Нет недостатка в программном обеспечении, которое позиционируется как одно из основных для повседневного бизнеса. От бухгалтерского учета до закупок и отчетности предприятиям необходимо различное программное обеспечение, чтобы продолжать работать. Из-за огромного количества вариантов сложно не только найти все инструменты, необходимые для охвата всех аспектов их операций, но также и обеспечить бесперебойную работу всех этих частей. Часто одно программное обеспечение не интегрируется с другим, что требует индивидуального решения или компромисса. По этой причине многие программные решения предлагают полные наборы инструментов, которые гарантированно работают вместе, но сами по себе не полностью удовлетворяют потребности во всех областях. Это стремление к интеграции между программным обеспечением не является чем-то необычным, поэтому, когда к нам обратился клиент в поисках решения, мы смогли подчеркнуть, как OneDesk отвечает этим требованиям.
Наш клиент – ИТ-компания, специализирующаяся на услугах Wi-Fi. Взаимодействие со своими клиентами варьируется от разовых транзакций по продаже и установке оборудования до проектов мероприятий и повторяющихся управляемых услуг. Хотя их текущее программное обеспечение для управления проектами отвечает большинству их основных потребностей, все еще существуют невыполненные требования со стороны различных отделов, которые не могут быть выполнены без значительных денежных затрат. Эти требования в основном касаются автоматизации и интеграции, которые повысят их эффективность и упростят рабочие процессы. Часть работы наших клиентов требует использования инструмента CRM (управления взаимоотношениями с клиентами), и, хотя они не ожидают, что OneDesk предоставит им это, они признают, что возможность подключить управление их проектами к CRM не является необоснованной просьбой.
Приложение для управления проектами OneDesk основано на простой концепции иерархий. Регистрируемые задачи назначаются проектам, которые могут быть организованы в папки и составлять более крупные портфели. Задачи содержат всю информацию, относящуюся к связанной работе, от описания до исполнителя и любых разговоров о ней. Эта настройка хранит информацию о задачах в удобном и централизованном месте. Помимо сведений о самих задачах, наш клиент также может указать рабочий процесс и статусы, через которые проходит задача при ее планировании, выполнении, тестировании и развертывании. По мере выполнения задачи статус может обновляться, чтобы отражать текущее состояние. В рабочие процессы входит одна из выдающихся функций OneDesk: автоматизация рабочих процессов. Чтобы настроить его, нашему клиенту просто нужно определить набор критериев и последующее действие, которое должно быть выполнено автоматически, как только эти критерии будут выполнены. Эта автоматизация может запускаться на основе статусов, определенных значений полей и даже по расписанию. Легко понять, почему нашего клиента заинтересовали эти средства автоматизации, поскольку в некоторых случаях они могут сделать работу самоуправляемой.
Интеграция была главной задачей для нашего клиента и была основным камнем преткновения с точки зрения предыдущего программного обеспечения для управления проектами. Часто для интеграции двух продуктов требуются индивидуальные разработки, которые могут быть дорогостоящими и трудоемкими. Наш клиент, в частности, искал интеграции со своим веб-сайтом для своих отделов продаж и маркетинга, где заполняется форма, а затем автоматически предпринимаются действия, чтобы привлечь этого потенциального клиента к воронке продаж. Хотя нет простой интеграции OneDesk для работы с существующей формой, у нас есть настраиваемые веб-формы, которые наш клиент может показывать клиентам, которые превращают введенные данные в рабочие элементы в OneDesk. Эти формы можно настроить так, чтобы они требовали всей необходимой информации, которая переводится в поля в заявке OneDesk. Оттуда наш клиент может затем создать автоматизацию рабочего процесса для выполнения определенных действий при поступлении этих данных. Что касается полного решения для всех их команд, наш клиент признал, что OneDesk, вероятно, не будет единственным программным обеспечением, которое они используют. Имея это в виду, мы выделили широкий спектр интеграций Zapier, уже созданных для интеграции OneDesk с различным другим программным обеспечением. Даже если решение еще не существует, наш клиент был рад узнать, что с помощью Zapier можно просто что-то настроить.
Хотя основная цель OneDesk не в том, чтобы быть ведущим поставщиком программного обеспечения CRM, поскольку наш клиент озабочен интеграцией инструментов в рабочие процессы, стоит изучить гибкость OneDesk и погрузиться в то, как функциональность CRM может быть реализована в наших существующих приложениях. Поскольку OneDesk основан на простой, достаточно обобщенной иерархии для организации работы, эту концепцию можно использовать не только для управления проектами. Хотя OneDesk уже имеет концепцию клиентов, для более полного воспроизведения опыта CRM наш клиент может настроить новый тип заявки для представления клиентов и указать настраиваемые поля для сбора всех соответствующих деталей. Затем с этим типом заявки будет связан собственный рабочий процесс, который можно настроить для представления различных состояний и статусов взаимоотношений с клиентами. Наряду с отслеживанием состояния отношений с клиентами, используя билеты для представления клиентов, наш клиент также может сохранять конфигурации клиентов в этих билетах в качестве вложений. Учитывая услуги и постоянную поддержку, которые они предоставляют, это было очень серьезной проблемой для нашего клиента, с которой можно очень просто справиться. Перенеся свою CRM в OneDesk, наш клиент может отслеживать своих клиентов так же, как и свою работу. Как и в случае с любыми билетами и задачами в OneDesk, наш клиент также может создавать автоматизацию рабочего процесса, чтобы упростить управление своими отношениями с клиентами.
Несмотря на то, что существует так много программных решений, иногда бывает сложно или даже невозможно найти правильный инструмент, который сделает все это. Благодаря гибкости OneDesk это становится меньшей проблемой. OneDesk – это инструмент-хамелеон; OneDesk, основанный на простой организационной иерархии, может быть адаптирован для различных сценариев использования. Тем не менее, могут быть случаи, когда OneDesk не удовлетворяет все потребности. Для этих пользователей интеграция Zapier может быть использована для безупречного взаимодействия OneDesk с другим программным обеспечением. Это дает пользователям лучшее из обоих миров без необходимости самостоятельно разрабатывать решение.