Organiza\u00e7\u00f5es de caridade podem ser institui\u00e7\u00f5es complexas. \u00c0 primeira vista, muitos deste tipo de organiza\u00e7\u00f5es podem parecer apenas focadas no marketing e finan\u00e7as, mas com tudo cada vez mais em movimento online, mais vias s\u00e3o abertas para o trabalho feito num computador. Para organiza\u00e7\u00f5es de caridade baseadas num ambiente universit\u00e1rio, estas organiza\u00e7\u00f5es tamb\u00e9m teriam de acompanhar a presen\u00e7a t\u00e9cnica da universidade. Esta necessidade s\u00f3 se torna mais cr\u00edtica se a organiza\u00e7\u00e3o lidar diretamente com os estudantes universit\u00e1rios e estiver centrada em ajud\u00e1-los. Pode ser dif\u00edcil acompanhar as quest\u00f5es levantadas pelos alunos, juntamente com a gest\u00e3o de campanhas para angariar dinheiro e consciencializa\u00e7\u00e3o entre v\u00e1rias equipas.<\/p>\n
Tivemos um cliente recentemente vindo at\u00e9 n\u00f3s nesta situa\u00e7\u00e3o. Este cliente \u00e9 uma organiza\u00e7\u00e3o de caridade sem fins lucrativos que representa estudantes numa universidade. Possuem uma s\u00e9rie de departamentos diferentes \u2013 incluindo a sua sucursal comercial, sucursal de caridade, marketing, design, comunica\u00e7\u00f5es e equipas de TI \u2013 compostas por cerca de 60 colaboradores em todos os mesmos. A solu\u00e7\u00e3o que o nosso cliente procura gira em torno de pedidos de entrada para a sua equipa de TI e como fazer campo, gerir e rastre\u00e1-los. Tamb\u00e9m gostariam de utilizar algum software que permita a todos os departamentos fazer uma gest\u00e3o de projetos de forma mais eficiente. Uma vez que o nosso cliente est\u00e1 focado em apoiar e servir os estudantes universit\u00e1rios, eles tamb\u00e9m gostariam da capacidade de permitir que os estudantes registassem diretamente os pedidos no sistema.<\/p>\n
Desde o in\u00edcio, o conjunto de ferramentas da OneDesk disp\u00f5e de um helpdesk s\u00f3lido. Com a capacidade de capturar pedidos de entrada manualmente atrav\u00e9s do OneDesk ou automaticamente atrav\u00e9s de e-mail, tudo o que entra no sistema \u00e9 rastreado como um bilhete. Estes bilhetes cont\u00eam todas as informa\u00e7\u00f5es necess\u00e1rias para acompanhar e fazer o trabalho, podendo at\u00e9 conter campos personalizados. Os bilhetes de informa\u00e7\u00e3o b\u00e1sica geralmente cont\u00eam nome, cession\u00e1rio, prioridade e detalhes. O nosso cliente mencionou que estavam interessados em ter v\u00e1rios campos para introduzir descri\u00e7\u00f5es da obra, afirmando que o campo de detalhes n\u00e3o era suficiente. Utilizando campos personalizados, o nosso cliente pode ent\u00e3o definir campos de descri\u00e7\u00e3o adicionais para guardar todas as informa\u00e7\u00f5es do bilhete. Juntamente com campos personalizados, o OneDesk tamb\u00e9m oferece personaliza\u00e7\u00e3o em termos de fluxos de trabalho. Por padr\u00e3o, cada tipo de bilhete no OneDesk segue um fluxo de trabalho b\u00e1sico que descreve os diferentes estatutos que um bilhete passa do in\u00edcio ao fim. Para cada tipo de bilhete, estes status podem ser editados, adicionados e removidos de acordo com os processos atuais do nosso cliente.<\/p>\n
Como uma institui\u00e7\u00e3o de caridade dedicada a servir os estudantes da universidade, \u00e9 crucial que o nosso cliente tenha alguns meios atrav\u00e9s dos quais os alunos podem registar pedidos. Com o nosso portal de clientes, o nosso cliente pode fornecer um m\u00e9todo seguro e regulado para os alunos verem e levantarem problemas. Desde o aspeto geral e a sensa\u00e7\u00e3o aos formul\u00e1rios pelos quais os dados s\u00e3o introduzidos, grande parte do portal do cliente \u00e9 configur\u00e1vel. O nosso cliente mencionou que eles fazem diferentes tipos de pedidos que podem ser tratados por diferentes equipas. O portal do cliente pode incluir formul\u00e1rios separados para cada tipo de bilhete que o nosso cliente especificou. Por exemplo, o nosso cliente pode ter bilhetes de suporte de TI e bilhetes de servi\u00e7o comercial. No seu portal de clientes, podem configurar um formul\u00e1rio para pedidos de suporte de TI e um formul\u00e1rio separado para pedidos de servi\u00e7o comercial. Em cada formul\u00e1rio, o nosso cliente pode ent\u00e3o exigir que certos campos sejam preenchidos pelos alunos e at\u00e9 mesmo permitir que os anexos sejam carregados.<\/p>\n
Em termos de gest\u00e3o de projetos, a OneDesk tem software espec\u00edfico para satisfazer essa necessidade. Semelhante ao helpdesk em termos de rastreio de itens de trabalho, o nosso software de gest\u00e3o de projetos gira em torno do conceito de tarefas em vez de bilhetes. O conceito de tarefas \u00e9 semelhante aos bilhetes em termos de como podem ser geridos atrav\u00e9s de fluxos de trabalho e atualizados com todos os detalhes relevantes para que seja trabalhado. A principal diferen\u00e7a entre a gest\u00e3o de projetos da OneDesk e as ofertas de helpdesk \u00e9 que as tarefas do projeto podem ser planeadas em termos de um projeto maior. Com uma variedade de vistas padr\u00e3o, os projetos rastreados no OneDesk podem ser vistos e geridos de qualquer forma que fa\u00e7a mais sentido para o nosso cliente. Por exemplo, se a equipa de TI do nosso cliente estiver a trabalhar num projeto para desenvolver um novo software interno, eles podem querer usar a vista do cart\u00e3o para ver facilmente que trabalho est\u00e1 em andamento ou agora conclu\u00eddo. As vistas personalizadas tamb\u00e9m podem ser criadas com base na filtragem e agrupamento que o nosso cliente pode especificar. Estas vistas personalizadas podem emergir insights e definir m\u00e9tricas para avaliar o projeto.<\/p>\n
Um benef\u00edcio subtil ao usar o OneDesk como o principal reposit\u00f3rio de itens de trabalho \u00e9 como as comunica\u00e7\u00f5es em torno do trabalho tamb\u00e9m s\u00e3o geridas e centralizadas. Cada bilhete ou tarefa tem uma sec\u00e7\u00e3o para conversas, que pode conter mensagens que s\u00e3o vis\u00edveis para todos os utilizadores ou apenas para a equipa interna. Juntamente com as conversas, outra ferramenta de comunica\u00e7\u00e3o \u00e9 o conceito de seguidores. Os seguidores geralmente incluem quaisquer partes interessadas que precisam ser mantidas atualizadas sobre como um item de trabalho est\u00e1 a ir. O nosso cliente delineou um caso em que a sua equipa de TI trabalha num pedido e anexa um ficheiro ao bilhete. Idealmente, gostariam que o ato de anexar um ficheiro desencadeasse uma notifica\u00e7\u00e3o ao utilizador que registou o pedido inicial. Com o sistema de seguidores da OneDesk, por padr\u00e3o, quaisquer altera\u00e7\u00f5es s\u00e3o enviadas por e-mail a todos os que est\u00e3o a seguir um bilhete. Como o rep\u00f3rter do bilhete \u00e9 automaticamente adicionado como um seguidor, esta comunica\u00e7\u00e3o acontecer\u00e1 automaticamente, sem configura\u00e7\u00e3o adicional.<\/p>\n
Tendo em conta quantas equipas e departamentos a organiza\u00e7\u00e3o do nosso cliente \u00e9 composta, n\u00e3o \u00e9 surpresa que precisem de uma ferramenta para a gest\u00e3o de projetos para todas estas equipas. Como uma organiza\u00e7\u00e3o de caridade, o nosso cliente est\u00e1 focado em apoiar a sua comunidade de estudantes, e por isso faz sentido que eles usem um helpdesk para gerir todos os seus pedidos de entrada. Com estas duas necessidades definidas, a OneDesk faz sentido como solu\u00e7\u00e3o para elas. Com uma forma intuitiva de organizar o trabalho de projeto que se traduz em todos os pedidos de ajuda, \u00e9 claro para o nosso cliente que o OneDesk satisfaz as suas necessidades agora e oferece flexibilidade suficiente para continuar a faz\u00ea-lo no futuro.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"
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