Transkript:
Ideella organisationer fungerar som alla andra företag även om vinst inte är det primära målet. Med begränsade resurser och finansiering från regeringen, medlemmar och givare kämpar ideella organisationer för att investera i programvara och verktyg som kan förändra deras arbetsflöde. Detta gör det utmanande att välja lämplig programvara som kan minska deras arbetsbelastning. Dessa organisationer behöver lösningar för intressenthantering, en kunskapsbas för att svara på frågor och projektledning för att planera insamlingar eller volontärprogram. Det är därför det är vettigt att välja mångfacetterad programvara med mångsidiga funktioner som kan rikta in sig på en eller flera funktioner.
OneDesk är en kombination av HelpDesk och Project Management i en applikation. Med OneDesk kan du stödja dina kunder och hantera projekt utan att behöva köpa, lära dig, integrera och växla mellan flera applikationer. OneDesk tillhandahåller en nyckelfärdig lösning för ideella organisationer för att automatiskt fånga förfrågningar från intressenter och svara på dem i tid. Om dessa förfrågningar kräver ytterligare arbete från din sida, kan uppgifter tilldelas dina team och utföras inom projektets timmar.
I den här panelen kan du skapa projekt och portföljer. Dessa portföljer fungerar som behållare för dina projekt. Portföljer kan tituleras enligt kundnamn, kundorganisation, projekttyp eller de avdelningar i din verksamhet som hanterar de tilldelade projekten.
Detta gör att du kan organisera projekt relaterade till deras respektive portföljer. Du kan sedan följa hur projekten fortskrider i denna specifika portfölj.
I vart och ett av dessa projekt kommer du att kunna se intressentförfrågningar och planerade uppdrag med hjälp av applikationerna Tickets och Tasks.
Biljettapplikationen låter dig spåra och hantera supportbiljetter som kommer in som ett resultat av intressentförfrågningar. Dessa förfrågningar kan skickas in på flera sätt.
Det första sättet är genom att ta emot förfrågan via livechattapplikationen på din webbplats. OneDesks livechattapplikation är en kundvänd applikation inriktad på att främja kommunikation med intressenter. Du kan anpassa appen genom att lägga till dina företagsfärger, logotyp och inkludera BOT-avatar. När donatorn skickar meddelanden till dig via livechatt kan dina teammedlemmar se detta i sin Messenger-applikation, svara och skapa biljetten från konversationen. På så sätt länkar OneDesk samman biljetten och konversationen, vilket gör att ditt team kan se all nödvändig data från en plattform.
Det andra sättet är att automatiskt vidarebefordra din supportmail till den e-postadress som finns här. När en intressent skickar ett e-postmeddelande till din support-e-postadress, kommer OneDesk att fånga det e-postmeddelandet och generera en biljett. All viktig information i e-postmeddelandet kommer att fångas på biljetten.
Varje gång en intressent eller en givare skickar en e-postförfrågan, skapar OneDesk automatiskt en kundpost och kategoriserar den som begär biljetten enligt deras organisation. Alternativt kan dina givare, volontärer eller bidragsgivare också skicka in biljetter via kundportalfunktionen som OneDesk tillhandahåller.
Den här portalen låter dina intressenter skicka in biljetter till dig, kommunicera med dina teammedlemmar och granska deras biljetter. Du kan aktivera visningsalternativ för potentiella och befintliga givare eller andra slutanvändare för att filtrera biljetter enligt biljettförfrågningstyp, projektet den tillhör och mer.
Du kan skapa anpassningsbara webbformulär för dina intressenter att fylla i, vilket genererar biljetter på din instrumentpanel. Dessa formulär kan kräva att intressenterna tillhandahåller information som du behöver för att lösa problemet. Du kan också skapa anpassade arbetsflöden som börjar med dessa formulär.
Standardwebbformuläret ser ut så här. För att anpassa detta webbformulär, klicka här. Du kommer att kunna ställa in vissa fält efter behov, byta namn på befintliga fält och lägga till ytterligare fält, inklusive anpassade fält.
Du kan till exempel skapa ett webbformulär för potentiella givare som kan ha frågor om dina donationsprogram. De kan navigera till din kundportal och välja webbformuläret “Donationsprogram”. Du kan sedan lägga till standardfälten eller anpassade fält för att fånga den information som behövs för att lösa ärendet. Du kan också konfigurera dessa fält så att de är obligatoriska för att säkerställa att all nödvändig information samlas in.
När din givare har fyllt i det valda webbformuläret genererar du en biljett i din biljettapplikation i OneDesk.
Biljetten låter dig se detaljerna som fylldes i på webbformuläret. Du kan sedan tilldela denna biljett till en specifik individ, team eller avdelning. OneDesk låter dig tilldela flera teammedlemmar och avdelningar till en biljett. Du kan dock eliminera manuellt tilldelning av team genom att automatisera processen.
Många gånger håller ideella organisationer reda på sina intressentförfrågningar genom att formatera dessa data till excelark. Du kan konvertera din excel-fil till en CSV-fil och importera den till ditt OneDesk-konto.
OneDesk kan automatisera ditt arbetsflöde och eliminera alla manuella ingrepp för att skicka biljetter till lämpligt team. Med OneDesks arbetsflödesautomatiseringar kan du dirigera objekt till team och projekt, svara automatiskt till slutanvändare, lägga till anpassade aviseringar och mycket mer.
Många ideella organisationer använder OneDesks automatisering av arbetsflöden för att ställa in automatiska tilldelningar för att maximera effektiviteten. Sättet att göra detta är genom att navigera till dina administrationsinställningar och klicka på biljettfliken.
Du kan skapa nya arbetsflödesautomatiseringar eller redigera en befintlig. Välj den eller de grupper som du vill ange för den specifika biljetttypen. På så sätt kommer uppdraget att rotera mellan användarna varje gång en ny biljett skapas. Genom att göra det kommer ditt team att kunna hantera sin arbetsbelastning mer effektivt. En jämnt fördelad biljettrotation gör att du kan ge bästa service till dina intressenter.
Ett annat sätt att öka din effektivitet är att använda en automatisering för att svara på biljetter från dina intressenter. Du kan göra detta genom att helt enkelt skapa ett autosvar som genereras av din BOT. Detta kommer att informera förfrågaren om att en biljett har skapats på din sida och att den arbetar på av ditt team.
Kommunikation är en viktig del av intressentrelationer. Därför är det nödvändigt att följa upp alla e-postmeddelanden som skickas av medlemmar, givare eller volontärer.
Om en intressent vill följa upp sin biljett kan de antingen svara via e-post eller skapa konversationer direkt från portalen. Detta meddelande kommer att dyka upp i meddelandet och kommer också att vara länkat till den specifika biljetten.
Dina teammedlemmar kan svara på denna befintliga konversation för att kommunicera med slutanvändaren, eller kan skapa interna meddelanden för sina teammedlemmar. Interna konversationer är dolda för slutanvändare eftersom de visas som ett “internt svar”. Detta är användbart eftersom det gör det möjligt för teammedlemmar att lösa ärendet genom samarbete och ge mer korrekt information till intressenten.
Dessutom kan intressenter också initiera engagemang genom Livechat-applikationsfunktionen i OneDesk. Livechatten gör det möjligt för dina intressenter att skicka bilagor och genomföra konversationer i realtid. Eftersom chattformat är omedelbara till sin natur kan frågor eller problem lösas omedelbart av dina teammedlemmar. Bortsett från det, tidsstämplar OneDesks livechattfunktion också konversationen, vilket hjälper ditt team att kontrollera konversationstiden i händelse av en tvist.
Biljetter kräver omedelbar åtgärd och kan lösas snabbt. Men när en biljett blir ett jobb i två nivåer som innebär ytterligare arbete eller planering, blir det en uppgift. Du kan konvertera dessa ärenden till en uppgift eller helt enkelt skapa en ny uppgift i Task-applikationen. Låt oss sedan ta en titt på projektledningssidan av OneDesk.
Dina teammedlemmar kan logga sin tid på uppgifter i OneDesk och ange procentandelen slutförda av de tilldelade uppgifterna. Arbetet loggas genom att skapa en tidrapport eller köra en uppgiftstimer. När du skickar in en tidrapport fyller du i hur mycket arbete som gjorts, aktuell status för denna artikel, procentsats färdig osv.
Du kan till exempel dela upp ett stort projekt genom att planera en insamling i enkla uppgifter genom att tilldela dem till dina teammedlemmar baserat på deras expertis. Du kan också skapa ett planeringsschema för en specifik uppgift, som hjälper dig att hantera dina projekttimmar.
Vi förstår att planera insamlingar och att skriva utrullningen av evenemanget kräver samarbete. I så fall kan du genomföra samtal från uppgiftsformuläret. Genom att engagera dig med dina teammedlemmar kan du producera en högre kvalitet på arbetet och täcka alla detaljer i samband med planering av evenemang. Du kan också bifoga och skicka viktiga mappar till flera individer eller team, så att de snabbt kan hitta bilagorna och ladda ner dem till sina datorer.
Du kan organisera dina uppgifter i projektstrukturen eller lägga till dem i olika mappar eller portföljer inom projektet. Du kan skapa en projektmall för liknande återkommande projekt, till exempel dina årsredovisningar eller nyhetsbrev. Helt enkelt klona projektet varje gång du arbetar med ett liknande projekt.
Du kan använda standard eller anpassade visningsalternativ för att övervaka framstegen för dessa uppgifter. Standardvisningslayouterna i OneDesk är följande:
Trädvyn ordnar biljetter eller uppgifter i en hierarki.
Den platta vyn visar biljetterna och uppgifterna utan hierarkistrukturen.
Gantt-diagrammet visar din planering kontra ditt faktiska arbete och låter dig skapa uppgiftsberoende för att leda dina teammedlemmar att slutföra en uppgift innan du påbörjar nästa.
Statustavlan ordnar alla uppgifter efter deras livscykelstatus. Du kan dra och släppa uppgiften för att ändra dess status.
Kalendervyn visar alla uppgifters scheman för att hålla dig informerad när en uppgift är klar.
Instrumentpanelen organiserar alla biljetter i form av grafer och cirkeldiagram. Dessa diagram kan laddas ner i olika format. Du kan använda diagrammen för din årsredovisning, nyhetsbrev eller vilken rapport som helst för dina intressenter.
På OneDesk kan du skapa alla vyer du behöver för att hjälpa dig hantera dina biljetter och uppgifter. Mina vyer låter dig anpassa vyer efter dina krav. För att skapa dina personliga vyer måste du välja en layout och lägga till filter, grupper och kolumner.
OneDesk låter dig skapa tidrapporter, som är CSV-filer som kan importeras i Microsoft Excel. Dessa rapporter är dataposter över tidrapportegenskaper som presenteras i ett tabellformat. Artikelnamn, prioritet, faktureringstyp, begärandenamn är en del nödvändig information som kan visas i tidrapporterna. Däremot kan annan viktig information, såsom procentsatsen slutförd, visas för intern rapportering. OneDesks tidrapportapplikation låter administratören fördjupa sig djupare när de skapar rapporter. Därför kan tidrapporter uppvisa interna uppgifter som mottagarens namn, det utsedda laget och mer.
Du kan också skapa mer djupgående rapporter i OneDesk.
Du kanske undrar hur alla parter kan hålla sig uppdaterade. Som standard skickas e-postmeddelanden till biljettföljarna för alla statusändringar eller meddelanden du skickar. På samma sätt kan dina intressenter leta efter uppdateringar i sin kundportal och ytterligare aviseringar med automatisering av arbetsflöden kan upprättas.
Dessutom kan du hitta integrationer med andra tjänster här.
OneDesk låter dig slutföra allt ditt arbete på en plattform. Du kan enkelt integrera med bokföringsprogram som QuickBooks och skapa dina finansiella rapporter utan att logga ut från ditt OneDesk-konto. Dessutom kan du också integrera med andra applikationer. OneDesk har sina inbyggda integrationer som gör att du sömlöst kan integrera med andra tjänster. Du kan också integrera med 2000+ applikationer som stöds av Zapier.
OneDesk har alla möjligheter att effektivisera ditt arbetsflöde. Med OneDesk kan du fånga, automatisera, hantera och spåra dina supportbiljetter, så att du och ditt team kan vidta nödvändiga åtgärder för att lösa problemet omedelbart. Med OneDesks projektledningsfunktioner kan du tilldela arbete till lämpligt team och spåra dina projekts framsteg i flera visningslayouter.
Dina teammedlemmar kan skicka in sina tidrapporter för allt deras arbete, vilket gör att du bättre kan hantera dina timmar. Dessutom hjälper OneDesk också till att hålla dina intressenter uppdaterade. Genom kundapplikationer som webbformulär och kundportaler kan dina medlemmar, givare, volontärer och bidragsgivare kontakta dig med specifika förfrågningar, vilket eliminerar problemen med långa e-posttrådar.
Som ideell organisation kvalificerar du dig för 30 % rabatt på alla prenumerationer av OneDesk. Registrera dig för gratis provperiod, och om du har frågor är vi här för att hjälpa dig att komma igång.