Учет рабочего времени агентства относится к процессу мониторинга и регистрации количества времени, которое агентство и его сотрудники тратят на клиентские проекты и задачи. Агентство — это широкий термин, охватывающий такие виды бизнеса, как государственные учреждения, маркетинговые агентства и креативные услуги. В сегодняшнем блоге мы рассмотрим некоторые стратегии внедрения и использования учета времени в условиях агентства.
Зачем агентству отслеживать время?
Учет времени важен для агентств по ряду причин, в том числе:
- Выставление счетов и выставление счетов. Агентства очень часто выставляют счета своим клиентам в зависимости от количества отработанных часов. Точный учет времени необходим для точного выставления счетов. Это также помогает агентствам оставаться прибыльными, а также поддерживать доверие и прозрачность со своими клиентами.
- Отслеживание и планирование проекта. Учет времени — это способ получить представление о времени, затраченном на выполнение задач. Благодаря этим показателям агентства могут лучше строить планы на будущее и эффективно распределять ресурсы. Кроме того, агентства могут отслеживать ход проекта в режиме реального времени.
- Отчетность и мониторинг производительности. Учет рабочего времени может помочь агентствам оценить производительность сотрудников. Создавайте отчеты по временным показателям и улучшайте процессы с течением времени, используя подход, основанный на данных.
- Отслеживание затрат и доходов. Используйте показатели отслеживания времени, чтобы принимать более обоснованные решения относительно оценок цен. Вы превысили бюджет последнего проекта? Переоцените свои расценки и оценки на основе времени, измеренного в проекте. С помощью программного обеспечения для отслеживания рабочего времени агентства вы также можете динамически управлять ресурсами, чтобы ваше агентство не превышало бюджет.
- Юридические требования. Учет времени иногда необходим в зависимости от местоположения и отрасли. Это может включать соблюдение или другие юридические требования, требующие отчетности, такие как законы о заработной плате, ведение документации или налоговые цели.
Как агентства отслеживают время?
Выбор метода и инструмента может зависеть от конкретных потребностей агентства, характера проводимой работы. Методы учета рабочего времени могут включать в себя: Традиционные табели учета рабочего времени, бумажные или цифровые. Часы для хронометража, физические часы, на которых сотрудники пробивают и уходят. Программное обеспечение для учета рабочего времени или управления работой, приложения с таймерами или расписаниями для регистрации времени из Интернета или мобильного приложения. Эти инструменты учета времени часто предоставляют отчеты, выставление счетов и другие встроенные функции для оптимизации рабочих процессов.
Стратегии учета времени для агентств
Вот несколько стратегий для эффективного внедрения учета рабочего времени в агентствах:
Установите четкие ожидания
Четко сообщите о своем процессе учета рабочего времени, особенно когда к вашей команде присоединяются новые сотрудники. Подчеркните, почему важен учет времени, сосредоточив внимание на том, как он используется в вашем агентстве.
Используйте подробные табели учета рабочего времени
Используйте табели учета рабочего времени, которые легко (а в идеале автоматически) фиксируют всю информацию, необходимую для точного выставления счетов и ведения учета. Подробная информация может включать даты выполнения работы, связанного клиента и статус оплаты.
Стандартизируйте учет рабочего времени
Установите стандартизированные методы и рекомендации по учету рабочего времени, которым должны следовать все члены команды. Сюда входит категоризация и частота подачи заявок.
Внедрить программное обеспечение для учета рабочего времени
Выберите инструмент учета рабочего времени, который соответствует потребностям вашего агентства. Программное обеспечение для учета рабочего времени позволяет вашему агентству регистрировать время выполнения клиентских задач. Функции включают автоматический учет рабочего времени и настраиваемые расписания. Ищите дополнительные функции, такие как совместная работа в команде, отслеживание проектов и клиентов, а также возможности отчетности. OneDesk — это инструмент управления работой, созданный с учетом потребностей профессиональных сфер услуг. Создавайте клиентские проекты и задачи, а затем записывайте время с помощью автоматических таймеров или расписаний. Отправлять табели учета рабочего времени в OneDesk легко, поскольку многие свойства генерируются автоматически. Например, если задача предназначена для определенного клиента, расписание также будет связано с этим клиентом.
Автоматизируйте везде, где это возможно
Многие программные решения включают в себя возможности автоматизации учета рабочего времени. Настройте средства автоматизации в соответствии с вашими конкретными рабочими процессами. Автоматизация может помочь сэкономить время, выполняя определенные действия без дополнительной работы. Некоторые примеры могут включать в себя: обновление статуса оплаты в расписании, отправку уведомлений менеджерам при регистрации определенных расписаний и многое другое.
Статьи по Теме