Transkript:
Projektledning för kreativ design bygger på kommunikation för att omvandla visuella idéer till konkreta planer. Framstegen i dessa planer beror på teamsamarbeten och ständig feedback från kunder från början till slut. Som ett resultat har kreativa projekt en längre tidslinje, frekventa revisioner och ständig omstrukturering av uppgiftsprioritet. Men som alla andra projekt finns det deadlines och budgetar som måste uppfyllas för att leverera kvalitetsarbete. Det är därför det är absolut nödvändigt att investera i ett robust system som ger organisation, flexibilitet och kontakthantering för att maximera teamets kreativa förmåga.
OneDesk är en kombination av HelpDesk och Project Management i en applikation. Med OneDesk kan du stödja dina kunder och hantera projekt utan att behöva köpa, lära dig, integrera och växla mellan flera applikationer. OneDesk gör det enkelt för dig att ge proaktivt stöd, vilket resulterar i bättre kommunikation och starkare kundrelationer. När det gäller projektledning låter OneDesk dig skapa uppgifter och organisera dem i projekt eller portföljer, som sedan kan tilldelas dina teammedlemmar och spåras i flera visningslayouter.
I den här panelen kan du skapa projekt och portföljer. Dessa portföljer fungerar som behållare för dina projekt. Portföljer kan tituleras enligt kundnamn, kundorganisation, projekttyp eller de avdelningar i din verksamhet som hanterar de tilldelade projekten.
Eclectic Studios är ett videoproduktionsföretag med avdelningar som grafisk design, innehållshantering, ljudverk, produktion med mera. Studion innehåller en rad kontaktformulär för företagsförfrågningar, offertförfrågningar och jobbförfrågningar på deras hemsida. Dessa kontaktformulär genererar kundförfrågningar, som sedan organiseras i portföljer baserat på avdelningens namn och projekt dedikerade till den specifika kundförfrågan.
Till exempel skapade vi en portfölj som heter Onlineförfrågningar. Denna portfölj innehåller flera projekt som inkluderar kontaktförfrågan för nya affärer, offertförfrågan och arbetsmöjligheter. Vart och ett av dessa projekt innehåller kundförfrågningar och planerade uppdrag som kan ses med hjälp av applikationen Tickets and Task.
Dina kunder kan kontakta dig via dina onlinekanaler som din e-post, kontaktformulär på webbplatsen eller livechatt. OneDesk kommer att fånga detaljerna i dessa förfrågningar och skapa biljetter från alla kanaler till en enda enhetlig vy. Biljetter kräver omedelbar uppmärksamhet och kan lösas direkt. I OneDesk kan du skapa biljetter på flera sätt.
Det första sättet är att automatiskt vidarebefordra din support-e-post till den e-postadress som finns här. När en klient skickar ett e-postmeddelande till din support-e-postadress, kommer OneDesk att fånga det e-postmeddelandet och generera en biljett. All viktig information i e-postmeddelandet kommer att fångas på biljetten.
Den andra är genom att ta emot en förfrågan via livechattapplikationen. OneDesks livechattapplikation är en kundvänd applikation som främjar kommunikation med dina kunder i realtid. Du kan anpassa chattfönstret med din logotyp, företagets färgschema och lägga till en BOT-avatar. När kunden skickar meddelanden till dig via livechatt kan dina teammedlemmar se detta i sin Messenger-applikation, svara och skapa biljetten från konversationen. På så sätt länkar OneDesk samman biljetten och konversationen, vilket gör att ditt team kan se all nödvändig data från en plattform.
Varje gång en klient skickar en e-postförfrågan skapar OneDesk automatiskt en kundpost och kategoriserar den som begär biljetten enligt deras organisation. Alternativt kan dina kunder kontakta dig via webbformulär som samlar in all information och genererar biljetter på din instrumentpanel.
Dina kunder kan komma åt din portal för att ställa frågor till dig. Dessa frågor kan handla om företagsförfrågningar eller om offertförfrågningar, som sedan kan skickas till dig via webbformulär.
När de har skickats in kan dina kunder kommunicera med dina teammedlemmar och granska deras biljetter. För att upprätthålla sekretessen för denna information kan du kräva att dina kunder loggar in på portalen för att spåra deras supportbiljetter. Dessutom kan du styra vad dina kunder kan se och ge rollbaserad åtkomst för att hantera konfidentiell information. Du kan också aktivera visningsalternativ för kunder att filtrera biljetter efter typ av ärendebegäran, projektet den tillhör och mer.
Webbformulär fångar all nödvändig information från dina kunder och genererar biljetter på din instrumentpanel. Du kan skapa flera webbformulär i OneDesk. Dessa formulär är länkade till specifika ärendetyper, organiserar och separerar varandra. För att generera webbformulär måste du gå till administrationsinställningarna i OnDesk och sedan scrolla ner till Kundappar för att välja webbformulär. Välj en ärendetyp för att skapa webbformuläret och ange alla egenskaper som är kopplade till formuläret.
Standardwebbformuläret innehåller tre grundläggande egenskaper: ämne, beskrivning och bilagor. När biljetten genereras på din instrumentpanel fångas även ämnet, beskrivningen och bilagorna i biljetten.
I OneDesk kan webbformulär anpassas genom att lägga till anpassade fält. För att skapa anpassade fält måste du först bestämma vilken typ av information du vill samla in från dina kunder. Du kan välja fält baserat på text, antal, datum, kostnad och val och sedan lämpligt namnge det anpassade fältet baserat på ditt val. Dessa fält kan ställas in efter behov för att fånga viktig information från dina kunder.
Du kan till exempel skapa ett webbformulär för kunder som kan ha frågor om dina förklarande videor. De kan navigera till din kundportal och välja webbformuläret “Explainer Videos”. Du kan sedan lägga till standardfälten eller anpassade fält för att fånga den information som behövs för att lösa ärendet. Du kan också konfigurera dessa fält så att de är obligatoriska för att säkerställa att all nödvändig information samlas in.
När din kund har fyllt i det valda webbformuläret kommer du att generera en biljett i din biljettapplikation i OneDesk.
Biljetten låter dig se detaljerna som fylldes i på webbformuläret. Du kan sedan tilldela denna biljett till en specifik individ, team eller avdelning. OneDesk låter dig tilldela flera teammedlemmar och avdelningar till en biljett. Du kan dock eliminera manuellt tilldelning av team genom att automatisera processen.
Workflow Automations är regler som låter dig automatisera åtgärder i OneDesk. Dessa automatiseringar innehåller 3 element: filter, triggers och åtgärder. De blå taggarna representerar din biljetttyp och fungerar som filter, den orange taggen representerar triggerhändelsen, medan den gröna taggen representerar de åtgärder som OneDesk kommer att vidta när denna triggerhändelse inträffar på dessa föremål. När reglerna är satta kommer OneDesk att generera ett namn för din automatisering. Annars har du möjlighet att byta namn på automatiseringen.
OneDesk kan automatisera ditt arbetsflöde och eliminera alla manuella ingrepp för att dirigera biljetter till lämpligt team eller projekt. Med OneDesks Workflow Automations kan du dirigera objekt till team och projekt, svara automatiskt till kunder, lägga till anpassade aviseringar och mycket mer. För att skapa dina automatiseringar navigerar du till dina administrationsinställningar och klickar sedan på biljettfliken och scrollar sedan ner till Workflow Automations.
Du kan skapa nya arbetsflödesautomatiseringar eller redigera en befintlig. Om en potentiell kund till exempel skickar in en förfrågan om New Business kan du dirigera denna biljett till din försäljningsavdelning och rotera mellan användare varje gång en ny ärende skapas. En jämnt fördelad biljettrotation gör att du kan ge den bästa servicen till dina kunder.
Ett annat sätt att öka din effektivitet är att använda automatisering för att meddela dina kunder om uppdateringar av deras begärda biljetter. Detta kommer att hålla kunden uppdaterad och eliminera behovet av att skicka e-postmeddelanden för att fråga om biljettens status.
Kommunikation är nyckeln i kreativa branscher eftersom idéer måste uttryckas för kunder och teammedlemmar. I OneDesk kan du interagera med dina kunder på flera sätt.
Om kunderna vill följa upp sin biljett kan de antingen svara via e-post eller skapa konversationer direkt från portalen. Detta meddelande kommer att dyka upp i meddelandet och kommer också att vara länkat till den specifika biljetten.
Dina teammedlemmar kan svara på denna befintliga konversation för att kommunicera med slutanvändaren eller skapa interna meddelanden för deras teammedlemmar. Interna konversationer är dolda för dina kunder eftersom de visas som ett “internt svar”.
Genom att skriva @användarnamn eller @avdelningsnamn kan du förmedla ditt meddelande till expertteammedlemmar eller avdelningar som är bäst lämpade att svara på dina frågor. Messenger-applikationen låter ditt team utföra dina dagliga korrespondenser och minskar den långa svarstiden för e-postmeddelanden. Messenger-applikationen är särskilt effektiv eftersom den uppmuntrar till snabba svar och eliminerar fördröjande lösningar som behövs för att projektet ska lyckas.
Dessutom kan klienter också initiera engagemang genom Livechat-applikationsfunktionen i OneDesk. Ibland är det lättare att dela en bild, pdf-instruktioner eller kalkylblad än att skriva ut informationen i chatten. OneDesks livechattapplikation låter dina kunder skicka bilagor upp till 350 MB. Dessa bilagor fångas upp i biljetterna och görs tillgängliga för dina teammedlemmar att ladda ner direkt till sina datorer.
Eftersom chattformat är omedelbara till sin natur kan frågor eller problem lösas omedelbart av dina teammedlemmar. Bortsett från det, tidsstämplar OneDesks livechatt-funktion konversationen, vilket hjälper ditt team att kontrollera konversationstiden i händelse av en tvist.
De som arbetar i kreativa industrier jonglerar med flera projekt samtidigt. Dessa projekt är konceptbaserade och utvecklade utifrån inspiration. Detta gör projektplaneringsprocessen svår eftersom det inte finns någon strikt sekventiell tidslinje. Det är faktiskt väldigt vanligt att hoppa från en uppgift till en annan.
I OneDesk kan du dela upp dessa projekt i uppgifter. Uppgift kan definieras som arbete som kräver noggrann planering och utförande. Du kan konvertera en biljett till en uppgift eller helt enkelt skapa en ny uppgift i Task-applikationen.
Dina teammedlemmar kan logga sin tid på uppgifter i OneDesk och ange procentandelen slutförda av de tilldelade uppgifterna. Arbetet loggas genom att skapa en tidrapport eller köra en uppgiftstimer. När du skickar in en tidrapport fyller du i hur mycket arbete som gjorts, aktuell status för denna artikel, procentsats färdig osv.
För grafiska formgivare innefattar designtänkandet tre steg: inspiration, idé och implementering. Den första uppgiften i projektet inkluderar brainstorming av idéer och koncept med teamet. När idéer väl har noterats går gruppmedlemmarna vidare till projektets andra fas, som är forskning. När forskningen är klar och idéer är konceptualiserade kommer teamet att visa det för kunden och vänta på godkännande eller feedback. Om feedback erbjöds, kommer teamet att revidera designkonceptet tills kunden kvitterar. När konceptet är godkänt går teamet vidare till konstverket, som är skissen och sedan designen. Varje steg kräver kundens godkännande och kan kräva flera revisioner tills den slutliga produkten är klar.
Enkelt uttryckt kräver varje steg samarbete med kunden och teammedlemmarna. Till exempel kommer det grafiska designteamet att dela sitt koncept med videoproduktionsteamet varje steg på vägen för att se till att deras designkoncept blandas med videons tema. I OneDesk kan du genomföra konversationer från uppgiftsformulären. Detta gör att du kan engagera dig med alla parter och hjälper dig att fatta beslut ensidigt. Förutom att genomföra konversationer kan du också bifoga och skicka viktiga mappar till flera individer eller team, så att de snabbt kan hitta bilagorna och ladda ner dem till sina datorer.
Du kan organisera dina uppgifter i projektstrukturen eller lägga till dem i olika mappar eller portföljer inom projektet. Du kan skapa en projektmall för liknande återkommande projekt, till exempel videoproduktion.
Helt enkelt klona projektet varje gång du arbetar med ett liknande projekt. På så sätt kan du ha en befintlig mall på plats, varje gång du arbetar med dessa återkommande projekt. Det är särskilt användbart eftersom du har möjlighet att välja de objekt och egenskaper som du vill kopiera från originalprojektet till klonprojektet.
OneDesk har några unika vyer som hjälper dig att analysera dina uppgifter. Med OneDesk-vyer kan teammedlemmar visualisera pågående aktiviteter gällande alla objekt, vilket sedan hjälper dig att prioritera rätt och fatta smartare beslut.
Vyn Gantt-diagram är särskilt användbar för effektiv projektplanering, arbetsbelastning och prestationshantering. Gantt-diagram består av horisontella staplar som indikerar ett projekts schema på en horisontell tidslinje. Varje stapel representerar en uppgift med den vänstra änden av stapeln som anger startdatumet för uppgiften och den högra änden av stapeln visar uppgiftens slutdatum. I OneDesk har vi två typer av gantt-diagram: gantt på uppgiftsnivå (där staplarna representerar uppgifter) och gantt på projektnivå (där staplarna representerar projekt). Du kan länka uppgifter för att skapa uppgiftsberoende för att leda dina teammedlemmar att slutföra en uppgift innan du påbörjar nästa. Du kan också omstrukturera aktivitetsberoendena genom att använda dra och släpp-funktionen. När uppgifterna är sammanlänkade kommer OneDesk att beräkna den kritiska vägen och förse ditt team med den övergripande projektlängden. Du kan också lägga till datumbegränsningar för att förhindra att en uppgift schemaläggs vid ett senare datum. Gantt-diagrammet visar dig också din planering kontra ditt faktiska arbete. De blå staplarna anger din planering, medan den gröna stapeln representerar den faktiska tid som ditt team loggat. Att ha det blå fältet bredvid det gröna fältet hjälper dig att visuellt jämföra hur väl du har planerat dina projekttimmar.
Du kan också använda vyn Status Board för att uppdatera statusen för din uppgift. Statustavlan är en enkel vy där varje uppgift representeras som ett kort och du kan bara dra och släppa ditt kort från en kolumn till nästa för att uppdatera dess status. Den här funktionen hjälper till med den icke-sekventiella tidslinjen av uppgifter som kommer med kreativ projektledning.
Du och dina teammedlemmar kan också ha nytta av Dashboard View. Instrumentpanelerna tillhandahåller diagram och statistik för att visa hur dina projekt eller biljetter fortskrider. Du kan också använda instrumentpanelen för att jämföra hur projekt A klarar sig jämfört med projekt B. Du kan hitta dessa instrumentpaneler i instrumentpanelsvyn i applikationen “projekt”.
Dessutom kan du också använda enklare visningslayouter som träd- och plattvyn för att hantera dina uppgifter. Trädvyn ordnar biljetter eller uppgifter i en hierarki. Den platta vyn visar biljetterna och uppgifterna utan hierarkistrukturen.
På OneDesk kan du skapa alla vyer du behöver för att hjälpa dig hantera dina biljetter och uppgifter. Mina vyer låter dig anpassa vyer efter dina krav. För att skapa dina personliga vyer måste du välja en layout och lägga till filter, grupper och kolumner.
Du kan till exempel skapa en vy för att spåra den tid som lagmedlemmarna spenderar på varje enskild uppgift. Med den här funktionen kan du spåra produktiviteten hos dina teammedlemmar så att dina teamchefer vet om uppgifter behöver omfördelas. Med OneDesk blir det enkelt att omfördela uppgifter till andra teammedlemmar. Du kan använda korttavlan i Kanban-stil och anpassa vyn för att se respektive teammedlems uppgifter och flytta runt vissa uppgifter för att distribuera det till en gruppmedlem som har möjlighet att arbeta med det.
Förutom dessa standardvisningslayouter och filtreringssystem använder du dig även av OneDesks kraftfulla rapporteringsmöjligheter.
Du kan generera rapporter om biljetter, uppgifter, projekt eller portföljer med hjälp av befintliga rapportmallar eller genom att skapa dina egna. Rapporter skapas antingen manuellt eller automatiskt – med hjälp av OneDesks automatiseringssystem för arbetsflöden. Rapporteringsformat som stöds är PDF- och CSV-format, och de kan skickas till angivna e-postadresser.
Tidrapporter är särskilt användbara när du arbetar med komplexa projekt. Detta beror på att du kan få en uppfattning om hur projekttiden användes för olika uppgiftstyper och om det var motiverat att spendera den tiden. Som ett resultat kan du vidta nödvändiga åtgärder för att förbättra dina projektplaneringsförmåga och bättre hantera dina projektfaktureringstimmar.
OneDesk låter dig skapa tidrapporter, som är CSV-filer som kan importeras i Microsoft Excel. Dessa rapporter är dataposter över tidrapportegenskaper som presenteras i ett tabellformat. Artikelnamn, prioritet, faktureringstyp, begärandenamn är en del nödvändig information som kan visas i tidrapporterna. Däremot kan annan viktig information, såsom procentsatsen slutförd, visas för intern rapportering. OneDesks tidrapportapplikation låter administratören fördjupa sig djupare när de skapar rapporter. Därför kan tidrapporter uppvisa interna uppgifter som mottagarens namn, det utsedda laget och mer.
Du kan aktivera systeme-post för att meddela nya teammedlemmar om deras användarkonto eller lösenordsinställningar. Förutom det kan du skicka inbjudningar via e-post för att bjuda in kunder att registrera sig för din kundportal. Du kan också ställa in Workflow Automations för att påminna mottagarna när deras uppgifter ska göras och skapa en separat automatisering för att meddela ärendeföljaren för alla statusändringar eller meddelanden du skickar.
OneDesk har alla möjligheter att effektivisera ditt arbetsflöde. Med OneDesk kan du fånga, automatisera, hantera och spåra dina supportbiljetter, så att du och ditt team kan vidta nödvändiga åtgärder för att lösa problemet omedelbart. Med OneDesks projektledningsfunktioner kan du tilldela arbete till lämpligt team och spåra dina projekts framsteg i flera visningslayouter.
Dina teammedlemmar kan skicka in sina tidrapporter för allt deras arbete, vilket gör att du bättre kan hantera dina timmar. Dessutom hjälper OneDesk också till att hålla dina kunder uppdaterade. Genom kundapplikationer som webbformulär och kundportaler kan dina kunder kontakta dig med specifika förfrågningar, vilket eliminerar problemen med långa e-posttrådar. Dessutom, med OneDesks kunskapsbas, kan kunder få tillgång till självbetjäningsartiklar, vilket hjälper dig att minska din biljettbelastning avsevärt.