Budgetövervakning är en nyckelaspekt för framgångsrik projektledning. Den nya ekonomiappen i OneDesk låter dig enkelt uppskatta, prognostisera och övervaka ditt företags budget. Oavsett storleken på ditt team, eller hur du fakturerar dina kunder, erbjuder ekonomiappen flexibilitet att ställa in kostnader och hålla reda på ditt företags ekonomi i realtid.
Översikt
- Prognostisera kostnad och fakturering
- Planerad kontra faktisk ekonomi
- Beräkna vinster
- Fördela resurser
- Integrera med tidrapporter och tidsspårning (fakturerbar och icke-fakturerbar)
- Integrera med arbetsflödet för projektledning
Projektplanerad budget
Det är viktigt att hålla reda på hur lång tid det tar för projekt och deras kostnader för vilket företag som helst, men detta gäller särskilt för företag som fakturerar kunder enligt serviceprojekt.
Beskriv dina projekt
Börja med att prognostisera dina projekttidslinjer, särskilt de planerade schemana och planerade arbetstimmar. Financials-appen i kombination med OneDesks andra verktyg kommer enkelt att prognostisera kostnader och faktureringsbelopp baserat på de priser du ställer in och låter dig hålla reda på planerade och faktiska faktureringsbelopp och kostnader i realtid.
Ställ in kostnadssatser
För att börja budgetera, börja med att ställa in priserna för dina tjänster. En vanlig metod är att sätta en faktureringsavgift (timme eller fast) för varje enskilt projekt. En annan metod är att ställa in (timme eller schablonmässiga) faktureringspriser efter projekttyp. Att sätta priser efter projekt eller projekttyp är bäst för team eller företag som har en fast kostnad för tjänster. Du bör också väga kostnaderna för dina projekt mot dina faktureringsbelopp och justera därefter. Kostnaderna skiljer sig åt för varje företag, men kan till exempel inkludera arbetskostnaden för anställda.
Låt oss ta till exempel ett webbutvecklingsföretag. Företaget tillhandahåller två huvudtjänster: webbdesign och webbutveckling. Företaget tar ut ett timpris från kunderna för serviceprojekt och har även anställda som arbetar med projekten som får timavlöning.
Låt oss först ställa in timpriserna för våra anställda baserat på deras jobbroll.
Som ovan har vi valt kostnadsnivå per team. Så till exempel är lönesatsen för vårt designteam 20/timme. Därför kommer våra kostnader för projekt som tilldelas medlemmar i detta team att beräknas utifrån detta timpris.
Ställ in faktureringspriser
Därefter kan vårt företag skapa separata uppskattningar för projekt med olika kategorier eller krav. Därför kommer vi att ställa in faktureringsberäkningsnivån till “Projekttyp.”
Som framgår ovan har företaget bestämt att faktureringsavgiften för projekt av “designtyp” är $40 per timme. Detta faktureringsbelopp är det belopp som företaget debiterar sina kunder för designprojekt och som vi kommer att se är det viktat mot kostnaderna för våra teams löner.
Vårt företag kan nu planera uppgifter och projekt som vanligt. Använd Tasks and Projects-apparna för att hålla koll och uppfylla mål och deadlines, prioritera uppgifter och allokera resurser. (Se relaterade inlägg för mer om projektledning med OneDesk)
Till exempel ovan satte jag det planerade arbetet för vår “Wireframing”-uppgift till 6 timmar.
För att återgå till ekonomiappen, kan vi nedan se att baserat på mina planerade timmar och min projektkostnad, har min planerade kostnad genererats, baserat på 6 timmar multiplicerat med $20/h till totalt $120,00. Mitt planerade fakturerbara belopp genereras också till 40 USD/timme i 6 timmar på totalt 240,00 USD. Min projektsumma beräknas efter beloppet i alla uppgifter i designprojektet.
Övervaka dina faktiska kostnader och faktureringsbelopp
Mitt teams timpriser gäller för tidrapporter, så alla designers som tilldelats projektet kommer att generera belopp för den faktiska kostnaden för projektet de arbetar med baserat på teampriserna vi satte tidigare. Detta gör det möjligt för projektledaren att i realtid övervaka teamets framsteg, och om de planerade beloppen är i linje med det arbete som utförs.
Som framgår nedan har en av mina designers skickat in en tidrapport för 2 timmars arbete. Vid 20 USD/timme i 2 timmar är min faktiska kostnad nu 40 USD. Du kan också se att mitt faktiska fakturerbara belopp har genererats av det utförda arbetet, 2 timmar på $40/timme för $80,00. Slutligen beräknas vinsten ($40) baserat på det faktiska fakturerbara beloppet ($80) minus de faktiska kostnaderna ($40).
Nu kan vår projektledare dynamiskt spåra om deras planerade kostnadsbudget ligger i linje med faktiska kostnader. Med ekonomiappen är det enkelt att dynamiskt uppskatta eller omvärdera dina faktureringspriser.
Låt oss säga att min uppgift tar längre tid än förväntat! Som framgår nedan har min designer skickat in totalt 8 timmar till Wireframing-uppgiften, 2 timmar mer än min planerade mängd.
Det faktiska fakturerbara beloppet har också justerats och vi skulle behöva fakturera vår kund eller anpassa våra planer därefter. Med OneDesks Financials-app är det enkelt att övervaka din ekonomi och hålla koll i realtid.
relaterade artiklar