Schemaläggning är en nyckelaspekt av projektledning. Effektiv schemaläggning av projektledning innefattar mer än att bara ställa in projektets förfallodatum. Snarare, för effektiv planering, bör en projektledare se till att definiera uppgiften och projektaktiviteterna, uppskatta ansträngning och varaktighet, fastställa beroenden och övervaka allt i realtid. OneDesk erbjuder många alternativ och användbara verktyg för att schemalägga och övervaka framstegen för dina uppgifter och projekt. Den här artikeln kommer att täcka hur man går tillväga för att planera, schemalägga, uppskatta ansträngning och skapa beroenden i OneDesk.
En översikt över funktioner för uppgifts- och projektschemaläggning:
- Ställ in planerade scheman för uppgifter och projekt från deras detaljpaneler, från Gantt-diagrammet eller från kalendern. Du kan schemalägga uppgifter för en viss dag eller över flera dagar, och att starta och sluta vid en viss tidpunkt.
- Uppskatta insatsen för uppgifter baserat på dagar, timmar och/eller minuter.
- Uppskatta insats för uppgifter och projekt med hjälp av ett agilt poängsystem.
- Skapa “schemaläggningslänkar” mellan uppgifter inom samma projekt, vilket kommer att koppla samman deras start- och sluttider. Dessa är lätta att visualisera (och skapa) på Gantt-diagrammet, men kan skapas på andra sätt också.
- Aktivera begränsningar för schemat för uppgifter (dvs. en uppgift måste börja på ett specifikt datum).
- Övervaka det planerade kontra det faktiska arbetet med uppgifter och projekt.
Schemaläggning av uppgifter och projekt
Schemalägg en uppgift på detaljpanelen
Först kan du schemalägga en uppgift (eller projekt) direkt från detaljpanelen . Detaljpanelen är där ditt team arbetar med uppgifter, inklusive att se en uppgiftsbeskrivning, logga tid och kommunicera med lagkamrater.
Följ dessa steg:
- Från detaljpanelen klickar du på datumen bredvid “Planerat schema”.
2. Ange den planerade insatsen (hur mycket tid du förväntar dig att uppgiften ska ta).
3. Ställ in planerade datum genom att klicka på fältet planerade datum. Klicka på en dag för att ställa in uppgiften för en specifik dag. Klicka och dra för att ange en uppgift för flera dagar.
4. Ange start- och sluttid. Klicka på timmarna bredvid starttid. Klicka en timme på klockan så kan du automatiskt ställa in minuterna. Alternativt kan du bläddra igenom timmarna med hjälp av ditt mushjul och sedan klicka utanför klockan. Denna åtgärd kommer inte automatiskt att ta dig in i minutvalet.
Du kan välja minuter oberoende av varandra. Precis som med timvalet kan du klicka direkt på minuterna för att välja minuter och detta stänger automatiskt fönstret. Eller så kan du bläddra igenom minuterna med ditt mushjul och sedan klicka utanför klockan för att spara ditt val.
- Följ samma steg som #4 för att ställa in dina sluttider.
Schemalägg en uppgift i kalendern
Kalendern har dags-, vecko- och månadsvy. Välj din vynivå längst upp till vänster i kalendern. Liksom andra vyer i OneDesk kan din kalender ha anpassade vyer . Kolla in de relaterade artiklarna för mer detaljerade förklaringar om anpassade vyer. Sammanfattningsvis kan du filtrera vilka uppgifter som ska visas i kalendern. Du kan till exempel filtrera för att bara se uppgifter som är tilldelade ett specifikt team. Du kan ha flera anpassade vyer, var och en med olika alternativ, och sedan spara dina vyer och växla mellan dem. Du kan också välja att visa antingen de planerade eller faktiska scheman eller både de planerade och faktiska scheman tillsammans i kalendern.
För att skapa en anpassad vy av kalendern, välj ikonen bredvid “Mina vyer”
Kalenderfunktioner per vynivå:
På alla vynivåer (dag, vecka, månad) kan du:
- Klicka på uppgiften för att visa alternativ: visa detaljer, redigera eller ta bort uppgiften.
- Dubbelklicka för att öppna detaljpanelen.
- Dubbelklicka för att skapa en ny uppgift eller klicka och dra för att skapa en ny uppgift med ett schema.
I dagsvy:
- Dra botten av uppgiften för att öka eller minska varaktigheten (sluttimmar och minuter) för uppgiften.
- Klicka och dra uppgiften för att ändra dess starttid.
I veckovyn:
- Klicka och dra längst ned på uppgiften för att öka eller minska varaktigheten (sluttimmar och minuter) för uppgiften.
- Klicka och dra uppgiften uppåt eller nedåt för att ändra dess starttid.
- Klicka och dra uppgiften åt vänster eller höger för att ändra dess planerade dag.
I månadsvy:
- Dra och släpp uppgiften under månaden med bibehållen varaktighet.
Schemalägg en uppgift på Gantt-diagrammet
Gantt-diagrammet kan skalas till: minut, timme, dag, vecka, månad, kvartal och år. För att skala, välj skalalternativet till vänster på Gantt-diagrammet eller håll ned Ctrl och rulla med mushjulet.
Precis som andra vyer i OneDesk kan du filtrera eller gruppera din Gantt-vy med anpassade vyer. Gruppera till exempel efter team eller filtrera vyn till ett specifikt projekt.
- Dra uppgifter horisontellt längs Gantt för att ställa in startdatum.
- Dra i början eller slutet av uppgiften för att öka aktivitetens varaktighet.
På Gantt representerar de blå staplarna det planerade schemat. De gröna staplarna representerar uppgiftens faktiska framsteg. Den här funktionen låter ditt team dynamiskt övervaka framstegen för uppgifter och projekt i förhållande till dina planer. Du kommer också att märka att när du planerar uppgifter blir staplarna i dina projekt och mappar mörkare blå, vilket representerar fler uppgifter som är schemalagda samtidigt.
Schemalägg länkar på Gantt-diagrammet
Du kan länka samman uppgifter via länkar från slut till start, start till start och slut till slut. OneDesk kommer att använda dessa länkar för att schemalägga dina uppgifter i det kortaste projektet.
Du kan skapa dessa länkar genom att dra och släppa från (och till) cirklarna som visas när du håller muspekaren eller väljer aktivitetsfälten. Du kan ta bort begränsningarna på Gantt genom att klicka på ikonen för begränsningslås eller länkningspilen.
Schemalägg finish till start i träd- eller plattvy
Eftersom avslut-till-start-länken är det vanligaste valet finns det ett menyalternativ i trädvyn som låter dig länka ihop en sträng av dessa med en åtgärd. Välj bara de uppgifter du vill länka flera gånger, klicka på åtgärdsmenyn och välj “Schedule Items Finish to Start”. Du kan också bryta dessa länkar genom att välja “Ta bort Slutför för att starta länk på objekt”
Ställa in datumbegränsningar
Som standard använder OneDesk den mycket lösa begränsningen “Starta inte tidigare än” och väljer dagens datum eller projektets startdatum. Det finns andra typer av begränsningar som du kan välja:
- Så snart som möjligt
- Så sent som möjligt
- Måste starta på (förankrar startdatumet till ett datum)
- Måste slutföras på (förankrar slutdatumet till ett datum)
- Starta senast (begränsar startdatumet till när som helst före ett datum)
- Slutför senast (begränsar slutdatumet till när som helst före ett datum)
- Börja inte tidigare än (begränsar startdatumet till när som helst efter ett datum)
- Slutför inte tidigare än (begränsar slutdatumet när som helst efter ett datum)
Du kan ställa in en datumrestriktion för en uppgift i Aktivitetsplanerade värden. För att ta fram uppgiftens planerade värden, klicka på uppgiften för att ta fram detaljpanelen och klicka på datumen bredvid “Planerat schema, som du skulle göra för schemaläggning från uppgiftsdetaljpanelen. (Obs: från Verktyg på den övre panelen väljer du “Docka detaljpaneler till höger” för att öppna detaljpanelen utan att lämna Gantt-diagrammet).