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As organizações sem fins lucrativos funcionam como qualquer outra empresa, embora o lucro não seja o objetivo primordial. Com recursos limitados e financiamento de governos, membros e doadores, as organizações sem fins lucrativos lutam para investir em software e ferramentas que possam transformar o seu fluxo de trabalho. Isto torna um desafio escolher o software apropriado que poderia reduzir a sua carga de trabalho. Estas organizações precisam de soluções para a gestão das partes interessadas, uma base de conhecimento para responder a questões e gestão de projetos para planear angariações de fundos ou programas de voluntariado. É por isso que faz sentido selecionar software multifacetado com funcionalidades versáteis que podem visar uma ou mais funções.
OneDesk é uma combinação de HelpDesk e Project Management numa aplicação. Com o OneDesk, pode apoiar os seus clientes e gerir projetos sem a necessidade de comprar, aprender, integrar e alternar entre múltiplas aplicações. A OneDesk fornece uma solução chave na mão para as organizações sem fins lucrativos capturarem automaticamente os pedidos das partes interessadas e responderem-lhes a tempo. Se estes pedidos requerem trabalho adicional na sua parte, as tarefas podem ser atribuídas às suas equipas e realizadas dentro de horas de projeto.
Neste painel, pode criar projetos e portfólios. Estas carteiras funcionam como recipientes para os seus projetos. As carteiras podem ser tituadas de acordo com o nome do cliente, organização do cliente, tipo de projeto, ou os departamentos da sua operação de gestão dos projetos atribuídos.
Isto permitir-lhe-á organizar os projetos relacionados com as respetivas carteiras. Em seguida, pode monitorizar a forma como os projetos estão a progredir neste portfólio específico.
Em cada um destes projetos, você será capaz de ver os inquéritos das partes interessadas & atribuições planeadas usando as aplicações de Bilhetes e Tarefas.
O pedido de bilhete permite-lhe rastrear e gerir bilhetes de apoio que chegam como resultado dos pedidos das partes interessadas. Estes pedidos podem ser submetidos de várias formas.
A primeira forma é através da receção do pedido através da aplicação de chat ao vivo no seu website. A aplicação de chat ao vivo da OneDesk é uma aplicação orientada para o cliente, orientada para a promoção da comunicação das partes interessadas. Pode personalizar a aplicação adicionando as cores da sua empresa, logotipo e incluindo avatar BOT. Assim que o dador lhe enviar mensagens através do chat ao vivo, os membros da sua equipa podem ver isto na sua aplicação Messenger, responder e criar o bilhete a partir da conversa. Ao fazê-lo, o OneDesk liga o bilhete e a conversa em conjunto, permitindo à sua equipa visualizar todos os dados necessários de uma plataforma.
A segunda forma é reencaminhando automaticamente o seu e-mail de suporte para o endereço de e-mail encontrado aqui. Quando uma parte interessada envia um e-mail para o seu endereço de e-mail de suporte, o OneDesk irá capturar esse e-mail e gerar um bilhete. Todas as informações críticas no e-mail serão captadas no bilhete.
Sempre que um stakeholder ou um dador envia um pedido de e-mail, o OneDesk cria automaticamente um registo de cliente e categoriza o solicitador do bilhete de acordo com a sua organização. Em alternativa, os seus doadores, voluntários ou colaboradores também podem enviar bilhetes através da funcionalidade do portal do cliente que o OneDesk fornece.
Este portal permite que os seus interessados enviem bilhetes para si, comuniquem com os membros da sua equipa e revejam os seus bilhetes. Você pode permitir opções de visualização de potenciais e existentes ou outros utilizadores finais para filtrar os bilhetes de acordo com o tipo de pedido de bilhete, o projeto a que pertence, e muito mais.
Pode configurar webforms personalizáveis para que os seus stakeholders completem, o que gera bilhetes no seu painel de instrumentos. Estes formulários podem exigir que as partes interessadas forneçam informações de que precisa para resolver o problema. Também pode fazer fluxos de trabalho personalizados que começam com estes formulários.
O formulário web padrão é parecido com este. Para personalizar esta forma web, clique aqui. Você será capaz de definir certos campos conforme necessário, renomear campos existentes, e adicionar campos adicionais, incluindo campos personalizados.
Por exemplo, pode criar um formulário web para potenciais doadores que possam ter dúvidas sobre os seus programas de doação. Podem navegar para o portal do seu cliente e selecionar o formulário web intitulado “Programas de Doação”. Em seguida, pode adicionar os campos standard ou personalizados para capturar as informações necessárias para resolver o bilhete. Também pode configurar estes campos para garantir que todas as informações necessárias sejam capturadas.
Assim que o seu dador completar o formato web selecionado, irá gerar um bilhete na sua aplicação de Bilhete no OneDesk.
O bilhete permite-lhe ver os detalhes que foram preenchidos no formato web. Em seguida, pode atribuir este bilhete a um indivíduo, equipa ou departamento específico. O OneDesk permite-lhe atribuir vários membros da equipa e departamentos a um bilhete. No entanto, pode eliminar as equipas que atribuem manualmente através da automatização do processo.
Muitas vezes, as organizações sem fins lucrativos acompanham os seus pedidos de partes interessadas, formando esses dados em folhas de excel. Pode converter o seu ficheiro Excel num ficheiro CSV e importá-lo na sua conta OneDesk.
A OneDesk pode automatizar o seu fluxo de trabalho e eliminar qualquer intervenção manual para encaminhar bilhetes para a equipa apropriada. Com as automatizações de fluxo de trabalho da OneDesk, pode encaminhar itens para equipas e projetos, resposta automática aos utilizadores finais, adicionar notificações personalizadas e muito mais.
Muitas organizações sem fins lucrativos utilizam as automatizações de fluxo de trabalho da OneDesk para criar autoatribuições para maximizar a eficiência. A maneira de o fazer é navegar para as definições da sua administração e clicar no separador de bilhetes.
Pode criar novas automatizações de fluxos de trabalho ou editar uma existente. Selecione o utilizador ou as equipas que pretende designar para o tipo de bilhete específico. Desta forma, a atribuição rodará entre os utilizadores sempre que um novo bilhete for criado. Ao fazê-lo, a sua equipa será capaz de gerir a sua carga de trabalho de forma mais eficiente. Uma rotação de bilhete distribuída uniformemente permitir-lhe-á prestar o melhor serviço aos seus stakeholders.
Outra forma de aumentar a sua eficiência é utilizando uma automatização para responder aos bilhetes dos seus stakeholders. Pode fazê-lo simplesmente criando uma resposta automática gerada pelo seu BOT. Isto informará o solicitador de que foi criado um bilhete na sua parte e que está a ser trabalhado pela sua equipa.
A comunicação é uma parte essencial das relações das partes interessadas. Por isso, é necessário acompanhar quaisquer e-mails enviados por membros, doadores ou voluntários.
Se um stakeholder quiser acompanhar o seu bilhete, pode responder via e-mail ou criar conversas diretamente a partir do portal. Esta mensagem aparecerá no mensageiro e também estará ligada a esse bilhete específico.
Os membros da sua equipa podem responder a esta conversa existente para comunicar com o utilizador final, ou podem criar mensagens internas para os seus membros da equipa. As conversas internas são ocultadas dos utilizadores finais, uma vez que são apresentadas como uma “Resposta Interna”. Isto é útil, uma vez que permite aos membros da equipa resolver o bilhete através de esforços colaborativos e fornecer informações mais precisas às partes interessadas.
Além disso, as partes interessadas também podem iniciar o envolvimento através da funcionalidade de aplicação Livechat no OneDesk. O chat ao vivo permite que as suas partes interessadas enviem anexos e realizem conversas em tempo real. Uma vez que os formatos de chat são de natureza instantânea, as questões ou problemas podem ser resolvidos imediatamente pelos membros da sua equipa. Além disso, a funcionalidade de chat ao vivo da OneDesk também assinala a conversa, o que ajuda a sua equipa a verificar o tempo de conversação em caso de qualquer disputa.
Os bilhetes requerem ação imediata e podem ser resolvidos rapidamente. No entanto, quando um bilhete se torna um trabalho de dois níveis que envolve trabalho adicional ou planeamento, torna-se uma tarefa. Pode converter esses bilhetes numa tarefa ou simplesmente criar uma nova tarefa na aplicação Tarefa. Em seguida, vamos dar uma olhada no lado de gestão de projetos da OneDesk.
Os membros da sua equipa podem registar o seu tempo em tarefas no OneDesk e introduzir a percentagem completa das tarefas atribuídas. O trabalho é registado através da criação de uma folha de tempo ou da execução de um temporizador de tarefas. Ao submeter uma folha de tempo, preencha o trabalho feito, o estado atual deste item, percentagem completa, etc.
Por exemplo, você pode quebrar um grande projeto planejando uma angariação de fundos em tarefas simples, atribuindo-as aos membros da sua equipa com base na sua experiência. Também pode criar um calendário de planeamento para uma tarefa específica, ajudando-o a gerir as horas de projeto.
Entendemos que planear angariações de fundos e escrever o lançamento do evento requer colaboração. Nesse caso, pode realizar conversas a partir do formulário de tarefa. Ao envolver-se com os membros da sua equipa, pode produzir uma maior qualidade de trabalho e cobrir todos os detalhes associados a eventos de planeamento. Também pode anexar e enviar pastas importantes para vários indivíduos ou equipas, permitindo-lhes localizar rapidamente os anexos e descarregá-los nos seus computadores.
Pode organizar as suas tarefas dentro da estrutura do projeto ou adicioná-las a diferentes pastas ou carteiras dentro do projeto. Você poderia criar um modelo de projeto para projetos recorrentes semelhantes, como os seus relatórios anuais ou newsletters. Basta clonar o projeto cada vez que trabalhar num projeto semelhante.
Pode utilizar as opções de visualização padrão ou personalizadas para monitorizar o progresso destas tarefas. Os layouts de visualização padrão no OneDesk são os seguintes:
A vista árvore organiza bilhetes ou tarefas numa hierarquia.
A vista plana mostra os bilhetes e tarefas sem a estrutura da hierarquia.
O gráfico gantt mostra o seu planeamento versus o seu trabalho real e permite-lhe criar dependências de tarefas para levar os membros da sua equipa a terminar uma tarefa antes de começar a seguinte.
O Status board organiza todas as tarefas pelo seu estatuto de ciclo de vida. Pode arrastar e largar a tarefa para alterar o seu estatuto.
A visualização do Calendário apresenta todos os horários das tarefas para mantê-lo informado quando uma tarefa é devida.
O painel organiza todos os bilhetes sob a forma de gráficos e gráficos de tartes. Estes gráficos podem ser descarregados em diferentes formatos. Pode utilizar as tabelas para o seu relatório anual, newsletters ou qualquer relatório para as suas partes interessadas.
No OneDesk, pode criar todas as vistas que precisa para o ajudar a gerir os seus bilhetes e tarefas. As minhas vistas permitem-lhe personalizar as vistas de acordo com as suas necessidades. Para criar as suas vistas personalizadas, precisa de selecionar um layout e adicionar filtros, grupos e colunas.
O OneDesk permite-lhe criar relatórios de folhas de tempo, que são ficheiros CSV que podem ser importados no Microsoft Excel. Estes relatórios são registos de dados das propriedades da folha de tempo apresentadas num formato de dados tabulares. O nome do item, prioridade, tipo de faturação, nome do solicitador são algumas informações necessárias que podem ser mostradas dentro dos relatórios da folha de horas. No entanto, outras informações críticas, como a percentagem concluída, podem ser apresentadas para relatórios internos. A aplicação da folha de tempo OneDesk permite ao administrador aprofundar-se ao criar relatórios. Por conseguinte, os relatórios da folha de tempo podem apresentar dados internos, tais como o nome de cessionário, a equipa nomeada e muito mais.
Também pode criar relatórios mais aprofundados no OneDesk.
Devem estar a perguntar-se como é que todas as partes podem manter-se atualizadas. Por predefinição, as notificações por e-mail saem para os seguidores dos bilhetes para qualquer alteração de estado ou mensagem que envie. Da mesma forma, as suas partes interessadas podem procurar atualizações no seu portal de clientes, e notificações adicionais com automatizações de fluxos de trabalho podem ser estabelecidas.
Além disso, você pode encontrar integrações com outros serviços aqui.
O OneDesk permite-lhe completar todo o seu trabalho numa plataforma. Pode integrar-se facilmente com software de contabilidade como o QuickBooks e criar os seus relatórios financeiros sem assinar a sua conta OneDesk. Além disso, também pode integrar-se com outras aplicações. A OneDesk tem as suas integrações incorporadas que lhe permitem integrar-se perfeitamente com outros serviços. Pode também integrar-se com as aplicações com mais de 2000 apoiadas pela Zapier.
O OneDesk tem todas as capacidades para agilizar o seu fluxo de trabalho. Com o OneDesk, pode capturar, automatizar, gerir e rastrear os seus bilhetes de apoio, permitindo que você e a sua equipa tomem as medidas necessárias para resolver o problema imediatamente. Com as funcionalidades de gestão de projetos da OneDesk, pode atribuir trabalho à equipa apropriada e acompanhar o progresso dos seus projetos em vários layouts de visualização.
Os membros da sua equipa podem submeter as suas folhas de tempo para todo o seu trabalho, permitindo-lhe gerir melhor as suas horas. Além disso, a OneDesk também ajuda a manter as suas partes interessadas no circuito. Através de aplicações de clientes como formulários web e portais de clientes, os seus membros, doadores, voluntários e colaboradores podem contactá-lo com pedidos específicos, eliminando os problemas associados a longas linhas de e-mail.
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