OneDesk 博客
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创建客户服务知识库
客户服务知识库是客户的信息中心。 它被认为是任何规模或行业的公司必不可少的自助服务选项。 知识库 (KB) 将包括有关您的产品或服务的常见问题解答。 它还可能包括有关如何解决问题或执行操作的详细指南。 从代理的角度来看,知识库也是一个有用的工具。 例如,代理可以查阅文章以提供准确的答案。 或者,也许更有用的是,工程师可以在回复客户时插入文章或文章链接。 这样,代理可以在提供支持时提供详细信息。 在今天的文章中,我们将更详细地介绍如何以及为什么实施客户服务知识库。 什么是客户知识库? 知识库(也称为帮助中心)是指 面向客户的自助服务工具。 它是您的团队撰写的有用文章的中心。 文章通常按类别进行组织,以帮助查找。 客户可以浏览类别和搜索文章以找到他们需要的答案。 客户服务知识库的优势 使用客户知识库软件 到目前为止,实现知识库的最有效方法是利用 知识库软件。 这些工具提供了各种功能来维护、创建、编辑和部署知识库。 有不同类型的知识库软件,例如 Wiki 类型、 所见即所得 样式工具、具有文本编辑器样式的 KB。 每种类型的 KB
将OneDesk与Wix集成
Wix 是一个流行的网站构建器,它允许任何人使用模板和其他现成的元素构建漂亮的页面。 OneDesk是一款多合一的工作管理软件。 借助 OneDesk,您可以简化和管理业务的多个方面,从客户支持和任务管理到时间跟踪和开票。 通过将Wix与OneDesk面向客户的应用程序集成,为您的客户和潜在客户打开沟通渠道。 OneDesk如何与Wix集成 OneDesk 包括我们所说的客户应用程序。 客户应用程序是您的客户可以用来与您实时交互的工具。 这些应用程序包括实时聊天、请求表单、客户门户和自助服务知识库。 将客户应用程序添加到您的网站以获得所有好处: 将OneDesk的Web小部件添加到您的Wix网站 将网络小部件添加到您的 Wix 网站。 网络小部件在您的 Wix 页面上显示为气泡。 您的客户或潜在客户可以单击气泡以打开 Web 小部件。 您的 Web 微件包括您选择作为窗口中选项卡的所有客户应用程序。 OneDesk 小部件可以包括: 所有面向客户的应用程序都连接到Onedesk,Onedesk提供功能齐全的票务和工作管理工具。 集成 Wix
使用工作负载视图
工作负载视图是 Tasks 和 Tickets 应用程序中可用的“系统视图”。 工作量视图是一种资源可用性工具,可帮助您可视化每个团队成员在选定时间段内分配的工作。 添加工作负载视图 在任务/工单应用程序中,在左侧面板上。 您可以将工作负载视图添加到您的“系统视图”(您的基本布局,例如“树”视图)。 或者,您可以使用工作负载布局创建新的自定义视图。 自定义视图可以有过滤器(如果需要)并保存在“我的视图”下的侧面板中。 有关自定义视图的详细信息,请观看我们关于创建自定义工作视图的视频。 将工作负载添加到您的系统视图: 注意:您必须是管理员级别的用户才能访问“视图管理”面板。 单击“视图”旁边的齿轮(图标悬停时出现),此操作将打开视图管理面板。 检查工作负载视图“打开”。 该视图现在将显示在您组织中所有用户的“系统视图”列表中。 另请参阅:管理视图。 将工作负载添加到您的自定义视图: 单击“我的视图”旁边的图标(悬停时会出现)。 在布局选项列表中选择“工作负载”。 (可选,您可以将过滤器应用于此视图,请参见下文)。 单击保存,为您的视图命名,它将保存在自定义视图列表中的侧面板中。 注意:如果您是管理员用户,则可以在整个组织中共享此自定义视图。 如果您不是管理员,或者没有选择共享视图,则自定义视图只会保存在您自己的侧面板中。 了解工作负载视图 工作负载视图显示每个用户分配的工作时间和他们在给定时间段内的总容量(以小时为单位)。 气泡外的第一个数字是分配给该期间的总小时数,受任何应用的过滤器以及所选项目级别的影响。 气泡/方块中的数字表示分配的工作时间和用户在此期间的容量。 容量定义为该用户的总工作时间(工作时间减去休假/缺勤事件)。
多语言支持
OneDesk 目前支持多达 14 种语言(български、Dansk、Deutsch、English、Español、Français、Hrvatski、Italiano、Netherlands、Norsk Bokmål、Português、русский、Svenska、中文),并能够在公司级别单独选择首选语言、用户(代理)级别或客户级别。 选择新语言时,OneDesk 界面会发生变化,但用户创建的可自定义输入不会发生变化。 任何可编辑的条目(例如,任务名称、过滤器名称等)都将保留输入时使用的语言,并且可以手动编辑。 注意:翻译是通过机器翻译创建的。 有时可能会发生不正确的单词替换。 我们鼓励客户就任何错误提供反馈。 更改基本公司语言 您可以更改组织中所有用户(代理)的界面语言。 要更改基本语言,请转至:管理->公司偏好->本土化 更改个人用户语言 个人用户可以选择首选语言。 用户语言首选项将覆盖该个人的基本公司语言。 换句话说,这个动作会改变用户的界面语言。 设置用户语言:用户配置文件->改变语言 更改客户应用程序语言 客户可以通过单击他们的个人资料来更改工单/任务门户和客户应用程序中显示的语言。 客户的语言偏好将在登录时为他们保留并覆盖基本语言。
创建自定义视图的最佳实践
除了您的系统(基本)布局之外,自定义视图还允许您以独特的动态方式显示您的数据。 OneDesk 的所有主要部分都提供自定义视图:工单、任务、项目、时间表、客户、用户和分析。 您可以轻松地以您想要的方式查看您想要的内容。 您还可以与团队中的其他人分享您最喜欢的观点。 要开始创建自定义视图,请单击我的视图图标。 自定义视图如何工作? Views 包含以下选项: Layouts 、 Filters和Groupings : 将布局视为视图的基础。 树是分层视图,您可以在其中选择分组级别。 Flat 是一个列表视图。 该卡片是看板样式的视图。 甘特图允许您按时间线计划任务。 日历可让您安排任务。 工作负载视图是资源管理视图。 因此,在创建自定义视图时,首先要考虑您希望如何查看数据。 过滤器将您查看的内容缩小到您选择的属性。 例如,您选择仅显示分配给特定用户或由特定客户创建的工单。 分组:定义数据在视图中的分组方式(适用时)。 分组创建数据的层次结构。 分组在某些布局中不可用,例如平面。 进一步配置自定义视图 每当您创建新的自定义视图时,也可以维护上述选项之一,其他应用的视图设置。 例如,如果列顺序已重新排列,列可见性已更改,和/或当前应用了任何搜索词,这些也将保存在自定义视图中。
将客户应用程序添加到您的网站
OneDesk 包括多个面向客户的应用程序,您可以使用这些应用程序与客户进行交流。 这些应用程序包括网络小部件、信使、门户、知识库和网络表单。 每个应用程序都为客户、客户或最终用户提供了获得支持或与您的团队协作的渠道。 Web 小部件是显示在您网站上的图标,打开后可以轻松访问其他应用程序。 Messenger 是您的代理和客户之间的实时聊天应用程序。 该门户允许客户查看工单或任务进度、状态或您允许的其他详细信息。 知识库是您客户的信息中心。 最后,网络表单允许客户向您提交新的工单或任务。 您可以启用所有或任何这些应用程序供您的客户使用。 开始为客户服务的关键第一步是将应用程序添加到您的网站。 添加后,您可以直接在 OneDesk 中实时调整外观和行为等各种配置,而无需对您的站点本身进行额外更改。 有几种方法可以将客户应用程序添加到您的网站,具体取决于您的偏好。 本文将深入讨论每种方法。 目录 通过使用应用程序的直接链接 嵌入小部件 使用 JavaScript 片段 使用 WordPress 集成 使用 Joomla 集成
应用程序级访问权限
在 OneDesk 中,您可以在每个用户级别授予对所有应用程序的不同级别的访问权限。 这使您可以控制用户可以访问哪些应用程序以及他们在每个应用程序中可以做什么和不能做什么。 您可以在 OneDesk 中对以下应用程序设置不同的访问级别: 门票 任务 客户和客户组织 用户和团队 项目和投资组合 分析 信使 了解权限和访问级别 OneDesk 中的用户可以具有管理员级别的权限或非管理员级别的权限。 管理员被授予对所有应用程序的完全访问权限,并且可以执行以下所有操作: 发布项目 发布客户回复 编辑消息 创建、编辑和删除宏以及保存的回复 管理员可以查看所有项目,甚至私人项目。 (显示所有项目) 非管理员需要在每个应用程序的基础上获得访问权限,并且他们采取行动的能力可能会受到限制。 对于非管理员,您可以决定他们是否可以: 发布项目:您的用户可以创建工单、任务和您配置的其他类型的项目 发布客户回复:您的用户可以在有关项目的对话中或在 Messenger 中发布面向客户的回复
网页设计师机构如何使用 OneDesk 集中他们的工作
平衡公司的所有各种业务需求可能很困难,并且通常会导致使用许多不同的解决方案来完成工作。 这些天来,很多软件经常专注于满足一个特定的需求,并且做得很好。 虽然这在为消费者提供优质服务方面非常有用,但它也会导致复杂的工作流程,让用户在多个产品之间切换以完成单个项目。 有时可以通过自定义集成来解决产品之间缺乏凝聚力的问题,但最终,软件之间的这种来回跳跃最终会对生产力造成影响。 出于这个原因,一位客户来找我们,寻求一种将其工作流程的所有方面整合到一个产品中的方法。 我们的客户是一家网页设计公司,与他们的客户密切合作,建立销售页面,使他们能够提供不同的服务,如课程、咨询和活动。 他们之前的工作管理设置结合了三种不同的工具来跟踪状态、与客户协作以及向设计师分配任务。 因为这些工具中的每一个都迎合了特定的需求和受众,所以我们的客户开发了一个笨拙的过程,在这三个工具之间来回切换以完成单个项目。 由于信息分散在这些不同的软件中,因此很难跟踪单个项目的所有方面而不忽略某些东西。 客户希望从 OneDesk 获得的是一种从客户那里收集需求、集中沟通并拥有工作状态的高级仪表板视图的方法。 使用客户门户促进对话和协作 我们客户的大部分关注点都集中在他们使用这种复杂的工具组合创建的工作流上,以及寻找在 OneDesk 中更简单地捕获它的方法。 在工作流程的最开始,我们的客户希望从他们的客户那里得到需求。 通过在我们的客户门户应用程序上使用网络表单,我们的客户可以轻松定义他们需要的所有信息并强制客户提前提供,从而减少需要发生的来回次数。 输入到网络表单中的数据会自动在 OneDesk 中变成一张票,然后作为设计团队工作的主要依据。 OneDesk 中的每种工单类型都有自己的一组生命周期状态。 生命周期状态之间的名称和流程也是完全可定制的,这允许我们的客户通过他们定义的一系列步骤来捕获他们的整个工作流程。 当客户查看他们在客户门户中登录的项目时,这些状态也对客户可见,从而使他们清楚地了解他们的请求状态。 这对我们的客户来说非常重要,他们希望确保他们的客户感受到创作之旅的一部分。 由于 OneDesk 中的每个请求都作为票证进行跟踪,因此所有工作项功能都随之而来,并扩展到附件等功能。 由于我们的客户需要与客户共享模型,他们可以通过将这些图像附加到票证上轻松地做到这一点,客户无需打开单独的工具或软件即可查看。
关于 OneDesk 移动应用程序的所有信息
您可能听说过,OneDesk 最近发布了移动应用程序的新版本。 该移动应用程序可在 iOS 和 Android 上为您的用户使用,并提供许多新特性和功能。 该移动应用程序连接到您的主 Web 应用程序,允许您访问或更新您的工单和任务、记录时间并与您的团队或客户进行交流。 大多数管理设置不在移动应用程序中,应从主 Web 应用程序访问。 移动应用程序与移动浏览器应用程序 我们还有 OneDesk 的移动响应版本。 所谓的 Mobile-Friendly OneDesk (MFOD),可从任何移动浏览器访问,其功能类似于移动应用程序。 主要区别在于: 1) MFOD 是从移动浏览器访问的,而移动应用程序安装在您的移动设备上。 2) 客户未登录已安装的移动应用程序。 相反,客户可以使用他们的移动浏览器访问 MFOD。 客户可以使用任何面向客户的应用程序:Messenger、Webforms、知识库或工单/任务门户。
阻止所有电子邮件和通知
OneDesk 提供通过自动化发送消息和电子邮件的能力。电子邮件模板可以设置为向客户或用户发送电子邮件,并有助于向每个人更新进度或更改。 还有系统电子邮件,特别是从您的帐户发送的重要电子邮件,无法通过自动化进行配置。 您可以在以下位置阅读对这些电子邮件和消息的深入解释:通知和电子邮件。 那么为什么要阻止所有电子邮件或通知呢? 好吧,在尝试新帐户或某些功能的情况下,您可能希望禁用所有通知,以免向您的客户、用户或您自己发送垃圾邮件。 本文重点介绍了一些实现此目的的方法,具体取决于您的需要。 但不要忘记在您完成尝试后重新打开通知! 目录 关闭所有电子邮件和通知 根据工单、任务、项目或时间表自动触发电子邮件和消息。 如果您正在测试涉及任何这些项目的东西,您可以选择遵循这种阻止通知的方法。 您可以在管理 → 电子邮件 → 消息中心中找到所有自动电子邮件和系统电子邮件 自动消息和电子邮件 在前两个部分中,您将找到自动消息和自动电子邮件。 这些是通过自动化运行的,因此要禁用这些,我们应该禁用自动化。 单击蓝色的自动化 ID(例如自动化 A02)。 然后关闭“启用此工作流程自动化” 。 单击保存。 对其他自动消息和自动电子邮件重复此过程。 系统电子邮件 系统电子邮件不是通过自动化发送,而是直接由系统发送。 这些电子邮件通常很重要,因此在某些情况下无法禁用(即密码重置电子邮件)。