Automatiserat kundtjänstsystem
Varför använda ett automatiserat kundtjänstsystem?
För de flesta företag kan aspekter av kundsupportprocessen delvis eller mestadels automatiseras. Automatiserad kundservice behöver inte kännas robotisk eller opersonlig. Om det görs på rätt sätt, med rätt verktyg, kan automatisering faktiskt förbättra kundnöjdheten. Dessutom kan det minska agentens arbetsbelastning och minska supportkostnaderna. Rätt automatiserade kundtjänstsystem bör skapa en balans mellan att automatisera uppgifter och att låta ditt företag fortfarande ge en mänsklig touch till ditt stöd.
Några fördelar med att automatisera kundsupport
Automatisera repetitivt arbete
Lägg mindre tid på att hantera dina biljetter, uppgifter och svar.
Effektivisera agentarbetsflöden
Triagea, prioritera och organisera ditt arbete automatiskt.
Styrka kunder
Låt kunderna hålla sig uppdaterade och informerade på sina egna villkor med självbetjäningsverktyg.
Minska svarstiden
Effektivisera svarstiden med standardsvar och automatiska svar.
Förbättra kundnöjdheten
Håll kunderna nöjda med förbättrad kundservice.
OneDesks automatiserade kundtjänstsystem
OneDesk kombinerar helpdesk och projektledning i en applikation. OneDesk erbjuder många sätt att automatisera din kundsupport, från automatiska svar till mångsidiga arbetsflödesautomatiseringar. Fortsätt läsa för att lära dig mer om OneDesks automatiserade kundtjänstsystem.
Automatiserade kundsvar och uppdateringar
För de första svaren behöver en supportagent inte ens vara inblandad. OneDesks automatiserade servicesystem kan svara på ärenden med e- postmallar som du ställer in. Olika biljetter kan skicka svar baserat på biljetttyp, kund, prioritet eller andra kriterier som du kanske vill använda. Till exempel kan en bot svara automatiskt för att låta kunderna veta att deras biljett togs emot.
OneDesk kan också utföra automatiserad biljettupplösning genom att uppdatera biljettstatus om kunden inte svarar efter en viss fördröjning eller genom att öppna stängda biljetter om ett nytt svar tas emot. Andra arbetsflödesstatusuppdateringar kan också automatiseras baserat på de regler du anger.
Kundens självbetjäningskunskapsbas
Ofta kommer kunder att nå ut med vanliga frågor om dina tjänster eller ditt företag. Det är också sant att kunder ofta tycker om att leta efter svar på egen hand. Hjälp dina kunder att betjäna sig själva med en kunskapsbasapplikation . Kundens kunskapsbassystem kan minska antalet vanliga frågor du får. Bädda in eller länka enkelt kunskapsbasen på din webbplats. När du är inbäddad skriv kunskapsbasartiklar direkt i OneDesk.
Helpdesk-automatiseringsverktyg
Helpdesk-automatisering avser effektiviseringen av ditt kundsupportarbetsflöde i din helpdesk-programvara. Den ökade effektiviteten gör det möjligt för teammedlemmarna att fokusera på viktigare uppgifter. Genom servicedesk automatisering , kan en organisation öka sin produktivitet, vilket sparar tid och kostnader för projektet.
OneDesks automatiseringsfunktioner för kundtjänst gör att du kan ställa in dina biljettköer och arbetsflöden så att de passar ditt företags funktion. OneDesk fångar till exempel automatiskt nya biljetter och kundregister och dirigerar sedan svar så att kunderna får dem i sin föredragna kanal. Agenten arbetar alltid i ett centraliserat gränssnitt. Därför kan du öka agentens produktivitet genom att inte behöva byta app för att svara på biljetter, livechatt och samarbeta med andra agenter.
Ett automatiserat arbetsflöde kan förbättra ditt supportteams effektivitet genom att automatisera följande:
Automatiserad biljetttriage
Automatiserad biljettprovning eller automatiserad biljettbehandling kan vara ett heltidsjobb för minst en lagmedlem. När nya biljetter anländer till systemet måste de utvärderas för att avgöra om informationen de har är tillräcklig, giltig och tydlig. Om en biljett uppfyller alla dessa kriterier måste den dirigeras till rätt avdelning, lag, kö eller individ.
OneDesks automatiserade supportsystem kan triage biljetter på intelligenta sätt. Först genom att låta dig utföra valideringskontroller på dina biljettformulär (om du bestämmer dig för att använda dem). För det andra, genom att automatisera routningen av de inkommande biljetterna. Biljetter kan tilldelas automatiskt, svaras på, flyttas till projekt, prioriteras, tillskrivas en SLA och mer. Du kan skapa dina egna triageregler baserat på nyckelord, formulär, kund eller andra kriterier.
Automatisk agenttidspårning
Tidsspårning för ditt supportteam sparar mycket förlorade produktiva timmar. Ett supportbiljettsystem med tidsspårning gör att ditt supportteam enkelt kan registrera tid med bara ett par klick. Detta kan ha två betydande fördelar:
- Om du är en organisation som fakturerar för din supporttid, ger detta dig en granskningsbar och fakturerbar post för att säkerställa att du får betalt för nedlagd tid.
- Om du är en organisation där tillhandahållande av kundsupport är ett kostnadsställe, minskar detta den tid som slösas bort på den lågvärdiga aktiviteten med att dokumentera spenderad tid. En agent kan helt enkelt klicka på “gjort” och gå vidare till nästa biljett i kön.
Centraliserad biljettarbetsflödesautomatisering
Så mycket kundtjänst görs via e-post. För de flesta företag är det den primära kommunikationskanalen de har med sina kunder. Att skriva e-postmeddelanden kan vara jobbigt och repetitivt arbete som passar bäst för helpdesk-programvaran. Detta är känt som ” E-post Workflow Automation “.
OneDesk erbjuder en central miljö för dina agenter att svara på kundens e-post och biljetter. Allt de behöver göra är att svara på förfrågan – du behöver inte ta tid att välja en ämnesrad eller ange en e-postadress eller lägga till en signatur.
Eftersom de automatiska e-postinkorgarna för kundtjänsten är centraliserade är alla agenter alltid på samma sida och ser hela kundkonversationen innan de svarar.
Biljetthanteringen är alltid centraliserad i OneDesk. Använd livechatt, biljettformulär, e-post, en kundportal eller integrera med externa verktyg. Oavsett vilket dirigeras biljetter automatiskt till din OneDesk-app så att förfrågningar aldrig missas.
Sparade svar och standardsvar
För upprepade förfrågningar kan agenter använda makron för att spara tid på att skriva svar. Sparade svar kan ha dynamiska egenskaper för att automatiskt bädda in information i svaren. När ett sparat svar har skapats kan du med bara ett klick svara på vanliga förfrågningar och ändå ändra det om det behövs innan du skickar det.
Vanliga frågor om automatiserade kundtjänstsystem
Vad är ett automatiserat kundtjänstsystem?
Ett automatiserat kundtjänstsystem avser all programvara som tillhandahåller verktyg för att hjälpa till att lösa kundproblem eller förfrågningar med liten eller ingen mänsklig ansträngning. Till exempel tillhandahåller många system verktyg för automatisering av arbetsflöden som utför uppgifter som att tilldela, prioritera eller dirigera biljetter automatiskt baserat på fastställda villkor.
Vilka är fördelarna med automatiserad kundservice?
Det finns många fördelar med att automatisera aspekter av din kundsupport:
- Minskar ned på repetitiva, tidskrävande uppgifter som att tilldela eller prioritera biljetter.
- Håll kunderna uppdaterade rutinmässigt med automatiska svar.
- Lägg mindre tid på att skriva svar genom att använda sparade svar
- Dra ner på vanliga frågor med en kunskapsbasapplikation
- Frigör agenter för att arbeta med högre prioritet eller komplexa uppgifter
- Spara pengar genom att spara tid för agenten
Vilka är exempel på automatiserad kundservice?
Här är några exempel på automatiserade kundtjänstverktyg:
- Automatiska e-postmeddelanden, aviseringar eller svar
- Arbetsflödesautomatiseringar, som utför mångsidiga åtgärder baserat på fastställda villkor.
- Självbetjäningsapplikationer för kunder som en kunskapsbas eller kundportal
- Standardsvar , som med ett klick på en knapp skapar svar med automatiskt genererade dynamiska egenskaper.
- Timers och tidrapporter för att spåra tid automatiskt
Är du redo att automatisera din kundsupport?
OneDesk är en automatiserad kundtjänstprogramvara med många avancerade funktioner som hjälper ditt supportteam att öka effektiviteten. Utvärdera det själv med en 14-dagars provperiod. Inget kreditkort krävs. Eller boka en livedemo för att se OneDesk i aktion.