Расшифровка:
Управление проектами в области креативного дизайна полагается на общение для преобразования визуальных идей в конкретные планы. Выполнение этих планов зависит от сотрудничества команды и постоянной обратной связи от клиентов от начала до конца. В результате творческие проекты имеют более длительные сроки, частые пересмотры и постоянную реструктуризацию приоритетов задач. Но, как и в любом другом проекте, есть сроки и бюджет, которые необходимо соблюдать, чтобы выполнить качественную работу. Вот почему крайне важно инвестировать в надежную систему, которая обеспечивает организацию, гибкость и управление контактами, чтобы максимизировать творческие способности команды.
OneDesk – это сочетание службы поддержки и управления проектами в одном приложении. С OneDesk вы можете поддерживать своих клиентов и управлять проектами без необходимости покупать, изучать, интегрировать и переключаться между несколькими приложениями. OneDesk упрощает предоставление проактивной поддержки, что приводит к лучшему общению и укреплению отношений с клиентами. Что касается управления проектами, OneDesk позволяет создавать задачи и организовывать их в проекты или портфолио, которые затем можно назначать членам вашей команды и отслеживать в нескольких макетах просмотра.
На этой панели вы можете создавать проекты и портфолио. Эти портфели служат контейнерами для ваших проектов. Портфели могут быть названы в соответствии с именем клиента, организацией клиента, типом проекта или отделами вашей операции, управляющими назначенными проектами.
Eclectic Studios – это компания по производству видео, в которой есть такие отделы, как графический дизайн, управление контентом, аудиоработа, производство и многое другое. На своем веб-сайте студия включает в себя ряд форм контактных запросов для деловых запросов, запросов предложений и запросов о работе. Эти контактные формы генерируют запросы клиентов, которые затем объединяются в портфели на основе названия отдела и проектов, посвященных конкретному запросу клиента.
Например, мы создали портфолио под названием «Онлайн-запросы». Это портфолио содержит несколько проектов, которые включают запрос контакта для нового бизнеса, запрос коммерческого предложения и возможности работы. Каждый из этих проектов содержит запросы клиентов и запланированные задания, которые можно просмотреть с помощью приложения «Тикеты и задачи».
Ваши клиенты могут связаться с вами через ваши онлайн-каналы, такие как электронная почта, контактные формы на веб-сайте или живые чаты. OneDesk будет собирать подробную информацию об этих запросах и создавать заявки для всех каналов в едином унифицированном представлении. Билеты требуют немедленного внимания и могут быть решены сразу же. В OneDesk вы можете создавать билеты несколькими способами.
Первый способ – автоматически перенаправить ваше письмо службы поддержки на указанный здесь адрес электронной почты. Когда клиент отправляет электронное письмо на ваш адрес электронной почты службы поддержки, OneDesk перехватывает это письмо и сгенерирует тикет. Вся важная информация в электронном письме будет отражена в билете.
Второй – получение запроса через приложение живого чата. Приложение онлайн-чата OneDesk – это клиентское приложение, которое способствует общению с вашими клиентами в режиме реального времени. Вы можете настроить окно чата, указав свой логотип, цветовую схему компании и добавить аватар BOT. После того, как клиент отправит вам сообщение через чат, члены вашей команды смогут просмотреть это в своем приложении Messenger, ответить и создать тикет из разговора. При этом OneDesk связывает тикет и беседу вместе, позволяя вашей команде просматривать все необходимые данные с одной платформы.
Каждый раз, когда клиент отправляет запрос по электронной почте, OneDesk автоматически создает запись о клиенте и классифицирует инициатора запроса билета в соответствии с его организацией. Кроме того, ваши клиенты могут связаться с вами через веб-формы, которые собирают всю информацию и генерируют заявки на вашей панели инструментов.
Ваши клиенты могут получить доступ к вашему порталу, чтобы задать вам вопросы. Эти вопросы могут касаться бизнес-запросов или запросов коммерческого предложения, которые затем могут быть отправлены вам через веб-формы.
После отправки ваши клиенты могут общаться с членами вашей команды и просматривать свои заявки. Чтобы сохранить конфиденциальность этой информации, вы можете потребовать от своих клиентов войти на портал, чтобы отслеживать ход выполнения их заявок в службу поддержки. Кроме того, вы можете контролировать, что могут видеть ваши клиенты, и предоставлять доступ на основе ролей для обработки конфиденциальной информации. Вы также можете включить параметры просмотра для клиентов, чтобы фильтровать заявки по типу запроса на билет, проекту, которому он принадлежит, и т. Д.
Веб-формы собирают всю необходимую информацию от ваших клиентов и генерируют заявки на вашей панели инструментов. Вы можете создать несколько веб-форм в OneDesk. Эти формы связаны с конкретными типами заявок, организуются и отделяются одна от другой. Чтобы создать веб-формы, вам нужно перейти в настройки администрирования в OnDesk, а затем прокрутить вниз до «Клиентские приложения», чтобы выбрать веб-формы. Выберите тип заявки для создания веб-формы и введите все свойства, связанные с формой.
Веб-форма по умолчанию включает 3 основных свойства: тему, описание и вложения. Когда тикет создается на вашей панели управления, тема, описание и вложения также фиксируются в тикете.
В OneDesk веб-формы можно настраивать, добавляя настраиваемые поля. Чтобы создать настраиваемые поля, вы должны сначала определить тип информации, которую вы хотите собирать от своих клиентов. Вы можете выбирать поля на основе текста, числа, даты, стоимости и выбора, а затем соответствующим образом назвать настраиваемое поле на основе вашего выбора. Эти поля могут быть настроены по мере необходимости для сбора важной информации от ваших клиентов.
Например, вы можете создать веб-форму для клиентов, у которых могут возникнуть вопросы по вашим поясняющим видео. Они могут перейти на ваш клиентский портал и выбрать веб-форму под названием «Видео с объяснениями». Затем вы можете добавить стандартные или настраиваемые поля для сбора соответствующей информации, необходимой для разрешения заявки. Вы также можете настроить эти поля так, чтобы они были обязательными, чтобы обеспечить сбор всей необходимой информации.
После того, как ваш клиент заполнит выбранную веб-форму, вы создадите билет в своем приложении Ticket в OneDesk.
Билет позволяет вам увидеть детали, которые были заполнены в веб-форме. Затем вы можете назначить этот билет конкретному человеку, команде или отделу. OneDesk позволяет назначать тикету нескольким членам команды и отделам. Однако вы можете исключить назначение команд вручную путем автоматизации процесса.
Автоматизация рабочих процессов – это правила, которые позволяют автоматизировать действия в OneDesk. Эти автоматизации содержат 3 элемента: фильтры, триггеры и действия. Синие теги представляют тип вашего тикета и служат фильтрами, оранжевый тег представляет триггерное событие, а зеленый тег представляет действия, которые OneDesk предпримет, когда это триггерное событие произойдет с этими элементами. Как только правила будут установлены, OneDesk сгенерирует имя для вашей автоматизации. В противном случае у вас есть возможность переименовать автоматизацию.
OneDesk может автоматизировать ваш рабочий процесс и исключить любое ручное вмешательство для направления заявок в соответствующую команду или проект. С помощью OneDesk Workflow Automations вы можете направлять элементы в команды и проекты, автоматически отвечать клиентам, добавлять настраиваемые уведомления и многое другое. Чтобы создать свою автоматизацию, вы переходите к настройкам администрирования, затем щелкаете вкладку тикета и затем прокручиваете вниз до Workflow Automations.
Вы можете создать новую автоматизацию рабочего процесса или отредактировать существующую. Например, если потенциальный клиент отправляет запрос о новом бизнесе, вы можете направить этот запрос в свой отдел продаж и переключаться между пользователями каждый раз, когда создается новый билет. Равномерно распределенная ротация билетов позволит вам предоставить лучший сервис вашим клиентам.
Еще один способ повысить вашу эффективность – использовать автоматизацию для уведомления ваших клиентов об обновлениях их запрошенных билетов. Это позволит держать клиента в курсе событий и избавит от необходимости отправлять электронные письма, чтобы узнать о статусе билетов.
Коммуникация играет ключевую роль в творческих отраслях, поскольку идеи необходимо выражать клиентам и членам команды. В OneDesk вы можете взаимодействовать со своими клиентами разными способами.
Если клиенты хотят следить за своим тикетом, они могут либо ответить по электронной почте, либо создать беседу прямо с портала. Это сообщение появится в мессенджере, а также будет связано с этим конкретным тикетом.
Члены вашей команды могут отвечать на этот существующий диалог, чтобы общаться с конечным пользователем или создавать внутренние сообщения для членов своей команды. Внутренние разговоры скрыты от ваших клиентов, поскольку отображаются как «Внутренний ответ».
Набрав @username или @departmentname, вы можете донести свое сообщение до членов экспертной группы или отделов, которые лучше всего подходят для ответа на ваши вопросы. Приложение для обмена сообщениями позволяет вашей команде вести ежедневную переписку и сокращает длительное время ответа, связанное с электронными письмами. Приложение для обмена сообщениями особенно эффективно, поскольку оно поощряет быстрый ответ и устраняет откладывание решений, которые необходимы для успеха проекта.
Кроме того, клиенты также могут инициировать взаимодействие с помощью функции приложения Livechat в OneDesk. Иногда поделиться изображением, инструкциями в формате pdf или электронными таблицами проще, чем печатать информацию в чате. Приложение онлайн-чата OneDesk позволяет вашим клиентам отправлять вложения размером до 350 МБ. Эти вложения фиксируются в билетах и доступны для загрузки членами вашей команды непосредственно на свои компьютеры.
Поскольку форматы чата являются мгновенными по своей природе, вопросы или проблемы могут быть немедленно решены членами вашей команды. Кроме того, функция живого чата OneDesk отмечает время разговора, что помогает вашей команде проверять время разговора в случае возникновения каких-либо споров.
Те, кто работает в творческих отраслях, одновременно работают над несколькими проектами. Эти проекты основаны на концепции и созданы на основе вдохновения. Это затрудняет процесс планирования проекта из-за отсутствия строгих последовательных сроков. На самом деле очень часто переходят от одной задачи к другой.
В OneDesk вы можете разбить эти проекты на задачи. Задачу можно определить как работу, требующую тщательного планирования и выполнения. Вы можете преобразовать заявку в задачу или просто создать новую задачу в приложении «Задача».
Члены вашей команды могут регистрировать свое время на задачах в OneDesk и вводить процент выполнения назначенных задач. Работа регистрируется путем создания расписания или запуска таймера задачи. При отправке расписания вы указываете, сколько работы было выполнено, текущий статус этого элемента, процент выполнения и т. Д.
Для графических дизайнеров процесс дизайнерского мышления включает три этапа: вдохновение, замысел и реализацию. Первая задача проекта включает в себя мозговой штурм идей и концепций с командой. Как только идеи отмечены, члены команды переходят ко второй фазе проекта – исследованию. Когда исследование будет завершено и идеи будут концептуализированы, команда покажет их клиенту и дождется одобрения или обратной связи. Если была предложена обратная связь, команда будет пересматривать концепцию дизайна, пока клиент не выйдет из нее. Как только концепция будет одобрена, команда перейдет к оформлению, то есть к эскизу, а затем к дизайну. Каждый шаг требует одобрения клиентов и может потребовать нескольких доработок до тех пор, пока не будет готов конечный продукт.
Проще говоря, каждый шаг требует сотрудничества с клиентом и членами команды. Например, команда графического дизайна будет делиться своей концепцией с командой видеопроизводства на каждом этапе пути, чтобы убедиться, что их концепции дизайна сочетаются с темой видео. В OneDesk вы можете вести беседы из форм задач. Это позволяет вам взаимодействовать со всеми сторонами и помогает принимать решения в одностороннем порядке. Помимо ведения разговоров, вы также можете прикреплять и отправлять важные папки нескольким людям или группам, что позволяет им находить вложения и быстро загружать их на свои компьютеры.
Вы можете организовать свои задачи внутри структуры проекта или добавить их в разные папки или портфели внутри проекта. Вы можете создать шаблон проекта для подобных повторяющихся проектов, таких как Video Production.
Просто клонируйте проект каждый раз, когда вы работаете над аналогичным проектом. Таким образом, у вас может быть существующий шаблон каждый раз, когда вы работаете над этими повторяющимися проектами. Это особенно полезно, поскольку у вас есть возможность выбрать элементы и свойства, которые вы хотите скопировать из исходного проекта в проект клонирования.
В OneDesk есть несколько уникальных представлений, которые помогут вам анализировать свои задачи. С помощью представлений OneDesk члены команды могут визуализировать текущие действия по всем элементам, что затем помогает вам правильно расставлять приоритеты и принимать более разумные решения.
Представление «Диаграммы Ганта» особенно полезно для эффективного планирования проектов, управления рабочей нагрузкой и производительностью. Диаграммы Ганта состоят из горизонтальных полос, которые указывают график проекта на горизонтальной временной шкале. Каждая полоса представляет задачу, причем левый конец полосы указывает дату начала задачи, а правый конец полосы отображает дату окончания задачи. В OneDesk у нас есть два типа диаграмм Ганта: диаграмма Ганта уровня задачи (где столбцы представляют задачи) и диаграмма Ганта уровня проекта (где столбцы представляют проекты). Вы можете связать задачи, чтобы создать зависимости задач, чтобы члены вашей команды завершили одну задачу перед тем, как приступить к следующей. Вы также можете реструктурировать зависимости задач, используя функцию перетаскивания. Как только задачи будут связаны друг с другом, OneDesk рассчитает критический путь и предоставит вашей команде общую продолжительность проекта. Вы также можете добавить ограничения по дате, чтобы предотвратить планирование задачи на более поздний срок. Диаграмма Ганта также показывает ваше планирование в сравнении с вашей реальной работой. Синие полосы обозначают ваше планирование, а зеленая полоса представляет фактическое время, зарегистрированное вашей командой. Наличие синей полосы рядом с зеленой помогает визуально сравнить, насколько хорошо вы распланировали часы работы над проектом.
Вы также можете использовать панель состояния для обновления статуса вашей задачи. Доска состояния – это простое представление, в котором каждая задача представлена в виде карточки, и вы можете просто перетащить карточку из одного столбца в другой, чтобы обновить ее статус. Эта функция поможет с непоследовательной временной шкалой задач, которая связана с творческим управлением проектами.
Вы и члены вашей команды также можете найти полезным просмотр панели инструментов. Панели мониторинга предоставляют диаграммы и статистику, чтобы показать вам, как продвигаются ваши проекты или заявки. Вы также можете использовать панель мониторинга, чтобы сравнить, как продвигается проект A по сравнению с проектом B. Вы можете найти эти панели мониторинга в представлении Dashboard приложения «проекты».
Кроме того, вы также можете использовать более простые макеты просмотра, такие как дерево и плоский вид, для управления своими задачами. В представлении в виде дерева заявки или задачи упорядочиваются в иерархии. Плоское представление показывает заявки и задачи без иерархической структуры.
В OneDesk вы можете создавать все необходимые представления, которые помогут вам управлять своими билетами и задачами. Мои представления позволяют настраивать представления в соответствии с вашими требованиями. Чтобы создать свои персонализированные представления, вам необходимо выбрать макет и добавить фильтры, группы и столбцы.
Например, вы можете создать представление для отслеживания времени, потраченного членами команды на каждую отдельную задачу. С помощью этой функции вы можете отслеживать продуктивность членов вашей команды, чтобы менеджеры вашей команды знали, нужно ли переназначать задачи. С OneDesk становится легко переназначать задачи другим членам команды. Вы можете использовать карточную доску в стиле Канбан и настроить вид, чтобы видеть задачи каждого соответствующего члена команды и перемещать определенные задачи, чтобы передать их члену команды, у которого есть возможность поработать над ними.
Помимо этих стандартных макетов просмотра и систем фильтрации, вы также можете использовать мощные возможности отчетности OneDesk.
Вы можете создавать отчеты по заявкам, задачам, проектам или портфелям, используя существующие шаблоны отчетов или создав свои собственные. Отчеты создаются вручную или автоматически – с использованием системы автоматизации рабочего процесса OneDesk. Поддерживаемые форматы отчетов – это форматы PDF и CSV, и их можно отправлять по указанным адресам электронной почты.
Отчеты расписания особенно полезны при работе над сложными проектами. Это потому, что вы можете получить представление о том, как время проекта было использовано для решения различных типов задач и было ли это время оправданным. В результате вы можете предпринять необходимые шаги, чтобы улучшить свои возможности по планированию проектов и лучше управлять часами выставления счетов по проекту.
OneDesk позволяет создавать отчеты расписания, которые представляют собой файлы CSV, которые можно импортировать в Microsoft Excel. Эти отчеты представляют собой записи данных о свойствах расписания, представленные в табличном формате. Название позиции, приоритет, тип выставления счетов, имя запрашивающей стороны – это некоторая необходимая информация, которая может отображаться в отчетах расписания. Однако другая важная информация, такая как процент выполнения, может отображаться для внутренней отчетности. Приложение расписания OneDesk позволяет администратору глубже вникать в создание отчетов. Поэтому отчеты расписания могут отображать внутренние данные, такие как имя уполномоченного, назначенная команда и многое другое.
Вы можете включить системную электронную почту, чтобы уведомлять новых членов команды об их учетной записи пользователя или настройке пароля. Кроме того, вы можете отправлять приглашения по электронной почте, чтобы пригласить клиентов зарегистрироваться на вашем клиентском портале. Вы также можете настроить автоматизацию рабочего процесса, чтобы напоминать исполнителям о сроках выполнения их задач, и создать отдельную автоматизацию, чтобы уведомлять подписчика о любом изменении статуса или отправляемом вами сообщении.
OneDesk имеет все возможности для оптимизации вашего рабочего процесса. С OneDesk вы можете фиксировать, автоматизировать, управлять и отслеживать свои заявки в службу поддержки, что позволяет вам и вашей команде принять необходимые меры для немедленного решения проблемы. С помощью функций управления проектами OneDesk вы можете назначать работу соответствующей команде и отслеживать прогресс ваших проектов в нескольких макетах просмотра.
Члены вашей команды могут отправлять свои расписания для всей своей работы, что позволяет вам лучше управлять своим временем. Кроме того, OneDesk также помогает держать ваших клиентов в курсе. С помощью клиентских приложений, таких как веб-формы и клиентские порталы, ваши клиенты могут связываться с вами с конкретными запросами, устраняя проблемы, связанные с длинными цепочками писем. Кроме того, с помощью базы знаний OneDesk клиенты могут получить доступ к статьям самообслуживания, что поможет вам значительно снизить нагрузку на ваши тикеты.