Transkript:
Oavsett om det är bank-, mäklar-, bolåne-, försäkrings- eller andra förmögenhetsförvaltningsbolag, är finansiella tjänster på frammarsch och blir den snabbast växande branschen. Dessa organisationer är i behov av programvara som kan effektivisera sin verksamhet och leverera sömlös support. Finansiella tjänster behöver lösningar för att säkert hantera sina kunddata, tillhandahålla en-till-en-support till sina kunder, en kunskapsbas för att svara på frågor och projektledning för att leverera interna projekt i rätt tid.
OneDesk är en kombination av HelpDesk och Project Management i en applikation. Med OneDesk kan du stödja dina kunder och hantera projekt utan att behöva köpa, lära dig, integrera och växla mellan flera applikationer. OneDesk gör det enkelt för dig att ge proaktivt stöd, vilket resulterar i bättre kommunikation och starkare kundrelationer. När det gäller projektledning låter OneDesk dig skapa uppgifter och organisera dem i projekt eller portföljer, som sedan kan tilldelas dina teammedlemmar och spåras i flera visningslayouter.
I den här panelen kan du skapa projekt och portföljer. Dessa portföljer fungerar som behållare för dina projekt. Portföljer kan tituleras enligt kundnamn, kundorganisation, projekttyp eller de avdelningar i din verksamhet som hanterar de tilldelade projekten.
Till exempel skapade vi en portfölj baserad på namnet på organisationen, under portföljen har vi projektet som heter Online Banking. Detta projekt innehåller alla kundförfrågningar angående internetbank. Som du kan se har vi redan fått några biljetter som kontoförfrågningar, onlinecheckinsättningsproblem och pengaröverföringsfel.
Detta gör att du kan organisera projekt relaterade till deras respektive portföljer. Du kan sedan följa hur projekten fortskrider i denna specifika portfölj.
I vart och ett av dessa projekt kommer du att kunna se kundsupportförfrågan och planerade uppdrag med hjälp av applikationerna Tickets och Tasks.
När finansiella tjänster övergår till digitala plattformar är det mer sannolikt att kunder kommunicerar sina behov via onlinekanaler. Oavsett om dina kunder väljer att interagera med dig via e-post, livechatt eller webbformulär, samlar OneDesk supportbiljetter från alla kanaler till en enda enhetlig vy. Biljetter kan fångas på flera sätt.
Det första sättet är att automatiskt vidarebefordra din support-e-post till den e-postadress som finns här. När en klient skickar ett e-postmeddelande till din support-e-postadress, kommer OneDesk att fånga det e-postmeddelandet och generera en biljett. All viktig information i e-postmeddelandet kommer att fångas på biljetten.
Den andra är genom att ta emot en förfrågan via livechattapplikationen. OneDesks livechattapplikation är en kundvänd applikation som främjar kommunikation med dina kunder i realtid. Appen är konfigurerbar i sitt utseende—du kan anpassa chattfönstret med din logotyp, företagets färgschema och lägga till en BOT-avatar. När kunden skickar meddelanden till dig via livechatt kan dina teammedlemmar se detta i sin Messenger-applikation, svara och skapa biljetten från konversationen. På så sätt länkar OneDesk samman biljetten och konversationen, vilket gör att ditt team kan se all nödvändig data från en plattform.
Varje gång en klient skickar en e-postförfrågan skapar OneDesk automatiskt en kundpost och kategoriserar den som begär biljetten enligt deras organisation. Alternativt kan dina kunder kontakta dig via webbformulär som samlar in all information och genererar biljetter på din instrumentpanel.
Dina kunder kan komma åt din portal för att ställa frågor om standardprocedurer. Dessa frågor kan handla om att öppna eller stänga ett bankkonto eller om lånegodkännanden som sedan kan skickas till dig via webbformulär.
När de har skickats in kan dina kunder kommunicera med dina teammedlemmar och granska deras biljetter. För att upprätthålla sekretessen för denna information kan du kräva att dina kunder loggar in på portalen för att spåra deras supportbiljetter. Dessutom kan du styra vad dina kunder kan se och ge rollbaserad åtkomst för att hantera konfidentiell information. Du kan också aktivera visningsalternativ för kunder att filtrera biljetter efter typ av ärendebegäran, projektet den tillhör och mer.
Webbformulär kan fånga all nödvändig information från dina kunder och generera biljetter på din instrumentpanel. Du kan också skapa anpassade arbetsflöden som börjar med dessa formulär.
Standardwebbformuläret ser ut så här. För att anpassa detta webbformulär, klicka här. Du kommer att kunna ställa in vissa fält efter behov, byta namn på befintliga fält och lägga till ytterligare fält, inklusive anpassade fält.
Du kan till exempel skapa ett webbformulär för kunder som kan ha frågor om dina investeringsprogram. De kan navigera till din kundportal och välja webbformuläret med titeln “Investeringsprogram.” Du kan sedan lägga till standardfälten eller anpassade fält för att fånga den information som behövs för att lösa ärendet. Du kan också konfigurera dessa fält så att de är obligatoriska för att säkerställa att all nödvändig information samlas in.
När din kund har fyllt i det valda webbformuläret kommer du att generera en biljett i din biljettapplikation i OneDesk.
Biljetten låter dig se detaljerna som fylldes i på webbformuläret. Du kan sedan tilldela denna biljett till en specifik individ, team eller avdelning. OneDesk låter dig tilldela flera teammedlemmar och avdelningar till en biljett. Du kan dock eliminera manuellt tilldelning av team genom att automatisera processen.
OneDesk kan automatisera ditt arbetsflöde och eliminera alla manuella ingrepp för att dirigera biljetter till lämpligt team eller projekt. Med OneDesks Workflow Automations kan du dirigera objekt till team och projekt, svara automatiskt till kunder, lägga till anpassade aviseringar och mycket mer.
Många finansiella tjänsteorganisationer använder OneDesks Workflow Automations för att ställa in automatiska tilldelningar för att maximera effektiviteten. Sättet att göra detta är genom att navigera till dina administrationsinställningar och klicka på biljettfliken.
Du kan skapa nya arbetsflödesautomatiseringar eller redigera en befintlig.[show how to make it and mention that you will assign it by round-robin] . Till exempel, om en potentiell kund skickar in en förfrågan om småföretagslån, kan du dirigera denna biljett till din låneverksamhetsavdelning och rotera mellan användare varje gång en ny biljett skapas. En jämnt fördelad biljettrotation gör att du kan ge den bästa servicen till dina kunder.
Ett annat sätt att öka din effektivitet är att använda automatisering för att meddela dina kunder om uppdateringar av deras begärda biljetter. Detta kommer att hålla kunden uppdaterad och eliminera behovet av att skicka e-postmeddelanden för att fråga om biljettens status.
På OneDesk förstår vi att kommunikation stärker relationerna med dina kunder. Därför är det nödvändigt att följa upp e-postmeddelanden och ge dina kunder den support de behöver dygnet runt.
Om kunderna vill följa upp sin biljett kan de antingen svara via e-post eller skapa konversationer direkt från portalen. Detta meddelande kommer att dyka upp i meddelandet och kommer också att vara länkat till den specifika biljetten.
Dina teammedlemmar kan svara på denna befintliga konversation för att kommunicera med slutanvändaren eller skapa interna meddelanden för deras teammedlemmar. Interna konversationer är dolda för dina kunder eftersom de visas som ett “internt svar”. Detta är användbart i en finansiell tjänstemiljö eftersom samarbete spelar en stor roll i beslutsprocessen.
Dessutom kan klienter också initiera engagemang genom Livechat-applikationsfunktionen i OneDesk. Livechatten gör det möjligt för dina kunder att skicka bilagor och genomföra konversationer i realtid. Eftersom chattformat är omedelbara till sin natur kan frågor eller problem lösas omedelbart av dina teammedlemmar. Bortsett från det, tidsstämplar OneDesks livechatt-funktion konversationen, vilket hjälper ditt team att kontrollera konversationstiden i händelse av en tvist.
Finansiella organisationer arbetar med flera projekt samtidigt. Vissa av dessa projekt är genomarbetade och måste delas upp i enkla uppgifter. Uppgifter lyfter fram projektledningssidan av OneDesk och kan definieras som arbete som kräver noggrann planering och utförande. I OneDesk kan du konvertera en biljett till en uppgift eller helt enkelt skapa en ny uppgift i Task-applikationen. Låt oss sedan ta en titt på projektledningssidan av OneDesk.
Dina teammedlemmar kan logga sin tid på uppgifter i OneDesk och ange procentandelen slutförda av de tilldelade uppgifterna. Arbetet loggas genom att skapa en tidrapport eller köra en uppgiftstimer. När du skickar in en tidrapport fyller du i hur mycket arbete som gjorts, aktuell status för denna artikel, procentsats färdig osv.
För att kvalificera sig för småföretagslån måste låntagaren tillhandahålla all nödvändig dokumentation till finansinstitutet. Dessa dokument godkänns sedan enligt checklistan som tillhandahålls av banken. Denna checklista med nödvändiga dokument blir också projekt för finansinstitutet eftersom låneansvariga analyserar dokumenten och kör rapporter för kunderna. I OneDesk kan du skapa ett projekt för sådana program och dela upp projektet i enkla uppgifter. Du kan sedan tilldela dessa uppgifter till dina expertgruppmedlemmar eller avdelningar, som är bäst kvalificerade att påskynda processen.
För att snabbt kunna godkänna låneansökan måste finansiella organisationer samarbeta med flera team och avdelningar. Till exempel kan lånehandläggaren behöva kontakta kreditövervakningsavdelningen, som sedan kommer att köra kundens affärskreditupplysning. På samma sätt kan varje steg kräva samarbete eller hjälp från ett annat team. I OneDesk kan du genomföra konversationer från uppgiftsformulären. Detta gör att du kan engagera dig med alla parter och hjälper dig att fatta beslut ensidigt. Förutom att genomföra konversationer kan du också bifoga och skicka viktiga mappar till flera individer eller team, så att de snabbt kan hitta bilagorna och ladda ner dem till sina datorer.
Du kan organisera dina uppgifter i projektstrukturen eller lägga till dem i olika mappar eller portföljer inom projektet. Du kan skapa en projektmall för liknande återkommande projekt, som godkännandeprocessen för bolån eller livförsäkringslån.
Helt enkelt klona projektet varje gång du arbetar med ett liknande projekt. På så sätt kan du ha en befintlig mall på plats, varje gång du arbetar med dessa återkommande projekt. Det är särskilt användbart eftersom du har möjlighet att välja de objekt och egenskaper som du vill kopiera från originalprojektet till klonprojektet.
Du kan använda standard eller anpassade visningsalternativ för att övervaka framstegen för dessa uppgifter. Standardvisningslayouterna i OneDesk är följande:
Trädvyn ordnar biljetter eller uppgifter i en hierarki.
Den platta vyn visar biljetterna och uppgifterna utan hierarkistrukturen.
Gantt-diagrammet visar din planering kontra ditt faktiska arbete och låter dig skapa uppgiftsberoende för att leda dina teammedlemmar att slutföra en uppgift innan du påbörjar nästa.
Statustavlan ordnar alla uppgifter efter deras livscykelstatus. Du kan dra och släppa uppgiften för att ändra dess status.
Kalendervyn visar alla uppgifters scheman för att hålla dig informerad när en uppgift är klar.
Dashboarden organiserar alla biljetter i form av grafer och cirkeldiagram. Dessa diagram kan laddas ner i olika format. Du kan använda diagrammen för dina rapporter och presentationer för dina kunder.
På OneDesk kan du skapa alla vyer du behöver för att hjälpa dig hantera dina biljetter och uppgifter. Mina vyer låter dig anpassa vyer efter dina krav. För att skapa dina personliga vyer måste du välja en layout och lägga till filter, grupper och kolumner.
Oavsett om du är bankman, rådgivare, mäklare, försäkringsgivare eller någon annan finansiell expert kan du extrahera data och skapa rapporter i OneDesk med hjälp av förskapade mallar eller anpassa dina egna. Dessa rapporter kan laddas ner i Excel-ark och PDF-filer och skickas via e-post till ditt team för att hålla alla uppdaterade.
Tidrapporter är särskilt användbara när du arbetar med komplexa projekt. Detta beror på att du kan få en uppfattning om hur projekttiden användes för olika uppgiftstyper och om det var motiverat att spendera den tiden. Som ett resultat kan du vidta nödvändiga åtgärder för att förbättra dina projektplaneringsförmåga och bättre hantera dina projektfaktureringstimmar.
OneDesk låter dig skapa tidrapporter, som är CSV-filer som kan importeras i Microsoft Excel. Dessa rapporter är dataposter över tidrapportegenskaper som presenteras i ett tabellformat. Artikelnamn, prioritet, faktureringstyp, begärandenamn är en del nödvändig information som kan visas i tidrapporterna. Däremot kan annan viktig information, såsom procentsatsen slutförd, visas för intern rapportering. OneDesks tidrapportapplikation låter administratören fördjupa sig djupare när de skapar rapporter. Därför kan tidrapporter uppvisa interna uppgifter som mottagarens namn, det utsedda laget och mer.
Det är viktigt att presentera korrekta finansiella rapporter för dina kunder. Med OneDesk kan du enkelt integrera med bokföringstjänster som QuickBooks och Freshbooks och slutföra allt ditt arbete på en plattform. Dessutom kan du också integrera med andra applikationer. OneDesk har sina inbyggda integrationer som gör att du sömlöst kan integrera med andra tjänster. Du kan också integrera med 2000+ applikationer som stöds av Zappier.
Du kan också skapa mer djupgående rapporter i OneDesk.
Du kanske undrar hur alla parter kan hålla sig uppdaterade. Som standard skickas e-postmeddelanden till biljettföljarna för alla statusändringar eller meddelanden du skickar. På samma sätt kan dina kunder leta efter uppdateringar i sin kundportal och ytterligare aviseringar med Workflow Automations kan upprättas.
OneDesk har alla möjligheter att effektivisera ditt arbetsflöde. Med OneDesk kan du fånga, automatisera, hantera och spåra dina supportbiljetter, så att du och ditt team kan vidta nödvändiga åtgärder för att lösa problemet omedelbart. Med OneDesks projektledningsfunktioner kan du tilldela arbete till lämpligt team och spåra dina projekts framsteg i flera visningslayouter.
Dina teammedlemmar kan skicka in sina tidrapporter för allt deras arbete, vilket gör att du bättre kan hantera dina timmar. Dessutom hjälper OneDesk också till att hålla dina kunder uppdaterade. Genom kundapplikationer som webbformulär och kundportaler kan dina kunder kontakta dig med specifika förfrågningar, vilket eliminerar problemen med långa e-posttrådar. Dessutom, med OneDesks kunskapsbas, kan kunder få tillgång till självbetjäningsartiklar och minska din biljettbelastning avsevärt.