construção e também escreverão a filosofia de controlo para a equipa de engenharia elétrica.
No OneDesk, pode criar um projeto para tais programas e dividir o projeto em tarefas simples. Em seguida, pode atribuir estas tarefas aos membros ou departamentos da sua equipa especializada, que estão mais qualificados para acelerar o processo.
Como os engenheiros do projeto trabalham em estreita colaboração com a equipa de engenharia elétrica, é importante colaborar em cada passo do projeto. Por exemplo, o engenheiro do projeto terá de enviar o documento de filosofia de controlo ao engenheiro elétrico que depois o utilizará para programar como os componentes do sistema são controlados. Da mesma forma, cada passo pode requerer colaboração ou assistência de outra equipa. No OneDesk, pode realizar conversas a partir dos formulários de tarefa. Isto permite-lhe envolver-se com todas as partes e ajuda-o a tomar decisões unilateralmente. Além de realizar conversas, também pode anexar e enviar pastas importantes para vários indivíduos ou equipas, permitindo-lhes localizar os anexos e descarregá-los rapidamente nos seus computadores.
Pode organizar as suas tarefas dentro da estrutura do projeto ou adicioná-las a diferentes pastas ou carteiras dentro do projeto. Pode criar um modelo de projeto para projetos recorrentes semelhantes, como os Controlos do Sistema de AVAC. Ao fazê-lo, a equipa de engenharia elétrica pode simplesmente clonar o projeto sempre que trabalha em projetos semelhantes. [show them] Dessa forma, você pode ter um modelo existente no lugar, cada vez que você trabalha nestes projetos. É especialmente útil uma vez que tem a opção de selecionar os itens e propriedades que deseja copiar do projeto original para o projeto clone.
O OneDesk oferece layouts e filtros de visualização que lhe permitem monitorizar e acompanhar o progresso dos projetos e tarefas.
Os gráficos de Gantt consistem em barras horizontais que indicam o calendário de um projeto numa linha temporal horizontal. Cada barra representa uma tarefa com a extremidade esquerda da barra indicando a data de início da tarefa e a extremidade direita da barra mostrando a data de chegada da tarefa. No OneDesk temos dois tipos de gráficos de gantt: o gantt de nível de tarefa (onde as barras representam tarefas), e o gantt de nível de projeto (onde as barras representam projetos). Pode ligar tarefas para criar dependências de tarefas para levar os membros da sua equipa a terminar uma tarefa antes de iniciar a seguinte. Uma vez que as tarefas estejam ligadas, a OneDesk calculará o caminho crítico e fornecerá à sua equipa o comprimento total do projeto. Também pode adicionar restrições de data para evitar que uma tarefa seja agendada mais tarde. O Gantt Chart também mostra o seu planeamento contra o seu trabalho real. As barras azuis denotam o seu planeamento, enquanto a barra verde representa o tempo real registado pela sua equipa. Ter a barra azul ao lado do green bar ajuda-o a comparar visualmente o quão bem planeou as suas horas de projeto.
Além disso, também pode utilizar as outras vistas padrão no OneDesk para gerir as suas tarefas com base nas suas necessidades:
A vista árvore organiza bilhetes ou tarefas numa hierarquia.
A vista plana mostra os bilhetes e tarefas sem a estrutura da hierarquia.
O Status board organiza todas as tarefas pelo seu estatuto de ciclo de vida. Pode arrastar e largar a tarefa para alterar o seu estatuto.
A visualização do Calendário apresenta todos os horários das tarefas para mantê-lo informado quando uma tarefa é devida.
O Dashboard organiza todos os bilhetes sob a forma de gráficos e gráficos de tartes. Estes gráficos podem ser descarregados em diferentes formatos. Pode utilizar os gráficos para os seus relatórios e apresentações para os seus clientes.
No OneDesk, pode criar todas as vistas que precisa para o ajudar a gerir os seus bilhetes e tarefas. As minhas vistas permitem-lhe personalizar as vistas de acordo com as suas necessidades. Para criar as suas vistas personalizadas, precisa de selecionar um layout e adicionar filtros, grupos e colunas.
Pode criar um filtro personalizado para visualizar todas as tarefas atribuídas à equipa de Controlo de Documentos. Desta forma, pode verificar todas as revisões de desenho e documentação que estão em curso.
Quer esteja a criar relatórios para os seus clientes ou a fornecer informações sobre a gestão, pode extrair dados e criar relatórios no OneDesk utilizando modelos pré-criados ou personalizando os seus próprios. Estes relatórios podem ser descarregados em folhas excel e PDFs e enviados por e-mail para a sua equipa para manter todos atualizados.
Os relatórios da timesheet são cruciais no negócio da engenharia. Os clientes são faturados em horários de engenharia, gestão de projetos, produção, testes, instalações e comissionamento. Por isso, é importante acompanhar as tabelas de tempo para manter o horário do projeto. Em alguns casos, as empresas de engenharia assinam contratos que têm uma cláusula “Não Ultrapassar”, o que os obriga a apresentar folhas de tempo e material de equipamento para os seus clientes.
O OneDesk permite-lhe criar relatórios de folhas de tempo, que são ficheiros CSV que podem ser importados no Microsoft Excel. Estes relatórios são registos de dados das propriedades da folha de tempo apresentadas num formato de dados tabulares. O nome do item, prioridade, tipo de faturação, nome do solicitador são algumas informações necessárias que podem ser mostradas dentro dos relatórios da folha de horas. No entanto, outras informações críticas, como a percentagem concluída, podem ser apresentadas para relatórios internos. A aplicação da folha de tempo OneDesk permite ao administrador aprofundar-se ao criar relatórios. Por conseguinte, os relatórios da folha de tempo podem apresentar dados internos, tais como o nome de cessionário, a equipa nomeada e muito mais.
É importante apresentar relatórios financeiros precisos aos seus clientes. Com o OneDesk, pode facilmente integrar-se com serviços de contabilidade como QuickBooks e Freshbooks e completar todo o seu trabalho numa única plataforma. Também pode criar relatórios mais aprofundados no OneDesk.
Com o OneDesk, podes completar todas as tuas tarefas numa única plataforma. A integração incorporada da OneDesk permite-lhe integrar-se com serviços de hospedagem de ficheiros, como o Dropbox e Box, ou software de autenticação seguro, como o OKTA. Além disso, o plugin Zapier da OneDesk ajuda-o a integrar-se perfeitamente com aplicações 2000 + .
Devem estar a perguntar-se como é que todas as partes podem manter-se atualizadas. Por predefinição, as notificações por e-mail vão para os seguidores do bilhete para qualquer alteração de estado ou mensagem que envie. Da mesma forma, os seus clientes podem procurar atualizações no seu portal de clientes, e notificações adicionais com Automatizações de Fluxo de Trabalho podem ser estabelecidas.
O OneDesk tem todas as capacidades para agilizar o seu fluxo de trabalho. Com o OneDesk, pode capturar, automatizar, gerir e rastrear os seus bilhetes de apoio, permitindo que você e a sua equipa tomem as medidas necessárias para resolver o problema imediatamente. Com as funcionalidades de gestão de projetos da OneDesk, pode atribuir trabalho à equipa apropriada e acompanhar o progresso dos seus projetos em vários layouts de visualização.
Os membros da sua equipa podem submeter as suas folhas de tempo para todo o seu trabalho, permitindo-lhe gerir melhor as suas horas. Além disso, a OneDesk também ajuda a manter os seus clientes informados. Através de aplicações de clientes, como formulários web e portais de clientes, os seus clientes podem contactá-lo com pedidos específicos, eliminando os problemas associados a longas linhas de e-mail. Além disso, com a base de conhecimentos da OneDesk, os clientes podem aceder a artigos de self-service, o que reduz significativamente a carga do seu bilhete.