Расшифровка:
Компании, оказывающие консалтинговые услуги и оказывающие профессиональные услуги, управляют несколькими клиентами и работают над несколькими проектами одновременно. Эти проекты могут быть сложными из-за меняющихся бюджетов, дат запуска, сроков выполнения и одобрения клиентов. В то же время существует потребность в системе управления контактами, чтобы отслеживать запросы клиентов. Следовательно, крайне важно инвестировать в надежную систему, которая устраняет необходимость в нескольких приложениях и нацелена на несколько функций одновременно.
OneDesk – это сочетание службы поддержки и управления проектами в одном приложении. С OneDesk вы можете поддерживать своих клиентов и управлять проектами без необходимости покупать, изучать, интегрировать и переключаться между несколькими приложениями. OneDesk позволяет вам круглосуточно оказывать поддержку и укреплять отношения с клиентами. С помощью функций управления проектами OneDesk вы можете отслеживать часы, создавать табели учета рабочего времени и экспортировать подробные отчеты для ваших клиентов. OneDesk позволяет вам управлять билетами и задачами, поддерживать базу знаний для ответов на вопросы и создавать автоматизацию для повышения производительности для всех членов команды.
На этой панели вы можете создавать проекты и портфолио. Эти портфели служат контейнерами для ваших проектов. Портфели могут быть названы в соответствии с именем клиента, организацией клиента, типом проекта или отделами вашей операции, управляющими назначенными проектами.
Saggio Legal Consultancy удовлетворяет потребности компаний и частных лиц в вопросах судебных разбирательств и разрешения конфликтов, а также в области коммерческого права. Эта юридическая фирма получает серию запросов клиентов о взыскании долгов, конфликтах между акционерами, банкротстве и несостоятельности и многом другом. Каждый запрос генерирует заявки, которые затем объединяются в портфели в OneDesk.
Например, мы создали портфолио под названием «Сервисные запросы». Этот портфель содержит несколько проектов, включая запросы на взыскание долгов, торговое право, открытие бизнеса и многое другое. Портфель состоит из нескольких проектов, содержащих запросы клиентов и запланированные задания, которые можно просмотреть с помощью приложения «Тикеты и задачи».
Консультационные фирмы полагаются на личные отношения и рекомендации для создания своего списка клиентов. Клиенты могут обратиться к вам за советом несколькими способами. Электронная почта, контактные формы на веб-сайте или чат – самые простые способы получить всю необходимую информацию от ваших клиентов. OneDesk отслеживает все запросы клиентов и создает заявки по всем каналам в едином унифицированном представлении. Билеты требуют немедленного внимания и могут быть решены сразу же. В OneDesk вы можете создавать билеты несколькими способами.
Самый простой способ поговорить один на один – через приложение живого чата. Приложение онлайн-чата OneDesk – это приложение для работы с клиентами, которое позволяет общаться с вашими клиентами в режиме реального времени и помогает вам немедленно решать проблемы. Приложение живого чата отличается широкими возможностями настройки: вы можете настроить окно чата, указав свой логотип, цветовую схему компании и добавить аватар BOT. После того, как клиент отправит вам сообщение через чат, члены вашей команды смогут просматривать это в своем приложении для обмена сообщениями, отвечать и создавать заявки из разговора. OneDesk связывает билет и беседу, позволяя вашей команде просматривать всю необходимую информацию на одной платформе.
Электронная почта позволяет вашим клиентам беспрепятственно выражать свои потребности. Вы можете легко автоматически переслать письмо службы поддержки на адрес электронной почты, указанный здесь. OneDesk сохранит все подробности сообщения вашего клиента и сгенерирует билет в приложении «Тикеты». Например, тема, описание и вложения электронного письма будут записаны в тикете, что позволит членам вашей команды более эффективно отвечать на запрос.
Кроме того, вы также можете создавать контактные формы для своих клиентов. Вы можете классифицировать свои контактные формы на основе общих вопросов или услуг, предоставляемых вашей фирмой. Например, Saggio создал контактные формы для каждой из предлагаемых юридических услуг. После того, как клиент отправит контактную форму, в приложении OneDesk для билетов создаются билеты.
Контактные формы очень эффективны, поскольку они собирают всю необходимую информацию от клиентов и требуют от них ответов на конкретные вопросы. Вы можете создать несколько контактных форм в OneDesk. Эти формы связаны с конкретными типами билетов, организуя и отделяя одну от другой. Чтобы сгенерировать эти формы, вам нужно перейти в настройки администрирования в OneDesk, а затем прокрутить вниз до Клиентские приложения для выбора веб-форм. Выберите тип заявки для создания веб-формы и введите все свойства, связанные с формой.
Форма обратной связи по умолчанию включает 3 основных свойства: тему, описание и вложения. Когда тикет создается на вашей панели управления, тема, описание и вложения также фиксируются в тикете.
В OneDesk контактные формы можно настроить, добавив настраиваемые поля.. Чтобы создать настраиваемые поля, вы должны сначала определить тип информации, которую вы хотите собирать от своих клиентов. Вы можете выбирать поля на основе текста, числа, даты, стоимости и выбора, а затем соответствующим образом назвать настраиваемое поле на основе вашего выбора. Эти поля могут быть настроены по мере необходимости для сбора важной информации от ваших клиентов.
Например, вы можете создать контактную форму для клиентов, у которых могут возникнуть вопросы о взыскании долга. Они могут перейти на ваш клиентский портал и выбрать веб-форму под названием «Взыскание долга». Затем вы можете добавить стандартные или настраиваемые поля для сбора соответствующей информации, необходимой для разрешения заявки. Вы также можете настроить эти поля так, чтобы они были обязательными, чтобы обеспечить сбор всей необходимой информации.
После того, как ваш клиент заполнит выбранную веб-форму, вы создадите билет в своем приложении Ticket в OneDesk.
Билет позволяет вам увидеть детали, которые были заполнены в веб-форме. Затем вы можете назначить этот билет конкретному человеку, команде или отделу. OneDesk позволяет назначать тикету нескольким членам команды и отделам. Однако вы можете исключить назначение команд вручную путем автоматизации процесса.
Затем ваши клиенты могут общаться с членами вашей команды и просматривать их заявки на портале. Портал позволяет вашим клиентам проверять ход выполнения своих заявок и дает вашим клиентам возможность для обсуждения, создавая беседы прямо с портала. Чтобы сохранить конфиденциальность информации, вы можете потребовать от своих клиентов войти на портал. Кроме того, вы можете контролировать, что могут видеть ваши клиенты, и предоставлять доступ на основе ролей для обработки конфиденциальной информации. Вы также можете включить параметры просмотра для клиентов, чтобы фильтровать заявки по типу запроса на билет, проекту, которому он принадлежит, и т. Д.
Вы можете уменьшить количество билетов, которые вы получаете от клиентов в день. В некоторых случаях клиенты задают общие вопросы, на которые можно легко ответить, имея базу знаний. База знаний OneDesk служит информационным центром для ваших клиентов и дает им доступ к статьям, видео и обучающим модулям, которые вы загружаете. При этом вы и ваша команда можете просто переслать ссылку на статью базы знаний своему клиенту и сосредоточиться на более продуктивных задачах.
Каждый раз, когда клиент отправляет вам запрос по электронной почте или отправляет веб-форму, OneDesk собирает информацию о клиенте и создает запись в приложении для клиентов. Клиентское приложение создает название организации на основе доменного имени клиента и упорядочивает всех клиентов в этой конкретной организации. Вы также можете вручную добавить своих клиентов и клиентские организации.[show them] . Кроме того, вы можете создавать фильтры для поиска приоритетных клиентов, новых клиентов и т. Д.
Автоматизация рабочих процессов – это правила, которые позволяют автоматизировать действия в OneDesk. Эти автоматизации содержат 3 элемента: фильтры, триггеры и действия. Синие теги представляют тип вашего билета и служат фильтрами, оранжевый тег представляет триггерное событие, а зеленый тег представляет действия, которые OneDesk предпримет при возникновении этого триггерного события для этих элементов. Как только правила будут установлены, OneDesk сгенерирует имя для вашей автоматизации. В противном случае у вас есть возможность переименовать автоматизацию.
OneDesk может автоматизировать ваш рабочий процесс и исключить любое ручное вмешательство для направления заявок в соответствующую команду или проект. С помощью OneDesk Workflow Automations вы можете направлять элементы в команды и проекты, автоматически отвечать клиентам, добавлять настраиваемые уведомления и многое другое. Чтобы создать свою автоматизацию, вы переходите к настройкам администрирования, затем щелкаете вкладку тикета и затем прокручиваете вниз до Workflow Automations.
Вы можете создать новую автоматизацию рабочего процесса или отредактировать существующую. Например, если потенциальный клиент отправляет запрос о банкротстве и несостоятельности, вы можете направить этот запрос в соответствующую юридическую группу и назначить юристов, которые лучше всего подходят для ответа на вопросы.
Еще один способ повысить вашу эффективность – использовать автоматизацию для уведомления ваших клиентов об обновлениях их запрошенных билетов. Это позволит держать клиента в курсе событий и избавит от необходимости отправлять электронные письма, чтобы узнать о статусе билетов.
В современном мире клиенты больше, чем когда-либо, требуют от внешних консультантов. Открытый диалог помогает обеим сторонам получить то, что им нужно, а также позволяет вашей команде создавать более персонализированные отношения с клиентами. В управлении юридическими проектами очень важно иметь план коммуникации. План коммуникации поможет вам определить, кому и когда нужно знать, какую информацию. В OneDesk вы можете вести эти беседы несколькими способами.
Если клиенты хотят следить за своим тикетом, они могут либо ответить по электронной почте, либо создать беседу прямо с портала. Это сообщение появится в мессенджере, а также будет связано с этим конкретным тикетом.
Члены вашей команды могут отвечать на этот существующий диалог, чтобы общаться с конечным пользователем или создавать внутренние сообщения для членов своей команды. Внутренние разговоры скрыты от ваших клиентов, поскольку отображаются как «Внутренний ответ».
Набрав @username или @departmentname, вы можете донести свое сообщение до членов экспертной группы или отделов, которые лучше всего подходят для ответа на ваши вопросы. Приложение для обмена сообщениями позволяет вашей команде вести ежедневную переписку и сокращает длительное время ответа, связанное с электронными письмами. Приложение для обмена сообщениями особенно эффективно, поскольку способствует быстрому ответу и устраняет откладывание решений, необходимых для успеха проекта.
Кроме того, клиенты также могут инициировать взаимодействие с помощью функции приложения Livechat в OneDesk. Иногда поделиться изображением, инструкциями в формате pdf или электронными таблицами проще, чем печатать информацию в чате. Приложение онлайн-чата OneDesk позволяет вашим клиентам отправлять вложения размером до 350 МБ. Эти вложения фиксируются в билетах и доступны для загрузки членами вашей команды непосредственно на свои компьютеры.
Поскольку форматы чата являются мгновенными по своей природе, вопросы или проблемы могут быть немедленно решены членами вашей команды. Кроме того, функция живого чата OneDesk отмечает время разговора, что помогает вашей команде проверять время разговора в случае возникновения каких-либо споров.
Управление юридическими проектами – непростая задача. Эти проекты обычно являются сложными и включают в себя несколько задач, которые могут выйти из строя, если их не обработать должным образом. Проблема также заключается в управлении стоимостью / бюджетом. Вот почему так важно, чтобы штатные юристы поддерживали контакты со сторонними юристами. Успешные юридические проекты требуют участия и вклада штатных юристов на каждом этапе пути.
В OneDesk вы можете разбить эти проекты на задачи. Задачу можно определить как работу, требующую тщательного планирования и выполнения. Вы можете преобразовать заявку в задачу или просто создать новую задачу в приложении «Задача».
Члены вашей команды могут регистрировать свое время на задачах в OneDesk и вводить процент выполнения назначенных задач. Работа регистрируется путем создания расписания или запуска таймера задачи. При отправке расписания вы указываете, сколько работы было выполнено, текущий статус этого элемента, процент выполнения и т. Д.
Поскольку управление временем и бюджетом является неотъемлемой частью юридического управления проектами, вы можете использовать запланированное расписание OneDesk, чтобы установить рабочие часы / дни и стоимость, связанные с каждой задачей в рамках проекта. Вы также можете установить ограничения, чтобы члены вашей команды начали работать над задачей в соответствии с указанными вами временными рамками.
Юристы обращаются к системе BOSCARD, которая содержит семь основных вопросов, на которые необходимо ответить при планировании юридических проектов. Эти вопросы включают предпосылки, цель, объем, ограничения, предположения, риски и результаты. Первая задача – провести встречу и подготовить юридический меморандум, который включает стратегию планирования, структуру и сроки, а также стратегию переговоров и судебных разбирательств и т. Д. Каждый шаг требует обратной связи и сотрудничества со стороны штатных юристов, сторонних юристов и клиента. В некоторых случаях каждая задача может быть пересмотрена и обновлена на основе отзывов, полученных от всех сторон. Это удлиняет сроки и затрудняет управление затратами / бюджетом.
OneDesk способствует сотрудничеству со всеми сторонами и дает вам инструменты для общения по нескольким каналам. Например, штатные юристы могут легко общаться с внешним юристом. В OneDesk вы можете вести беседы из форм задач. Это позволяет вам взаимодействовать со всеми сторонами и помогает принимать решения в одностороннем порядке. Помимо ведения разговоров, вы также можете прикреплять и отправлять важные папки нескольким людям или группам, что позволяет им находить вложения и быстро загружать их на свои компьютеры.
Вы можете организовать свои задачи внутри структуры проекта или добавить их в разные папки или портфели внутри проекта. Вы можете создать шаблон проекта для подобных повторяющихся проектов.
Просто клонируйте проект каждый раз, когда вы работаете над аналогичным проектом. Таким образом, у вас может быть существующий шаблон каждый раз, когда вы работаете над этими повторяющимися проектами. Это особенно полезно, поскольку у вас есть возможность выбрать элементы и свойства, которые вы хотите скопировать из исходного проекта в проект клонирования.
В OneDesk есть несколько уникальных представлений, которые помогут вам анализировать свои задачи. С помощью представлений OneDesk члены команды могут визуализировать текущие действия по всем элементам, что затем помогает вам правильно расставлять приоритеты и принимать более разумные решения.
Диаграммы Ганта особенно полезны в Legal Project Management (LPM), поскольку они позволяют установить график проекта вместе со всеми ключевыми результатами и зависимостями. Диаграммы Ганта состоят из горизонтальных полос, которые указывают график проекта на горизонтальной временной шкале. Каждая полоса представляет задачу, причем левый конец полосы указывает дату начала задачи, а правый конец полосы отображает дату окончания задачи. В OneDesk у нас есть два типа диаграмм Ганта: диаграмма Ганта уровня задачи (где столбцы представляют задачи) и диаграмма Ганта уровня проекта (где столбцы представляют проекты). Вы можете связывать задачи для создания зависимостей задач чтобы побудить членов вашей команды завершить одно задание перед тем, как приступить к следующему. Вы также можете реструктурировать зависимости задач, используя функцию перетаскивания. Как только задачи будут связаны друг с другом, OneDesk рассчитает критический путь и предоставит вашей команде общую продолжительность проекта. Вы также можете добавить ограничения по дате, чтобы предотвратить планирование задачи на более поздний срок. Диаграмма Ганта также показывает ваше планирование в сравнении с вашей реальной работой. Синие полосы обозначают ваше планирование, а зеленая полоса представляет фактическое время, зарегистрированное вашей командой. Наличие синей полосы рядом с зеленой помогает визуально сравнить, насколько хорошо вы распланировали часы работы над проектом.
Вы также можете использовать панель состояния для обновления статуса вашей задачи. Доска статуса – это простой вид, в котором каждая задача представлена в виде карточки, и вы можете просто перетащить карточку из одного столбца в другой, чтобы обновить ее статус. Эта функция поможет с непоследовательной временной шкалой задач, которая связана с управлением проектами для консалтинга и профессиональных услуг.
Вы и члены вашей команды также можете найти полезным просмотр панели инструментов. Панели мониторинга предоставляют диаграммы и статистику, чтобы показать вам, как продвигаются ваши проекты или заявки. Вы также можете использовать панель управления, чтобы сравнить, как продвигается проект A по сравнению с проектом B. Вы можете найти эти панели мониторинга в представлении Dashboard приложения «проекты».
Кроме того, вы также можете использовать более простые макеты просмотра, такие как дерево и плоский вид, для управления своими задачами. В представлении в виде дерева заявки или задачи упорядочиваются в иерархии. Плоское представление показывает заявки и задачи без иерархической структуры.
В OneDesk вы можете создавать все необходимые представления, которые помогут вам управлять своими билетами и задачами. Мои представления позволяют настраивать представления в соответствии с вашими требованиями. Чтобы создать свой индивидуальный видs, вам необходимо выбрать макет и добавить фильтры, группы и столбцы.
Например, вы можете создать представление для отслеживания времени, потраченного членами команды на каждую отдельную задачу. С помощью этой функции вы можете отслеживать продуктивность членов вашей команды, чтобы менеджеры вашей команды знали, нужно ли переназначать задачи. С OneDesk становится легко переназначать задачи другим членам команды. Вы можете использовать карточную доску в стиле Канбан и настроить вид, чтобы видеть задачи каждого соответствующего члена команды и перемещать определенные задачи, чтобы передать их члену команды, у которого есть возможность поработать над ними.
Помимо этих стандартных макетов просмотра и систем фильтрации, вы также можете использовать мощные возможности отчетности OneDesk.
Вы можете создавать отчеты по заявкам, задачам, проектам или портфелям, используя существующие шаблоны отчетов или создав свои собственные. Отчеты создаются вручную или автоматически – с использованием системы автоматизации рабочего процесса OneDesk. Поддерживаемые форматы отчетов – это форматы PDF и CSV, и их можно отправлять по указанным адресам электронной почты.
Отчеты расписания особенно полезны при работе над сложными проектами. Это потому, что вы можете получить представление о том, как время проекта было использовано для решения различных типов задач и было ли это время оправданным. В результате вы можете предпринять необходимые шаги, чтобы улучшить свои возможности по планированию проектов и лучше управлять часами выставления счетов по проекту.
OneDesk позволяет создавать отчеты расписания, которые представляют собой файлы CSV, которые можно импортировать в Microsoft Excel. Эти отчеты представляют собой записи данных о свойствах расписания, представленные в табличном формате. Название позиции, приоритет, тип выставления счетов, имя запрашивающей стороны – это некоторая необходимая информация, которая может отображаться в отчетах расписания. Однако другая важная информация, такая как процент выполнения, может отображаться для внутренней отчетности. Приложение расписания OneDesk позволяет администратору глубже вникать в создание отчетов. Поэтому отчеты расписания могут отображать внутренние данные, такие как имя уполномоченного, назначенная команда и многое другое.
OneDesk позволяет вам подключаться к приложениям, которые вы уже используете, и помогает вам получить большую гибкость и контроль над вашими процессами. Возможности интеграции делают вашу платформу OneDesk более полной и доступной для членов вашей команды. Функции интеграции OneDesk, такие как единый вход, особенно полезны, чтобы позволить пользователям входить в систему с их существующими учетными данными. Это позволяет членам вашей команды быстро получить доступ к платформе OneDesk и избавить от необходимости управлять несколькими именами пользователей и паролями. OneDesk имеет собственные встроенные интеграции, которые позволяют напрямую интегрироваться с этими приложениями.. Вы можете получить несколько преимуществ, интегрировав их с другими приложениями. Вы можете записывать обращения в службу поддержки, отзывы клиентов и связываться с другими приложениями, которые упростят ваш рабочий процесс. Кроме того, вы также можете интегрироваться с более чем 2000 приложениями, поддерживаемыми Zapier.
Вы можете включить системную электронную почту, чтобы уведомлять новых членов команды об их учетной записи пользователя или настройке пароля. Кроме того, вы можете отправлять приглашения по электронной почте, чтобы пригласить клиентов зарегистрироваться на вашем клиентском портале. Вы также можете настроить автоматизацию рабочего процесса, чтобы напоминать исполнителям о сроках выполнения их задач, и создать отдельную автоматизацию, чтобы уведомлять подписчика о любом изменении статуса или отправляемом вами сообщении.
OneDesk имеет все возможности для оптимизации вашего рабочего процесса. С OneDesk вы можете фиксировать, автоматизировать, управлять и отслеживать свои заявки в службу поддержки, что позволяет вам и вашей команде принять необходимые меры для немедленного решения проблемы. С помощью функций управления проектами OneDesk вы можете назначать работу соответствующей команде и отслеживать прогресс ваших проектов в нескольких макетах просмотра.
Члены вашей команды могут отправлять свои расписания для всей своей работы, что позволяет вам лучше управлять своим временем. Кроме того, OneDesk также помогает держать ваших клиентов в курсе. С помощью клиентских приложений, таких как веб-формы и клиентские порталы, ваши клиенты могут связываться с вами с конкретными запросами, устраняя проблемы, связанные с длинными цепочками писем. Кроме того, с помощью базы знаний OneDesk клиенты могут получить доступ к статьям самообслуживания, что поможет вам значительно снизить нагрузку на ваши тикеты.