Transkript:
OneDesk är en enda applikation som kombinerar projektledning och helpdesk så att du kan serva dina kunder och arbeta med dina projekt, allt på ett ställe. OneDesk ger din it-avdelning möjligheten att automatiskt fånga biljetter från slutanvändare och ge korrekt hjälp till dina slutanvändare. OneDesk låter dig också konvertera dessa biljetter till uppgifter, som sedan kan tilldelas teammedlemmar och planeras inom projekt. I den här panelen kan du skapa projekt och portföljer. Dina portföljer kommer att fungera som behållare för dina projekt. Hur du planerar att använda den här funktionen är genom att klassificera dina portföljer så. Du kan ha en portfölj som heter uppdateringar, och sedan kommer alla projekt relaterade till uppdateringarna att placeras här. Detta gör att du kan kartlägga projekten relaterade till deras respektive portfölj. Du kan sedan se hur projekten fortskrider i den specifika portföljen, samt hur en kunds portfölj ser ut. Och dina projekt kommer att fungera som behållare för dina biljetter och uppgifter. En biljett i OneDesk kan genereras genom automatisk vidarebefordran. Din nuvarande supportmail till den e-postadress som finns här under administrationsinställningarna.
Sedan när slutanvändare skickar ett e-postmeddelande till din support, e-post, kommer OneDesk att fånga det e-postmeddelandet och generera en biljett. Ämnet för det e-postmeddelandet kommer att bli föremål för ärendet, bilagor kommer att fångas och brödtexten i e-postmeddelandet blir information om biljetten. Eftersom OneDesk automatiskt skapar nya slutanvändarposter och nya kundorganisationer från inkommande e-postmeddelanden. Allt du behöver göra är att ställa in e-postautomatiken för att börja fånga nya biljetter, slutanvändare och kundorganisationer. Alternativt kan ditt IT-företag samla in biljetter med hjälp av kundportalfunktionen som OneDesk tillhandahåller. Denna portal är till för att dina slutanvändare ska skicka biljetter till dig, kommunicera med agenter och granska framstegen på deras biljetter. Du kan aktivera filtreringsalternativ för dina slutanvändare så att de kan titta på biljetterna i specifika projekt. Slutanvändare kan också få aviseringar via e-post. Så här skulle du kunna ändra egenskaperna som kommer att visas på den här portalen.
Du kan ställa in anpassningsbara webbformulär för slutanvändare att fylla i, för att skicka in biljetter. Formulär kan vara ett steg upp när det gäller processen eftersom du med formulär kan kräva en korrekt ifylld biljett med all information du behöver. Du kan också skapa sofistikerade anpassade arbetsflöden som börjar med dessa formulär. Standardwebbformuläret ser ut så här. För att anpassa detta webbformulär kan du gå tillbaka till dina administrationsinställningar och klicka under webbformulär. Du kommer att kunna göra vissa fält obligatoriska, ändra namnen på vissa. Vi skulle till exempel vilja byta namn på titeln på detta formulär.
Och du kan också lägga till ytterligare fält, inklusive anpassade fält. Så vi har skapat en för operativsystem och vi kan göra detta fält obligatoriskt. Nu kan vi uppdatera formuläret och så här kommer formuläret att se ut. Du kommer att märka hur några av dessa fält har en stjärna bredvid sig, vilket betyder att de måste fyllas i för att skicka in denna biljett. När denna biljett nu har skickats in kommer den att generera en biljett. Och så här kommer biljetten att se ut. Du kan se detaljerna som fylldes i på webbformuläret. Det är anpassningen av det anpassade fältet, titeln, et cetera. Härifrån kommer du att kunna klicka på tilldela för att tilldela denna biljett till andra användare eller team. För närvarande är det för närvarande tilldelat till Fatima, men du skulle kunna tilldela det till flera enskilda användare. I OneDesk kan denna tilldelningsprocess också automatiseras.
OneDesk kan automatisera ditt arbetsflöde för att göra livet enklare och öka din produktivitet. Detta kan innebära automatiska tilldelningar, automatisk dirigering av objekt till projekt, automatiska svar till slutanvändare, anpassade aviseringar och mycket mer. Många IT-avdelningar använder OneDesks flödesautomation för att ställa in automatiska uppdrag för att maximera effektiviteten. Sättet de gör detta på är genom att navigera till våra administrationsinställningar och klicka på biljettfliken. Så du går till administration och klickar på biljett. Du kan scrolla ner till botten och sedan skapa en automatisering av arbetsflödet här. Säg att du vill att dina biljetter ska tilldelas genom round robin, du kan göra, när någon typ av biljett skapas, då är åtgärden som vi vidtar att tilldela genom round robin. Sedan väljer du alla användare som du vill att dessa biljetter ska cirkulera genom. Och detta betyder att uppdragen roterades med varje ny biljett som skickades in så att arbetet fördelas jämnt mellan ditt IT-team. Detta är bara en metod för automatisk tilldelning.
En annan automatisering som hjälper till att maximera effektiviteten kan hittas genom att navigera till kundfliken och välja kundorganisation. Så kundfliken hittar du här och klicka på kundorganisationen. Här kommer du att kunna lägga till domäner till kundorganisationen så att varje gång en biljett kommer in med den domänen kan den dirigeras därefter. Så här kan du ställa in det. Du kan klicka på domänen, lägga till ytterligare domän och sedan kan du lägga till en routingåtgärd. Vi har redan en på plats för den här. Det betyder att närhelst 123-företaget skickar in en biljett kommer det att ändra projektet till det specifika projekt som jag har fått det att gå till. Du kan välja detta och ändra det till ett annat projekt och sedan kommer det att hända så här. När du är klar klickar du på spara. Om din slutanvändare vill följa upp sina biljetter kan de svara via e-post eller använda kundportalen för att skapa en konversation med en agent och ställa deras frågor. Det kommer att skapa en konversation här.
Detta meddelande kommer också att visas i messenger-appen som finns här för att säkerställa att inget meddelande missas. När en slutanvändare använder kundportalen för att skicka ett meddelande på en befintlig biljett kan de göra det här. Dina agenter kan nu svara på den här befintliga tråden med svar för att kommunicera med slutanvändaren, eller så kan de välja att skapa en ny konversation internt för att kommunicera med andra medlemmar från ditt IT-team. Denna konversation kommer att döljas för slutanvändaren, eftersom den definieras som ett internt meddelande. Detta är användbart när en agent kan stöta på ett problem och försöker lösa denna ärende och behöver ytterligare hjälp från sina teammedlemmar, de kan tagga någon eller hänvisa till ett separat objekt i deras meddelande genom att använda @-tangenten eller #-tangenten för att referera ett föremål. Biljetter är vanligtvis för omedelbara åtgärder, men om en biljett kräver ytterligare planering och arbete kan du konvertera den till en uppgift. Uppgiftsfunktionen ger dig många projektledningsfunktioner. Sättet som du kan konvertera din biljett till en uppgift är genom att klicka på ikonen här och klicka på uppgift. Du har nu flyttat detta objekt till uppgiftsapplikationen, som finns här.
Så här kommer uppgiften se ut i projektstrukturen, åtskilda av olika mappar, projekt och portföljer. Du kan ha olika vyalternativ som du kan använda, till exempel Gantt-vyn, som visar dig ditt schema för dina tester baserat på deras planschema kontra deras faktiska schema, statustavlan, som visar dig olika kolumner relaterade till deras livscykel statusar som du kan dra och släppa dina objekt till, kalendern, som visar dig din plan kontra ditt faktiska schema på månadsbasis och instrumentpanelsvyn, som visar dig olika diagram relaterade till timmar, utförda av anställda och hur biljetterna fortskrider . På OneDesk kan du skapa alla vyer du behöver för att hjälpa dig hantera dina biljetter och uppgifter. Du kan skapa anpassade vyer med ytterligare filter här.
Så här kan du gå vidare och skapa en ny anpassad vy. Till exempel är en av de anpassade vyerna som du kan skapa att gruppera dina öppna biljetter efter skapandedatum och lägga till en prioritet för att filtrera bort det som inte behöver så mycket uppmärksamhet. Så vi skulle vilja titta på allt med en prioritet mer än tre stjärnor. Och nu tittar vi bara på denna specifika artikel som matchar vårt filter. När någon i ditt team har arbetat med en uppgift loggas arbetet genom att skapa en tidrapport eller köra en uppgiftstimer. När du lämnar in en tidrapport fyller du i hur mycket arbete som gjorts. Vad är den aktuella statusen för detta objekt. Om arbetet du gjorde var fakturerbart eller inte, etc. Detta gör att du kan se var dina användare spenderar sin tid eftersom du sedan kan köra rapporter på dessa inskickade tidrapporter.
Om du vill köra en rapport på dina tidrapporter kan du gå till tidrapporten, applikationen och exportera den här vyn. Du kan göra det genom att klicka på verktyg och klicka på exportera den här vyn. Du skulle kunna lägga till eller inaktivera vissa kolumner från rutnätet om du vill ha dem i din anpassade vy. När du har gjort detta och du känner att du har alla kolumner redo kan du klicka på verktyg och klicka på export. När du har gjort detta skulle du kunna spara den här vyn om du vill att den ska upprepas i framtiden. För en mer sofistikerad rapport, använd guiden som finns under lägg till och klicka på rapport. Detta gör att du kan schemalägga rapporter, köra och automatiskt skicka dem till personer via e-post. Du kanske undrar hur slutanvändare kan hålla sig uppdaterade. Som standard e-postmeddelanden, gå ut till slutanvändare för varje status, ändring eller meddelande du skickar.
Slutanvändare kan leta efter uppdateringar i sin kundportal och ytterligare aviseringar med automatisering av arbetsflöden kan också upprättas. Ytterligare funktioner som OneDesk tillhandahåller är att du kan skapa en kunskapsbasportal för att hitta svaren på vanliga frågor. Och vi tillhandahåller även en livechatt för livesupporten med en agent. OneDesk innehåller till och med en mobilapp för ditt team så att du kan hålla reda på arbetet och svara på biljetter när du är utanför, hemma eller borta från ditt skrivbord. Dessutom kan du hitta integrationer med andra tjänster genom att klicka på fliken integrationer. Och här har vi olika applikationer som du kan integrera med. Till exempel, för bokföring, kanske du vill använda FreshBooks eller QuickBooks. Vi tillhandahåller även enkel inloggning för användare och kunder. OneDesk har allt ditt IT-företag behöver för att fånga, automatisera och hantera biljetter samt spåra den tid som spenderas på varje klient. Med inbyggd projekthantering kan du dessutom spåra kundprojekt och ytterligare fakturerbart arbete med samma verktyg. OneDesk erbjuder också flera möjligheter att öka värdet du tillför dina kunder genom att erbjuda en kundportal, kunskapsbas och livechatttjänster. Alla dessa extra funktioner paketeras utan extra avgifter eller tillägg, prova OneDesk och om du har några frågor finns vi här för att hjälpa dig komma igång.