Hallå där. Idag ska vi titta på att komma igång med One-Desk och en översikt över dess nyckelfunktioner. Här är vår agenda för idag.
I dagens webinar kommer vi att täcka huvuddelarna av One-Desk, inklusive vad kundapplikationerna är; organisationen av din One-Desk; hur du ser din information; hur biljetter skapas; planering av uppgifter och projekt; spårning av tid, arbetsbelastning och andra prestationsindikatorer; fakturering och offert; och slutligen dina kontoinställningar.
Jag hoppas att du tycker om.
One-Desk är ett allt-i-ett-verktyg med helpdesk, projektledning och professionell serviceautomation. Du kan stötta dina kunder, samarbeta med ditt team, arbeta med projekt, spåra tid och mer. One-Desk är flexibel och anpassningsbar för att passa en mängd olika team och branscher.
Allt du behöver för att registrera dig med One-Desk är en e-postadress och du kommer att få tillgång till en 14-dagars provperiod med alla funktioner. Klicka bara på knappen registrera dig gratis på vår hemsida.
När du väl har registrerat dig kommer du att mötas av den här snabbinstallationsguiden. Detta är alltid tillgängligt på den översta navigeringen för dig att referera till och är fullt av användbara videor, handledningar och viktigare, snabbinstallationsguiden. Om du tar några minuter att gå igenom dessa steg i guiden är du redo att börja använda One-Desk.
Nu börjar vi.
Det finns 3 huvuddelar som utgör One-Desk. Det första är det huvudsakliga webbgränssnittet, som vi tittar på nu. Det är här du eller ditt team kommer att tillbringa större delen av sin tid. Den andra är mobilappen. Även om jag inte kommer att visa mobilappen idag, ÄR den tillgänglig för iOS och Android. Det är tänkt att ditt team ska kunna komma åt sina uppdrag, svara på kundfrågor och logga tid direkt från sin telefon.
Äntligen har vi kundansökningarna.
Kundapplikationer är slutanvändarens, klientens eller kundvända sidan av One-Desk. De är avsedda att hjälpa till med kommunikation och support, så att kunder kan få uppdateringar, skicka in biljetter och mer. Kunder kan också skapa biljetter och svara via e-post, vilket jag visar er senare.
Du kan se dina kundappar genom att klicka på ditt namn och föra muspekaren över Kundappar. Kundapparna inkluderar webbwidgeten, messenger, portal, webbformulär och kunskapsbas.
Låt oss klicka på webbwidgeten. Detta öppnar ett nytt fönster på en exempelsida, med widgeten.
Widgeten här kan bäddas in på din egen webbplats med ett JavaScript-kodavsnitt. Widgeten innehåller de andra kundapplikationerna inom flikarna här. I grund och botten är widgeten ett enkelt sätt för kunder att komma åt apparna. Du kan alternativt ge kunderna en länk till individuella kundappar.
Själva kundapparna inkluderar:
Budbäraren; en live-chatt mellan dig och dina kunder eller slutanvändare. De kan skicka meddelanden till dig och inkludera bilagor. Låt oss låtsas att jag är en kund och skicka ett meddelande. Alla livechattmeddelanden från dina kunder kommer att visas i din huvudsakliga webbapplikation så att dina agenter kan svara. Vi får se var det är inom kort.
Därefter är biljettportalen, där dina kunder kan logga in och se sina biljetter tillsammans med framstegen på dem, tillhandahålla bilagor, se konversationshistorik och mer. Portalen hjälper till att minimera kundernas frågor angående deras biljettframsteg.
Nästa är webbformulären, detta är en metod som en kund kan använda för att skicka in nya biljetter. Du kan anpassa ditt formulär genom att lägga till anpassade egenskaper, göra fält obligatoriska och så vidare. Webbformulär är till hjälp för att säkerställa att du får all nödvändig information om biljetter.
Slutligen är kunskapsbasen ett självbetjäningsnav av information. Ditt team kan skriva artiklar om vanliga frågor, ditt företag, tjänster eller något annat. Kunskapsbasen kan dra ner på vanliga frågor och hålla alla på samma sida.
Observera att dessa appar är mycket konfigurerbara, inklusive färger, logotyper och mer. Jag kommer att ta upp det senare.
Organisation + grundläggande navigering
Låt oss gå tillbaka till vår huvudsakliga webbapplikation.
One-Desk låter dig enkelt logga nya uppgifter, biljetter och annat arbete. De tre huvudapparna på vänster sida här är Tickets-appen, Tasks-appen och Projects-appen. Det här är de viktigaste platserna du skulle gå till för att hantera arbetet.
Låt oss nu prata om hur dina arbetsobjekt är organiserade i One-Desk. Högst upp har vi ditt organisationsnamn. Därefter har vi portföljer. Portföljer är behållare för dina projekt och är i första hand organisatoriska. Vanlig praxis skulle vara att få dessa uppkallade efter kunder du betjänar, eller av avdelningar i ditt företag.
Inuti portföljerna har vi projekt. Projekt fungerar som behållare för biljetter och uppgifter. Använd projekt för både planering och organisation.
Äntligen har vi biljetter och uppgifter. Vad är skillnaden? Tja, biljetten är bra för att logga snabba lösningar som uppnås med enkla svar, medan uppgifterna är för att planera en mer djupgående lösning som kräver mer tid och resurser att lösa. Du kan eskalera biljetter till uppgifter eller skapa uppgifter självständigt. Jag ska visa dig hur det här ser ut inom kort.
Om du nu vill se biljetter, uppgifter, projekt eller annat arbete mer i detalj kan du göra det på ett av två sätt. Du kan dubbelklicka, vilket öppnar detaljpanelen i en ny flik högst upp. Men om du inte vill navigera bort från den här instrumentpanelen kan du gå till menyn Verktyg i det översta fältet och välja “Dock detaljer paneler till höger”. I den här vyn kan du fortfarande bläddra igenom objekten på skärmen. Båda alternativen visar samma information, bara olika.
Anpassade arbetsvyer-
Nu på vänster sida kan vi se våra arbetsvyer. Dessa alternativ avgör vad vi ser i vår instrumentpanel här.
Först är systemvyerna, du kan se dessa som våra baslayouter. Jag har trädvyn för en hierarkisk titt på mina biljetter grupperade i deras respektive projekt. Underuppgiftsträdet grupperar vår överordnade biljett med dess underordnade underuppgift. Vi kommer att lära oss mer om deluppgifter senare. Lägenheten är en listvy. Statustavlan är en Kanban-tavla som låter dig dra och släppa biljetter till olika statusar och visuellt förstå vår arbetsbelastning
Under våra basvyer finns anpassade vyer. Anpassade vyer är konfigurerade versioner av våra baslayouter; de kan ha filter, anpassade grupperingar, sorteringar och olika kolumner. Det här är några out-of-the-box-vyer, till exempel sorterar och grupperar mina biljetter i inkorgen efter skapande. Du kan också skapa dina egna anpassade arbetsvyer. Klicka på ikonen bredvid “Mina vyer”. Välj först systemlayout. Låt oss välja trädvyn. Lägg sedan till de filter du önskar. Låt oss till exempel välja att begränsa biljetter till biljetter som tilldelats mig själv. Välj filter, tilldelad, är, jag. Lägg slutligen till eventuella grupperingar i vyn. Låter gruppera dessa biljetter efter prioritetsnivå. Låt oss nu spara min vy. Som användare på administratörsnivå kan jag välja att dela min åsikt. Detta är användbart för att skapa enhetliga vyer i hela din organisation. Vem som helst kan skapa vyer och spara dem åt sig själva i sidofältet här, men bara adminanvändare kan dela dem. Så här är vyn vi skapade med mina biljetter grupperade efter prioritet. Du kan bli ganska granulär med dina åsikter. Du kan till exempel lägga till eller ta bort kolumner, ändra kolumnstorlek eller till och med använda sökningar. Du kan sedan gå in och spara dessa ändringar i dina anpassade vyer.
Det finns också urvalet på projektnivå. Detta gör att du kan välja omfattningen av ett projekt eller en portfölj åt gången. Projektets omfattning fungerar självständigt och ovanpå dina anpassade vyer. Den följer dig också när du går igenom andra applikationer.
Slutligen, observera att vyn du tittar på alltid återspeglas i brödsmulorna ovan. Du kan enkelt rensa filter eller markeringar på detta sätt.
Skapa biljetter / helpdesk
Så, hur får du biljetter till din One-Desk? Jo, Helpdesk-flödet börjar när en biljett skickas till ditt företag. Det första sättet är manuellt. Klicka på knappen Lägg till och du kan sedan fylla i formuläret för att skapa en biljett. Du kan göra detta på uppdrag av en kund. För det andra, och förmodligen mest populära, är att fånga biljetter via e-post. Detta är ett av stegen i din snabbinstallationsguide. Du kan ansluta dina Office 365- eller Google-support-e-postkonton direkt eller automatiskt vidarebefordra från en annan leverantör. Kunder kommer då att maila din vanliga supportadress och en biljett skapas automatiskt i One-Desk. Låt oss gå och titta på en biljett så ska jag förklara vad som händer. E-postens ämnesrad kommer att bli titeln på biljetten. Brödmeddelandet blir beskrivningen. Kunden läggs till som beställare här. Deras namn och e-postadress registreras om en profil inte redan finns i ditt One-Desk-konto. Du kan svara kunden direkt från konversationsfliken här. Dessa svar kommer att gå till kundens e-post. Likaså kan kunden svara från sin egen e-post och svar kommer att visas här kopplat till biljetten.
Det tredje sättet att få en biljett till One-Desk är genom importverktyget. Du kan importera information om dina biljetter via importverktyget genom att klicka på Verktyg och Importera.
Den fjärde är från en kund som skickar in ett webbformulär. Kommer du ihåg kundapparna vi såg tidigare? Kunder kan använda det formuläret för att skicka in biljetter. Det femte sättet att få en biljett till One-Desk är via chatt. I kundapparna, när en kund startar en konversation, skickas den till dig som ett meddelande.
Om vi nu navigerar till vår messenger-applikation, här. Vi kan se alla våra konversationer. Meddelanden från e-post, portal eller chatt kommer att visas här. Du kan se att denna konversation är kopplad till en biljett. Så vi kan skicka meddelanden från biljettvyn, som vi kan komma åt genom att klicka på biljettens namn, eller så kan du skicka meddelanden inifrån messengern här. Allt är synkat. Du kommer att se det här meddelandet som jag skickade tidigare från livechatten. Den här konversationen är inte kopplad till någonting. Det är en oberoende livechattkonversation. Vi kan ha samtalet med kunden eller om vi vill kan vi skapa en biljett från detta samtal. Klicka på åtgärdsikonen ovanför konversationen och välj “Skapa biljett från konversation”. Nu ser vi att denna konversation är kopplad till biljetten.
Låt oss gå in i biljettdetaljpanelen genom att klicka på biljettens namn. Här kan vi göra några olika saker: Vi kan ändra livscykelstatus med ett klick på en knapp. Tänk på att dessa statusar är konfigurerbara. Vi kan också ändra färdigställandegraden. Vi kan tilldela denna biljett till någon. Vi kan flytta biljetten till ett annat projekt. Och vi kan lägga till detaljer och bilagor till biljetten.
I sidomenyn för biljettdetaljpanelen här har vi några flikar som vi ska gå igenom. Den första är fliken Konversationer, där du hittar de interna och externa konversationerna om detta objekt. Låt oss svara till vår kund härifrån. När du har svarat ser du att en nedräkning har börjat. Om kunden inte ser ditt svar inom en minut kommer det att skickas till dem via e-post och en e-postikon visas här. På så sätt tappar du aldrig kontakten med dina kunder. Du kan också skapa interna konversationer med dina användare. Klicka på “Skapa ny konversation” och sedan på fliken för interna meddelanden, när du nämner användare, eller klicka på “lägg till” för att gå med lagkamrater i konversationen. Dessa konversationer är endast interna, och dina kunder kommer inte att kunna se dem, inte ens i portalen.
Nästa flik är fliken tidrapporter. Det är här du kan logga arbetad tid på den här biljetten, oavsett om det är tidtabeller eller tidtagare. Du kan tilldela dig själv biljetten och starta timern genom att klicka på startarbetsknappen eller klicka på starttimern. Eller så kan du logga tid manuellt genom att klicka på “lägg till tidrapport”. På tidrapporten kan du inkludera anteckningar och fakturerbar status. Därefter har vi fliken Aktiviteter. Det här visar dig en historik över åtgärder som vidtagits på denna ärende, till exempel när den skapades, när en mottagare lades till och så vidare.
Slutligen har vi fliken deluppgifter och länkar. Deluppgifter används för att identifiera kort eller enkelt arbete som är kopplat till en huvudartikel. Detta kan vara för arbete som du gör för att hjälpa till att slutföra denna biljett. Länkade objekt är där du kan länka två olika objekt och bestämma vad förhållandet mellan dem är. Låt oss till exempel säga att den här biljetten är relaterad till den andra biljetten. När du lägger till en länk är det lätt att navigera mellan dem.
Biljett till uppgift, uppgift/projektflöde
Nu, om din biljett kräver mer tid att lösa och du behöver göra ytterligare planering för att uppnå en lösning, kan du ändra den från en biljett till en uppgift. För att göra detta klickar du bara på ikonen och väljer uppgiften. Du kan se att vår uppgift ser likadan ut och samtalen upprätthålls. Men vi kan nu göra uppgiftsinsats. Vi kan också planera utvecklingen och uppskatta insatsen för denna uppgift. Klicka på datumen här för att ge uppgiften ett planerat schema och planerat arbete. Det planerade arbetet är uppskattningen av hur lång tid uppgiften ska ta, till exempel en uppskattning på 5 timmar. De planerade schemana är de datum då uppgiften ska arbetas med. Så det kan börja på måndag och vara på fredag. Låt oss också lägga till en begränsning till detta som att det måste börja på det valda datumet. Vår biljett är nu flyttad från biljettappen till tasks-appen. Alla våra uppgifter finns i denna app.
Arbetsuppgifterna såväl som projektansökningar är viktiga för planering och ledning av dina interna eller kundprojekt. Förutom att konvertera en biljett till en uppgift kan du skapa nya uppgifter från lägg till-knappen och placera dem i lämpliga projekt. Du kan också skapa ett nytt projekt från lägg till-knappen. Du kan fylla i projektegenskaper beroende på ditt användningsfall. Du kan till exempel definiera om projektet är för en specifik kundorganisation, om det ska faktureras och i så fall hur det ska faktureras. Vi kommer att gå mer in på fakturering och offerter senare i demon. När du skapar ett projekt kan du bygga ett projekt från grunden. I det här fallet skulle du välja tomt här. Sedan, efter skapandet, skulle du skapa, planera och tilldela uppgifter. Du kan också skapa ett projekt från en mall. Detta gör att du kan kopiera över uppgifter, uppdrag, uppskattningar eller andra egenskaper. Detta är ett vanligt användningsfall för företag som har en eller flera tjänster som går igenom liknande processer varje gång. Du kan markera ett befintligt projekt som en mall genom att gå till projektdetaljpanelen. Markera sedan den som en mall.
Även i vår uppdragsapplikation har vi arbetsvyer som hjälper oss att planera och följa framstegen. Det är Gantt -vyn. Här kan du klicka och dra ändarna för att ändra planerad varaktighet, flytta dem längs med tidslinjen för att ändra planerade datum och länka början eller slut på uppgifter för att skapa beroenden. Den blåa representerar det planerade schemat medan grönt är det faktiska pågående arbetet. Det faktiska förloppet genereras baserat på loggad tid. Det blå fältet för projektet blir mörkare eftersom fler uppgifter planeras samtidigt. Därefter har vi kalendervyn. Detta liknar Gantt-vyn genom att du kan dra runt objekt för att schemalägga planer. Det finns också arbetsbelastningsvyn. Detta är ett informationsverktyg för hantering av resurser som låter dig se hur mycket planerat arbete varje användare har tilldelat kontra hur länge de arbetar på dagen.
Låt oss nu titta på applikationerna längst ner till vänster. Överst har vi budbäraren. Detta visar dig externa konversationer från kunder och interna konversationer också.
Nästa är applikationen Tidrapporter. För dina anställda kan spårningstiden göras med hjälp av tidrapporter. Tidrapporteringsprogrammet håller reda på alla loggade timmar. Precis som de andra apparna kan du filtrera, sortera och gruppera dina tidsposter för att få den information du behöver. Du kan också exportera dina tidrapportdata i CSV-format. Du kan också öppna tidrapportdetaljerna för att få mer information. Om du är en administratörsanvändare kan du även ändra tidrapporten. Nästa är Knowledge Center. I den här appen kan vi hantera våra kunskapsbasartiklar, kunskapsbaskategorier och sparade svar. Artiklar kan skapas från lägg till-knappen. Beskrivningen av artikeln kommer att vara innehållet i artikeln och namnet kommer att vara titeln. När du vill publicera en artikel lägger du till den i lämplig kunskapsbaskategori. Detta kommer att göra det synligt i din kunskapsbas. Nästa flik i vårt kunskapscenter är fliken kategorier. Kategorier är hur dina kunder bläddrar i din kunskapsbas. Du kan också använda överordnade kategorier för att organisera dina kategorier ytterligare.
Till sist är sparade svar, även kallade standardsvar. Det här är förskrivna svar som kan hjälpa dig att svara på vanliga frågor. Du kan skapa nya sparade svar och hantera dem härifrån. Om vi går tillbaka till vår biljettdetaljpanel kan vi infoga ett sparat svar från åtgärdsmenyn i vår konversation. Detta kommer att generera det förskrivna svaret, sedan kan vi skicka det till kunden. Du kan också skicka länkar till artiklar eller infoga hela artikeln från den här snabbsökningsmenyn. Endast fästade artiklar eller svar visas här, men du kan bläddra igenom alla dina artiklar och svar genom att öppna kunskapsbiblioteket.
Fler appar – kunder, användare och analyser
Nästa applikation innehåller din kundinformation. Kunder kommer automatiskt att hämtas från e -post och kundportalen. De kan också läggas till manuellt från lägg till-menyn, eller genom import eller integrationer. Dessutom kan du lägga till ytterligare kundinformation och gå ner i kundkonversationer, biljetter och mer. På kundorganisationsnivå har vi även faktureringspreferenser specifika för kundorganisationen. Mer allmänna fakturapreferenser finns i våra admininställningar som vi kommer att se inom kort. Men om du vill åsidosätta dina allmänna fakturapreferenser för en specifik kund kan du göra det här. Du kan till exempel lägga till specifika kundskattesatser, rabatter och mer. Under det finns också kundorganisationens förbetalda timmarsinställningar. Du kan ställa in deras spärrbelopp och kostnad, och se historiken för ändringar, eller återstående förbetalda timmar på kundkontot.
Därefter är användarens applikation. Användare är de som arbetar i vår huvudsakliga One-Desk-webbapp, såväl som i mobilappen. Nu kan användare vara i ett eller flera team. En viktig poäng med team är att när du skapar projekt delar du projekt med ett eller flera team. Om ett projekt inte delas med någon kommer de inte att se projektet eller någon biljett eller uppgift i det. Detta är ett sätt att segmentera ditt arbete för flera avdelningar, eller hålla team intresserade av bara det som är relevant för dem. En användare kan också ha behörigheter i teamet. Låt oss klicka för att öppna vår användare. Här är Jon i två lag. Jag kan ställa in hans behörighet i det här teamet som begränsat, vilket begränsar hans förmåga i projekt som delas med detta team.
Nästa flik är vår användarkalender. Du kan skapa semester för användaren här. Detta kommer att påverka deras tillgänglighet för funktionerna för arbetsbelastning och resurshantering.
Därefter är behörighetsfliken. En användare kan vara admin eller icke-admin. Icke-administratörer har ingen åtkomst till administratörsinställningar och kan ha olika programbehörigheter. De kan till exempel ges mindre åtkomst till kundappen eller tidrapportappen.
Lasty är användaraviseringar, dessa inställningar ställer in om denna användare får e-postmeddelanden och andra meddelanden från konversationer med kunder eller andra användare. Nästa är vår analysapplikation. Här är olika grupperingar av diagram och grafer för att analysera dina nyckeltal. Se diagramserien högst upp för fler diagramgrupperingar. Om du tycker att vissa diagram är mest användbara för din organisation, skapa en anpassad instrumentpanel genom att klicka på vyikonen. Välj de diagram du vill ha på din instrumentpanel, ge det ett namn och spara det på din sidopanel. Du kan också ändra datumintervallet eller filtrera dessa diagram efter olika egenskaper.
Nästa flik här är rapporterna. Rapporter är ett sätt att extrahera din data. Det finns ett antal förbyggda rapporter att välja mellan. Du kan också skapa anpassade rapporter med den här rapportguiden. Fördelen med rapporter är också möjligheten att skicka rapporter till kunder eller lagkamrater via e-post på en schemalagd basis. Den sista fliken är Aktiviteter, som fungerar som en historik över åtgärder gjorda med One-Desk. På det här sättet, om du någonsin har några frågor om hur ett föremål måste vara på ett visst sätt, kan du se de steg som vidtagits och av vem för att få det till det tillståndet.
Fler appar – ekonomiapp
Därefter har vi vår ekonomiapplikation. Ekonomiappen är där du hanterar dina fakturor, offerter och budget.
Den första fliken är faktureringsfliken. Du kan skapa en ny faktura från lägg till-menyn. One-Desk stöder fakturering för fakturerbar tid, projekt med fast avgift eller förbetalda timmar. Välj kunden att fakturera, sedan vad du vill fakturera för. Du kan skicka dina fakturor direkt från One-Desk via e-post. Nästa flik i vår ekonomiapp är kostnader och intäkter. Här kan vi uppskatta och övervaka vår budget. De planerade kolumnerna är baserade på dina priser och den planerade ansträngningen av ditt arbete. De faktiska kolumnerna beräknas när ditt team loggar fakturerbar tid.
Den sista fliken är för Citat. Precis som fakturor kan du skapa offerter från lägg till-knappen. Offerter kan göras för projekt med fast avgift eller förbetalda timmar. I det här fallet med projekt med fast avgift kan du generera offerten utifrån en projektmall. För ett timblock baseras beloppen på kundens förbetalda timmars kostnad och belopp. Precis som fakturor kan du skicka offerter direkt från One-Desk till din kunds e-post. Dina kunder kan också acceptera offerten direkt från sin e-post.
Administrationsinställningar – konfigurations- och anpassningsalternativ
Till sist, längst ner, har vi vår administrationssektion för ditt företags preferenser och inställningar. I Företagsinställningar kan du ändra ditt företagsnamn och logotyp. Du kan definiera ett arbetsschema för veckan, tidszonen, ändra ditt företagsspråk och definiera dina deluppgifter. Nästa är e-postinställningarna, som har några flikar överst som jag ska gå igenom. Först är meddelandecentret, som visar alla dina automatiska svar, automatiska e-postmeddelanden och systemmejl. One-Desk har redan skapat vissa automatiseringssvar som du kan modifiera och ändra. Här är en automatisering som körs när en biljettstatus uppdateras. Här är själva meddelandet. Du kan konfigurera meddelandet inklusive de dynamiska egenskaperna som bäddas in automatiskt. Automatiserade e-postmeddelanden skickas direkt till en vald e-post. Ofta används dessa som en avisering. Du kan skapa dina egna e-postmallar som skickar genom automatiseringsregler. Slutligen här är system-e-postmeddelanden. Det här är viktiga e-postmeddelanden som gör saker som att skicka användar- eller kundinbjudningar. Vissa av dessa kan modifieras men det rekommenderas i allmänhet inte.
De följande två flikarna i våra e-postadministratörsinställningar är flikarna för utgående och inkommande. Dessa flikar visar e-postmeddelanden som skickats och levererats, eller misslyckats, under de senaste 72 timmarna. Nästa flik här är fliken Utseende. Det är här du kan redigera utseendet och känslan av e-postmeddelanden för att passa din organisations varumärke. Du kan lägga till en e-postsignatur, eller rubrik, samt konfigurera dina meddelanden om nöjdhetsundersökningar. Den sista fliken är fliken Inställningar, där vi kan koppla våra supportmejl. När du ansluter kommer den att lägga till både en inkommande och utgående kanal här. Det finns också ett antal filter för att förhindra att vissa e-postmeddelanden skapar biljetter, till exempel via e-postdomän eller ämnesrad.
Nästa avsnitt är integrationerna. One-Desk inkluderar inbyggda integrationer med några av dina favoritapplikationer. Om du redan använder ett befintligt system med ditt företag kan du integrera det med One-Desk direkt. Eller, om du inte ser vad du använder från listan, kan du alltid titta för att se om den tredje parten Zapier har en integration redo för dig. Zapier erbjuder ett sätt att automatisera arbetsflöden mellan olika webbapplikationer, och de har hundratals applikationer du kan välja mellan. Vi stöder också Single-Sign-On. Du kan aktivera det för användare via SAML 2.0 och Open ID, och för kunder via OpenID. Om du är utvecklare har vi även ett API tillgängligt.
Nästa är anpassade fält. Anpassade fält kan läggas till många saker i dina konton, till exempel biljetter, uppgifter eller kundprofiler. Anpassade fält låter dig fånga information som är specifik för dina behov. Välj bara: skapa ett anpassat fält och ge det ett namn och datatyp och lägg sedan till det i det område du vill ha. Här kan du också skapa förutsättningar för dina anpassade fält. Detta gör att du kan visa ett annat fält om en kund väljer ett visst alternativ. Till exempel när mina kunder fyller i mitt avdelningsfält här, om de väljer försäljning, vill jag att de ska se mitt fält för kundgodkännande.
Nästa är vår automatisering och AI-konfigurationer. Här i automationscentret finns alla våra automationsregler. Automatiseringar låter oss utföra åtgärder baserade på en mängd olika utlösare. Det finns ett antal out-of-the-box-integreringar som postar meddelanden eller uppdaterar status, och du kan ändra dessa som du vill. Automatiseringar kan köras på biljetter, uppgifter, artiklar, tidrapporter eller projekt. Välj först vad du vill att den ska köras på. Automatiseringen kommer sedan att utlösas baserat på det definierade tillståndet och sedan utföra en åtgärd. Till exempel kan jag säga att alla biljetter, när de skapas, kan tilldelas mig själv. Eller så kan jag filtrera dessa biljetter, låt oss säga att om biljetten kommer från en viss kund skulle den tilldelas mig. Det finns många andra alternativ som att flytta biljetter till ett projekt, ändra prioritet eller skicka ett meddelande.
Nästa flik är för våra botinställningar. Som standard har vi en enkel bot, som kan ge en generisk hälsning eller meddelande till dina kunder i livechatten när du är online eller offline. Du kan ändra botmeddelande, namn och avatar här, samt vilka alternativ boten kommer att föreslå för din kund. Vi har också ett tillägg för AI-boten. Du kan starta en provperiod för AI-agenten från prenumerationssidan. Slå sedan på AI-boten här. AI fungerar genom att lära sig av ditt One-Desk-innehåll. Under AI-korpus kan du välja vilket innehåll boten ska lära sig av. På så sätt skräddarsys boten specifikt för din företagsinformation och lär sig allt eftersom mer innehåll skapas. När boten är aktiverad kommer den att visas för dina kunder i livechatt, kunskapsbas och webbformulär. AI:n kan svara på frågor, avvisa biljetter och stödja självbetjäning genom att ge svar för din räkning. AI:n kan också hjälpa agenter genom att föreslå de bäst sparade svaren eller artiklarna eller generera nya artiklar baserat på konversationen som agenten svarar på.
Nästa är biljettinställningarna. Du kan ändra upp till 10 olika typer av biljetter. Du kan ändra ikonen, såväl som biljetttypens namn. Om du klickar på Hantera statusar kan du justera livscykelstatusen för varje aktiverad biljetttyp. Att aktivera biljetttyper är användbart om du har olika arbetsflöden för olika tjänster.
Nedan kan du konfigurera detaljpanelen för dina biljetter, som att ta bort en fastighet du inte använder
Om ditt företag har SLA, servicenivåavtal kan du ändra dem här . SLA:er låter dig ställa in upplösnings- och svarsmål baserat på din biljetts prioritet.
I Tasks-inställningarna kan du se att det är väldigt likt biljetter. Du kan aktivera och inaktivera upp till tio olika uppgiftstyper och hantera deras unika status. Konfigurera också panelen med uppgiftsdetaljer och tillämpa SLA:er. Samma inställningar gäller för våra artiklar. I tidrapportinställningarna kan du också konfigurera deras detaljpaneler inklusive att lägga till anpassade fält. Det finns också ett antal standardinställningar och inställningar du kan definiera för din timer och tidrapporter. I användarinställningarna kan du hantera vilken typ av användare du har och konfigurera användarprofildetaljer, inklusive eventuella anpassade fält som du har skapat. Nästa inställningar är för våra kunder. På samma sätt som användare kan du skapa olika typer och konfigurera detaljpanelen.
I avsnittet Projekt och portföljer är det väldigt likt biljetterna och uppgifterna. Du kan aktivera olika typer av projekt och portföljer. Du kan också konfigurera unika livscykelstatusar för alla dina projekttyper och konfigurera din projektdetaljpanel. Nästa är Formulär, som hänvisar till ditt interna skapandeformulär, när du skapar från lägg till-menyn. Vi kan redigera standardinställningarna och egenskaperna som visas i formuläret. Vi kan också skapa flera formulär för varje biljetttyp. Detta fungerar som en mall. Vi kan ställa in ett separat namn, standardvärden och egenskaper i den andra formen vi skapade.När jag nu skapar en biljett, med det här formuläret, är dessa standardvärden redan inställda för mig. Detta gör det mycket snabbare att logga biljetter manuellt. Nästa är våra ekonomiska inställningar, vi kan ställa in våra kostnads- och faktureringsnivåer. Du kan ställa in var och en från en mängd olika nivåer, t.ex. efter team, efter kund eller efter utförd tjänst. Du kan sedan ställa in dina priser, per timme, med ett månatligt minimum eller blandat. Du kan ställa in standardvärden för dina fakturor här, såsom fakturamemo, standardskatt och mer. Nästa är några globala inställningar för förbetalda timmar. One-Desk integreras också med QuickBooks Online för att kopiera eller skicka One-Desk-fakturor. Slutligen är tjänstetyperna. Tjänstetyper kan användas i dina kostnads- och faktureringspriser och i tidrapporter. Här kan du hantera dina tjänstetyper eller standardtjänstetypen.
Nästa är våra inställningar för kundinriktade appar. Här kan du skapa ytterligare kundappar, byta namn på dina appar eller inaktivera sådana som du inte kommer att använda.
Nedanför detta är widgetens utseende, där du kan välja bubblans storlek, eller meddelanden i widgetbubblan. Nedanför är de allmänna meddelanden som visas på din widgets välkomstsida. De följande två flikarna är för de klassiska eller mobilvänliga appinställningarna. Det finns två typer av kundappar i One-Desk. Du kan lära dig mer om skillnaderna i den här länken. Inställningarna här kommer att konfigurera vilka applikationer som visas i den klassiska widgeten. För att lägga till widgeten på din webbplats kan du skapa kodavsnittet nedan. Den här inställningen genererar kodavsnittet för den klassiska versionen av widgeten, om du föredrar den mobilvänliga versionen kan du generera kodavsnittet på nästa flik. De andra messengerinställningarna på vänster sida kommer att konfigurera utseendet och inloggningsinställningarna för den mobilvänliga messengern. Nästa är biljettportalens inställningar. Här kan du konfigurera vilka biljetter kunder kan se i portalen. Nedanför finns de egenskaper som kunden kan se och redigera på en biljett efter inlämning.
Därefter är webbformulärinställningarna, formulären för dina kunder. Du kan redigera vilka egenskaper dina kunder kan ange för att skapa en biljett, lägga till ytterligare egenskaper inklusive dina anpassade fält och göra ett fält obligatoriskt genom att markera rutan. Kunskapsbasinställningen här låter dig återigen konfigurera meddelanden i din kunskapsbas, plus lägga till dina kategorier härifrån. Och ovan är utseendeinställningarna för kunskapsbasen. Sist är inställningarna för den klassiska portalen, om du väljer att använda denna version. Återigen kan du definiera vilka objekt kunden kan se och egenskaper som är synliga. Nu, när du är redo att bli proffs, kan du göra det från ditt testkonto. Du får obegränsat med projekt och kunder. Välj din plan beroende på vilka funktioner du behöver. Du betalar då baserat på antalet användare. Användare är de individer som loggar in på huvudwebbapplikationen, tilldelas biljetter och så vidare.
Det avslutar One-Desk-webinariet för idag. Tack för din tid! Om du vill ha mer information om något vi tittade på idag, kolla in vår videoguide eller kunskapsbas, eller kontakta vårt supportteam via livechatt eller support på One-Desk dot com.